«El IVA en la era digital»: respuesta a las preguntas que todo el mundo se hace

6 preguntas frecuentes:

Para obtener más información sobre cómo puede afectar «El IVA en la era digital» a su empresa, aquí tiene algunas de las preguntas más frecuentes que he recibido hasta la fecha.

P: ¿Cuándo empezarán las empresas a notar el impacto de «El IVA en la era digital»? 

R: El conjunto de propuestas sobre «El IVA en la era digital» publicado por la Comisión Europea abarca varios ámbitos de la legislación sobre el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). En sentido estricto, el impacto concreto de «El IVA en la era digital» afectará a diferentes negocios en diferentes momentos entre 2024 y 2028. Esta última fecha se aplica a las propuestas de «El IVA en la era digital» en materia de declaración y facturación electrónicas obligatorias para las llamadas transacciones intracomunitarias, que representan menos del 20 % de todas las transacciones de la UE. Pero lo que es mucho más importante: «El IVA en la era digital» propone eliminar las restricciones actuales para que los países de la UE introduzcan sistemas nacionales de CTC ya el 31 de diciembre de 2023. Esto significa que, con toda probabilidad, los países de la UE que aún no cuentan con este tipo de regímenes acelerarán la introducción de la facturación electrónica obligatoria y la declaración en tiempo real ya en los próximos dos años. Si se tiene en cuenta que muchos países de la UE ya habían anunciado iniciativas en este sentido, o incluso iniciado su despliegue, es fácil ver cómo el efecto neto de esta disposición será una intensificación de la actual oleada de nuevos mandatos de CTC para la que habrá que prepararse a muy corto plazo.

P: ¿Es probable que haya un periodo de gracia para que las empresas se ajusten y cumplan?

R: Sí, la UE adoptará sin duda un enfoque razonable para permitir a las empresas preparar sus sistemas y procesos para el impacto de «El IVA en la era digital». Dicho esto, compañías como Sovos, que han convivido con los mandatos de CTC en muchos países durante casi dos décadas en todo el mundo, saben ahora que ningún periodo de gracia es lo suficientemente largo como para permitir que una empresa adopte una actitud relajada. Muchas empresas subestiman gravemente el trabajo que hay que realizar para garantizar la calidad de los datos, así como los largos ciclos de adaptación de sus diferentes aplicaciones empresariales para incorporar los datos y los cambios de proceso necesarios para la elaboración de informes y la facturación electrónica en tiempo real. Y la introducción de cambios de esta magnitud en los procesos empresariales y administrativos nunca está exenta de retos a ambos lados de la ecuación: las empresas cometerán errores que puede llevar tiempo solucionar, y esto solo se complica cuando los gobiernos hacen lo mismo por su parte en paralelo bajo la presión de los plazos políticos.

P: ¿A qué nuevas demandas tecnológicas podemos esperar que se enfrenten las empresas?

R: Aunque a menudo se presta mucha atención a los procesos de declaración que deben ponerse en marcha para cumplir con protocolos específicos de transmisión, autenticación y orquestación del intercambio de documentos, las empresas deben ser igualmente cautelosos con el impacto de los mandatos CTC generados o modificados por «El IVA en la era digital» en sus procesos y datos ascendentes. Muchas empresas tienen varios sistemas ERP, varios sistemas de facturación, sistemas de cuentas por pagar, etc. para diferentes líneas de negocio o categorías de socios comerciales. La mayoría de estos sistemas procesan los datos de las facturas en papel o PDF con arreglo a la legislación vigente, de forma manual o semiautomatizada que no puede «actualizarse» fácilmente para cumplir los requisitos de integridad y calidad de los datos de un régimen estricto de facturación y declaración electrónicas. Más allá de los titulares sobre la facturación electrónica obligatoria y la declaración en tiempo real, la letra pequeña de la propuesta «El IVA en la era digital» impulsará una serie de modificaciones potencialmente difíciles en los procesos empresariales. Pueden ir desde la supresión de la posibilidad de que los contribuyentes utilicen facturas recapitulativas hasta la introducción de varios campos nuevos obligatorios en una factura, pasando por la propia definición de lo que constituye una factura, que obligará a convertir a formatos legibles por máquina miles de millones de facturas en PDF en la Unión Europea. Lo que complica las cosas es que las iniciativas CTC y «El IVA en la era digital» solo cuentan una parte de la historia: las empresas de la UE también deben cumplir un número cada vez mayor de requisitos de facturación electrónica de empresa a administración, y muchos gobiernos tienen previsto ampliar los requisitos de facturación a clientes del sector público al ámbito de empresa a empresa. Esto significa que las empresas deben utilizar cada vez más software y proveedores de servicios que puedan garantizar el cumplimiento de los marcos y leyes que se suman a la necesidad de un replanteamiento completo de los procesos y sistemas de facturación en la mayoría de las empresas.

P: ¿Qué procesos de negocio pueden verse afectados como parte de las nuevas normativas?

R: Todos los procesos de facturación y relacionados se verán afectados. Esto incluye cualquier proceso de cuentas por pagar y cuentas por cobrar y los sistemas de información asociados que los respaldan. Todos ellos deben ser revisados en este contexto y preparados para el cambio de paradigma de la digitalización que vendrá en la parte posterior de «El IVA en la era digital».

P: ¿Pueden las empresas esperar que sus colaboraciones tecnológicas actuales funcionen con los nuevos estándares?

R: Las empresas que actualmente utilizan sistemas EDI, software de automatización de compras y pagos o cuentas a pagar de servicios SaaS, gestión de las comunicaciones con los clientes, pedidos al cobro, presentación de facturas electrónicas y soluciones de pago, etc., deben preguntarse cómo gestionarán esas plataformas los nuevos requisitos de facturación y declaración electrónicas en virtud de «El IVA en la era digital» y las iniciativas normativas asociadas. Estos proveedores, especializados en la optimización de procesos empresariales, suelen tener poca experiencia en este ámbito específico del cumplimiento de la normativa. La mayoría de ellos no están preparados para prever y abordar a tiempo las decenas o centenares de cambios que suelen producirse tras la implantación inicial de un régimen de CTC en cualquier jurisdicción. Aconsejamos a las empresas a que se pongan ya en contacto con sus proveedores de software empresarial y de servicios para plantearles estas preguntas: ¿son conscientes de estos cambios? Y, ¿cuál es su plan para cumplir la normativa?

P: ¿Cómo se verán afectadas las transacciones transfronterizas?

R: Las transacciones transfronterizas entre países de la UE estarán sujetas a un nuevo régimen de declaración en tiempo real que sustituye al actual requisito de declaración recapitulativa. Las declaraciones reales se transmitirán a cada estado miembro por transacción, y los estados miembros las transmitirán a una base de datos central de la Comisión Europea. Además de estas secciones en materia de declaración digitales de «El IVA en la era digital», las transacciones transfronterizas intracomunitarias también se ven afectadas por otras partes de la propuesta de otras maneras. Por ejemplo, se prevén cambios bastante profundos para eliminar cargas administrativas a las empresas que trasladen sus propias existencias entre países de la UE. Además, será obligatoria la llamada ventanilla única de importación (I-OSS por sus siglas en inglés) para la venta a distancia transfronteriza de bienes de poco valor a consumidores de la UE, lo que afectará a vendedores y plataformas de comercio electrónico de, por ejemplo, Estados Unidos y China.