Planificación de los controles continuos de las transacciones en Francia a partir de 2023

A partir de 2023, las normas francesas sobre el IVA obligarán a las empresas a emitir facturas por vía electrónica para las transacciones nacionales con los sujetos pasivos y a obtener la "liquidación" de la mayoría de las facturas antes de su emisión. Otras transacciones, como las transfronterizas y las B2C, se notificarán a la autoridad fiscal de forma "normal".

Será una tarea importante para las empresas afectadas y, aunque falta más de un año para que se produzcan los cambios, la planificación debe empezar ya. Pero, ¿qué significa la planificación en el contexto de la implantación del control continuo de las transacciones (CTC)? ¿Qué han aprendido las empresas que están en la cúspide de esta transformación cuando se enfrentan al mismo reto en países como Italia, India, México y España? ¿Y cómo pueden las empresas aprovechar esas mejores prácticas para futuras implantaciones de CTC?

Compartimos los puntos que las empresas deben tener en cuenta a la hora de planificar cualquier implantación del CTC, que pueden utilizarse como lista de control para el mandato de Francia 2023 para ayudarle a prepararse.

Entienda los nuevos cambios y esté atento a lo que se avecina

• ¿Su organización conoce y los equipos funcionales pertinentes comprenden los cambios materiales propuestos por el gobierno?
• ¿Sus equipos comprenden qué es lo que está cambiando específicamente y tienen una fuente de información fiable que les sirva de orientación?
• En una situación tan dinámica como el despliegue del CTC, ¿disponen sus equipos de los medios necesarios para supervisar las novedades y analizar los cambios futuros?
• ¿Existe un proceso en su organización para aplicar los nuevos cambios una vez que se han introducido en la ley?

Entender cómo se ven afectados su negocio y sus operaciones

• ¿Cuáles son las operaciones de su empresa que entran en el ámbito de aplicación? ¿Cuándo tienen que ser conformes?
• ¿Cómo se procesan sus facturas interempresariales hoy en día? No es raro que las empresas pasen por alto los requisitos de cumplimiento de sus flujos de facturas interempresariales, pero en un sistema de compensación estas facturas casi siempre están dentro del ámbito de aplicación.
• ¿Cómo se enviarán las facturas a la administración fiscal francesa con el nuevo sistema? ¿Puede gestionarse internamente o se recurre a un tercero?
• ¿Qué información adicional a la de la factura debe enviarse?
• En los casos en los que hoy no se requiere una factura, por ejemplo, en las ventas B2C, ¿qué información debe enviarse?
• ¿Cómo deben archivarse estas facturas? ¿Existen requisitos legales o técnicos específicos para dicho almacenamiento?

Diseñar o evaluar posibles soluciones

• ¿La reforma del CTC se resuelve mejor con una solución desarrollada internamente?
  • Si la respuesta es afirmativa, hable con el departamento de TI lo antes posible para que puedan empezar a planificar y asignar el tiempo y el presupuesto necesarios para el proyecto.
  • Si no, ¿quiénes son los proveedores de servicios que podrían ayudar?
• Si se recurre a proveedores externos, ¿cómo pasarán los datos de sus sistemas de origen a ellos y, en última instancia, a la autoridad fiscal?
• ¿Cuál de sus sistemas fuente contiene los datos necesarios? ¿Es uno o varios?
• ¿Dispone el proveedor externo de un extractor "listo para usar" para su sistema ERP/sistema fuente? O bien, si su organización se basa en una estrategia de API primero, ¿qué sistemas de origen utilizará para enviar los datos a su proveedor o a la autoridad fiscal?

Ejecutar la solución

• ¿Con cuánta antelación necesita su departamento de TI para un proyecto de este tipo? Se necesitarán recursos de TI, independientemente de que sea un proyecto externo o interno.
• ¿Cuánto costará el desarrollo y la implantación? Habrá que asegurar el presupuesto, independientemente de cómo se planee implementar la solución elegida, interna o externa.
• ¿Cuándo hay que presentar el coste para la aprobación del presupuesto?
• ¿Cuándo hay que poner en marcha el proyecto? Una vez que se haya completado la planificación y se conozca el tiempo necesario (incluidas las pruebas y la formación) se puede trabajar hacia atrás para conseguir una fecha de inicio. Esta fecha debe confirmarse con TI lo antes posible.

Una vez que haya respondido a las preguntas anteriores, estará en una buena posición tanto para planificar la hoja de ruta que garantice procesos conformes a tiempo para la entrada en vigor, como para estimar el coste y asegurar la financiación necesaria para el proyecto.