En nuestro anterior blog , analizamos los retos a los que se enfrentan las empresas a la hora de presentar declaraciones de IVA y de otro tipo de forma continua. Sin embargo, el ciclo de cumplimiento no termina ahí, ya que las autoridades fiscales llevarán a cabo auditorías por diversos motivos para validar las declaraciones.
¿Por qué las autoridades fiscales realizan auditorías?
Cuando las declaraciones del IVA consistían únicamente en números, las auditorías se realizaban para obtener más información sobre las actividades empresariales que se desarrollaban detrás de esos números. El aumento de la cantidad de datos sobre las transacciones que se facilitan a las autoridades fiscales a través del SAF-T, los listados locales y los controles continuos de las transacciones (CTC) significa que esto está cambiando. Las auditorías se siguen llevando a cabo incluso con la información adicional sobre el IVA, principalmente para determinar que las declaraciones del IVA reflejan con exactitud las actividades de la empresa.
Aunque la frecuencia de las auditorías varía considerablemente entre los Estados miembros, es común en toda la UE que se realice una auditoría si la empresa solicita una devolución del IVA. En algunos países, esto ocurrirá siempre que se solicite un reembolso, mientras que otros adoptarán un enfoque más basado en el riesgo y sólo realizarán una auditoría si el reembolso es mayor de lo esperado en una empresa que recibe reembolsos con regularidad.
La rapidez es esencial en las auditorías, ya que el flujo de caja se ve afectado hasta que se efectúa el reembolso. Esto debe estar en primer plano para quien gestiona la auditoría, pero sigue siendo esencial considerar cuidadosamente las preguntas que hace la autoridad fiscal y las respuestas que da la empresa.
Preparación para una auditoría
Las auditorías pueden realizarse en persona o por correspondencia, aunque las auditorías en persona son actualmente menos comunes debido a Covid-19. La auditoría se realiza normalmente por correspondencia si el contribuyente no está establecido en el país de registro, lo que en algunos países requiere un asesor local.
Esto nos lleva a una cuestión clave: si se debe realizar la auditoría internamente o recurrir a expertos externos. Si bien la gestión de una auditoría interna supone un ahorro de costes, es esencial tener en cuenta las consecuencias de la misma. Se podría recurrir a un asesor externo en una fase posterior, pero podría verse obstaculizado por las respuestas proporcionadas a la autoridad fiscal al inicio de la auditoría. Hay que considerar debidamente la posibilidad de recurrir a asesores externos especializados, sobre todo si hay una cantidad importante de IVA o se trata de cuestiones complejas.
La prioridad de cualquier auditoría es resolverla con éxito lo antes posible sin que tenga un impacto perjudicial para la empresa. Esto minimizará la cantidad de tiempo de gestión, los honorarios y la exposición a sanciones o intereses.
Gestión del proceso de auditoría
Muchas auditorías comienzan con la formulación de preguntas específicas por parte de las autoridades fiscales, que pueden referirse a la empresa en general o a transacciones concretas. Las preguntas se hacen por una razón, por lo que las empresas deben considerar por qué se les pregunta para determinar cómo responder y minimizar el riesgo de problemas más adelante en la auditoría.
La gestión de los plazos es importante, ya que su incumplimiento puede tener efectos perjudiciales. Algunas autoridades fiscales imponen plazos muy cortos, por lo que es necesario prestarles atención rápidamente. Puede ser posible acordar una prórroga, pero no siempre es así. Proporcionar respuestas claras e inequívocas y documentación de apoyo es esencial para obtener el resultado deseado.
Una vez concluida la auditoría, hay que tomar cualquier medida correctiva. En la situación ideal, no hay que hacer nada y la empresa puede seguir operando con éxito. Si la autoridad fiscal ha emitido una decisión adversa o un requerimiento de pago, hay que considerar si se recurre la decisión; de nuevo, hay que cumplir unos plazos estrictos.
Incluso sin esta decisión, la auditoría puede haber puesto de manifiesto las áreas en las que es necesario trabajar para evitar que surjan problemas en el futuro. Debe crearse un plan de acción con responsabilidades y plazos claros.
Una vez realizado todo el trabajo, la empresa puede volver al ciclo de cumplimiento normal de presentación de las declaraciones de IVA y otras declaraciones. Un reto constante es asegurarse de que la empresa gestiona con éxito los cambios en su situación en materia de IVA, algo que analizaremos en nuestro último blog de esta serie.
