La contabilidad electrónica y el CFDI de México: explicación de los conceptos básicos

Scott Lewin
agosto 23, 2016

El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es el esquema de facturación electrónica determinado por el código tributario federal de México. Desde 2011, es obligatorio para las empresas que operan en este país. El objetivo del CFDI es aumentar la visibilidad de las obligaciones tributarias de las empresas para que el gobierno pueda garantizar que recibe pagos precisos, y ha dado resultado. Las auditorías basadas en la legislación provocaron un aumento del 34 % en la recaudación del IVA en un solo trimestre.

A continuación, le mostramos los conceptos básicos que necesita para entender el CFDI en México:

  1. Obtenga un Registro Federal del Contribuyente o RFC (número de identificación fiscal de México).
  2. Con el RFC, solicite la FIEL (Firma Electrónica Avanzada). Se basa en la infraestructura de clave pública (PKI, por sus siglas en inglés) para identificar y verificar la información sobre un contribuyente ante el SAT, que es la autoridad tributaria de México.
  3. Con la FIEL, solicite el CSD (Certificado de Sello Digital) que se utilizará con los flujos de proceso del CFDI.
  4. Cuente con un proveedor de soluciones que pueda asignar sus facturas propietarias en XML v3.2, según el Anexo 20 (actualmente, el SAT está trabajando en el CFDI v3.3) de la Resolución Miscelánea Fiscal. Este es el problema que más se subestima con las facturas del CFDI, ya que todos los sistemas de contabilidad de los clientes se configuran de manera distinta. Además, las solicitudes específicas de su cliente también pueden crear problemas en las integraciones para adecuar sus datos al estándar gubernamental (no solo una vez, sino en todas las diferentes variaciones que usted tiene en su empresas y en todas las distintas variaciones requeridas por sus clientes).
  5. Identifique cuáles son los datos requeridos que se omiten en su ERP. Por ejemplo, las autoridades tributarias de México requieren algunos datos que no se capturan en SAP. Sepa qué falta y determine cómo le brindará esta información al gobierno.
  6. Aplique una firma digital conocida como "sello" con el CSD.
  7. Valide la sintaxis XML para obtener el "Timbre Fiscal" o sello del gobierno.
  8. Debe almacenar el “Timbre Fiscal” en su sistema backend de contabilidad.
  9. Debe imprimir la factura, que ahora incluye el "Timbre Fiscal". Coloque una copia en el camión en el momento del envío, de forma similar al modelo de Nota Fiscal de Brasil.
  10. Legalmente, debe poner el XML firmado a disponibilidad de sus clientes finales.
  11. La mayoría de las compañías envían la factura XML firmada y la copia en PDF al cliente por correo electrónico, pero existen otros canales, como utilizar comunicaciones B2B o cargar los archivos en un portal de cliente.
  12. Estas facturas deben guardarse, al menos, cinco años.
  13. Si debe cambiar la factura, primero cancele la original con el gobierno y genere una nueva. De lo contrario, estará sujeto a las implicaciones fiscales de la factura anterior.
  14. Nota: Los grandes clientes pueden hacer que el proceso sea más complejo solicitando información de la "addenda". Una addenda es un espacio específico dentro del XML del gobierno en el que puede introducir información específica. Por ejemplo, una empresa como Wal-Mart podría pedir que el proveedor agregue el número de pedido en la addenda a fin de acelerar el proceso de pago. Estos datos no son relevantes para el gobierno, pero los requisitos del cliente pueden dificultar en gran medida todo el proceso si el cliente solicita que se añada mucha información adicional en la impresión del PDF específico para él.
  15. Como comprador, cuando recibe la factura XML, las leyes exigen que debe validar que el XML sea auténtico y que esté registrado con el SAT. Luego, debe archivarlo durante cinco años. Será un documento imprescindible en caso de que haya una auditoría.
  16. Comprenda que este proceso evolucionará con el paso del tiempo, por lo que debe contar con un proceso y una estrategia fuertes de gestión de los cambios.

Además de la facturación electrónica, en 2015, el SAT comenzó a exigir la contabilidad electrónica, lo que requirió que las empresas presentaran el plan de cuentas, los balances generales y las entradas de diario.

A continuación, le mostramos los conceptos básicos que necesita para entender la contabilidad electrónica en México:

  1. El plan se cuentas se envía una vez y cada vez que se modifica. Esto exige un proceso de asignación de su plan de cuentas en SAP con las especificaciones del SAT.
  2. Los balances generales se envían mensualmente antes del tercer día después del segundo mes. Se debe enviar a nivel de cuenta principal y cuentas secundarias. Se trata de un extracto de cada cuenta por período que muestra el saldo inicial, los movimientos de cuenta y el saldo final.
  3. Las entradas de diario (pólizas) son obligatorias y deben enviarse si el gobierno las solicita o si usted pide una compensación o un reintegro impositivo.
  4. Toda la información se envía mediante un buzón tributario y cada documento debe firmarse con la firma electrónica de su empresa (FIEL). Haga clic aquí para entender los temas poco conocidos de los informes sobre las cuentas electrónicas de México.
  5. Todos los códigos de identificación únicos (UUID, por sus siglas en inglés) deben incluirse en todas las transacciones fiscales en gastos y en nóminas. Esta es la parte más difícil de la contabilidad electrónica porque estas transacciones pueden tener muchos XML asociados con un único documento SAP.

El gobierno mexicano ha creado un entorno en el que todo está vinculado a un XML y a un UUID: todas las compras, notas de crédito o débito, entradas de diario y declaraciones del IVA. Si falta algún eslabón en la cadena o si se produce un error en algún punto, es inevitable que se produzca una auditoría electrónica. Las coincidencias y validaciones integradas garantizan que los enlaces faltantes y los errores se identifiquen y aborden antes de que se conviertan en un riesgo en caso de auditoría.

Para informarse más sobre los requisitos de la contabilidad electrónica y de la facturación electrónica de México, descargue Aspectos básicos de la facturación electrónica del CFDI de México.

Nota del editor: este artículo se publicó originalmente en junio de 2013 y se ha modificado y actualizado por completo para ofrecer la información más precisa y oportuna a nuestros lectores. 

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Scott Lewin

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