Facturación electrónica en Colombia
La facturación electrónica en Colombia es obligatoria para los contribuyentes establecidos. Si bien fue uno de los primeros en dar peso legal a las facturas electrónicas, el mandato de Colombia solo entró en vigencia en 2019 y ha estado sujeto a cambios desde entonces.
Es vital comprender las especificidades de las normas de cumplimiento fiscal general. Es por eso que los expertos en regulación de Sovos han elaborado este resumen completo de la facturación electrónica en Colombia. Marque esta página para mantenerse al día con los requisitos más recientes.
Índice
1. Características de la facturación electrónica en Colombia
2. Ley de facturación electrónica en Colombia
3. ¿Cómo funciona una factura electrónica en Colombia?
4. Cronología de la facturación electrónica en Colombia
5. Sanciones: ¿Qué sucede si no cumplo con la facturación electrónica en Colombia?
6. Configuración de la facturación electrónica en Colombia con Sovos
Facturación electrónica B2B en Colombia
Todas las empresas están obligadas a emitir facturas electrónicas de venta con validación previa antes de su emisión. Las empresas deberán habilitarse como emisores electrónicos a través del portal web asignado por la DIAN.
Los proveedores también deben certificarse como Proveedores de Servicios Tecnológicos (PST) y recibir un identificador de software único. El formato estándar utilizado es XML, siguiendo el UBL V2.1 (Universal Business Language) adoptado por la DIAN.
La firma digital es obligatoria para garantizar la autenticidad y la integridad durante todo el proceso de facturación.
Las facturas deben utilizar un sistema de numeración consecutiva asignado por la DIAN, junto con un Código Único de Factura Electrónica (CUFE) para la identificación y la integridad de los datos. Los emisores deben crear una representación gráfica de la factura en formato PDF, incluyendo un código QR.
Tanto los emisores como los receptores deben archivar de manera segura las facturas electrónicas durante un período mínimo de cinco años, contados desde el 1 de enero del año siguiente a la preparación, emisión o recepción del documento.
Facturación electrónica B2G en Colombia
A partir de noviembre de 2020, la facturación electrónica se hizo obligatoria para todos los contribuyentes, incluidas las transacciones B2G. Todos los proveedores deben emitir facturas electrónicas y los compradores están obligados a recibirlas. Los compradores no necesitan validar la factura. La aceptación o el rechazo es únicamente para las facturas que funcionan como garantía.
Facturas electrónicas (Facturas electrónicas)
La factura electrónica es la evolución de la factura tradicional. Tiene la misma validez que el papel en un sentido legal, pero se genera, valida, emite, recibe y conserva electrónicamente. En términos fiscales, admite transacciones de ventas de bienes y/o servicios.
Todas las facturas electrónicas de ventas para el reconocimiento de impuestos deben ser validadas antes de su emisión por la Unidad Administrativa Especial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
La factura electrónica de venta solo se considerará emitida cuando sea validada y entregada al comprador, siempre que además cumpla con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la DIAN.
En la generación de los documentos que forman parte del sistema de facturación se deberá utilizar el idioma español y el peso colombiano, sin perjuicio de que el valor respectivo pueda expresarse en otra moneda y en un idioma distinto al español.
Documentos equivalentes electrónicos
En el contexto de la facturación electrónica en Colombia, los documentos equivalentes son los comprobantes digitales emitidos por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) para transacciones que no requieren la emisión de una factura de venta.
El Documento Electrónico Equivalente se define como un documento que:
- Contiene la información de una operación comercial realizada por un sujeto que no está obligado a emitir una factura electrónica
- Cumple con los requisitos legales
- Se genera y se transfiere electrónicamente a través de un proveedor de tecnología autorizado por la DIAN
Las notas de ajuste se incluyen para el documento electrónico equivalente y se han creado como un mecanismo para su cancelación o corrección.
Recibo de compra electrónico
Un recibo de venta electrónico es un recibo que se emite a los consumidores finales.
Los documentos electrónicos equivalentes otorgan al comprador, sujeto al cumplimiento de los demás requisitos previstos en la legislación fiscal, el derecho a deducir el impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre la renta y los costos y deducciones complementarios.
En el caso del documento electrónico equivalente (un ticket de caja con el sistema P.O.S.), el comprador debe ser identificado con el nombre o razón social y número de identificación para aplicar estos beneficios.
El documento electrónico equivalente requiere ajustes técnicos que deben implementarse de acuerdo con el Anexo Técnico en la versión 1.0.
Notas electrónicas de débito y crédito
Las notas de crédito y débito son documentos que permiten realizar ajustes o correcciones en las facturas electrónicas. Deben generarse y transmitirse electrónicamente a la DIAN para su validación.
La nota de crédito será el mecanismo para cancelar la factura electrónica de venta.
Documento para pagos a favor de no responsables de IVA
Este documento es un tipo de factura que debe emitir el comprador cuando adquiere bienes o servicios a personas no responsables de emitir facturas electrónicas.
Ley de facturación electrónica en Colombia
La facturación electrónica es obligatoria en Colombia para las empresas que están registradas para el Impuesto al Valor Agregado (IVA).
El mandato sigue un modelo de autorización previa que entró en vigor en enero de 2019, empezando por los grandes contribuyentes. Se volvió obligatorio para todos los contribuyentes a partir de noviembre de 2020 y cubre las transacciones B2G, B2B y B2C.
Las facturas electrónicas se envían directamente a la DIAN para su validación automática en el sistema actual, asegurando que las transacciones se registren con precisión y eficiencia.
El sistema de facturación comprende cuatro pasos: generación, transmisión, validación y despacho.
Para obtener más detalles sobre la facturación electrónica en Colombia, siga leyendo.
Tipos de documentos sujetos al régimen colombiano de factura electrónica
El mandato de facturación electrónica en Colombia se aplica a los siguientes documentos y transacciones:
- Facturas electrónicas: requerido en transacciones B2B y al generar crédito fiscal. La validez de este documento está sujeta a estrictas normas de cumplimiento que abarcan la estructura, la emisión y la validación.
- Notas electrónicas de débito y crédito: emitidas por el vendedor para recuperar gastos o acreditar cancelaciones, descuentos u otras modificaciones a facturas electrónicas emitidas y boletos. Al igual que las facturas electrónicas, dichas notas deben estar prevalidadas.
- Documento para pagos a favor de quienes no son responsables de emitir facturas electrónicas o documentos equivalentes: un tipo de factura que debe ser emitida por el comprador al adquirir bienes o servicios de personas que no son responsables de emitir facturas electrónicas o documentos equivalentes.
- Recibo de ingresos laborales: debe emitirse de acuerdo con el formato establecido en los documentos técnicos de la factura electrónica cuando se realicen desembolsos relacionados con la nómina del contribuyente, incluyendo contribuciones parafiscales y de seguridad social.
- Documentos equivalentes electrónicos: actualmente, los siguientes se consideran equivalentes a facturas electrónicas:
- Tickets para registros de máquinas con sistemas POS
- Tickets de entrada al cine
- Tickets de transporte de pasajeros
- Extractos emitidos por instituciones financieras y similares para operaciones de financiación
- Tickets de transporte aéreo
- Documentos en juegos localizados de tragamonedas, bingo, casinos y similares
- La papeleta, fracción, cartón, formularios o similares en los juegos de suerte o azar
- Documentos emitidos en el cobro de peajes
- Comprobantes de liquidación emitidos por la Bolsa de Valores de Colombia
- El documento de operaciones de la bolsa agrícola y otros productos básicos
- Documentos emitidos para los servicios públicos domiciliarios
- Boletos para presentaciones públicas de artes escénicas y otros
Factura electrónica de exportación e importación: debe emitirse para respaldar las operaciones de exportación e importación y otros documentos relacionados con las operaciones aduaneras. Hasta ahora, solo se han desarrollado y puesto en producción las facturas electrónicas de exportación.
Esquema XML basado en UBL 2.1
El formato estándar de facturación electrónica en Colombia es XML. Este formato sigue Universal Business Language (UBL) V2.1.
Se genera el documento XML, compuesto por la información que requiere la autoridad tributaria de Colombia, y luego se firma con un certificado digital. A partir de ahí, el software certificado del contribuyente valida los datos, así como tanto el emisor como el receptor, y reporta la transacción a la DIAN.
A continuación, la autoridad fiscal registrará el documento, le asignará un número único de factura electrónica, notificará al emisor que se ha procesado con éxito y entregará el XML al emisor.
Código único de factura electrónica – CUFE
El código Clave Única de Facturación (CUFE) permite identificar las facturas electrónicas de manera inequívoca. También se conoce simplemente como código único de factura electrónica y se compone de los datos de una factura y la clave de contenido de control técnico proporcionada por la autoridad fiscal.
El código CUFE también garantiza la integridad de los documentos mediante el cifrado SHA384.
Código QR
Además de estar en formato XML con firma digital y código único de factura electrónica (CUFE), las facturas electrónicas válidas en Colombia deben incluir un código QR. Esto es obligatorio por ley y es posible a través de proveedores de tecnología certificados como Sovos.
Para los clientes que no pueden recibir facturas electrónicas, se les envía una factura de código QR para la transacción.
Contenedor electrónico
La resolución 165 contempla el uso del contenedor electrónico. El contenedor electrónico es un instrumento electrónico obligatorio que se utiliza para incluir la información de la factura electrónica de venta, las notas de débito, las notas de crédito y la información electrónica general derivada de los sistemas de facturación, junto con la validación realizada por la DIAN cuando corresponda.
Esto significa que las facturas electrónicas deben utilizar firmas digitales para garantizar la autenticidad e integridad del documento. El emisor debe firmar digitalmente la factura según los estándares establecidos por la normativa y la política de firma de la autoridad fiscal.
¿Cómo funciona la factura electrónica en Colombia?
El sistema de facturación electrónica de Colombia contiene múltiples procesos en los que participan el facturador electrónico, la DIAN, los proveedores de tecnología y los receptores o compradores electrónicos.
Una vez que el facturador electrónico cumple con los requisitos de autorización, puede comenzar a generar facturas electrónicas y documentos equivalentes.
Entre los procesos más importantes de este sistema de generación se encuentran los siguientes:
Validación: el actual sistema de facturación electrónica de Colombia exige que las facturas, y otros documentos emitidos por el responsable de la facturación electrónica, sean validados por la DIAN antes de ser emitidos a su destinatario.
Una vez finalizado este proceso, la DIAN procederá a registrar el documento electrónico en sus bases de datos con el valor "documento validado por la DIAN" mientras genera, firma, almacena y envía un mensaje de validación al facturador electrónico para su emisión y entrega al adquirente.
Recepción de documentos electrónicos: los facturadores electrónicos también deben actuar como receptores electrónicos. Para ello, deberán establecer un correo electrónico para recibir las facturas electrónicas de venta emitidas por sus proveedores y otros documentos sujetos al mandato de factura electrónica.
Esta obligación se cumple mediante la emisión de un acuse de recibo por parte del destinatario y solo debe hacerse cuando la DIAN haya validado el documento emitido. Desde un punto de vista comercial, si el destinatario del documento está de acuerdo con el documento recibido entonces debe aceptarlo formalmente.
Si el documento no cumple con las condiciones comerciales acordadas con el proveedor, este deberá rechazar comercialmente el documento y el acuse de recibo asociado emitido. Si, tras recibir el documento, el destinatario no lo rechaza en un plazo de tres días hábiles a partir del día indicado en el campo deliveryDate (o en el campo issueDate), el documento se considerará tácitamente aceptado.
Contingencia: la legislación vigente en materia de facturación electrónica establece que si el contribuyente no puede emitir una factura electrónica, o cualquiera de los demás documentos equivalentes, por problemas tecnológicos imputables a la DIAN, podrá emitir el documento que respalde la transacción sin la validación de la DIAN.
Estos documentos pueden ser facturas en un talonario de cheques impreso. En tales situaciones, el contribuyente deberá utilizar los rangos de facturación autorizados por la DIAN. Una vez superada la situación de contingencia, el obligado dispondrá de un plazo de 48 horas para enviar estos documentos a la autoridad fiscal para su validación.
RADIAN: RADIAN es un sistema de información que permite la circulación y trazabilidad de las facturas electrónicas como título de garantía, en adelante denominado título de valor de factura electrónica de venta.
Una vez que una factura electrónica de ventas se convierte en un título de valor y se registra en RADIAN, la negociación es posible para el legítimo titular y/o a través de agentes y/u operadores autorizados por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
Existen otros procesos destinados a garantizar la negociación, transferencia, endoso y ejecución de dicho documento.
Emisión y entrega de la factura de venta y/o el documento equivalente: la emisión de la factura de venta o documento equivalente incluye su generación, transmisión, validación y entrega al comprador para cada una de las operaciones de venta y/o prestación de servicios realizadas.
La emisión de estos documentos deberá cumplir con los requisitos legales aplicables, así como con los requisitos especiales y las condiciones, características, plazos y mecanismos técnicos y tecnológicos desarrollados por la DIAN.
Cronología de la facturación electrónica en Colombia
- 1995: Colombia otorga a las facturas electrónicas el mismo estatus que a las facturas en papel
- 18 de abril de 2016: se lanzó un proyecto piloto con 58 empresas.
- Enero de 2019: la facturación electrónica se vuelve obligatoria para las grandes empresas registradas a efectos del IVA.
- Febrero de 2023: se requiere que los grandes contribuyentes emitan facturas de ventas electrónicas para tickets de caja registradora de más de 5 UVT.
- Noviembre de 2020: la facturación electrónica pasa a ser obligatoria para todas las empresas registradas a efectos del IVA.
- Marzo de 2023: El Decreto 442 introduce cambios en las regulaciones de facturación electrónica
- Marzo de 2023: los contribuyentes que presenten la declaración del impuesto sobre la renta y complementarias deberán expedir facturas electrónicas de venta por tickets de caja superiores a 5 UVT.
- Abril de 2023: los contribuyentes que no presentan una declaración de ingresos e impuestos complementarios deben emitir facturas de ventas electrónicas para tickets de caja de más de 5 UVT.
- Junio de 2023: todos los contribuyentes deben emitir facturas de venta de productos electrónicos para tickets de caja de más de 5 UVT,
- Noviembre 2023: la resolución 165/2023 desarrolla nuevas reglas para el sistema de facturación y publica nuevos anexos técnicos.
- 1 de mayo de 2024: todos los contribuyentes incluidos en el ámbito de aplicación deben haber implementado ya las últimas normas sobre facturas electrónicas de venta.
- Abril de 2025: la resolución 202 modifica los datos requeridos del comprador o adquirente para la emisión de la factura electrónica o EED.
Sanciones: ¿Qué sucede si no cumplo con la facturación electrónica en Colombia?
Aquellos que no cumplan con los requisitos del mandato de facturación electrónica de Colombia pueden enfrentar repercusiones.
El actual sistema sancionatorio del régimen de Colombia se encuentra regulado por lo dispuesto en el artículo 652-1 del Estatuto Tributario, que prevé básicamente dos tipos de sanciones. El incumplimiento puede resultar en multas de hasta el 1 % del valor involucrado en facturas no válidas o el cierre de establecimientos por hasta 30 días.
¿Qué más necesito para cumplir con las obligaciones del IVA en Colombia?
Es posible que las empresas que proporcionan bienes o servicios sujetos a impuestos en Colombia deban registrarse a efectos del IVA. El proceso de inscripción en el IVA se realiza a través del Registro Único Tributario (RUT). Una vez registrado, se obtiene el número de identificación del contribuyente (NIT).
Preguntas frecuentes
¿Qué es la facturación electrónica en Colombia?
En Colombia, todas las empresas registradas a efectos del IVA están obligadas a enviar y recibir facturas electrónicamente. Todos los contribuyentes deben establecerse como emisores de facturas electrónicas a través del portal web de la autoridad tributaria y luego emitir facturas electrónicas por las transacciones.
¿Es obligatoria la facturación electrónica en Colombia?
El régimen de facturación electrónica de Colombia es obligatorio para todas las empresas que están registradas para el IVA. Dicho esto, existen algunas exclusiones, como las instituciones financieras, las empresas con ingresos inferiores a un umbral determinado y otros segmentos de actividad.
¿Quién necesita realizar la facturación electrónica en Colombia?
Cualquier empresa registrada con IVA que esté establecida en Colombia debe cumplir con las demandas del mandato de facturación electrónica de la autoridad tributaria.
¿Cómo puedo ver una factura electrónica recibida en Colombia?
Puede ver la factura electrónica de dos maneras:
Mediante un software autorizado por la DIAN para abrir y verificar el contenedor electrónico. El software debe ser capaz de leer el formato XML y la firma digital de la factura. Puede utilizar el portal de carga gratuito de la DIAN o un proveedor de software de terceros.
Mediante el escaneo del código QR de la factura con su smartphone o tableta. El código QR le redirigirá a la página web de la DIAN, donde podrá ver el detalle de la factura y descargarla en formato PDF.
¿Qué es el registro, las pruebas y la habilitación de la DIAN?
El registro, la prueba y la habilitación de la DIAN son los pasos que debe seguir un contribuyente para convertirse en emisor autorizado de facturas electrónicas en Colombia.
El proceso consta de las siguientes etapas:
Inscripción: el contribuyente debe registrarse en el Registro Único Tributario (RUT) y obtener un certificado digital para firmar las facturas electrónicas. El contribuyente también debe elegir un proveedor de software para generar, transmitir y validar las facturas electrónicas.
Pruebas: el contribuyente debe realizar una serie de pruebas para verificar el correcto funcionamiento del software y el cumplimiento de los requisitos técnicos y legales establecidos por la DIAN. Las pruebas incluyen la generación, transmisión, validación y consulta de facturas electrónicas, así como la gestión de contingencias y errores.
Habilitación: una vez que el contribuyente supere las pruebas, la DIAN habilitará al contribuyente para emitir facturas electrónicas en el entorno de producción. El contribuyente recibirá una notificación y un número de autorización de numeración (NAN) para iniciar la emisión de facturas electrónicas.
¿Sovos está autorizado por la DIAN?
Sovos está certificado por la DIAN para proporcionar tecnología y soluciones de facturación electrónica a los contribuyentes elegibles en Colombia.
Cómo configurar la facturación electrónica en Colombia con Sovos
A medida que la facturación electrónica es cada vez más común a nivel mundial, siguiendo el ejemplo de países latinoamericanos como Colombia, es importante que priorice el cumplimiento.
La adopción mundial, aunque fragmentada, de la facturación electrónica solidifica la necesidad de elegir un único proveedor para el cumplimiento completo, dondequiera que haga negocios. Sovos es un socio de cumplimiento fiscal en el que puede confiar.
Concéntrese en lo que realmente importa: hable hoy mismo con un miembro de nuestro equipo para comenzar a recuperar su tiempo.
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