La facturación electrónica (o e-invoicing, en inglés), es el intercambio digital de datos de transacciones en un formato estructurado que permite el procesamiento automatizado.
La facturación electrónica reemplaza los métodos tradicionales de facturación en papel, lo que permite a las organizaciones optimizar los flujos de trabajo financieros y garantizar el cumplimiento de los estándares regulatorios en evolución.
Le ayudará a:
Tomar decisiones informadas para su negocio
Ahorrarse la jerga y las palabras de moda
Continúe haciendo crecer su negocio con claridad y confianza
Cada país tiene su propio enfoque sobre la facturación electrónica, lo que hace que las normas y la situación actual sean difíciles de seguir. Si a esto le añadimos los requisitos de software necesarios para cumplir con cada mandato, las cosas pueden complicarse rápidamente.
Esta guía de facturación electrónica es una parte vital de su kit de herramientas de cumplimiento fiscal.
¿No tiene tiempo para leer? Considere hablar con nuestros expertos; ninguna pregunta es demasiado difícil cuando se trata del cumplimiento de la facturación electrónica.
Desde los conceptos básicos de facturación electrónica hasta la comprensión de los últimos avances de la propuesta de la UE sobre el IVA en la era digital, esta guía recoge y explica información esencial sobre facturación electrónica.
Hay muchos recursos por ahí, pero esta es la ventanilla única esencial para todas sus preguntas sobre facturación electrónica.
Una factura electrónica (e-invoice) es un documento electrónico estructurado que detalla una transacción comercial en un formato legible por máquina. A diferencia de las facturas en papel tradicionales o los formatos digitales no estructurados, las facturas electrónicas aprovechan formatos comunes como XML, Universal Business Language (UBL) o Electronic Data Interchange (EDI) para permitir el procesamiento automatizado por parte de los sistemas financieros.
Una factura electrónica difiere de otros tipos de documentos electrónicos, como comprobantes de venta electrónicos o documentos de nómina electrónicos, que sirven para sus propios fines y a menudo están sujetos a distintas regulaciones de cumplimiento. La distinción clave es que una factura electrónica está diseñada específicamente para transacciones comerciales y debe cumplir con las regulaciones locales o internacionales para ser considerada válida en los informes fiscales y los sistemas financieros.
La facturación electrónica no se trata solo de eliminar el papel, sino de automatizar todo el ciclo de vida de las facturas para crear transacciones financieras más rápidas, eficientes y en cumplimiento. Desde el momento en que se genera una factura hasta el pago final, los sistemas electrónicos modernos automatizan cada paso, reduciendo errores, eliminando procesos manuales y asegurando que las empresas cumplan con las regulaciones fiscales globales, incluidos marcos como Controles Transaccionales Continuos (CTC).
Exploremos los pasos detallados que llevan a la facturación electrónica desde la creación hasta la conciliación, remodelando la forma en que las empresas gestionan sus operaciones financieras.
La autorización de facturas electrónicas es un sistema en el que una autoridad fiscal debe aprobar una factura electrónica antes de que pueda enviarse al destinatario. Una vez que se autoriza la factura, se convierte en el único documento válido para la transacción. Este proceso garantiza el cumplimiento de la normativa fiscal y proporciona un seguimiento en tiempo real de las transacciones por parte del gobierno.
A continuación, el sistema valida la factura con los documentos justificativos, como pedidos de compra o recibos de entrega, para garantizar la precisión. Este proceso de validación automatizado comprueba si hay discrepancias en los precios, las cantidades o los plazos. En las regiones que siguen a los CTC, las autoridades fiscales también pueden validar la factura durante este paso. Esto se conoce como liquidación de facturación electrónica, que agrega una capaadicional de cumplimiento antes de que la factura se apruebe para el pago.
El archivo o archivado electrónico se refiere al almacenamiento digital seguro y a largo plazo de facturas electrónicas y documentos asociados. El archivado electrónico garantiza que los registros financieros se conserven de una manera que cumpla con las regulaciones de las autoridades fiscales locales, lo que permite una fácil recuperación para fines de auditoría, legales o de cumplimiento.
La facturación electrónica B2G implica la presentación electrónica de facturas por parte de las empresas a las agencias gubernamentales. Esto es parte de un esfuerzo mayor para digitalizar las compras públicas y mejorar la transparencia en las transacciones financieras con entidades gubernamentales.
La facturación electrónica B2B se refiere al intercambio electrónico de facturas entre dos empresas. Este proceso agiliza significativamente el flujo de trabajo de facturación al automatizar tareas como la creación, transmisión y aprobación de facturas.
La facturación electrónica B2C se centra en la generación de facturas electrónicas o comprobantes de pago para consumidores individuales. Esta forma de facturación a menudo se integra con los sistemas de pago digital, lo que permite a los consumidores recibir, revisar y pagar facturas en línea.
La facturación electrónica se está convirtiendo rápidamente en un estándar global para garantizar la precisión de los datos transaccionales, impulsada por el deseo de transparencia de los gobiernos. Empujada por la falta de confianza en los datos que las empresas utilizan para el cumplimiento y la toma de decisiones, elimina la subjetividad de los datos financieros, ofreciendo a las empresas una visión más clara de sus operaciones y ayudando a los gobiernos a ahorrar miles de millones.
Obtenga más información sobre cómo la facturación electrónica se está convirtiendo rápidamente en un impulsor clave en la transformación digital de los sectores gubernamentales y empresariales .
En la Unión Europea, la facturación electrónica es obligatoria para las transacciones B2G según el Estándar de la UE para la Facturación Electrónica (EN16931). Estos requisitos han comenzado a expandirse gradualmente para incluir transacciones B2B, especialmente después de la iniciativa IVA en la era digital (VIDA). VIDA es una propuesta de la Comisión Europea destinada a modernizar y digitalizar el sistema del impuesto sobre el valor añadido (IVA).
Facturación electrónica B2G obligatoria para proveedores en la UE
Croacia (HR)
Dinamarca (DK)
Estonia (EE)
Finlandia (FI)
Francia (FR)
Italia (IT)
Lituania (LT)
Países Bajos (NL)
España (ES)
Suecia (SE)
Luxemburgo (LU)
Rumanía (RO)
Eslovenia (SI)
Austria (AT)
Bélgica (BE)
Alemania (DE)
Portugal (PT)
Bulgaria (BG)
República de Chipre (CY)
Irlanda (IE)
Grecia (EL)
Letonia (LV)
Malta (MT)
Polonia (PL)
Eslovaquia (SK)
República Checa (CZ)
Hungría (HU)
Obligatoriedad de la factura electrónica B2B en la UE
PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) es una red de distribución electrónica que opera con un conjunto de especificaciones técnicas denominadas PEPPOL BIS (Business Interoperability Specification). Open PEPPOL es una asociación que ha asumido la plena responsabilidad de desarrollar y mantener la red y las especificaciones de PEPPOL.
El objetivo principal de PEPPOL es facilitar el intercambio de documentos comerciales, permitiendo a las empresas comunicarse electrónicamente con cualquier institución gubernamental europea involucrada en el proceso de contratación. PEPPOL tiene varios ámbitos que abarcan las comunicaciones previas a la adjudicación de contratos y los procesos posteriores, como la facturación.
Inicialmente concebida para la contratación pública en la UE, la red abierta e interoperable de PEPPOL ha ganado popularidad en el sector privado. Poco a poco, muchos gobiernos también han extendido el uso de esta red de contratación electrónica, al hacer que PEPPOL sea obligatoria para la transmisión de facturas electrónicas B2B. Como resultado, su uso está en aumento en un número creciente de países, tanto dentro como fuera de la UE.
Argentina fue uno de los primeros en adoptarla, implementando inicialmente el sistema de facturación electrónica en 2002 y exigiendo su uso para todos los contribuyentes registrados a efectos del IVA para 2015. Las empresas deben emitir facturas electrónicas, validadas con un Código de Autorización Electrónica (CAE) de la autoridad fiscal, ARCA (ex AFIP). La facturación electrónica en Argentina es obligatoria para las transacciones B2B y B2G, así como para pequeñas empresas y autónomos. El sistema incluye varios tipos de facturas como los tipos A, B, C y E, que cubren las transacciones nacionales y de exportación.
Bélgica implementará la facturación electrónica B2B obligatoria a partir del 1 de enero de 2026. Las directrices emitidas por el Servicio Público Federal Belga de Finanzas describen los requisitos para las facturas estructuradas, las especificaciones técnicas y el alcance de las transacciones afectadas. Las directrices también detallan la facturación transfronteriza a través de la red PEPPOL y la coexistencia de facturas electrónicas y en papel. Se alienta a las empresas a comenzar a prepararse para la transición, para garantizar el cumplimiento.
Actualmente, Canadá permite, pero no exige, la facturación electrónica B2B. En 2018 se exigió a los proveedores federales que utilizaran facturas electrónicas para la contratación pública a través de la red PEPPOL. La Agencia Canadiense de Ingresos (CRA) lanzó un grupo de trabajo en 2021 para explorar la viabilidad de un mandato de facturación electrónica B2B, con el objetivo de mejorar la eficiencia, el cumplimiento de los impuestos sobre las ventas y combatir la economía clandestina. El estudio en curso está evaluando las normas y modelos internacionales para su posible aplicación en el futuro.
La facturación electrónica en la República Dominicana es obligatoria a partir de enero de 2024, siendo los grandes contribuyentes los primeros en cumplir. El sistema de facturación electrónica utiliza comprobantes fiscales electrónicos (e-CF), lo que requiere que los contribuyentes presenten facturas en formato XML a través de los servicios web de la autoridad tributaria. El cumplimiento se aplica con certificados digitales y las facturas deben archivarse durante 10 años. El lanzamiento se extenderá a las empresas más pequeñas para 2026 como parte del esfuerzo del país para agilizar la presentación de informes fiscales.
Italia fue el primer país de la UE en exigir la facturación electrónica B2B a través de un proceso de autorización con su plataforma Sistema di Interscambio (SdI). En 2019, el requisito se amplió para incluir las transacciones nacionales B2B y B2C, lo que convirtió a Italia en el primer país de la UE en implementar la facturación electrónica B2B obligatoria a través de un sistema de autorización.
El mandato francés de CTC entrará en vigor en septiembre de 2026. En ese momento, todas las empresas estarán obligadas a recibir facturas electrónicas, mientras que las grandes y medianas empresas también deberán emitir facturas electrónicas e informar sus datos de transacciones y pagos. Esta medida tiene como objetivo mejorar la transparencia y agilizar los procesos de cumplimiento fiscal en todas las empresas en Francia.
Alemania está avanzando hacia la facturación electrónica obligatoria, con la facturación electrónica B2G ya requerida tanto a nivel federal como estatal. A partir de enero de 2025, todos los contribuyentes deben poder recibir facturas electrónicas, y, para enero de 2027, las grandes empresas con una facturación superior a 800,000 EUR deberán emitir facturas electrónicas. Para enero de 2028, el mandato se aplicará a todas las empresas. El sistema está diseñado para mejorar el cumplimiento y la transparencia tributaria.
Grecia exige la facturación electrónica B2G, y los proveedores deben emitir facturas electrónicamente a entidades del sector público a través de proveedores de servicios acreditados que utilizan la red PEPPOL. Si bien la facturación electrónica para transacciones B2B y B2C es actualmente opcional, puede volverse obligatoria en el futuro como parte de reformas fiscales más amplias. El gobierno también ha implementado el sistema myDATA para la generación de reportes en tiempo real de datos contables, integrando aún más el cumplimiento digital en todas las empresas.
Malasia implementó la facturación electrónica obligatoria en agosto de 2024 para empresas con una facturación anual de más de 100 millones de RM. El sistema de facturación electrónica en Malasia sigue un modelo CTC, donde las facturas deben ser validadas por la autoridad fiscal a través de la plataforma MyInvois. Para 2025, el requisito se extenderá a todos los contribuyentes. Esta iniciativa tiene como objetivo mejorar el cumplimiento tributario y agilizar la presentación de informes para sectores específicos, con planes para cubrir gradualmente más negocios.
Nueva Zelanda está discutiendo activamente la facturación electrónica obligatoria dentro de su Grupo de Líderes de Adopción de Facturación Electrónica, que incluye representantes gubernamentales y empresariales. Si bien la facturación electrónica aún no es obligatoria, el país ha firmado un Memorando de Acuerdo con Singapur para promover la adopción de la facturación electrónica. Estos desarrollos sugieren que Nueva Zelanda podría eventualmente introducir la facturación electrónica obligatoria, aunque no se ha confirmado un cronograma específico.
El Sultanato de Omán ha pospuesto el lanzamiento de su sistema obligatorio de facturación electrónica B2B, previsto inicialmente para su implementación voluntaria en abril de 2024 y obligatoria para las grandes entidades en octubre de 2024. El nuevo cronograma se ha retrasado hasta algún momento de 2025 debido a la falta de diseño detallado y características del sistema. Se espera que Omán adopte un modelo de facturación electrónica CTC para mejorar el cumplimiento tributario.
Perú implementó la facturación electrónica obligatoria para todos los contribuyentes como parte de su Sistema de Emisión Electrónica (SEE), regulado por la Superintendencia Nacional de Aduanas y Administración Tributaria (SUNAT). Desde 2014, las empresas están obligadas a emitir y recibir facturas electrónicas para las transacciones B2B y B2G. El sistema incluye diversos documentos electrónicos, como notas de crédito y recibos de venta, y ofrece múltiples sistemas de emisión. El incumplimiento de la normativa sobre facturación electrónica puede acarrear sanciones, incluidas multas y cierres de establecimientos.
El sistema de facturación electrónica de Polonia será obligatorio para las grandes empresas en febrero de 2026, y para todos los demás contribuyentes en abril de 2026, utilizando la plataforma Krajowy System e-Faktur (KSeF). Inicialmente, la facturación electrónica es voluntaria desde enero de 2022, y las transacciones B2G ya requieren facturas electrónicas. El sistema admite reportes en tiempo real y validación de facturas, con el objetivo de agilizar el cumplimiento fiscal y reducir el fraude. Las sanciones por incumplimiento se aplicarán una vez que comience la adopción obligatoria.
El sistema de facturación electrónica B2G de Portugal obliga a los proveedores a emitir facturas electrónicas para los contratos del sector público. Introducido bajo el Decreto Ley 111-B/2017, el requisito comenzó en 2019 e inicialmente se aplicó a las grandes empresas, con plazos para las empresas más pequeñas pospuestos hasta 2025. Las facturas deben seguir el formato CIUS-PT, y su incumplimiento puede dar lugar a impagos, acciones legales o incumplimientos contractuales. El sistema tiene como objetivo agilizar las transacciones, mejorar el cumplimiento y alinearse con los estándares de la UE.
Rumanía introdujo la facturación electrónica obligatoria por etapas, empezando por las transacciones B2G y B2B de alto riesgo. A partir de julio de 2024, todas las empresas registradas con IVA deben enviar facturas electrónicas para todas las transacciones a través de la plataforma RO e-Factura. El sistema tiene como objetivo agilizar el cumplimiento tributario y mejorar la transparencia, con sanciones por incumplimiento.
La autoridad de Zakat, Impuestos y Aduanas de Arabia Saudita (ZATCA) ha anunciado la 15ª ola de la Fase 2 para su mandato de facturación electrónica. Esta ola se dirige a los contribuyentes con ingresos anuales de al menos 4 millones de SAR (alrededor de USD 1,06 millones) que estaban sujetos al IVA en 2022 o 2023. Estos contribuyentes deberán integrar sus soluciones de facturación electrónica con la plataforma FATOORA de ZATCA antes del 1 de marzo de 2025. La Fase 2 introduce requisitos de integración adicionales para agilizar el cumplimiento y la generación de informes.
El sistema de facturación electrónica de Singapur, basado en la red PEPPOL, se convertirá en obligatorio para las transacciones B2B a partir de noviembre de 2025 para las empresas recién registradas en el GST. El marco InvoiceNow , lanzado en 2018, permite a las empresas intercambiar facturas electrónicas de manera más eficiente. Mientras que la facturación electrónica B2B pronto será requerida, se espera que la facturación electrónica B2G sea obligatoria en el futuro. La iniciativa tiene como objetivo agilizar los procesos de facturación y mejorar el cumplimiento en el panorama empresarial de Singapur.
Eslovenia ha propuesto la presentación obligatoria de reportes electrónicos de los CTC, que comenzará en junio de 2026. El plan requiere que las empresas emitan e intercambien facturas electrónicas mientras reportan datos transaccionales B2B y B2C a la autoridad fiscal en tiempo casi real. Este sistema alinea a Eslovenia con las tendencias mundiales en materia de cumplimiento fiscal y reportes digitales, con el objetivo de mejorar la transparencia y la eficiencia en la administración tributaria.
Los mandatos de facturación electrónica de España han estado vigentes para las transacciones B2G desde 2015, lo que requiere que los proveedores utilicen el formato FacturAE. A partir de 2025, el país introducirá la obligatoriedad de la factura electrónica B2B en un enfoque por fases, empezando por los grandes contribuyentes. El sistema español funciona con un modelo de auditoría posterior con informes de datos en tiempo casi real, lo que hace esencial que las empresas cumplan con los nuevos estándares y plazos.
Taiwán ha actualizado su normativa sobre facturación electrónica, exigiendo a los contribuyentes que envíen las facturas electrónicas uniformes del Gobierno (e-GUI) y la información relacionada a la plataforma del Ministerio de Finanzas en un plazo de 7 días para las transacciones B2B y de 2 días para las B2C. Se han introducido nuevas sanciones por incumplimiento, con multas que oscilan entre 1.500 y 15.000 TWD. El país también ha publicado la actualización de las Directrices para la Implementación de Mensajes (MIG v. 4.0), cuya versión anterior es válida hasta diciembre de 2025, lo que permite un periodo de transición.
Turquía introdujo la facturación electrónica obligatoria en 2014 como parte de su iniciativa e-Transformation. Las empresas con una facturación anual superior a 3 millones de TRY, y sectores específicos como la energía y el comercio en línea, deben cumplir. Las facturas electrónicas en Turquía utilizan el formato UBL-TR 1.2 y requieren un timbre fiscal o una firma electrónica cualificada. El sistema reduce costos, aumenta la seguridad y mejora el cumplimiento de la normativa del IVA. Las facturas electrónicas deben archivarse durante 10 años.
Actualmente, no hay regulaciones uniformes de facturación electrónica que se apliquen dentro de los Estados Unidos. lo que da lugar a prácticas variadas y una adopción lenta en todos los estados. Según DBNAlliance, la falta de un sistema federal de IVA o GST en EE. UU. ha creado más de 10.000 jurisdicciones impositivas, lo que complica la adopción de la facturación electrónica.
La Autoridad Tributaria de Zambia (ZRA) otorgó un período de gracia de tres meses para que los contribuyentes cumplan con la facturación electrónica obligatoria a través del Sistema de Factura Inteligente (SIS), extendiendo la fecha límite hasta el 30 de septiembre de 2024. El SIS está diseñado para reducir el fraude del IVA mediante el seguimiento de las transacciones en tiempo real. Las sanciones por incumplimiento se aplicarán a partir del 1 de octubre de 2024, lo que permitirá a los contribuyentes tiempo adicional para registrarse e integrar el sistema.
La exigencia de la factura electrónica depende del país y del marco regulatorio vigente. Durante la última década, muchos gobiernos de todo el mundo han introducido mandatos de facturación electrónica como base para marcos más amplios de Controles Transaccionales Continuos (CTC).
Si bien hay una variedad de opciones disponibles en la actualidad, la mejor plataforma de facturación es la que satisface las necesidades específicas de su negocio y, al mismo tiempo, garantiza el cumplimiento de las regulaciones globales y locales. Los sistemas de facturación electrónica deben ser escalables, confiables y capaces de crecer con su negocio para satisfacer las complejidades del cumplimiento de facturación en todo el mundo. Con la confianza de empresas multinacionales y pymes por igual, Sovos ofrece una solución de facturación integral para el cumplimiento en más de 60 países.
Descubra por qué Sovos ha sido nombrado líder en el IDC MarketScape 2024 para la facturación electrónica conforme a la normativa europea.
SAP admite la facturación electrónica, pero es importante tener en cuenta que debe configurarse de acuerdo con las regulaciones específicas de cada país y los requisitos de facturación. Los clientes de SAP se enfrentan básicamente a dos opciones: crear sus propias herramientas en la arquitectura SAP o seleccionar un proveedor de extremo a extremo. Estos son dos enfoques distintos con caminos muy diferentes hacia su meta final.
Explore nuestro libro electrónico para encontrar el mejor camino a seguir para su organización: ¿Es hora de repensar su estrategia de facturación electrónica con SAP?
Muy pocos países tienen restricciones o limitaciones que dificulten la adopción de la facturación electrónica. Por ejemplo, en Marruecos, no se recomienda emitir facturas electrónicas sin consultar previamente a la autoridad fiscal. En Venezuela, la facturación electrónica solo está permitida para determinadas industrias y requiere la aprobación de la autoridad fiscal antes de poder emitir facturas.