Los cambios relacionados con el nuevo proceso que permite anular facturas electrónicas en México no son triviales, ya que repercuten de manera importante tanto en las operaciones de las AP (cuentas por pagar), como en las AR (cuentas por cobrar).
El nuevo mandato, que pretende llenar el gran vacío que hasta ahora existía en la política de facturación electrónica en México, tiene como objetivo permitir al SAT, la autoridad fiscal de México, recuperar el dinero perdido por anulaciones injustificadas o fraudulentas. Para las compañías con negocios en México, introduce un gran número de nuevos requerimientos funcionales.
Introduciendo a los compradores en el proceso de facturación electrónica mexicano
Bajo el sistema antiguo, las empresas podían anular las facturas electrónicas unilateralmente, sin informar a las otras partes involucradas. De esta forma, podían evadir el pago de algunos impuestos a la renta ocultando sus ingresos. Mientras tanto, por el otro lado, los clientes que pagaban por los bienes o servicios no podían deducir el gasto del impuesto pagado por el valor agregado (IVA), como normalmente lo harían.
El nuevo mandato presenta el proceso de cancelación directamente a los compradores de bienes y servicios. Los vendedores deben enviar una notificación a sus clientes antes de anular una factura y, a su vez, el cliente debe aceptar o rechazar la cancelación, ya sea a través del portal del SAT, o a través de un proveedor de facturación electrónica, dentro de las primeras 72 horas. Si el cliente no envía una respuesta, la factura es anulada.
Nuevos riesgos para las compañías que trabajan con facturas electrónicas en México
Para las empresas que operan en México, el cambio en el proceso de cancelación requiere asegurar que las soluciones de facturación electrónica estén preparadas para el cumplimiento regulatorio. Por el lado de las AR (cuentas por cobrar), las compañías deben comprobar que pueden enviar solicitudes de cancelación, validar el estado de la anulación y cancelar facturas electrónicas con los parámetros del nuevo sistema. Al nivel de las AP (cuentas por pagar), deben ser capaces de consultar, y aprobar o rechazar, las solicitudes de cancelación.
Para las operaciones de AP, la capacidad de aprobar o rechazar solicitudes es de suma importancia. Este nuevo giro en la política de facturación electrónica es lo que les permite deducir los gastos de IVA cuando corresponda, ocasionando que el nuevo proceso pueda representar un problema para los flujos de caja de las organizaciones. Un manejo inadecuado de las aprobaciones de cancelación puede derivar directamente en costos innecesarios. Los usuarios de las AP deben ser capaces de gestionar las solicitudes de cancelación, evitando al mismo tiempo el riesgo de errores manuales, multas y sanciones, y disputas con socios comerciales.
La falta de dominio de las cancelaciones de facturación electrónica podría también dejar a los departamentos de AR expuestos a multas y sanciones que eran menos riesgosas antes de que el nuevo mandato entrase en vigencia. El SAT se ha involucrado aún más en las relaciones comerciales entre compradores y vendedores, por lo que las empresas deben asegurarse de cumplir con las regulaciones tanto para mantener dichas relaciones, como para que su comunicación con el gobierno se desarrolle sin complicaciones.
Soluciones SAP de Sovos para la cancelación de facturas electrónicas mexicanas
El SAP Framework de Sovos para las cancelaciones electrónicas permite a las empresas gestionar el nuevo proceso de cancelaciones en México dentro de sus entornos SAP, asegurando que cumplan con las regulaciones del SAT. El Framework, nativo de SAP, también permite a las empresas optimizar sus procesos AR y AP, ahorrando tiempo y dinero. Con las cancelaciones electrónicas los usuarios pueden gestionar todas sus cancelaciones por ambos lados del libro de contabilidad dentro de SAP, manteniendo a SAP como la única fuente de información para los datos de facturación electrónica.
