En el ámbito empresarial, la agilidad y eficiencia en la elaboración de contratos son aspectos cruciales, y la NOM 151 permite marcar la diferencia entre el éxito y el estancamiento al respaldar las firmas digitales.
Tradicionalmente, el proceso de elaboración y firma de contratos puede ser largo y tedioso, involucrando la impresión, envío físico, firmas manuscritas y el almacenamiento en archivos físicos.
Sin embargo, en la era digital, la tecnología ofrece soluciones innovadoras para acelerar este proceso y hacerlo más eficiente. Una de las herramientas clave en este sentido es la firma digital respaldada por la Norma Oficial Mexicana 151 (NOM 151) con capacidad de envío instantáneo y de fácil acceso a archivos.
La NOM 151 es una regulación técnica del Código de Comercio en México que establece los requisitos para la conservación de mensajes de datos y la digitalización de documentos en soporte físico, incluyendo contratos y convenios.
Para cumplir con estos requisitos, se requiere una constancia de conservación emitida por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) acreditado, que incluye una estampa de tiempo que indica la fecha y hora de generación del documento, tal y como establece la NOM 151.
La aceptación de la firma digital
La implementación de la firma digital respaldada por la NOM 151 ha sido promovida y adoptada por diversas instituciones y empresas en México. Un ejemplo destacado es Petróleos Mexicanos (Pemex), la empresa líder en el sector energético del país.
A partir de 2022, Pemex decretó como obligatoria la firma electrónica en contratos de abastecimiento, arrendamientos, obras y servicios, con el objetivo de agilizar la formalización de estos contratos y promover la transparencia, la rendición de cuentas, la integridad operativa y la eficiencia administrativa.
Para facilitar la implementación de la firma digital respaldada por la NOM 151, se requiere de una empresa proveedora de soluciones tecnológicas certificada por la Secretaría de Economía.
Sovos ofrece una solución que garantiza la validez y autenticidad de las firmas mediante una verificación previa de la identidad de los firmantes, brindando un alto grado de certeza en la seguridad y confidencialidad de los documentos.
El espaldado por la NOM 151 no solo facilita la legalización de documentos electrónicos, sino que también incluye un repositorio en línea para almacenar los documentos de manera segura.
Entre las ventajas que brinda se encuentran:
- Eliminación de la dependencia del papel;
- Reducción de los costos asociados con el almacenamiento físico;
- Trazabilidad completa de cada documento.
Lo anterior permite un seguimiento eficiente de los contratos a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su archivado, simplificando la gestión documental y asegurando el cumplimiento de la NOM 151.
Contratos más seguros y rápidos
La implementación de la firma digital en México, avalada por la NOM 151 y la gestión digital de documentos ofrecen una serie de beneficios significativos para las empresas. En primer lugar, brindan un respaldo confiable de la información, ya que los documentos digitales son almacenados de forma segura y protegidos contra pérdidas o daños físicos. En segundo lugar, garantizan la protección de datos confidenciales, evitando el acceso no autorizado y asegurando la confidencialidad de los contratos.
De igual forma, permite la reducción de tiempos de búsqueda de documentos. Con la gestión digital, los contratos pueden ser fácilmente encontrados, eliminando la necesidad de buscar en archivadores físicos y ahorrando tiempo valioso en el proceso.
Asimismo, la implementación de la firma digital respaldada por la NOM 151 y la gestión digital de documentos proporcionan una mayor agilidad en el trabajo cotidiano. Los procesos se simplifican, ya que los documentos pueden ser enviados y firmados de manera remota.
Por último, la firma digital y la gestión digital de documentos brindan certeza jurídica a las empresas. Estos documentos tienen la misma validez legal que los documentos físicos firmados de forma tradicional, al apegarse a los lineamientos de la NOM 151.
Además, su trazabilidad completa asegura que cualquier cambio o modificación sea registrado y pueda ser rastreado, lo que proporciona un respaldo legal sólido en caso de disputas o conflictos.
Conoce más sobre las posibilidades que brinda la firma electrónica respaldada por la NOM 151.
Hable con un experto hoy.
Contáctenos
