La factura electrónica, también conocida como Comprobante Fiscal Digital (CFD) y Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), tiene varios beneficios: de acuerdo al SAT, se ha comprobado que las empresas que ya emiten comprobantes digitales ahorran cerca de 80% en costos de operación, impresión y almacenamiento de las facturas. Para las empresas es importante agilizar sus procesos comerciales de modo de brindar un mejor servicio e incrementar su productividad, ahorrar y resolver de manera más rápida las necesidades de los clientes.
Entre los beneficios más específicos de la factura electrónica, destacan:
- Reduce tiempos administrativos
- Provee seguridad en el intercambio de información, ya que con la firma electrónica y el sello digital se evita la falsificación de información.
- La factura electrónica permite ahorrar en gastos de papelería, almacenaje y en envíos. Ya que el comprobante se entrega al cliente en un archivo digital, la impresión de éste se evita; el almacenaje de la información sobre transacciones se guarda en un archivo digital, y finalmente, el cliente recibe su factura por medio de un correo electrónico facilitando el envío de esta.
- La factura electrónica facilita los procesos de auditoría, ya que permite la búsqueda y localización rápida de la información fiscal dentro del archivero digital que el prestador de servicios mantiene en su computadora.
- Permite al cliente y al prestador de servicios obtener información en tiempo real.
- Es un método más eficiente que facilita la corrección de errores en los datos de manera inmediata; reduce errores en los procesos de generación, captura y entrega, lo que permite mejorar las actividades diarias, particularmente de grandes empresas.
Si decide empezar a emitir facturas firmadas electrónicamente para luego ampliar su sistema de acuerdo a la cantidad de operaciones que realiza al mes, sería recomendable contratar un programa de firma electrónica y un certificado expedido por un prestador de servicios de certificación. De esta manera, aunque realice una inversión extra, podrá mejorar el sistema de expedición masiva de facturas electrónicas, notando de mejor manera los beneficios de la facturación electrónica.
Las ventajas que brinda la factura electrónica son muchas. Sin embargo, el principal objetivo del cambio de sistema es garantizar la seguridad en la expedición de facturas y permitir que los pagos de impuestos sean más confiables. Colateralmente, los beneficios se extienden. Una vez realizado el cambio, sus datos fiscales nunca estarán tan protegidos como con la factura electrónica.
¿Quiénes pueden o deben emitir una factura electrónica?
Podrán optar por emitir factura electrónica:
- Personas físicas y las personas morales que tengan certificado de firma electrónica vigente, indispensable para la factura electrónica y que deseen mejorar su sistema de facturación.
- Personas morales, sociedades civiles y asociaciones organizadas en fideicomisos.
- Personas físicas con actividad empresarial, comercios y transportistas con ingresos de más de 1.75 millones de pesos.
- Personas físicas que presten servicios profesionales.
- Personas que rentan bienes inmuebles cuyos ingresos hayan sido más de 300 mil pesos en el año anterior.
A partir de 2011, los profesionistas y quienes desarrollen una actividad comercial independiente deben emitir una factura electrónica cuando sus operaciones superen los dos mil pesos. No hay prórroga para cambiarse al sistema de facturación electrónica; sin embargo, es importante señalar que el Código Fiscal de La Federación (CFF) estableció un proceso de transición que permite que las facturas tradicionales sean válidas hasta expirar su vigencia. El Artículo 10 Transitorio, párrafo II, del CFF, dice:
“Los contribuyentes que a la fecha de entrada en vigor de la reforma al artículo 29 del Código Fiscal de la Federación, tengan comprobantes impresos en establecimientos autorizados por el Servicio de Administración Tributaria, podrán continuar utilizándolos hasta que se agote su vigencia (…).”
El proceso de transición para hacer el cambio a factura electrónica durará hasta dos años. Las facturas tradicionales impresas en papel seguirán siendo válidas; sin embargo, a partir de 2011 ya no se podrá acudir con un impresor, por lo que si ya no tiene facturas impresas deberá cambiar al sistema de factura electrónica.
