Uno de los efectos de la transformación digital sobre los procesos de negocios fue la rápida transición desde el papel al mundo electrónico y la urgencia de masificar las firmas digitales de documentos para eliminar la presencialidad de los trámites, necesidad acelerada por la pandemia.
Hoy son ampliamente utilizadas las firmas electrónicas y las plataformas de gestión de documentos digitales, que permiten ahorrar tiempo y capital humano para organizar la información.
Según el informe “Perspectiva del Mercado Latinoamericano de la Firma Digital”, se estima que el mercado latinoamericano de la firma digital tendrá un crecimiento anual de 8,50% durante los próximos cinco años, 2023-2028.
Tanto la firma digital como la gestión digital de documentos son herramientas fundamentales para las empresas, ya que les otorgan:
Estas soluciones facilitan el acceso a diferentes documentos desde cualquier dispositivo, y a su vez permiten firmar de manera digital todo tipo de contratos y certificados con total validez legal,haciendo más eficientes y seguros los procesos dentro de la organización.
El gestor de firmas digitales de Sovos permite permite enviar y firmar documentos de manera digital, validando previamente la identidad de los firmantes con un alto grado de certeza a través de diversos métodos de autenticación, incluyendo tecnologías como el oAuth, match on card y biometría.
Sovos está calificado como prestador de servicios de certificación de firma electrónica en Perú y en Chile. En este último caso, es uno de los dos proveedores certificados de firma electrónica avanzada móvil en el país.
El gestor de firmas digitales de Sovos incluye además un repositorio en línea para almacenar los documentos, eliminando el papel y reduciendo costos. Además proporciona completa trazabilidad de cada documento y asegura el cumplimiento de las normativas locales.
La tecnología de Sovos puede ser utilizada por distintas áreas, entre ellas:
La solución de firma y gestión de documentos digitales de Sovos permite a las áreas de Recursos Humanos llevar a cabo sus procesos internos de manera sencilla y eficiente, otorgándoles más tiempo para el desarrollo de tareas de mayor valor, como la retención de talento, capacitación de empleados, captación, team building, RSE, etc. De esta manera, las áreas de RR.HH. pueden dedicarse a lo que son expertas: ayudar a las empresas a progresar en aspectos que hoy son fundamentales para atraer talentos y aumentar la satisfacción de los empleados.
La solución de gestión documental permite crear y compartir documentos como fichas de trabajadores, formularios y todo tipo de certificados correspondientes a la relación entre personas y la compañía, dejando en el pasado las carpetas y archivadores que resguardaban un sinfín de papeles, no solo para la comodidad de las áreas que manejan procesos documentales, sino además, por la seguridad que otorga la digitalización, ya que tanto el empleador como el empleado mantienen un resguardo en línea de toda su documentación mediante una plataforma intuitiva que integra diferentes tipos de firma digital.
Clientes de Sovos que utilizan esta solución procesan en línea contratos de trabajo, anexos, comprobantes de vacaciones, certificados de antigüedad, liquidaciones de sueldo, comisiones para vendedores, contratos con proveedores, entre otros, y configuran alertas para notificar a los firmantes por correo para solicitar la firma de manera remota con firma simple o electrónica avanzada, verificación de identidad y estampado de tiempo. También es posible configurar el envío de copias de los documentos firmados.
El repositorio digital permite encontrar rápidamente un documento mediante búsquedas por nombre, apellido o palabras claves, otorgando certeza y respaldo ante una eventual fiscalización. La herramienta facilita el orden de documentos para que tanto empleado como empleador puedan acceder a su historial laboral o descargar certificados para la realización de diferentes trámites, de manera fácil, rápida y segura para ambas partes.
La ventaja que más destacan nuestros clientes que cuentan con la solución de firma y gestión de documentos digitales de Sovos, es el aumento de la productividad y la reducción de tiempo invertido en la tarea de validar documentos, al contar con la posibilidad de configurar flujos de firma masivos en unos pocos minutos y recibir notificaciones en tiempo real de las firmas realizadas.
Por otra parte, destacan la trazabilidad y seguridad de contar con un respaldo en línea, al que pueden acceder desde cualquier lugar en el caso de ejecutivos que trabajan de manera remota, y en el cual es posible resguardar la información en sistemas altamente confiables y verificar la identidad de quienes acceden a los documentos.
En el caso de compañías en las que los trabajadores realizan sus funciones de manera remota, las herramientas digitales de gestión documental son fundamentales para mantener una comunicación fluida al interior de la empresa y compartir documentos de manera privada. Por otra parte, en estos casos, no siempre está la posibilidad de capacitar a las personas en el uso de las plataformas, por lo que la solución de Sovos integra tutoriales interactivos para facilitar su uso y la opción de ser integrada a los sistemas propios de la empresa.
Muchas empresas en el Perú han optado por implementar la digitalización en sus procesos de negocio con el objetivo de aumentar la productividad y la satisfacción de sus clientes; sin embargo, siguen siendo pocas las compañías que deciden invertir en innovación para las áreas de recursos humanos específicamente, perdiendo oportunidades de mejorar aspectos organizacionales que les ayuden a potenciar su competitividad en el mercado laboral y reduciendo su atractivo frente a una nueva generación de talentos que priorizan la innovación y la flexibilidad en sus lugares de trabajo.
Tras la pandemia las aseguradoras se vieron en la obligación de acelerar la digitalización de sus procesos de negocio y operaciones, debido al aumento de la demanda de seguros y a la imposibilidad de vender servicios de manera presencial durante las restricciones de movilidad en Perú.
A su vez, surgieron nuevos riesgos, y la necesidad de pactar y ampliar algunas pólizas, un ejemplo concreto fue los colectivos de salud, que debieron incorporar el COVID19. Ante la gran cantidad de muertes, 217.000 entre 2020 y 2022, muchas personas quisieron contratar un seguro de vida que les diera la tranquilidad financiera a sus familias, en caso de que ellos fallecieran.
Las compañías de seguros entendieron que la digitalización de sus procesos, si bien fue apresurada, y en algunos casos algo caótica, les ha traído solo ventajas, tanto en la atención al cliente como en la gestión de sus documentos y procesos de venta.
Firma electrónica, reportes en tiempo real, centralización de datos y gestión documental digital son los procesos que más influyeron en la toma de decisiones. Según el estudio “Prioridades Digitales de las Empresas 2022” realizado por la consultora Multiplica, durante el 2021, nueve de cada diez empresas de seguros aumentaron su facturación a través de canales digitales en más de un 20%.
A muchas empresas la digitalización les permitió reducir costos en la operatividad de los servicios y aumentar la productividad, destinando parte de su personal a la razón de su negocio, que es ofrecer más y mejores seguros a sus clientes.
Hoy en el país hay 17 compañías de seguros, de las cuales ocho se especializan en riesgos generales y de vida, seis en riesgos generales y tres, en seguros de vida. La Asociación Peruana de Empresas de Seguros (APESEG) comenta en su último informe trimestral (2022) que en las primas anualizadas del año pasado registraron variaciones, en especial en los seguros del SPP (27,4%) y en seguros de riesgos generales (15,4%).
En el proceso de digitalizar a las empresas en el Perú y Latinoamérica, Sovos cuenta con una sólida presencia en el rubro de servicios financieros y aseguradoras, implementando soluciones de gestión y firma de documentos digitales, y verificación de identidad, que han permitido a las compañías optimizar su operación en línea y agilizar sus procesos de negocio.
Nicolás Araus, Enterprise Account Manager de Sovos, explica que las herramientas digitales de gestión de documentos permiten a las empresas mantener respaldo y un mayor control de la información, al mismo tiempo que otorga la posibilidad de ofrecer servicios en línea mediante firmas digitales de contratos y verificación de identidad.
Este tipo de soluciones también ayudan a prevenir fraudes. Por ejemplo, en el caso de que un cliente quiera ver su información personal o realizar un trámite a través de la plataforma de la aseguradora, al ingresar a su cuenta tendrá que pasar por filtros de seguridad, como el reconocimiento facial a través de la cámara de su dispositivo.
Permite crear, compartir y firmar documentos tal como lo haría de manera presencial con un documento de papel. Nuestra firma electrónica cuenta con un sello en el tiempo certificado por INDECOPI, además de encriptación del documento y un certificado por cada firma, dejando trazabilidad y auditoría de todo el proceso.
La solución de verificación de identidad de Sovos incorpora tecnologías desarrolladas para autenticar la identidad presencial o remota de las personas. Con doble factor de autenticación, a través de distintos métodos como biometría facial, biometría dactilar, PIN y validación de un tercero.
Tras finalizar, en junio de 2022, el plazo para incluir al último grupo de contribuyentes obligados a emitir facturas electrónicas en el Perú, el gobierno ha seguido introduciendo cambios en el sistema de facturación, incluyendo las modificaciones realizadas al documento de transporte electrónico, la Guía de Remisión Electrónica – GRE, las que entran en vigor el 1 de enero de 2023.
En efecto, la Resolución 00123-2022 de julio de 2022 exige la emisión obligatoria del documento de transporte electrónico por vía electrónica, dejando de permitir el uso de las facturas guía regulares con información adicional de transporte. De acuerdo con esto, la GRE -en sus versiones remitente (emitida por el remitente) y transportista (emitida por el transportista)- solo podrán ser extendidas a través del sistema de emisión de facturas del contribuyente (SEE del contribuyente) o del Portal de la SUNAT (SEE-SOL) y se deberá utilizar un código QR como documento principal de soporte (sustento de traslado) para las mercancías o bienes en tránsito de un lugar a otro.
Adicionalmente se establece la Guía de Remisión Electrónica por Eventos – GRE por Eventos- la que complementa una GRE emitida antes por el remitente o transportista cuando ocurren sucesos no imputables al emisor, y que permite reiniciar el traslado o traspaso de bienes a otros vehículos. Este tipo de GRE solo podrá ser emitida a través del portal de SUNAT.
Para cualquier traslado, la GRE debe contar con una constancia de recepción (CDR) de la SUNAT, es decir, cuando la entidad tributaria recibe un documento o comprobante, envía de vuelta una CDR “aceptada”, “aceptada con observación” o rechazada.
De acuerdo con la resolución oficial, la obligación de emitir la GRE Remitente (GRER) pasa a ser obligatoria el 1 de enero de 2023, siguiendo un calendario progresivo. Si se requiere emitir un GRE Remitente a partir del 1 de diciembre de 2022, debe generarla con la nueva versión del documento, es decir, 2.0.
| Sujetos obligados | Fecha a partir de la cual debe emitir GRER | Operaciones comprendidas |
| Contribuyentes que a partir del 01.01.2023 se inscriban en el RUC u obtengan su alta** | 1 de enero del 2023 | Todas aquellas operaciones por las que corresponde emitir una GRE Remitente. |
| Contribuyentes con transporte privado y que trasladen arroz, azúcar, alcohol etílico, bienes por importaciones realizadas (1) y/o cemento** | 1 de enero del 2023 | Solo el traslado de arroz, azúcar y/o alcohol etílico.
Solo el traslado de bienes importados. Solo el traslado de cemento. |
| Contribuyentes que al 31.12.2022 pertenezcan al directorio de la Intendencia de Principales Contribuyentes Nacionales, de la Intendencia Lima, Intendencias Regionales y Oficinas Zonales. | 1 de julio de 2023 | Todas aquellas operaciones por las que corresponde emitir una GRE Remitente |
| Resto de contribuyentes** | 1 de enero de 2024 | Todas aquellas operaciones por las que corresponde emitir una GRE Remitente |
**Quienes emiten actualmente GRE Remitente de manera voluntaria, su obligatoriedad dependerá de las fechas indicadas en el recuadro.
(1) Traslados desde los puertos o aeropuertos o terminales de almacenamiento hacia los establecimientos del importador, cuando no se usa ticket de salida y corresponden a importaciones tramitadas con DAM o DS.
Entre los beneficios de utilizar la Guía de Remisión Electrónica destacan una mayor eficiencia al organizar y administrar el traslado de bienes y un significativo ahorro en gastos de almacenamiento de documentos, compra de formatos preimpreso y gastos en tinta y papel.
Cuando se trata de ir a una consulta médica siempre imaginamos la misma escena: llegar al centro de atención, pagar, esperar a que nos llamen, contarle al doctor lo que nos aqueja y, por último, obtener un diagnóstico para solucionar el problema. Sin embargo, la salud ha dado un giro debido a la transformación digital, lo que nos está permitiendo vivir una experiencia diferente.
Hoy, a través de los avances culturales en tecnología, podemos agendar horas médicas de manera fácil y rápida por Internet, comparar precios y elegir entre distintos profesionales, recibir vía e-mail resultados de exámenes, pagar en línea y hasta atendernos por telemedicina, sin la necesidad de asistir a un centro de salud de forma presencial.
Esta asistencia remota está acompañada por mecanismos para verificación de identidad, la cual consiste en la identificación del paciente a través de la biometría, principalmente dactilar y, por otro lado, la gestión digital de documentos, que permite almacenar y respaldar el historial clínico en una sola plataforma y gestionar documentos como órdenes y recetas electrónicas de forma privada. De esta manera se contribuye al ahorro de papel, se agilizan las atenciones, y se proporciona una mejor experiencia usuaria, tanto para los pacientes, como para los trabajadores de la salud.
Los recintos hospitalarios y centros de salud tienen el desafío de incorporar constantemente la tecnología a sus procesos, ya que de esta manera optimizan recursos y avanzan en innovación médica e Inteligencia Artificial (IA). Según “El futuro del cuidado de la salud: estudio sobre hospitales 2022” existen cuatro tendencias tecnológicas transformadoras para el rubro:
Cabe destacar que el almacenamiento de datos en línea promete un mejor funcionamiento y acercamiento a la historia clínica de la persona. Por ejemplo, la disponibilidad de información y la toma de decisiones al momento de la atención ha mejorado en un 42% este año gracias al acceso a datos mediante dispositivos móviles. Además, previene el riesgo de pérdida de datos y aumenta la seguridad de la información personal.
Sabemos que el avance tecnológico ha tenido un gran impacto y ha mostrado ser efectivo estos últimos años. Sin embargo, aún existen desafíos y uno de ellos es la movilidad clínica, tendencia que trata sobre el uso de dispositivos móviles, como computadores o tablets por profesionales de la salud.
Esta innovación ha presentado desafíos como la seguridad de los datos, debido a la falta de presupuesto para el mantenimiento y la actualización de los dispositivos. También, deficiencia en la inversión y sistema en la tecnología de la información (TI) para resguardar la privacidad de los pacientes e información sanitaria.
Para hacer frente a los desafíos que les impone la transformación digital, las entidades de salud requieren de partners estratégicos que les proporcionen herramientas para digitalizar sus procesos, despedirse del papel y mejorar la experiencia de sus pacientes. Sovos, proveedor líder de software para el cumplimiento tributario y la digitalización de procesos empresariales, cuenta con soluciones certificadas de gestión y firma de documentos digitales y verificación de identidad con distintas tecnologías altamente eficientes y confiables -incluyendo biometría dactilar y biometría facial- que resuelven estas problemáticas.
Una de las tecnologías más innovadoras que ha incorporado el celular es la posibilidad de verificar la identidad de los usuarios mediante biometría. Hoy es posible realizar todo tipo de trámites desde nuestros dispositivos móviles, como pagar cuentas, comprar y vender productos y asistir a reuniones de trabajo a distancia, entre otras cosas; pero sin duda la verificación biométrica se lleva las palmas.
El reconocimiento facial, la huella dactilar y el reconocimiento de voz son las tendencias de biometría más utilizadas a diario en nuestros teléfonos a nivel mundial.
Estos métodos no solo sirven para desbloquear los aparatos; también se pueden utilizar para ingresar de forma segura a diferentes aplicaciones bancarias y billeteras digitales, o dar instrucciones por voz a Siri para que haga una llamada o configure una alarma.
Según un estudio de Gartner sobre Inteligencia Artificial, el 70% de las organizaciones utilizan estos métodos en sus trabajos y lo ejecutan por medio de aplicaciones para teléfonos inteligentes.
Al ser un método de reconocimiento basado en las características físicas propias de una persona, y gracias a la gran posibilidad de usos que tiene, la biometría se convierte en una “llave” única e irrepetible, que permite a los usuarios realizar trámites de manera fácil, accesible y segura, contribuyendo a la digitalización de diferentes procesos que antes requerían que el usuario acudiera a una sucursal.
Según un estudio de Americas Market Intelligence (AMI):
Respecto de las tendencias en lo que se refiere al uso de la biometría en el sistema financiero de Perú, por ejemplo, se deben usar al menos dos métodos de verificación de identidad -uno de ellos debe ser biométrico- para verificar que una persona es efectivamente quien dice ser.
Un reconocido banco en dicho país lanzó una cuenta con apertura 100% digital, un avance que permite que sus clientes no deban acudir a sus oficinas. Además, pueden retirar dinero sin tener la tarjeta física en su red de cajeros.
En Chile otra entidad bancaria ha desarrollado una aplicación para obtener la contraseña de coordenadas sin necesitad de una tarjeta física. El dispositivo permite utilizar la biometría facial y dactilar para gestionar los pagos sin importar dónde estés.
Los recintos hospitalarios requieren la huella dactilar para identificar el sistema de previsión de salud de un paciente. Al utilizar la biometría, los clientes pueden firmar legalmente documentos de cualquier índole de forma digital con la confianza de que el usuario ha sido verificado.
La verificación biométrica permite aumentar el grado de certeza al corroborar la identidad de una persona para procesos de firmas electrónicas u otros trámites, protegiendo a las compañías al reducir la tasa de fraudes por suplantación de identidad.
Es un buen año para ser un líder de TI. Después de demasiados años en los que la frase “hacer más con menos” era el mantra de la mayoría de las organizaciones en lo que respecta al gasto en tecnología, las cosas por fin están mejorando.
Según la empresa de investigación Gartner , el gasto en TI alcanzará unos 4,5 billones de dólares en 2022. Esto representa un aumento del 5,1% con respecto a 2021 y es un impulso muy necesario para las empresas que necesitan actualizaciones tecnológicas que pueden haber quedado en segundo plano debido a la pandemia del COVID-19.
Los departamentos de TI también están deseosos de cambiar el enfoque para pasar de mantener las cosas a flote a proyectos más a largo plazo que apoyen estratégicamente y con éxito el futuro del trabajo. Esta afirmación está respaldada por las cifras proporcionadas por la empresa de soluciones de gestión de TI Flexera en su informe State of Tech Spend Report.
Cuando se les preguntó a qué se iban a destinar los presupuestos este año, el 54% de los encuestados esperaba que el aumento de la inversión y los recursos se aplicaran a la tecnología que facilita y hace más fluido el trabajo de los empleados desde casa. Otro 42% de los encuestados declaró una nueva voluntad de pasarse a la nube para soportar las realidades de un mundo post-pandémico. Los participantes en esta encuesta eran todos ejecutivos y gestores de alto nivel en el ámbito de las tecnologías de la información con un conocimiento importante de los presupuestos generales de sus organizaciones, y opinaron sobre lo que se puede esperar en el próximo año.
Estos resultados muestran el nivel de importancia que las empresas están dando a los entornos de trabajo híbridos y flexibles. La probabilidad de que el trabajo desde casa, al menos en cierta medida, haya llegado para quedarse hace que los departamentos de TI se replanteen sus estrategias para estar preparados para afrontar cualquier reto que pueda surgir.
Las estrategias que esbozan los departamentos de TI son sólidas y están en consonancia con el mundo en el que ahora existimos. Sin embargo, hay otra fuerza pospandémica que puede desbaratar los planes mejor trazados y devorar una gran cantidad de presupuesto y recursos. Facturación electrónica por mandato del gobierno.
Si trabaja como responsable de TI en una empresa multinacional, es probable que se encuentre en una de las dos categorías siguientes. En primer lugar, ha tenido que enfrentarse a las nuevas realidades de la supervisión y la aplicación en tiempo real de las autoridades reguladoras. O dos, está a punto de entrar en liza con su propio mandato interno, resolver este problema para siempre.
¿Por qué soy tan definitivo en esta declaración? Porque trabajo con algunas de las mayores marcas del planeta y soy testigo de primera mano de los impactos que estos mandatos están teniendo en su organización de TI.
Cuando se trata de proyectos informáticos, la mayoría no son reactivos, sino el resultado de una planificación cuidadosa y metódica durante un largo periodo de tiempo. Sin embargo, el gobierno está cambiando las reglas aquí. Los proyectos y las actualizaciones ya no están en su línea de tiempo. Cuando se implementan nuevas leyes y mandatos, o se actúa rápidamente para resolver el problema y corregirlo o se pagan las consecuencias, que pueden ir desde fuertes multas hasta incluso la pérdida de la licencia para operar.
A medida que las leyes de facturación electrónica impuestas por los gobiernos aumentan rápidamente en todo el mundo, representan una amenaza creíble para sus presupuestos de TI. Los departamentos de TI deben estar preparados para las nuevas realidades que acompañan a la facturación electrónica exigida por el gobierno. Ahora que las autoridades se encuentran en la pila de datos de sus empresas examinando las transacciones en tiempo real a medida que atraviesan su red, necesitará una solución que le permita entregar la información en el formato requerido en tiempo real.
En definitiva, el cumplimiento ya no es una cuestión fiscal. Los líderes de TI y otros directivos deben trabajar juntos para alinear las funciones empresariales en todos los ámbitos. El departamento de TI debe garantizar que se dispone de los recursos y las herramientas necesarios para cumplir las obligaciones impuestas por el gobierno, independientemente del sector o la ubicación de la empresa.
Si no se aborda el problema en una fase temprana, sólo se producirán problemas más complejos y costosos en el futuro que absorberán presupuestos y recursos críticos destinados a otros proyectos prioritarios.
Si no está seguro de por dónde empezar a construir su estrategia, póngase en contacto con nuestros expertos.
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Puede que no sea ESE teléfono rojo el que está sonando, pero ten por seguro que la dirección está lidiando con un problema serio, y están buscando que las TI lo resuelvan por ellos.
Hay dos cosas que ponen nerviosos a los consejos de administración y a los directivos por encima de todo. Riesgos que pueden afectar a los resultados y a la reputación de la empresa o de la marca. Este problema actual puede hacer ambas cosas y rápido si no se trata a tiempo.
Me refiero a los mandatos fiscales del gobierno.
Ahora se preguntarán, ¿acaso no existen los mandatos gubernamentales desde hace décadas? ¿Por qué la urgencia ahora? Sí, han existido durante mucho tiempo, pero nunca han existido en su forma actual ni han tenido la capacidad de afectar a sus operaciones tan rápidamente.
Permíteme explicarte. En el pasado, las organizaciones de todo el mundo debían informar sobre las transacciones a posteriori y pagar las cantidades que estaban legalmente obligadas a pagar. Si no lo hicieran, el gobierno podría auditarlos dentro de unos meses o años y aplicar una sanción si se descubre que las cosas no están en orden. En el gran esquema de las cosas, era un inconveniente menor para las empresas y no un verdadero elemento de disuasión por tener procesos defectuosos o negligencia.
Todo esto empezó a cambiar hace unos años, cuando los gobiernos empezaron a contemplar una brecha fiscal que crecía sin que hubiera soluciones fáciles para frenarla. ¿Crees que exagero? Según el informe 2021 sobre la brecha del IVA de la Comisión Europea, solo en 2019 los países de la UE perdieron 134.000 millones de euros en ingresos por el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) que les debían legalmente las empresas.
Esto fue una llamada de atención para todos los países que emplean el sistema de imposición del IVA en cualquier parte del mundo. No sólo estaban perdiendo unos ingresos muy necesarios, sino que el problema se agravaba. Hay que hacer algo y hacerlo rápido o no podrán financiar programas vitales en sus países.
Avancemos hasta hoy. Los países se han tomado en serio el problema y han decidido que la tecnología es la respuesta. Han invertido fuertemente en la digitalización y han puesto sus capacidades no sólo a la altura de las empresas, sino que en muchos casos, probablemente por primera vez en la historia, han superado las capacidades de la industria privada para controlar e informar sobre las transacciones financieras.
Hoy en día, ya no se informa a posteriori. Los gobiernos se han instalado en su pila de datos y están revisando las transacciones en tiempo real. Y con la supervisión en tiempo real ha llegado la aplicación de la ley en tiempo real. Si no presenta la información de la forma en que el gobierno ha ordenado, puede esperar una acción rápida que va desde costosas multas hasta la revocación de su licencia comercial en ese país. Ambos serían golpes devastadores para las perspectivas financieras y la reputación de su empresa.
Por eso es tan urgente que las tecnologías de la información se pongan al día y tengan una estrategia para abordar el problema a nivel mundial. Las cosas sólo se van a complicar y la capacidad de escalar los sistemas para cumplir con los cambiantes mandatos fiscales en todos los lugares en los que se hace negocio se ha convertido en una prioridad absoluta para las empresas.
El mundo es nuevo en lo que se refiere al IVA y hay que asumirlo. Si esta información es nueva para usted o está en proceso de asimilar cómo afecta a su organización, le animo a que recuerde y comparta las siguientes cinco cosas con sus colegas:
1. El gobierno está en sus datos
La presentación de informes fiscales en tiempo real se está convirtiendo en la nueva norma para las empresas de todo el mundo. Los gobiernos ya no se conforman con recibir datos a posteriori y ahora exigen una presencia permanente en su pila de datos.
2. Los mandatos de datos de los gobiernos están quitando el control a las empresas
Con la facturación electrónica impuesta por los gobiernos que está tomando el mundo, las empresas tienen poco tiempo para prepararse para este cambio. Para seguir siendo operativos y cumplir con estos mandatos, los informáticos deben crear una estrategia que garantice el cumplimiento de las obligaciones de los mandatos sin dejar de respetar los parámetros de los planes y presupuestos a largo plazo.
3. Los mandatos de datos se mueven y evolucionan rápidamente
Como los gobiernos están avanzando rápidamente hacia la implementación obligatoria de la facturación electrónica, las organizaciones se enfrentan ahora a una ventana extremadamente corta para actualizar sus códigos y mandatos fiscales. Para los departamentos de TI, supervisar y ejecutar estos cambios se convertirá en una de sus principales prioridades.
4. Los mandatos de datos carecen de coherencia de un país a otro
Para las organizaciones internacionales, estar al día de los nuevos procesos, tecnologías y normativas es un componente esencial para dirigir un negocio con éxito. Sin embargo, los diferentes enfoques adoptados por cada autoridad reguladora están causando mucha incertidumbre a las empresas. El reto para las TI es crear la infraestructura que permita a la empresa cumplir con los mandatos individuales de la autoridad reguladora de cada país, a la vez que se integran entre sí para proporcionar un cuadro de mando global en tiempo real del estado de cumplimiento de la organización.
5. Los gobiernos han aumentado la severidad y la velocidad de la aplicación de la ley
Las autoridades fiscales se están volviendo más agresivas que nunca para cerrar las brechas fiscales. Con el uso de herramientas y procesos digitales, los gobiernos pueden agilizar rápidamente el cumplimiento de las normas y rastrear el fraude fiscal con eficacia. En el mundo digital actual, las sanciones pueden ser más rápidas y severas que en el pasado. Las tecnologías de la información deben garantizar que los datos de las transacciones se presenten a las autoridades reguladoras en el formato y el plazo que exigen.
Espero que esta información le proporcione algunas cosas en las que pensar mientras trabaja con las realidades cambiantes de los mandatos fiscales globales.
Después de leer esto, si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto con nuestros expertos:
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A nivel mundial las entidades vinculadas a la industria financiera deben invertir grandes esfuerzos para asegurar servicios de confianza, para lo cual es fundamental que puedan identificar, con certeza y respaldo legal, a quienes firmen contratos y acuerdos de manera no presencial. Esto, debido a que administran datos de alta criticidad y a que son sometidas a estrictas regulaciones para poder operar.
Esto también ocurre en Perú, donde para cumplir con estos requerimientos y salvaguardar la información propia y de sus clientes, dichas instituciones se ven obligadas a contar con mecanismos que les ayuden a proteger estos activos de fraudes y suplantaciones de identidad.
Agilizar la operación de la banca, AFPs, aseguradoras y otras entidades del rubro es uno de los objetivos centrales de Sovos en este ámbito. Para esto cuenta con una solución digital de gestión y firma de documentos, que además de facilitar el almacenamiento y administración, permite firmar documentos en línea verificando previamente la identidad de los firmantes por medio de distintos métodos, como biometría de huella dactilar, biometría facial, verificación por PIN, validación de un tercero y otros, utilizando distintos tipos de firma digital, dependiendo del respaldo legal requerido por cada tipo de documento, incluyendo firma electrónica simple, firma electrónica avanzada, firma cualificada -establecidas según el Decreto Supremo N° 029-2021-PCM- y otras.
Sovos ofrece una solución que cumple con la exigencia de que los documentos digitales firmados de manera remota en el sector financiero cuenten con un doble factor de autenticación -a través de correo electrónico, SMS, biometría, PIN u otros métodos- antes de ser firmados electrónicamente, aspecto fundamental para la prevención y detección de fraudes.
Adicionalmente puede añadir un sellado de tiempo certificado que corrobora la fecha y hora en que los documentos fueron firmados o modificados, lo que facilita su trazabilidad y uso como medio probatorio en cualquier juicio o instancia legal.
Sovos, pionero en el mercado al habilitar al primer banco que utilizó la firma electrónica en el país, está integrado con Cavali, una institución público-privada encargada de administrar y registrar todos los títulos valor en el Perú, como acciones, bonos, pagarés, títulos valor y facturas negociables. Esta capacidad permite a los clientes de Sovos, desde la solución de gestión y firma de documentos digitales, firmar pagarés digitales y registrarlos en Cavali como una anotación en cuenta, adicionales a otros documentos contemplados en el contrato del servicio financiero otorgado.
Adicionalmente Sovos tiene una alianza con la Bolsa de Valores de Lima, que permite a muchas Sociedades Administradoras de Fondos de Inversión y agentes de bolsa gestionar la transacción de acciones a través del gestor documental digital utilizando también los diferentes tipos de firmas disponibles en la plataforma, de acuerdo con el valor legal que requiera el documento.
Tan variadas como las entidades que componen la industria de servicios financieros son las aplicaciones que ofrece la solución de gestión y firma de documentos digitales de Sovos.
Sovos puede habilitar la firma electrónica de documentos digitales para la entrega de tarjeta de crédito y débito, contratación de servicios electrónicos, renovaciones, firma de contratos de seguros, upgrade de tarjetas, firma de contratos con clientes en la banca y la apertura de nuevas cuentas de manera remota. Además, simplifica la contratación de hipotecas, seguros, préstamos y líneas de crédito, todo en una sola plataforma y un servicio único.
Para entidades como las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFPs), la solución de Sovos permite digitalizar las órdenes de traspaso de una entidad a otra (OTI), y la firma electrónica de los mismos, eliminando los procesos en papel -y por ende el flujo de documentos vía valija, almacenamiento y recuperación- proporcionando acceso a un portal de custodia donde se almacenan los documentos, identificados con un número, firmados y con sellado de tiempo.
Las compañías de seguros utilizan la opción que ofrece el gestor documental de mostrar al cliente los documentos pendientes de firma para que este pueda revisarlos. En el momento de la firma, el cliente ingresa la clave dinámica (OTP), la que es capturada por Sovos y enviada al envía a dicha institución para corroboración, tras lo cual continúa o detiene el proceso de firma. La biometría de huella dactilar o de reconocimiento facial también es requerida en estos procesos.
Agiliza tu operación, mejora la productividad y optimiza recursos manteniendo altos niveles de seguridad y protección de datos con una empresa líder en servicio de verificación de identidad y firma de documentos online.
Imagina este escenario.
Su socio comercial le cambia las reglas a mitad de camino y su capacidad para hacer negocios con él depende ahora de que cambie toda su estructura de información para satisfacer sus nuevas exigencias.
Ah, sí, también debo mencionar que el plazo para cumplir con estas exigencias es extremadamente ajustado y, si no lo haces, puedes olvidarte de hacer negocios en su región hasta que lo consigas. Y si en algún momento de tu vida no cumples con estas normas, pueden multarte o cerrarte.
¿Suena descabellado? No lo es. Es exactamente lo que está ocurriendo en los principales mercados económicos, desde Brasil hasta Italia y partes de Asia y África. Verá, los gobiernos han alcanzado a las empresas en lo que respecta a la tecnología, y en muchos aspectos, los han superado en lo que respecta a la digitalización.
Esto significa que los gobiernos han adoptado un enfoque más proactivo en la revisión de las transacciones financieras y exigen informes en tiempo real. Como parte de eso, han implementado la aplicación en tiempo real para garantizar que se está cumpliendo con las especificaciones obligatorias adecuadas. Para ello, han fijado su residencia permanente en su pila de datos. Y no se equivoquen, cuando se trata de la facturación electrónica, ellos llevan la voz cantante.
Los gobiernos de todo el mundo están implantando la facturación electrónica obligatoria por su capacidad para facilitar el cumplimiento de la normativa y seguir el fraude con rapidez y eficacia. La notificación a posteriori, que había sido la norma hasta ahora, era más difícil de aplicar y requería largas y costosas auditorías para recuperar lo que se debía por derecho. Muchas organizaciones no se tomaban en serio las sanciones y se limitaban a reservar algo de dinero para hacer frente a estos inconvenientes a medida que iban surgiendo.
Este enfoque dio lugar a una brecha fiscal que sigue creciendo. En 2019, la brecha del IVA de los 28 estados miembros de la Unión Europea fue de más de 134.400 millones de euros para todos los estados miembros juntos. Esto se había convertido en algo insostenible e inaceptable para muchos gobiernos, por lo que se creó una nueva tecnología centrada en la digitalización para garantizar que todos los ingresos legalmente debidos se recaudaran a tiempo y en su totalidad. El incumplimiento daría lugar a medidas de ejecución más rápidas e impactantes.
Esta tendencia está creciendo rápidamente con países de todo el mundo que adoptan nuevos mandatos y metodologías para el seguimiento y la aplicación de las normas. Se espera que en los próximos cinco años casi todos los países que emplean el sistema de imposición del IVA actualicen sus sistemas en cierta medida.
No te equivoques. Debido a la exigencia de información en tiempo real, se trata de un problema informático, no fiscal. Para las empresas multinacionales que hacen negocios en docenas de países, podría haber algunos momentos dolorosos en el camino si no planifican a tiempo y desarrollan una estrategia sólida para cada uno de los lugares en los que tienen operaciones.
Las TI deben centrarse en el objetivo final: implementar un enfoque centralizado para gestionar estas leyes de facturación electrónica exigidas por el gobierno para garantizar un enfoque globalmente coherente para todas las presentaciones digitales. No puedo exagerar la importancia de las sinergias de aplicación a medida que los requisitos aumentan y se amplían. Esto sólo va a ser más complejo a medida que pase el tiempo.
Y quizás lo más importante, no tengas miedo de pedir ayuda. Es un asunto complicado que cambia día a día. No es el momento ni el tema para intentar hacerlo por tu cuenta.
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