Imagina este escenario.
Su socio comercial le cambia las reglas a mitad de camino y su capacidad para hacer negocios con él depende ahora de que cambie toda su estructura de información para satisfacer sus nuevas exigencias.
Ah, sí, también debo mencionar que el plazo para cumplir con estas exigencias es extremadamente ajustado y, si no lo haces, puedes olvidarte de hacer negocios en su región hasta que lo consigas. Y si en algún momento de tu vida no cumples con estas normas, pueden multarte o cerrarte.
¿Suena descabellado? No lo es. Es exactamente lo que está ocurriendo en los principales mercados económicos, desde Brasil hasta Italia y partes de Asia y África. Verá, los gobiernos han alcanzado a las empresas en lo que respecta a la tecnología, y en muchos aspectos, los han superado en lo que respecta a la digitalización.
Esto significa que los gobiernos han adoptado un enfoque más proactivo en la revisión de las transacciones financieras y exigen informes en tiempo real. Como parte de eso, han implementado la aplicación en tiempo real para garantizar que se está cumpliendo con las especificaciones obligatorias adecuadas. Para ello, han fijado su residencia permanente en su pila de datos. Y no se equivoquen, cuando se trata de la facturación electrónica, ellos llevan la voz cantante.
Los gobiernos de todo el mundo están implantando la facturación electrónica obligatoria por su capacidad para facilitar el cumplimiento de la normativa y seguir el fraude con rapidez y eficacia. La notificación a posteriori, que había sido la norma hasta ahora, era más difícil de aplicar y requería largas y costosas auditorías para recuperar lo que se debía por derecho. Muchas organizaciones no se tomaban en serio las sanciones y se limitaban a reservar algo de dinero para hacer frente a estos inconvenientes a medida que iban surgiendo.
Este enfoque dio lugar a una brecha fiscal que sigue creciendo. En 2019, la brecha del IVA de los 28 estados miembros de la Unión Europea fue de más de 134.400 millones de euros para todos los estados miembros juntos. Esto se había convertido en algo insostenible e inaceptable para muchos gobiernos, por lo que se creó una nueva tecnología centrada en la digitalización para garantizar que todos los ingresos legalmente debidos se recaudaran a tiempo y en su totalidad. El incumplimiento daría lugar a medidas de ejecución más rápidas e impactantes.
Esta tendencia está creciendo rápidamente con países de todo el mundo que adoptan nuevos mandatos y metodologías para el seguimiento y la aplicación de las normas. Se espera que en los próximos cinco años casi todos los países que emplean el sistema de imposición del IVA actualicen sus sistemas en cierta medida.
No te equivoques. Debido a la exigencia de información en tiempo real, se trata de un problema informático, no fiscal. Para las empresas multinacionales que hacen negocios en docenas de países, podría haber algunos momentos dolorosos en el camino si no planifican a tiempo y desarrollan una estrategia sólida para cada uno de los lugares en los que tienen operaciones.
Las TI deben centrarse en el objetivo final: implementar un enfoque centralizado para gestionar estas leyes de facturación electrónica exigidas por el gobierno para garantizar un enfoque globalmente coherente para todas las presentaciones digitales. No puedo exagerar la importancia de las sinergias de aplicación a medida que los requisitos aumentan y se amplían. Esto sólo va a ser más complejo a medida que pase el tiempo.
Y quizás lo más importante, no tengas miedo de pedir ayuda. Es un asunto complicado que cambia día a día. No es el momento ni el tema para intentar hacerlo por tu cuenta.
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Parte IV de V – Ryan Ostilly, vicepresidente de producto y estrategia GTM EMEA & APAC, Sovos
Haga clic en aquí para leer la tercera parte de la serie.
Las leyes de facturación electrónica exigidas por los gobiernos se están abriendo paso en casi todas las regiones del mundo, lo que conlleva mandatos y expectativas más estrictos para las empresas. Insertados en todos los aspectos de su operación, los gobiernos son ahora una influencia omnipresente en su pila de datos que revisa cada transacción en tiempo real mientras atraviesa su red. El control en tiempo real también ha traído consigo una aplicación en tiempo real que puede variar en severidad desde multas significativas hasta el cierre completo de su negocio. Todo esto ha creado una nueva realidad para los responsables de TI, que necesitan una estrategia para hacer frente a estos cambios globales. Hemos pedido a nuestro vicepresidente de producto y estrategia GTM, Ryan Ostilly, que nos ofrezca su orientación sobre cómo afectará esto a los departamentos de TI y cómo pueden prepararse mejor.
P: Ahora que las autoridades gubernamentales están en los datos de las empresas y exigen informes en tiempo real o casi real, ¿qué impacto tendrá esto en los departamentos de TI?
RO: Los equipos de TI tendrán que trabajar duro para garantizar que sus sistemas fiscales transaccionales y financieros principales tengan la capacidad mejorada de extraer, transformar, remitir y consumir datos en tiempo real con todas las jurisdicciones fiscales en toda su huella global, en cumplimiento de una miríada de requisitos legales y de procedimiento en constante cambio. Con la aceleración del ritmo de la disrupción, los gobiernos están reescribiendo las reglas sobre el control y la participación de los contribuyentes, forzando la conexión directa y la intimidad con los propios datos.
Me temo que en un número creciente de casos, los propietarios de los datos pueden ser departamentos funcionales. El departamento de TI tendrá que evolucionar su papel en esta relación, considerando a la Administración como un socio empresarial fundamental, con el que deben estar siempre conectados, de forma continua y completa.
P: Para cumplir con los mandatos del gobierno y garantizar que las operaciones continúen sin interrupción, ¿qué debe priorizar la TI? ¿Qué enfoque recomendaría?
RO: En esta era moderna de transformación fiscal iniciada por el gobierno, el departamento de TI exitoso perseguirá una estrategia proactiva que priorice un marco conectado, continuo y completo para los mandatos del gobierno y los Controles de Transacción Continua (CTC). Estos tres principios son:
Connected – Diseñar una estrategia simplificada de integración y de proveedores. Reduzca la exposición a múltiples integraciones y proyectos pesados cuando adopte nuevas jurisdicciones o implemente cambios.
Continua – Asóciese con expertos en normativa y legislación de forma regular. Revise los próximos mandatos y evalúe el impacto en sus necesidades empresariales actuales y futuras.
Completa – Piensa más allá de los aspectos técnicos y los esquemas. Asóciese con expertos en materia fiscal a la hora de traducir y validar los requisitos del mandato, ya que estos resultados definirán la posición financiera y fiscal de su empresa ante las autoridades fiscales en tiempo real.
Han cambiado muchas cosas en el mundo de la facturación electrónica exigida por los gobiernos. La continua inversión en tecnología por parte de las autoridades gubernamentales ha puesto a los reguladores en posición de exigir una mayor transparencia junto con una información más detallada y en tiempo real. Para satisfacer estas demandas, las empresas recurren a sus organizaciones de TI. La buena noticia es que no tienes que hacerlo solo. Sovos cuenta con los conocimientos necesarios para guiarle a través de esta evolución global, gracias a nuestra experiencia trabajando con muchas de las principales marcas del mundo.
¿Necesita ayuda para mantenerse al día con los mandatos globales?. Póngase en contacto con el equipo de expertos fiscales de Sovos.
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Parte III de V – Eric Lefebvre, director de tecnología, Sovos
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Las leyes de facturación electrónica exigidas por los gobiernos se están abriendo paso en casi todas las regiones del mundo, lo que conlleva mandatos y expectativas más estrictos para las empresas. Insertados en todos los aspectos de su operación, los gobiernos son ahora una influencia omnipresente en su pila de datos que revisa cada transacción en tiempo real mientras atraviesa su red. El control en tiempo real también ha traído consigo una aplicación en tiempo real que puede variar en severidad desde multas significativas hasta el cierre completo de su negocio. Todo esto ha creado una nueva realidad para los responsables de TI, que necesitan una estrategia para hacer frente a estos cambios globales. Hemos pedido a nuestro director de tecnología, Eric Lefebvre, que nos oriente sobre cómo afectará esto a los departamentos de TI y cómo pueden prepararse mejor.
P: Ahora que las autoridades gubernamentales están en los datos de las empresas y exigen informes en tiempo real o casi real, ¿qué impacto tendrá esto en los departamentos de TI?
EL: La centralización es la clave, pero hay que seguir un proceso para ejecutarlo correctamente. Al principio, la centralización debe comenzar con los procesos empresariales, las prácticas, las herramientas y la estandarización de las tecnologías de transmisión y extracción de datos en toda la organización. A continuación, el departamento de TI debe tener en cuenta los datos basados en las necesidades de los acuerdos de nivel de servicio. A partir de:
Datos de entrega:
Una vez que esto se ha consolidado, las TI pueden centrarse en los datos operativos, que contienen:
Los departamentos de TI deben centrarse en la disponibilidad de los datos añadiendo múltiples fuentes replicadas de los mismos. La localización de los datos es otra necesidad crítica impulsada por los mandatos que, en su mayoría, se orientan a mantener los datos a nivel local, como estamos viendo en países como Arabia Saudí y muchas otras naciones de Asia Oriental. Los departamentos de TI tienen que garantizar que se puedan proporcionar almacenes de datos por satélite, que son fundamentales para los países con esas especificaciones. La centralización de los procesos y herramientas para la entrega de datos es el primer paso. Para el segundo paso, es necesario dividir los datos, dejando de almacenar los datos durante años en un único almacén de datos, lo que hace imposible moverlos/replicarlos y hacerlos disponibles.
P: Para cumplir con los mandatos del gobierno y garantizar que las operaciones continúen sin interrupción, ¿qué debe priorizar la TI? ¿Qué enfoque recomendaría?
EL: A medida que las organizaciones se van decantando por un enfoque centralizado, deben ser conscientes de que el radio de explosión del “fracaso” afecta a más de un país. Para combatirlo, las organizaciones de TI deben contar con procedimientos y planes sólidos que ayuden tanto a evitar estas situaciones como a limitar rápidamente los daños si se produce un problema. Lo veo como tres áreas de enfoque distintas:
Procedimientos de control de cambios. Reforzar los controles de impacto no sólo para los cambios de código o las actualizaciones operativas, sino también incluir los cambios normativos y de configuración.
Procedimientos de prueba. Deje de lado las pruebas de alcance regional e incorpore pruebas sintéticas globales de extremo a extremo, empezando por el servicio de borde hasta todos los servidores de fondo y de vuelta.
Gestión de incidentes. Pasar de la supervisión del backend a una vista de panel único de supervisión y de interrupción de servicio centralizada, con el apoyo de un centro de operaciones global en un modelo de estilo “follow the sun”.
Han cambiado muchas cosas en el mundo de la facturación electrónica exigida por los gobiernos. La continua inversión en tecnología por parte de las autoridades gubernamentales ha puesto a los reguladores en posición de exigir una mayor transparencia junto con una información más detallada y en tiempo real. Para satisfacer estas demandas, las empresas recurren a sus organizaciones de TI. La buena noticia es que no tienes que hacerlo solo. Sovos cuenta con los conocimientos necesarios para guiarle a través de esta evolución global, gracias a nuestra experiencia trabajando con muchas de las principales marcas del mundo.
Parte II de V – Oscar Caicedo, Vicepresidente de gestión de productos para el IVA de América, Sovos
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Las leyes de facturación electrónica impuestas por los gobiernos se están abriendo paso en casi todas las regiones del mundo, lo que conlleva mandatos y expectativas más estrictos para las empresas. Insertados en todos los aspectos de su operación, los gobiernos son ahora una influencia omnipresente en su pila de datos que revisa cada transacción en tiempo real a medida que atraviesa su red. La supervisión en tiempo real también ha traído consigo una aplicación en tiempo real que puede variar en severidad desde multas significativas hasta el cierre completo de su negocio. Todo esto ha creado una nueva realidad para los responsables de TI, que necesitan una estrategia para hacer frente a estos cambios globales. Hemos pedido a nuestro vicepresidente de gestión de productos para el IVA, Oscar Caicedo, que nos ofrezca su orientación sobre cómo afectará esto a los departamentos de TI y cómo pueden prepararse mejor.
P: Ahora que las autoridades gubernamentales están en los datos de las empresas y exigen informes en tiempo real o casi real, ¿qué impacto tendrá esto en los departamentos de TI?
OC: Para mí, esto se divide en cuatro categorías distintas:
1. Arquitectura de procesos empresariales – A medida que las entidades reguladoras se vuelven más avanzadas, es importante examinar el proceso empresarial funcional general, no sólo el mecanismo técnico para informar. Muchos procesos empresariales se consolidaron mucho antes de que las capacidades actuales estuvieran disponibles. Es importante revisar el proceso de negocio para poder determinar el mejor camino técnico a seguir.
2. Fuente de la verdad – Con el complejo entorno por el que deben navegar los departamentos de TI, es necesario redefinir las expectativas de la fuente de la verdad de los datos/procesos. Los ecosistemas del sistema back-end no se construyeron teniendo en cuenta las necesidades actuales de cumplimiento/regulación. En los mercados maduros, en los que los gobiernos siguen avanzando en sus capacidades técnicas, es fundamental tener una estrategia clara para protegerse de los riesgos de la fuente de la verdad. De lo contrario, las entidades reguladoras locales tienden a convertirse en la última fuente de verdad.
3. Agregación/reconciliación de datos – La falta de claridad sobre la fuente de la verdad para cada proceso empresarial funcional puede dar lugar a importantes riesgos. El registro de datos en tiempo real con los reguladores locales fue el reto inicial. El reto actual es garantizar que todos los sistemas implicados se mantengan sincronizados y estén siempre plenamente armonizados. Los departamentos de TI deben reconocer que ahora es una necesidad para navegar en el entorno actual.
4. Datos maestros – Los datos de los sistemas de fondo ya eran lo suficientemente complicados como para soportarlos de forma centralizada. Una vez que se introdujeron las necesidades normativas en tiempo real, el problema de los datos aumentó exponencialmente. Las estructuras de datos, las bibliotecas de datos y los programas de extracción son todos intentos de resolver el problema, pero normalmente estos intentos fracasan debido a las lagunas en la comprensión de lo que es obligatorio frente a lo que es opcional. Una orientación clara sobre las necesidades locales es fundamental antes de decidir una estrategia técnica.
P: Para cumplir con los mandatos del gobierno y garantizar que las operaciones continúen sin interrupción, ¿qué debe priorizar la TI? ¿Qué enfoque recomendaría?
OC: Yo daría prioridad a un claro conocimiento normativo de los mercados/geografías en los que se opera. Esto parece obvio, pero no siempre es así. El 99% de las veces que hablo con una gran organización multinacional, no tienen claras las necesidades del mercado local. Los esfuerzos por centralizar o adoptar un enfoque cohesivo fracasan porque los principales responsables de la toma de decisiones en materia de TI no entendieron la normativa.
Además, hay que centrarse en los procesos empresariales y en los requisitos de datos para que tengan éxito y resolver el problema de principio a fin. El reto no termina con el registro de datos. El problema termina cuando se tiene la visibilidad, el mantenimiento, el apoyo, la conciliación y la inteligencia adecuados para estar totalmente preparado.
No te arriesgues. El entorno normativo es muy dinámico, por lo que es importante garantizar la comprobación adecuada de todos los escenarios empresariales necesarios para operar. No tener unos guiones de prueba claros puede llevar a sorpresas en los entornos de producción, lo que puede tener grandes implicaciones para la operación.
Por último, consolide todo lo posible. Esto significa simplificar los puntos finales, los protocolos de comunicación, las estructuras de datos, etc. Esto permitirá una gestión más eficaz de los procesos obligatorios en las diferentes jurisdicciones.
Han cambiado muchas cosas en el mundo de la facturación electrónica exigida por los gobiernos. La continua inversión en tecnología por parte de las autoridades gubernamentales ha puesto a los reguladores en posición de exigir una mayor transparencia junto con una información más detallada y en tiempo real. Para satisfacer estas demandas, las empresas recurren a sus organizaciones de TI. La buena noticia es que no tienes que hacerlo solo. Sovos cuenta con los conocimientos necesarios para guiarle a través de esta evolución global, gracias a nuestra experiencia trabajando con muchas de las principales marcas del mundo.
Parte I de V – Steve Sprague, director comercial, Sovos
Las leyes de facturación electrónica exigidas por los gobiernos se están abriendo paso en casi todas las regiones del mundo, lo que conlleva mandatos y expectativas más estrictos para las empresas. Insertados en todos los aspectos de su operación, los gobiernos son ahora una influencia omnipresente en su pila de datos que revisa cada transacción en tiempo real mientras atraviesa su red. El control en tiempo real también ha traído consigo una aplicación en tiempo real que puede variar en severidad desde multas significativas hasta el cierre completo de su negocio. Todo esto ha creado una nueva realidad para los responsables de TI, que necesitan una estrategia para hacer frente a estos cambios globales. Hemos pedido a nuestro director de estrategia, Steve Sprague, que nos ofrezca su orientación sobre cómo afectará esto a los departamentos de TI y cómo pueden prepararse mejor.
P: Ahora que las autoridades gubernamentales están en los datos de las empresas y exigen informes en tiempo real o casi real, ¿qué impacto tendrá esto en los departamentos de TI?
SS: Los CIO tienen que tomar una decisión: ¿pivotan con estos cambios y adoptan un enfoque centralizado de sus datos, sistemas, procesos de negocio y aplicaciones, o dirigen una plataforma descentralizada en la que se deja que cada país tome sus propias decisiones? Más del 95% de las empresas han aplicado un enfoque descentralizado a medida que estos mandatos han ido creciendo país a país. Sin embargo, a medida que América Latina ha crecido de sólo tres países que instituyeron estos mandatos en 2014 a más de 14 países que los implementan ahora, y con otros 30 países alrededor del mundo comenzando el proceso de implementación de regímenes similares, incluyendo economías a través de Asia y Europa, como Francia y Alemania – un enfoque descentralizado conduce a varios problemas a largo plazo, incluyendo:
– Visibilidad limitada fuera del país
– Múltiples herramientas y proveedores a través de diferentes países
– Procesos desarticulados con un enfoque en el cumplimiento de las obligaciones locales solamente
– Resolver el “problema a mano” vs. mirar el panorama más amplio. resolver el “problema en cuestión” frente a la visión de conjunto
– Funciones y responsabilidades mal definidas
– Enfoque incoherente para la implantación en otros países
P: Para cumplir los mandatos del gobierno y garantizar que las operaciones continúen sin interrupción, ¿a qué debería dar prioridad el departamento de TI? ¿Qué enfoque recomendaría?
SS: La informática debe centrarse en el objetivo final: aplicar un enfoque centralizado a estas leyes de facturación electrónica exigidas por el gobierno para garantizar un enfoque globalmente coherente de todas las presentaciones digitales. Se reducirán los costes a medida que se consolide el número de proveedores y herramientas, y se mitigarán aún más los riesgos gracias a una mayor estandarización y visibilidad. No puedo exagerar la importancia de las sinergias de aplicación a medida que los requisitos aumentan y se amplían. Esto sólo va a ser más complejo a medida que pase el tiempo. La claridad de las funciones y responsabilidades es el otro beneficio para los equipos de TI, ya que este enfoque conducirá a áreas de enfoque claramente definidas para el equipo. Por último, la alineación de los análisis a través de un centro de datos será ahora posible, proporcionando un panel de control centralizado para sus operaciones globales.
Han cambiado muchas cosas en el mundo de la facturación electrónica exigida por los gobiernos. La continua inversión en tecnología por parte de las autoridades gubernamentales ha puesto a los reguladores en posición de exigir una mayor transparencia junto con una información más detallada y en tiempo real. Para satisfacer estas demandas, las empresas recurren a sus organizaciones de TI. La buena noticia es que no tienes que hacerlo solo. Sovos cuenta con los conocimientos necesarios para guiarle a través de esta evolución global gracias a nuestra experiencia de trabajo con muchas de las principales marcas del mundo.
El ejecutivo toma el timón para superar desafíos y abrir nuevas oportunidades en la región, usando como brújula la experiencia de la compañía en facturación electrónica y digitalización de procesos empresariales.
José Antonio Vidal tiene más de 30 años de experiencia en ventas y marketing en empresas de renombre mundial. Durante tres años fue responsable de la operación de Perú y de la apertura de la oficina de Colombia de Paperless, empresa de origen chileno especializada en facturación electrónica, donde impulsó su posicionamiento como líder en el segmento de grandes empresas, hasta la adquisición de la compañía por parte de Sovos en 2017.
Vidal es además uno de los socios fundadores de la reconocida empresa The Sales Group School en el Perú, una escuela especializada en consultoría y capacitación en ventas donde, a la fecha, más de 5 mil alumnos -principalmente gerentes y ejecutivos de ventas- han enriquecido sus habilidades para desarrollar oportunidades de negocios.
Hoy, José Antonio Vidal vuelve a Sovos, donde emprende un nuevo desafío como Country Manager para Perú, Colombia y Ecuador, posición desde la cual será responsable de identificar e implementar oportunidades de mejora en la base instalada, fortalecer la presencia de marca y abrir nuevos acuerdos comerciales para las dos líneas de negocios centrales de la compañía en la región: facturación electrónica y soluciones para la digitalización de los procesos empresariales.
A partir de un análisis de la situación de cada cliente, elaborar estrategias que nos permitan superar nuestros puntos débiles y potenciar nuestras fortalezas para ofrecer un mejor servicio a quienes han confiado en nosotros, y generar oportunidades de negocio cross selling para introducir las nuevas soluciones de nuestro portafolio, que Sovos incorporó tras la adquisición de compañías como Acepta y TOC Biometrics, que aportan valor al facilitar a las compañías la transición hacia la digitalización de sus procesos empresariales. Adicionalmente, por supuesto, captar de manera importante nuevos clientes en la región.
Diría que un desafío importante es posicionar nuestra marca donde aún no somos tan conocidos, mostrando quién es Sovos, el peso y respaldo que tiene como empresa multinacional con más de 40 años de existencia, la posición de liderazgo que tiene en otras regiones como Norteamérica y Europa y el valor que agrega nuestra amplia gama de soluciones a las más diversas industrias. Tenemos por delante una oportunidad inmensa y atractiva en términos de desarrollo de negocios en los tres países bajo mi liderazgo. Pienso que el mayor reto hoy es Colombia, porque Sovos está recién desarrollando una estrategia más agresiva de penetración. En Ecuador, donde el año pasado adquirimos Stupendo, empresa muy valorada por sus clientes por la calidad de servicio y soluciones robustas, debemos trabajar para continuar en el primer lugar y ampliar la oferta de servicios. En Perú fuimos pioneros en facturación electrónica y el primer y mayor operador OSE certificado, pero la competencia es muy fuerte y esto nos obliga a redoblar esfuerzos para mantener nuestro liderazgo y calidad. En todos los países tenemos el reto, además, de demostrar que, si bien somos una empresa global, tenemos y profundizaremos la experiencia y la calidad de servicio local para ayudar a nuestros clientes.
En síntesis, hay un mercado potencial muy grande para seguir creciendo en factura electrónica y también en el área de procesos digitales, en especial con nuestras soluciones de verificación de identidad biométrica y gestión y firma de documentos digitales.
Latinoamérica es muy demandante debido a la rapidez con la que surgen nuevos mandatos para regular el cumplimiento fiscal y es un desafío para empresas como la nuestra. Una de las fortalezas de Sovos es su equipo mundial de expertos regulatorios, que monitorean constantemente los nuevos requerimientos de las entidades tributarias y los traspasan a nuestras áreas de Desarrollo y Producto para anticiparnos y facilitar a los clientes el estar al día con estas demandas.
La fortaleza más clara es que tenemos la experiencia y conocimiento global en un tema tan complejo y crítico como la gestión de impuestos y podemos proveer soluciones a nivel local en más de 70 países en el mundo, apalancándonos, justamente, en todo lo aprendido. Creo que esta es una ventaja que nos permite ofrecer a nuestros clientes multinacionales soluciones con el respaldo de calidad global y la certeza de que les ayudaremos a crecer, ser más eficientes y estar siempre en cumplimiento de los requerimientos tributarios en donde operen.
La transformación digital de los procesos es una tendencia que toma fuerza en América Latina. Esta digitalización, acelerada por los cambios que están demandando las administraciones tributarias en la región, abarca un amplio espectro de tareas propias de cada compañía, y uno de los elementos centrales tiene que ver con los procesos de firma de documentos. Perú no está ajeno a esta tendencia, y la firma digital es un mecanismo ampliamente utilizado en el país para simplificar los trámites que requieren ser visados por los participantes de un convenio.
En esa línea, Sovos organizó un conversatorio para abordar el status de la firma en el país, analizar el marco legal que la sustenta y compartir experiencias donde sus soluciones de firma y gestión documental digital han facilitado estos procedimientos.
La norma peruana 27.269, que regula la mecánica de firmas digitales y electrónicas, establece que estas firmas tienen exactamente la misma validez y eficacia jurídica que las tradicionales manuscritas. Esto ha permitido avanzar en la automatización y digitalización del flujo de procesos documentales que antes se manejaban a mano, con la misma validez legal del papel. De hecho, en caso de cuestionamientos de dicha validez, la norma prevé mecanismos para que estos puedan ser auditados, validados y sustentados frente a un eventual litigio.
La norma también exige mecanismos que verifiquen la identidad de las personas que están celebrando un contrato o firmando un documento, y de las empresas que los custodian, requiere que aseguren la integridad de los documentos, es decir, que no puedan ser modificados en el tiempo.
En este orden de ideas, Sovos cuenta con una plataforma de gestión documental digital que permite, ya sea a través de la web, de APIs que pueden integrarse a cualquier ERP o sistema del cliente, o desde el móvil, realizar todos los procesos de firma que se requieran. Para esto, previo a un proyecto de implementación e integración, se definen y configuran los flujos de firma y los tipos de documentos que se van a utilizar.
La plataforma permite seleccionar el tipo de documento, notificar vía correo a los firmantes que hay un documento pendiente -al que se puede acceder vía web o celular- y ofrece distintas alternativas de firma, incluyendo el propio pin del gestor y procesos biométricos dactilares o faciales. Una vez firmado, se agrega al documento un time stamp, un ladrillo de firma que contiene la información básica de la persona que firmó, el tipo de firma, la fecha y la hora. Se suma además un código de auditoría único, que permite hacer toda la traza del proceso de firma y de generación de verificación del operador.
Contar con procesos de verificación de identidad que otorguen un alto nivel de certeza a la firma de documentos asegura mayores eficiencias en los procesos de negocios. Uno de los casos compartidos en el conversatorio trató de una empresa de telecomunicaciones que necesitaba reducir los tiempos en los procesos de venta de planes telefónicos, que podían fácilmente extenderse hasta por 30 días. Para resolver esta problemática se implementó la verificación dactilar como mecanismo de validación, lo que permitía contrastar la huella contra el registro nacional de identidad. Si la respuesta era exitosa, el proceso de venta continuaba hasta la firma digital de los documentos, acortando significativamente los tiempos para el cliente.
Aplicaciones similares se pueden desarrollar para industrias como los servicios financieros, retail, educación, salud, manufactura y construcción, entre otras, para la firma de contratos de distintas índoles, con altos niveles de seguridad, al verificar la identidad de los firmantes contra las bases de datos de las entidades pertinentes en el país, para luego realizar las firmas desde cualquier lugar geográfico.
Para esto, en el Perú Sovos está certificado como emisor de certificados digitales, lo que implica que cuenta con una serie de mecanismos de certificación en integración con las entidades pertinentes del país para dar cumplimiento a las normativas, garantizando la validez legal y ayudando a que estos procesos internos de la compañía se vuelvan digitales, asegurando al mismo tiempo la continuidad operacional de las compañías de la mano de una buena experiencia para el usuario, para lo cual se han desarrollado estándares de implementación bastante robustos que procuran mitigar cualquier riesgo relacionado.
La figura de los Operadores de Servicios Electrónicos (OSE) -entes con delegación legal de SUNAT para validar la correcta emisión de los documentos tributarios electrónicos que sirven de soporte a los comprobantes de pago y a cualquier otro documento que se emita en esta línea- es de uso obligatorio para los principales contribuyentes con el fin de hacer más eficaz la implementación de la facturación digital en el país.
Los 16 operadores hoy certificados -Sovos fue el primero en obtener la certificación en 2019- representan el nexo entre la autoridad tributaria y los contribuyentes y desempeñan un rol fundamental, no solo en el fomento e implementación de los cambios regulatorios; también actúan como validadores y certificadores, estableciendo el compromiso de constante cumplimiento con la SUNAT.
Los beneficios derivados de la implementación de este modelo son múltiples para las compañías. En primer lugar, los OSE no solo tienen como obligación responderle al contribuyente sobre el estado de sus documentos en tiempo y forma; también, al realizar un proceso ciento por ciento digital, permiten un significativo ahorro de recursos -tiempo y costos- para las diferentes empresas.
Adicionalmente actúan como intermediarios, mejorando sustantivamente la comunicación entre las partes: en efecto, los contribuyentes ya no deben conectarse con la SUNAT, debido a que los OSE validan según la normativa vigente, mientras que los Proveedores de Servicios Electrónicos (PSE), son los responsables de emitir los documentos tributarios electrónicos.
Asegurar que la emisión de comprobantes electrónicos cumpla con todas las normativas y regulaciones para evitar multas y detenciones es crítico para las compañías. En virtud de esta relevancia, la SUNAT monitorea constantemente la calidad, efectividad y estabilidad del servicio provisto por un OSE, detectando al momento cualquier tipo de irregularidades y garantizando así altos niveles de seguridad.
Otro valor agregado provisto por los OSE tiene que ver con las transacciones internacionales y los beneficios que experimentan los contribuyentes que se dedican a la importación o exportación de productos; esto no solo por la agilidad y el cumplimiento de un documento correctamente emitido, sino también, por la tranquilidad de contar con operaciones enmarcadas dentro de la legalidad impuesta por la normativa tributaria.
Para cumplir con excelencia con los requerimientos de la SUNAT y de los contribuyentes, un proveedor debe ir un paso más allá del cumplimiento de sus obligaciones básicas. En ese sentido, Sovos no solo cuenta con una solución, Sovos OSE, que permite una perfecta integración con múltiples ERP y POS y asegura una alta disponibilidad del servicio, rápida capacidad de respuesta, protección de datos, una infraestructura sólida y los niveles de procesamiento más rápidos del mercado.
Además procura añadir valor a la figura a través, por ejemplo, de un relacionamiento estrecho y de confianza con la autoridad tributaria para compartir opiniones, realizar comprobaciones y comunicar a los contribuyentes los diferentes cambios que se aproximan oportunamente.
Adicionalmente, uno de los elementos diferenciadores más relevantes de Sovos como OSE es su equipo de expertos tributarios, que analizan las normas, y de analistas de negocios, que revisan permanentemente el impacto de las diferentes normativas en los clientes y en cada una de las industrias donde hacen negocios.
Hoy Sovos transacciona más de 700 millones de operaciones de validación, lo que representa más del 50% del mercado en el Perú. A esto le suman además sus capacidades de escalabilidad, su capa de seguridad y las buenas prácticas de soporte a clientes finales, lo cual garantiza la calidad que requieren las compañías.
Muchas empresas se han visto en la necesidad de implementar la modalidad del teletrabajo en un escenario de aislamiento social, con el objetivo de no detener su operación. En estos meses, de acuerdo al core de su negocio, algunas de ellas han comprobado que sus procesos fluyen de manera adecuada y su servicio mantiene la misma calidad. Estas empresas pueden estar considerando no volver más a la oficina. Llegó la hora de preguntarnos ¿Qué beneficios les dará girar sus procesos al ámbito digital? ¿Todas las empresas podrían tomar esa decisión? ¿Qué factores se podrían perder frente a la ausencia física de los profesionales en una reunión laboral?, son preguntas que te ayudaremos a resolver en esta nota, porque esta tendencia del teletrabajo ha abierto un sin fin de posibilidades y es una realidad que permanecerá por mucho más tiempo del que imaginamos.
Sin duda es el factor económico una de las principales razones para considerar el teletrabajo como la modalidad permanente, puesto que muchas empresas pagan rentas altas por las oficinas y es un gasto que podría evitar, así como sujetos al espacio físico: limpieza, seguridad, mobiliario, etc. Por otro lado, el costo del transporte, tanto para los colaboradores en el traslado a sus oficinas, así como para las reuniones comerciales. En algunos casos, podría ayudar a potenciar el compromiso de sus equipos, ya que si se trabaja por objetivos, puede existir cierta flexibilidad horaria para que las personas puedan equilibrar su vida profesional y familiar.
No todas las empresas podrán mantener este método de trabajo al 100%, ya que su operación necesariamente debe tener un espacio físico y colaboradores trabajando en almacenes, plantas, talleres, cocinas, etc. En su mayoría, se trata de negocios de sectores industriales, consumo masivo y alimentos, laboratorios, entre otros; mientras que las empresas que podrían migrar con mayor flexibilidad su operación al trabajo remoto son las de servicios, tecnología en informática, consultorías, educación.
A continuación algunas sugerencias:
Esperamos que esta lista los pueda ayudar a guiarlos en la decisión entre si es necesario o no volver a la oficina, y si jugaría a su favor. También es importante considerar que existen factores que se pierden al no tener interacción social cercana entre profesionales, ya que por nuestra naturaleza este contacto nos podría hacer más productivos e ingeniosos. Por ejemplo: podrían existir malos entendidos entre colaboradores debido a la frialdad de los mensajes instantáneos o incluso las videollamadas, es por eso que se recomienda capacitar a los equipos para la adaptación total al teletrabajo.
Producto de diversos factores ambientales, las empresas en el Perú están expuestas a exigentes cambios normativos en materia fiscal que buscan incrementar el control sobre sus transacciones. para aumentar la recaudación de impuestos, clave para la reactivación. Los partners tecnológicos juegan un rol crucial.
Los efectos de la pandemia de Covid-19 sobre la economía mundial han sido rotundos. El estancamiento del comercio debido a la paralización de infinidad de industrias y las restricciones derivadas de la contingencia sanitaria han golpeado significativamente a Latinoamérica, situación que se ha visto complejizada por la incertidumbre derivada de los procesos electorales que se están llevando a cabo en varios de los países de la región y que provocan, naturalmente, cierto grado de inestabilidad interna.
En este escenario, los gobiernos, incluyendo al peruano, han buscado mecanismos para paliar los efectos negativos sobre la economía a través de diversas medidas fiscales que buscan, no solo recobrar los índices económicos, sino también, proteger a las empresas, generadoras del necesario capital.
Con este objetivo, la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria del Perú (SUNAT) ha impulsado diversas estrategias que buscan fortalecer la reactivación del país a través de una mayor recaudación de impuestos, en un esfuerzo por contrarrestar ciertos indicadores como el tipo de cambio y la calificación de riesgo país, que se han visto afectados por las condiciones imperantes.
Las iniciativas lideradas por la administración tributaria del Perú le han permitido recaudar, efectivamente, más impuestos en lo que va del 2021. Esta mayor recaudación se deriva, en gran medida, de la condición de país minero de Perú, dado que China está reactivando sus fábricas y, por ende, las compras. Al estar las empresas mineras muy activas, y ser parte del setenta por ciento, aproximadamente, de la producción y de las exportaciones nacionales, la SUNAT está recaudando más.
También se está reactivando fuertemente el comercio, principalmente online, gracias a la creación de innumerables nuevos emprendimientos en el país, lo que permite elevar la cifra percibida por concepto de IGV.
En concreto, los planes de la SUNAT se han orientado básicamente a mejorar el control de los procesos de facturación de los grandes contribuyentes y de todos sus ecosistemas para incrementar el recaudo, y para esto, ha emitido una serie de mandatos alineados con este objetivo.
Un ejemplo de esto es la Resolución 193-2020, emitida por la SUNAT como respuesta al Decreto de Urgencia 013-2020 emanado por el Poder Ejecutivo que, con el objetivo de inyectar liquidez en las medianas y pequeñas empresas, incentiva el factoring; herramienta que les permite a las mipymes adelantar el proceso de cobro de facturas.
Este decreto exige la habilitación de algunos campos de datos adicionales en el comprobante, como la forma de pago, y en caso de que el pago sea al crédito, las fechas de vencimiento y monto de las cuotas, que permitirán a la SUNAT obtener información relevante para el proceso de factoring sobre una factura negociable. Además, modifica el plazo para enviar la factura y poner a disposición del receptor, reduciéndose de 7 días a 2, contados a partir del día de emisión. Un decreto posterior, el Decreto de Urgencia 050-2021, modifica temporalmente este plazo a 4 días, hasta el 31 de diciembre de 2021. El 1 de enero de 2022 se retornaría a la ventana de 2 días. A partir de la puesta a disposición del comprobante al adquiriente, comienzan a correr ocho días para confirmar la factura, ampliables a 2 más en ciertas circunstancias, para que éste las declare en conformidad o disconformidad comercial.
Si bien los cambios mencionados aún no entran en vigencia y la Resolución de Superintendencia 000042/SUNAT suspende, sin fecha concreta, el punto referente al nuevo plazo para el envío de facturas electrónicas y notas de crédito y débito asociadas a las mismas ante la SUNAT u OSE, el mandato original ejemplifica la búsqueda de mayor control que persigue la administración tributaria.
Otro ejemplo de esto último es el listado de 59 observaciones que, a partir del 1 de agosto -según informó recientemente la SUNAT- de presentarse dichas inconsistencias en la factura, serán consideradas como error y, por lo tanto, el comprobante será rechazado, no teniendo valor tributario alguno. Entre estas observaciones se pueden mencionar: errores de cálculo, sumatoria de parciales no coincide con el monto total, errores en los datos del receptor e información faltante, entre otras. Dichos errores no solo dificultan el control de la SUNAT, sino también pueden perjudicar al emisor y al receptor, al anotar en sus registros contables información inconsistente que pudiera a futuro ser motivo de un reparo tributario.
Todos estos cambios normativos imponen retos a los contribuyentes. El mayor ha sido el de los plazos -relativamente cortos- lo que ha puesto presión sobre las empresas, que no solo deben adecuar su sistema de facturación electrónica, sino también, sus sistemas back office o de punto de venta. Esto quiere decir que, tanto al punto de venta como a los sistemas de facturación comercial y de facturación contable, hay que agregarles estos nuevos campos y luego hay que hacer pruebas para corroborar que todo funcione adecuadamente. Todo este ciclo demanda un tiempo, dentro de plazos bastante retadores.
El otro gran desafío es la cobertura, debido a la diversidad de ERPs y/o desarrollos propios con que cuentan las empresas, tecnologías de base que deben ser contempladas a la hora de integrar cualquier solución.
Los proveedores de tecnología, que ayudan a las empresas a adecuarse a los nuevos mandatos fiscales, también se ven exigidos para cumplir en tiempo y forma. En esa línea, aquellos que fueron previsores y siguieron avanzando en los cambios que se venían, haciendo pruebas aún sin tener certeza de la entrada en vigor de los distintos mandatos, quedaron en mejor pie para responder dentro de los plazos esperados.
Por esta razón es muy importante contar con partners tecnológicos que tengan no solo la capacidad de reacción desde el punto de vista del desarrollo, sino también, la capacidad logística para lograr que los despliegues se hagan en tiempo y forma, y para multiplicidad de compañías en forma casi simultánea. Esto, porque un software puede implementarse muy rápido, pero desplegarlo en bases diversas es un gran desafío.
Las empresas en búsqueda de proveedores para estos fines debieran optar por compañías con una infraestructura sólida y una planta propia experimentada, robusta y efectiva que acompañe a sus clientes y esté lista para reaccionar rápido, adaptándose a los plazos y normas cambiantes con agilidad.
En el caso específico de factura electrónica, un partner debe tener experiencia y un récord exitoso de ayudar a sus clientes adaptándolos a los nuevos mandatos. Es probable que en el corto y mediano plazo surjan más mandatos que los habituales anualmente, y se requerirá de un socio que tenga el músculo logístico, tecnológico y comercial capaz de responder a empresas grandes, medianas y pequeñas operando en el Perú, que además disponga de las suficientes espaldas financieras como para garantizar la continuidad operacional.