Conozca buenas prácticas y consejos para enfrentar las demandas tributarias y adaptarse a las regulaciones en constante evolución, evitando sanciones de la DIAN para mantener la integridad y transparencia en su operación empresarial.
El concepto RegTech o Regulatory Technology se refiere al uso de soluciones tecnológicas innovadoras para ayudar a las instituciones financieras y otras organizaciones a cumplir de manera más eficiente con las regulaciones y requisitos normativos.
El objetivo principal de estas soluciones de tecnología regulatoria es automatizar y agilizar los procesos de cumplimiento normativo, reduciendo costos y riesgos asociados.
Mediante el uso de inteligencia artificial, aprendizaje automático, análisis de datos, blockchain, entre otros, las soluciones RegTech pueden ayudar a las empresas a recopilar, analizar y gestionar grandes volúmenes de datos relacionados con las regulaciones, identificar riesgos, monitorear transacciones y asegurar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
En este artículo, exploraremos 5 áreas en las que las soluciones tecnológicas RegTech pueden aplicarse para abordar los desafíos del cumplimiento normativo:
La adopción de soluciones que van en la línea de RegTech es cada vez mayor en las compañías debido a los numerosos beneficios que estas ofrecen y porque tienen el potencial de reducir costos. Al automatizar procesos y optimizar la gestión de riesgos, se pueden evitar multas y sanciones derivadas del incumplimiento normativo, lo que resulta en ahorros significativos a largo plazo.
Las soluciones RegTech, permiten a las instituciones financieras y otras organizaciones adaptarse rápidamente a las regulaciones en constante cambio y abordar de manera más efectiva los desafíos regulatorios en un entorno empresarial cada vez más complejo.
Parte I de V – Steve Sprague, director comercial, Sovos
Las leyes de facturación electrónica exigidas por los gobiernos se están abriendo paso en casi todas las regiones del mundo, lo que conlleva mandatos y expectativas más estrictos para las empresas. Insertados en todos los aspectos de su operación, los gobiernos son ahora una influencia omnipresente en su pila de datos que revisa cada transacción en tiempo real mientras atraviesa su red. La supervisión en tiempo real también ha traído consigo una aplicación en tiempo real que puede variar en severidad desde multas significativas hasta el cierre completo de su negocio. Todo esto ha creado una nueva realidad para los responsables de TI, que necesitan una estrategia para hacer frente a estos cambios globales. Hemos pedido a nuestro director de estrategia, Steve Sprague, que nos ofrezca su orientación sobre cómo afectará esto a los departamentos de TI y cómo pueden prepararse mejor.
P: Ahora que las autoridades gubernamentales están en los datos de las empresas y exigen informes en tiempo real o casi real, ¿qué impacto tendrá esto en los departamentos de TI?
SS: Los CIO tienen que tomar una decisión: ¿pivotan con estos cambios y adoptan un enfoque centralizado de sus datos, sistemas, procesos de negocio y aplicaciones, o dirigen una plataforma descentralizada en la que se deja que cada país tome sus propias decisiones? Más del 95% de las empresas han aplicado un enfoque descentralizado a medida que estos mandatos han ido creciendo país a país. Sin embargo, a medida que América Latina ha crecido de sólo tres países que instituyeron estos mandatos en 2014 a más de 14 países que los implementan ahora, y con otros 30 países alrededor del mundo comenzando el proceso de implementación de regímenes similares, incluyendo economías a través de Asia y Europa, como Francia y Alemania – un enfoque descentralizado conduce a varios problemas a largo plazo, incluyendo:
– Visibilidad limitada fuera del país
– Múltiples herramientas y proveedores a través de diferentes países
– Procesos desarticulados con un enfoque en el cumplimiento de las obligaciones locales solamente
– Resolver el “problema a mano” vs. mirar el panorama más amplio. resolver el “problema en cuestión” frente a la visión de conjunto
– Funciones y responsabilidades mal definidas
– Enfoque incoherente para la implantación en otros países
P: Para cumplir los mandatos gubernamentales y garantizar que las operaciones continúen sin interrupción, ¿qué debería priorizar la TI? ¿Qué enfoque recomendaría?
SS: La informática debe centrarse en el objetivo final: aplicar un enfoque centralizado a estas leyes de facturación electrónica exigidas por el gobierno para garantizar un enfoque globalmente coherente de todas las presentaciones digitales. Se reducirán los costes a medida que se consolide el número de proveedores y herramientas, y se mitigarán aún más los riesgos gracias a una mayor estandarización y visibilidad. No puedo exagerar la importancia de las sinergias de aplicación a medida que los requisitos aumentan y se amplían. Esto sólo va a ser más complejo a medida que pase el tiempo. La claridad de las funciones y responsabilidades es el otro beneficio para los equipos de TI, ya que este enfoque conducirá a áreas de enfoque claramente definidas para el equipo. Por último, la alineación de los análisis a través de un centro de datos será ahora posible, proporcionando un panel de control centralizado para sus operaciones globales.
Han cambiado muchas cosas en el mundo de la facturación electrónica exigida por los gobiernos. La continua inversión en tecnología por parte de las autoridades gubernamentales ha puesto a los reguladores en posición de exigir una mayor transparencia junto con una información más detallada y en tiempo real. Para satisfacer estas demandas, las empresas recurren a sus organizaciones de TI. La buena noticia es que no tienes que hacerlo solo. Sovos cuenta con los conocimientos necesarios para guiarle a través de esta evolución global, gracias a nuestra experiencia de trabajo con muchas de las principales marcas del mundo.
¿Necesita ayuda para mantenerse al día con los mandatos globales?. Póngase en contacto con el equipo de expertos fiscales de Sovos.
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Colombia – 26 septiembre, 2022
La DIAN (autoridad tributaria colombiana) ha publicado el proyecto de Resolución 000000 del 19-08-2022, que propone importantes cambios en el sistema de facturación electrónica del país.
El objetivo principal de este proyecto es regular la emisión electrónica de los documentos equivalentes y establecer un calendario para su implementación gradual, a partir del 1 de marzo de 2023. Esto significa que todos los contribuyentes sujetos al mandato de facturación electrónica colombiano que opten por emitir un documento equivalente estarán obligados a hacerlo electrónicamente.
También presenta el anexo técnico del Documento Equivalente Electrónico versión 1.0.
Adicionalmente, el proyecto regula los documentos electrónicos del sistema de facturación, que son documentos que sirven para ejercer el control por parte de la autoridad tributaria y aduanera, para soportar las declaraciones tributarias o aduaneras y/o los trámites que se realicen ante la DIAN, con un cronograma de implementación durante los años gravables de 2023 y 2024.
Finalmente, se propone el Anexo técnico de la Factura Electrónica de Venta en su versión 1.9. Según el proyecto, el plazo de aplicación del anexo técnico 1.9 será de al menos 3 meses desde su publicación oficial.
Colombia – 8 de septiembre, 2022
La autoridad tributaria de Colombia (DIAN) sigue invirtiendo en la ampliación de su sistema CTC (controles transaccionales continuos). La última actualización propone una ampliación del alcance de los documentos cubiertos por el mandato de facturación electrónica.
En este artículo abordaremos el recién publicado Proyecto de Resolución 000000 de 19-08-2022. Este introduce cambios importantes para los contribuyentes cubiertos por las normas de facturación electrónica obligatoria.
Las modificaciones propuestas incluyen la nueva obligación de expedir documentos equivalentes en formato electrónico, el calendario para su implementación, actualización de la documentación técnica y otros puntos importantes, todo lo cual exige que los contribuyentes se preparen para su cumplimiento.
Entre los muchos cambios propuestos, el proyecto de resolución tiene como objetivo principal regular la emisión electrónica del documento equivalente.
Estos documentos corresponden a la factura de venta en la legislación colombiana, pero cubren tipos específicos de transacciones y están regulados en el proyecto de resolución, de la siguiente manera:
Esto significa que todos los contribuyentes sujetos al mandato de facturación electrónica colombiano que emitan uno de estos documentos equivalentes deberán hacerlo en formato electrónico, según el anexo técnico del Documento Equivalente Electrónico versión 1.0, introducido por el proyecto.
Adicionalmente, el proyecto contempla una regulación inicial de los documentos electrónicos del sistema de facturación. Estos son documentos que sirven para el ejercicio de control de la autoridad tributaria y aduanera, como soporte de las declaraciones tributarias y aduaneras y de los trámites que se adelanten ante la DIAN, en virtud de lo dispuesto en el inciso 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
Por último, se actualizan las especificaciones técnicas de la principal factura electrónica del sistema, la factura electrónica de venta, a la versión 1.9 (Anexo técnico de la Factura Electrónica de Venta versión 1.9).
La obligación de emitir el documento equivalente en formato electrónico se aplicará gradualmente, de acuerdo con el tipo de documento equivalente, comenzando el 1 de marzo de 2023 y abarcará todos los documentos equivalentes el 1 de julio de 2023.
También será posible la implementación voluntaria anticipada, una vez esté disponible la funcionalidad en el sistema de la DIAN. Mientras no se cumplan los plazos para la implementación electrónica del documento equivalente, estos deberán seguir siendo expedidos de acuerdo con la Resolución No. 000042 de 2020.
El proyecto también establece un cronograma para la implementación de los documentos electrónicos del sistema de facturación, durante los años gravables 2023 y 2024. Estos documentos se regularán en los seis meses siguientes a la entrada en vigor de la resolución oficial. Lo mismo en lo referente a la aprobación de su anexo técnico, que no se ha presentado con el proyecto de resolución.
Finalmente, la propuesta establece el plazo para la implementación del Anexo Técnico de la factura de venta electrónica versión 1.9 por parte de los contribuyentes. Éste será de al menos tres meses tras su publicación oficial.
El proyecto de resolución, una vez publicado oficialmente, derogará la Resolución de la DIAN No. 000042 de 2020 en todas las disposiciones que le sean contrarias, salvo las relacionadas con los documentos equivalentes, que seguirán vigentes hasta que la DIAN establezca su implementación electrónica.
Los contribuyentes pueden también esperar una nueva legislación que regule el resto de los documentos electrónicos del sistema de facturación en los meses siguientes a la publicación oficial de este proyecto de resolución.
Por mientras las empresas deben prepararse para los importantes cambios que se avecinan y ajustar sus procesos empresariales para cumplir con el nuevo mandato colombiano.
Contáctese con nuestros expertos fiscales para saber cómo puede Sovos ayudar a su empresa a cumplir con sus obligaciones en materia de IVA.
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Colombia Actualización: 14 de febrero de 2023 por Andés Landerretche
A partir de febrero de 2023 entraron en vigor nuevas reglas en Colombia. Estas son para el umbral de emisión de documentos equivalentes generados por sistemas de Punto de Venta (POS).
En consecuencia, un ticket de máquinas registradoras con sistemas POS no debe superar el monto máximo de cinco Unidades de Valor Tributario (UVT), sin incluir el monto del impuesto por cada operación de venta o prestación de servicios.
Para las operaciones de venta y prestación de servicios que superen este monto -excluyendo impuestos- los contribuyentes deben expedir una factura electrónica de venta como parte del mandato de facturación electrónica del país.
Es importante tener en cuenta que los documentos equivalentes generados por las cajas registradoras con sistema POS no dan derecho a descontar el impuesto sobre las ventas (IVA) ni los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios.
No obstante, los compradores pueden solicitar que el vendedor expida una factura de venta cuando tengan derecho a solicitar deducciones e impuestos y costos deducibles. En este caso, el proveedor debe emitir una factura de venta electrónica.
La DIAN, autoridad tributaria de Colombia, oficializó la implementación del umbral de 5 UVT para tickets generados a través de sistemas POS mediante la Resolución 1092, publicada el 1 de julio de 2022.
La Resolución puso en marcha el despliegue gradual de este mandato, siguiendo el calendario a continuación:
Cada 1 de enero a partir del año gravable 2024, los contribuyentes obligados a expedir factura de venta que opten por expedir el documento equivalente, denominado ticket de caja con sistema POS, deberán ajustar el valor de la UVT aplicable para cumplir con la limitación de cinco UVT en la expedición de cada ticket.
Colombia – 30 de agosto, 2022
La autoridad tributaria de Colombia (DIAN) se ha concentrado fuertemente, en estos últimos años, en expandir el régimen de facturación electrónica. Desde que introdujera el primer cronograma de implementación obligatoria de la misma en 2018, el sistema ha abarcado gradualmente más transacciones y contribuyentes.
En este artículo abordamos dos de los más recientes mandatos para la facturación electrónica colombiana: la introducción del documento soporte en adquisiciones efectuadas a obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, y la implementación de un límite para la expedición de tickets generados por máquinas registradoras con sistemas P.O.S. (punto de venta). Estas nuevas obligaciones tienen un impacto significativo y requieren de ajustes por parte de los contribuyentes. Estos cambios también representan una expansión sustancial de la facturación electrónica en Colombia para incluir transacciones totalmente nuevas bajo su alcance.
La administración tributaria colombiana ha creado un nuevo tipo de documento electrónico, el documento soporte para adquisiciones a sujetos no obligados a emitir factura. Este documento soporte y sus notas de ajuste fueron introducidos por la Resolución 167 de 2021. Esta norma amplía el ámbito de aplicación de la factura electrónica para que un mayor número de transacciones entren en el mandato y permite el soporte para deducciones fiscales.
Los contribuyentes obligados a generar este documento electrónico son aquellos que se encuentran bajo el régimen de facturación electrónica del país. Incluye a los sujetos pasivos del impuesto de renta y complementarios y responsables del IVA que adquieran bienes y/o servicios de proveedores no obligados a expedir facturas de ventas o documentos equivalentes y requieran el soporte de los costos y deducciones en las mencionadas declaraciones tributarias. Para generar el documento soporte, el contribuyente debe ser autorizado por la DIAN como emisor electrónico.
El documento soporte y sus notas correctivas deben generarse en formato XML y contener un CUDS: código único del documento soporte. Este código alfanumérico permite su identificación inequívoca. Tras su generación, los documentos electrónicos deben ser transmitidos para su autorización por la DIAN en tiempo real o, a más tardar, el último día calendario de la semana, para las operaciones acumuladas con el mismo proveedor realizadas durante esa misma semana.
Después de ser aplazada la fecha de implementación original, la generación del documento de soporte para adquisiciones con no obligados se hizo obligatoria el 1 de agosto de 2022.
De acuerdo con este mandato, los tickets de máquinas registradoras con sistemas P.O.S. podrán ser expedidos por los sujetos obligados a facturar, siempre que la venta del bien y/o la prestación del servicio que se registre en el mismo no supere las cinco (5) UVT (unidad de valor fiscal) por cada documento, sin incluir los impuestos.
Esto significa que, para las operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios que superen las cinco (5) UVT, los contribuyentes acogidos al mandato de facturación electrónica del país deben emitir una factura de venta electrónica. El adquirente de bienes y/o servicios por debajo del tope puede exigir la expedición de una factura de venta, en cuyo caso el proveedor debe proporcionarla.
El límite se introdujo de facto en 2021 mediante la Ley 2155, pero solo en julio de 2022 la DIAN estableció un despliegue escalonado del mandato -mediante la Resolución 1092– siguiendo el siguiente calendario:
Mientras que la generación del documento soporte para las adquisiciones con no obligados ya es obligatoria, los contribuyentes deben empezar a prepararse para cumplir con el nuevo límite de emisión de facturas electrónicas en lugar de los tickets P.O.S. Sovos puede ayudar a tu empresa a adaptarse a la facturación electrónica y garantizar el cumplimiento de los nuevos mandatos de Colombia. Ponte en contacto con nuestro equipo de expertos hoy mismo.
Colombia – 25 de agosto, 2022
La DIAN ha publicado el proyecto de Resolución 000000 del 19-08-2022 que propone importantes cambios en el sistema de facturación electrónica del país.
El objetivo principal de este proyecto es regular la emisión electrónica de los documentos equivalentes y establecer un calendario para su implementación gradual, a partir del 1 de marzo de 2023. Esto significa que todos los contribuyentes sujetos al mandato de facturación electrónica de Colombia que opten por emitir un documento equivalente estarán obligados a hacerlo electrónicamente. También introduce el Anexo técnico del documento equivalente electrónico versión 1.0.
Adicionalmente, el proyecto regula los documentos electrónicos del sistema de facturación, documentos que sirven para ejercer el control por parte de la autoridad tributaria y aduanera, para soportar las declaraciones tributarias o aduaneras y/o para soportar los trámites que se realicen ante la DIAN, con un cronograma de implementación durante los años gravables de 2023 y 2024.
Finalmente, se propone el Anexo técnico de la Factura Electrónica de Venta en su versión 1.9. Según el proyecto, el plazo para la aplicación del anexo técnico 1.9 será de al menos 3 meses tras su publicación oficial.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) anunció mediante la Resolución 000448 de 29 de abril de 2022 que ha decidido posponer la obligatoriedad de la entrada en vigencia del documento soporte o equivalente hasta el 1 de agosto de 2022.
Este documento soporta la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura electrónica de venta o documentos equivalentes, y debe ser emitido por los compradores facturadores electrónicos que realizan transacciones con estos proveedores.
El comprador debe emitir dicho documento para soportar aquellas transacciones que dan lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, por medio de un documento con numeración autorizada por la DIAN.
Lo mismo sucede con el documento utilizado para corregir facturas, denominado nota de ajuste.
La intención de la entidad tributaria al crear esta figura es dar un nuevo paso en la digitalización de los documentos fiscales, aumentando de este modo el control sobre las transacciones de los contribuyentes.
La implementación de este documento tiene varios beneficios, incluyendo la posibilidad de usar el costo o deducción en la declaración de renta, desmaterializar los comprobantes fiscales, mantener actualizada la información de sus costos, deducciones e impuestos descontables reportados a la DIAN y acceder a nuevos servicios electrónicos, incluyendo devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.
El aplazamiento de la entrada en vigor de esta normativa responde a la dificultad, para las empresas que son facturadoras electrónicas, de realizar las modificaciones pertinentes en sus ERPs para registrar a los proveedores no electrónicos y hacerlos emisores para efectos de sus sistemas. Por ejemplo, una empresa de retail con 500 proveedores, de los cuales no están obligados a ser electrónicos 50 -el 10%- debe crear 50 entidades dentro de su sistema para poder generar documentos en su nombre.
La figura del documento soporte, creada originalmente en Chile, fue muy efectiva en su momento para regular este tipo de transacciones, ya que extendía el uso de la factura electrónica a pequeños contribuyentes que no tienen los medios o no están obligados a crear este documento, transpasando así la responsabilidad a las empresas de mediano y gran tamaño
Tal como se mencionó en la primera parte de este artículo sobre los Días sin IVA, esta medida ha sido implementada por el gobierno colombiano para incentivar el consumo, eliminando, por una cierta cantidad de días previamente establecidos, el impuesto al valor agregado aplicable al consumo de ciertos bienes cuando son adquiridos por personas naturales.
En lo que se refiere a la facturación electrónica específicamente, una de las condiciones fundamentales establecidas por la Ley 2055/2022 para la participación en los Días sin IVA, es que el comerciante vendedor se encuentre habilitado para facturar electrónicamente. Sin embargo, no basta con estar habilitado para facturar electrónicamente; es necesario además que las facturas electrónicas emitidas por el vendedor durante estos días especiales cumplan con los requisitos específicos establecidos por la DIAN vía las resoluciones y documentación técnica que afectan la facturación electrónica.
En general, los requisitos legales y técnicos de las facturas electrónicas con validación previa se encuentran establecidos en el Artículo 11 de la Resolución 000042 y en la versión 1.8 del Anexo Técnico de esta resolución. En adición a estos, la DIAN también emitió las Resoluciones 000117/2021 y 000032/2022, que definieron las condiciones que deben cumplir los procesos de facturación electrónica del contribuyente para poder beneficiarse de las ventas sin IVA. En tal sentido, se agregó la obligación de incluir el Número de Identificación del Consumidor Final al cual se le hace la venta exenta de IVA.
Las regulaciones antes indicadas han previsto la posibilidad de que existan contingencias durante los días sin IVA autorizados. Sin embargo, la DIAN ha sido clara sobre las posibilidades de evasión que se presentan durante estos días, por lo que ha impuesto algunas restricciones al procedimiento de contingencia. La Resolución 000032/2022 dispuso que cuando el contribuyente se encuentre en situación de contingencia (definiéndose esta como la circunstancias en la que debido a inconvenientes tecnológicos no se pueda emitir o validar la factura electrónica) el mismo podrá:
Esta venia especial se permitirá solamente para los primeros dos días sin IVA del 2022, pero no para el ultimo día a celebrarse el 2 de diciembre. En ese último Día sin IVA del 2022, de sucederle al contribuyente emisor de factura electrónica algún tipo de contingencia, deberá seguir el procedimiento estándar establecido en la resolución 000042 para otras contingencias durante el resto del año.
Una exigencia adicional que se requiere de aquellos contribuyentes que facturen en contingencia durante los días sin IVA es la de enviar a la DIAN el llamado Documento Electrónico de Transmisión (DET), en el cual se desglosarán cada una de las facturas en papel o tiquete de máquina registradora emitidos durante dicha contingencia. Ese “reporte” incluido en el DET deberá contener las informaciones normalmente requeridas para ese tipo de documento, así como también, los números previamente autorizados por la DIAN para estas facturas y tiquetes, el número de identificación del consumidor final al que se le otorgó la factura o tiquete sin IVA y la información correspondiente al código único de documento electrónico -CUDE- el cual se elabora al momento de la generación del respectivo documento. El contribuyente tendrá un plazo de quince días calendario para la remisión del DET, contados a partir de la fecha del Día sin IVA de que se trate.
De acuerdo con el párrafo del Artículo 39 de la Ley de 2055/2021, la principal sanción que le aplicaría a aquellos que durante los días sin IVA no cumplan con los requisitos antes indicados, es que perderán el beneficio de la exención mencionada, con lo que se verán requeridos a enterar el impuesto causado al fisco y a hacer las correcciones indicadas por la ley y las resoluciones. Esto, sin desmedro de otras facultades sancionatorias que podría aplicar la DIAN contra el infractor de acuerdo con las disposiciones del Estatuto Tributario.
De acuerdo con las publicaciones recientes realizadas por la DIAN y otros gremios y entidades comerciales, la implementación de los Días sin IVA ha sido todo un éxito en Colombia. El buen resultado de las jornadas sin IVA durante el 2020 y el 2021 conllevaron al establecimiento permanente de esta medida para el año 2022 y siguientes.
El primer Día sin IVA de 2022 fue también considerado un éxito en termino de ventas y de volumen de transacciones realizadas.
Siguiendo el ejemplo colombiano, Ecuador y Uruguay también establecieron sus Días sin IVA. Ecuador, por ahora ha limitado la medida a los servicios turísticos provistos durante los días de carnaval y solo reduciendo parcialmente la tasa del IVA local. En Uruguay, el Congreso aprobó recientemente la Ley 22.04/022, que establece 30 días sin IVA para ciertos productos cárnicos. Varios otros países latinoamericanos están observando con cuidado este fenómeno y considerando sus propias versiones de este tipo de facilidad tributaria que es ampliamente popular en los Estados Unidos, y que por lo menos en Colombia, ya llegó para quedarse.
Colombia – 04 de abril, 2022
El Ministerio de Salud de Colombia publicó la Resolución 510/2022 que tiene por objeto actualizar la documentación técnica de la factura electrónica del sector Salud. Tal como se indica en el proyecto previamente difundido, el objeto de esta nueva resolución es actualizarse para adecuarse a lo dispuesto en la versión 1.8 de la documentación técnica de la factura electrónica que anteriormente emitía la DIAN. De acuerdo con la descripción de la documentación técnica, las facturas electrónicas ordinarias cuando sean emitidas por prestadores de servicios de salud- deberán incluir información especializada relacionada con la salud, y describir las condiciones adicionales que deberán cumplir los agentes que expidan y reciban estas facturas. Al igual que en el proyecto, la resolución también incluye lo que se conoce como Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), que tiene por objeto apoyar el envío y validación de la factura electrónica relacionada con la Salud. El anexo técnico entrará en vigencia el 1 de enero de 2023.