Desde Sovos estamos comprometidos con guiar a nuestros clientes y a todos los contribuyentes, en el cumplimiento de la Normativa de Sunat, en relación a las emisiones de comprobantes de pago electrónico y temas relacionados. Esta semana se ha emitido una nueva resolución y es una actualización obligatoria para todos los emisores electrónicos. Te contamos el contexto y en lo que consiste.

A inicios de este año 2020 se publicó el Decreto de Urgencia 013 – 2020, con el objetivo de brindar mayores alternativas para el financiamiento y desarrollo de las mipymes, startups y emprendimientos de nuestro país.

A raíz de este decreto, el 5 de Noviembre del 2020, SUNAT publicó la RS. 193-2020 que modifican la normativa sobre emisión electrónica en relación con la factura electrónica, el recibo por honorarios electrónico y la nota de crédito electrónica, que será vigente a partir del 1 de abril del 2021, los temas que se tratan dentro de esta resolución son: los tiempos de envío hacia OSE o SUNAT y nuevos campos dentro de los documentos XML. ¿Cuáles son los documentos afectados?, las facturas electrónicas y sus notas de crédito vinculadas, además de los recibos por honorarios electrónicos y sus notas de crédito vinculadas.

En cuanto a los tiempos de envío hacia OSE o SUNAT para las facturas electrónicas se ha reducido de 7 días a 1 día; es decir, si se emite el documento el día Lunes, solo será recibido y validado hasta el Martes, después la factura será rechazada.

Finalmente, el nuevo campo que debe ser incluido dentro de los documentos XML, para ambos comprobantes es la forma de pago, con diferentes condiciones según la naturaleza de la transacción.

Habiendo mencionado todo esto, es necesario que las PSE Y OSE nos pongamos a disposición de nuestros clientes con el objetivo de cumplir con la nueva normativa publicada por SUNAT lo más pronto posible.

Como Sovos, hemos organizado un webinar con nuestros clientes para poder conversar sobre esta nueva normativa y cómo se realizarán los cambios dentro de nuestra plataforma, para poder acompañarlos durante la transición y apoyarlos en lo que necesiten.

Durante este año hemos descubierto cierta dependencia de la tecnología, de la que estábamos semi conscientes antes de tener que afrontar el teletrabajo o el aislamiento social. Tomando en cuenta que el ser humano es un ser sociable y busca relacionarse con el medio que lo rodea, esta situación presentó un reto para muchos y la tecnología, no solo se convirtió en la alternativa para combatir el aburrimiento; también en el medio ideal para romper las barreras de tiempo y espacio.

Sabemos que la evolución de la tecnología es constante, pero desde hace algunos años, las compañías líderes determinan el curso que se seguirá en este desarrollo: existe una tendencia de crear productos o servicios digitales integrados; ¿Cómo? a través del uso de un mismo lenguaje, interfaz, sistema, que permite generar una mejor experiencia en los usuarios (personas y empresas). Por ejemplo; Apple, uno de los gigantes de la tecnología, a través de las actualizaciones en sus productos, brindó algunos beneficios exclusivos, como la interconexión entre todos los productos de la marca, que sin duda hace más fuerte el vínculo entre el usuario y la marca ¿La dificultad? Cuando los usuarios busquemos conectarnos con productos o servicios de otra compañía siempre habrá una limitante.

Pongámonos en una situación real, una persona tiene un televisor marca A y un celular de marca B, quizás sea posible controlar algunas funcionalidades del televisor a través de una app, pero seguro con algunos pasos adicionales o a través de los odiados “cables y enchufes” ¿A qué nos referimos cuando mencionamos que los grandes líderes han marcado el paso de la evolución?, Existe una tendencia de consumo que hace más probable que un cliente termine por comprar cada uno de los accesorios de misma marca, con el afán de tener una conectividad estable; y al mismo tiempo, genera la necesidad de que los demás productos y servicios sean compatibles, para generar mayor oferta en cuanto a las opciones del cliente, pero la experiencia sigue siendo un factor al momento de realizar la compra.

El reto también está en la integración de plataformas tecnológicas. Los usuarios no solo requerimos productos integrados, sino también aplicaciones o plataformas que logren conversar entre sí o que nos ayuden a facilitar tareas complejas; como por ejemplo las apps de bancos que recientemente se integran a diversos medios y formas de pago.

En el mundo empresarial, sucede muy parecido, las compañías requerimos sistemas o softwares para facilitar nuestra gestión, automatizar procesos, y que además estas plataformas puedan integrarse entre sí, de manera tal que beneficie la usabilidad y experiencia de los colaboradores. Esta tendencia impulsa a que las compañías de tecnología como Sovos, desarrollemos soluciones con un mismo lenguaje, que conversen y se integren para brindar un servicio integral, con el único objetivo de facilitar el trabajo de nuestros empresas clientes y usuarios.

Está en las personas el reto de encontrar los productos y aplicaciones que le brindan estos beneficios; y en las empresas, un partner que a través de sus plataformas digitales integradas les permita crecer como negocio, porque creemos que al tener la información centralizada se puede trabajar de mejor manera. ¿Qué plataformas empresariales integra Sovos? Gestión documental, biometría, firmas digitales, certificados digitales, facturación electrónica, entre otros, que además conversar con Softwares empresariales como ERP’s.

Por último es necesario precisar que las necesidades de las empresas son distintas, pero creemos que esta en cada proveedor tener la flexibilidad necesaria para poder ofrecer una experiencia completa y satisfactoria al cliente.

Como Sovos, estaremos siempre en la búsqueda de mejorar para seguir brindando un servicio de calidad a nuestros clientes, además al ser parte de la transformación digital del país, siempre impulsaremos el camino hacia las soluciones digitales con el fin de tener empresas más eficientes en todos los sectores.

Estamos experimentando una nueva normalidad, con una mayor participación de la tecnología en cada uno de los procesos de las empresas, convirtiéndose en una pieza clave para seguir operando. Hoy existe una mayor tendencia de poder convertir los flujos que antes se llevaban de manera física a un formato digital, por ejemplo: la administración y firma de documentos. Se hace innecesaria la inversión de recursos como el papel o almacenamiento, así como riesgoso el trámite de envío y recepción de documentos, la coyuntura lo amerita.

Los documentos pueden administrarse en una plataforma digital ¿Qué tipos de documentos? Absolutamente todos los que suelen verse en la gestión administrativa de una empresa: contratos con proveedores o clientes, acuerdos, órdenes de compra, boletas de pago, actas de conformidad, fichas de trabajadores, declaraciones juradas, etc. La lista es interminable. La necesidad de las empresas es que estos documentos puedan ser “firmados” por los involucrados; sin embargo hoy cobra mayor mayor relevancia el valor legal, confidencialidad y seguridad de la firma en un documento. Aquí la importancia de entender la diferencia entre una firma electrónica y una firma digital.

La firma electrónica se refiere a cualquier símbolo o carácter específico, que se realiza a través de un medio electrónico como un teclado de computador, mouse, un celular, una tablet, etc. y cumple con algunas funciones de la firma manuscrita, si escaneas o le tomas una foto a tu firma y la pegas en algún documento, funciona como “firma electrónica”. Sin embargo, para algunas instituciones o personas es necesario contar con una acreditación que respalde la firma y la identidad del firmante. Para que este escenario se dé; es decir, la firma tenga validez legal, en Perú debe contar con un certificado digital o ser firmado en un software de emisión de firmas digitales debidamente acreditado ante el Indecopi que es la autoridad a cargo de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE).

En resumen, la firma digital se refiere a la misma firma electrónica pero que además cumpla con la validez legal que le otorga un certificado digital o un intermediario acreditado a través de una plataforma; ¿cómo firmo dentro de la plataforma? Puede ser con clave, con un dispositivo token, con la huella digital, etc. Y la firma generada debe estar basada en criptografía asimétrica (un sistema utiliza dos llaves para cifrar un mensaje: una llave pública y otra privada.), que además permite la identificación del firmante, la integridad del contenido.

Imagine que está apunto de adquirir una tarjeta de crédito, la entidad financiera necesitará realizar la verificación de su identidad antes de entregarle la tarjeta. Pero además debe firmarse un contrato con los términos y condiciones; y si no se realiza de manera física con una firma manuscrita, puede realizarse con una firma digital, porque solo así el banco podrá certificar que fue firmado por usted con una huella digital o clave, por ejemplo, y tendrá un documento digital encriptado con tiene validez legal y que no puede ser repudiado o desconocido. Siempre que esa firma se realice por intermedio de una plataforma certificada.

Es importante resaltar que mediante el uso de herramientas digitales no solo seguimos los protocolos de prevención para evitar el contacto físico, sino que optimizamos los procesos empresariales, a través de la digitalización de documentos y trámites de una empresa.

De esta coyuntura debemos rescatar que la tecnología ha reafirmado ser una pieza clave para las empresas, a través de diversas herramientas digitales, se puede asegurar la continuidad operacional de muchos negocios en diferentes sectores, sin poner en riesgo a ningún colaborador. ¿Cómo? Potenciando sus canales de atención y venta digital. Sin duda debe ser la estrategia que ya muchas compañías vienen implementando, por lo que el siguiente paso debe ser la seguridad dentro de las plataformas y operaciones digitales.

¿Has escuchado hablar de la verificación biométrica? Antes de la pandemia, el uso más común de esta tecnología era a través de lectores de huellas dactilares, el objetivo era verificar tu identidad y se usaba para diferentes fines; por ejemplo, para realizar operaciones en alguna entidad financiera o clínica, para contratar una línea en alguna empresa de telefonía, entre otros. Ahora, la restricción de no poder visitar lugares concurridos y con el fin de promover el uso de medios digitales como Apps, más empresas vienen apostando por implementar otros métodos de verificación biométrica que puedan realizarse de manera remota a través del uso de dispositivos como un celular o tablet; como por ejemplo, el reconocimiento facial.

Imagine que su celular pudiera convertirse en un verificador de identidad para realizar trámites con validez legal y ya no tuviera que ir físicamente a ningún establecimiento; podría evitar las colas, el tráfico y sobretodo, evitaría poner en riesgo su salud y bienestar.

Hoy esta tecnología de verificación biométrica integrada a los celulares es una realidad y se posiciona con mucha más fuerza en el mercado; es el resultado de un largo trabajo de empresas desarrolladoras como Sovos Perú junto al Estado y es necesario que cumpla con altos estándares de seguridad, efectividad y calidad, de acuerdo a las entidades que la regulan en el Perú, con el único y gran objetivo de innovar y mejorar la experiencia de los peruanos y pronto tengamos una ciudadanía 100% digital.

Frente al desafío impuesto por los Gobiernos, que aceleran su transformación digital y exigen el cumplimiento de nuevos mandatos fiscales, las empresas se ven en la obligación de incorporar soluciones que resuelvan sus problemas relacionados con los impuestos.

Hoy, tal vez uno de los mayores desafíos que enfrentan las compañías que deben sumarse a la digitalización de sus obligaciones tributarias -siguiendo la tendencia mundial al respecto- es cumplir con los mandatos fiscales de los gobiernos que, equipados con la tecnología necesaria para exigir el cumplimiento continuo, exigen la adopción de estrictas normativas que demandan grandes esfuerzos de las empresas para adoptarlas en tiempo y forma, e incorporar dichos requisitos en sus plataformas ERP sin afectar su negocio.

El incumplimiento de los estándares establecidos por los mandatos fiscales globales puede traducirse en que las empresas enfrenten sanciones monetarias, un flujo de caja disminuido y costosas auditorías, e incluso pueden poner en peligro sus relaciones con clientes y proveedores.

En Latinoamérica, en particular, la infinidad de mandatos distintos para la presentación de informes y para la facturación electrónica complejizan aún más el escenario para las empresas que utilizan SAP, añadiendo retos adicionales para el cumplimiento tributario que deben ser resueltos por los departamentos a cargo, mientras intentan mantener los costos y el uso de recursos valiosos a raya.

Uno de los mayores desafíos que deben resolver estas empresas, en su mayoría multinacionales con operaciones en distintos lugares del mundo, deriva de hecho de que los requisitos fiscales de cada país, en ocasiones con diferencias sustanciales entre sí, deben reflejarse en su ERP. Muchas veces, las casas matrices de dichas entidades están en Europa, o Estados Unidos, y su implementación corporativa de SAP es incapaz de capturar las complejidades de Latinoamérica dentro de las implementaciones del ERP a niveles locales.

Incluso se pueden producir discrepancias derivadas de distintas interpretaciones conceptuales. El número asignado a un documento, por ejemplo, tiene variados significados dentro de Latinoamérica. En este escenario, para una entidad, especialmente si es multinacional, es muy difícil realizar cambios en su tecnología para hacer bajadas locales si no entienden estas diferencias. Este gap no dice relación con los recursos técnicos de los que dispongan, sino con la capacidad de entender otras realidades y adaptar las implementaciones a ellas.

Estas brechas se pueden traducir en una gran cantidad de discrepancias entre la información que contiene el ERP y lo que cada filial reporta finalmente al Gobierno.

Si deben cumplir con los estándares de cumplimiento, las multinacionales deben asegurarse de que sus sistemas centrales permanezcan aislados de cualquier interrupción regulatoria, independientemente de dónde o con qué frecuencia se realicen cambios en los mandatos.

Para resolver estas problemáticas, hoy existen infinidad de soluciones en el mercado que permiten, efectivamente, enviar información a los distintos organismos fiscales, pero que no tienen la capacidad de reconciliar contra el ERP. Estas fallas quedan en evidencia en las auditorías a ese ERP, que delatan las inconsistencias en el sistema y que pueden traducirse en costosísimas sanciones que pueden poner en riesgo, incluso, la continuidad del negocio. Existen también algunos proveedores que realizan toda la operación de ingreso de información de forma manual en SAP, lo que eleva significativamente la posibilidad de errores irreconciliables que crean graves riesgos fiscales.

Este punto no es menor, dado que toda la información de la compañía, incluyendo precios, impuestos, cantidades, descripción de los ítems, códigos de barras, y otros datos críticos, están contenidos en el ERP SAP.

El sello único de Sovos

Como vimos anteriormente, en términos generales cualquier solución a nivel nube en el mercado puede tomar la información fiscal de una empresa, mapearla y derivarla al Gobierno. Sin embargo, cuando hablamos de SAP, la complejidad de incorporar modificaciones en el ERP con el objeto de obtener la información apropiada para generar los reportes requeridos es una tarea sumamente compleja.

Para cumplir con este desafío exitosamente, la gestión completa del cumplimiento tributario en la nube debe ser provista por un proveedor de primera línea que ofrezca actualizaciones continuas de cumplimiento y una inversión en mantenimiento, infraestructura e innovación que ahorre costos financieros y de recursos. La entrega automatizada de actualizaciones regulatorias, por ejemplo, evitará la necesidad de intervención manual cada vez que se introduzca o cambie un mandato.

En este escenario, Sovos ha logrado desarrollar una tecnología única que, a través de paquetes de código externo importados dentro de SAP y configuraciones adaptadas a la especificidad de cada cliente, permite extraer la información requerida en cada caso y llevarla a la nube. Esta capacidad de Sovos marca una diferencia sustancial, transformando a la compañía en la única en el mercado con la capacidad de ingresar y extraer la información requerida directamente desde el ERP, sin modificarla. De esta manera, permite mantener la condición de SAP como “single source of truth” (o fuente única de información). Esta capacidad de la extracción de datos y la trazabilidad del ERP central son, además, esenciales para protegerse contra los riesgos de auditoría.

Adicionalmente, Sovos desarrolla los denominados “programas Delta” que incorporan configuraciones únicas para cada cliente dependiendo de su implementación de SAP y de los requerimientos de mercado, al tiempo que mantienen el código estándar.

Sovos no solo provee el conocimiento y la tecnología para extraer la información desde el ERP y transmitirla a cada autoridad fiscal; también cuenta con un equipo de análisis regulatorio distribuido a nivel global que está monitoreando permanentemente los cambios normativos en cada región para transmitirlos al área de Producto -de manera que sean incorporados y actualizados en los distintos sistemas de la solución de Sovos- y al área de Soporte responsable de cada país.

Implementación transparente y adaptable

Una de las mayores preocupaciones de las áreas de TI de las empresas al momento de decidir la implementación de una solución de cumplimiento tributario a nivel transaccional en la nube, es el grado de complejidad de la implementación, el tiempo y los recursos que esta requerirá y el nivel de dificultad que enfrentarán los usuarios para utilizarla.

En este sentido, una de las fortalezas de Sovos es que los usuarios no perciben las eventuales complejidades que pudiera presentar una implementación al ofrecer, a través del monitor de SAP, transparencia total para el usuario final.

Además, para entidades con operaciones en distintos países, la solución de Sovos permite implementar en sus sistemas una configuración para cada país en el mismo SAP, si el ERP captura los datos de cada mercado. Esto quiere decir que una compañía puede facturar al mismo tiempo, desde el mismo ERP, a distintos países, independientemente de que las autoridades fiscales sean distintas.

En suma, como eje alrededor del cual gira una transformación digital, una solución moderna de cumplimiento tributario debería ser un componente clave de la estrategia de cada empresa para resolver sus problemas relacionados con los impuestos y eliminar para siempre los dolores de cabeza en torno al cumplimiento.

En este contexto, Sovos cubre todas las formas de cumplimiento tributario a nivel transaccional en una sola solución: una plataforma continua y conectada para la determinación del IVA, el cumplimiento de facturación electrónica e informes fiscales para los gobiernos de todo el mundo, soportada por equipos técnicos y legales de primera línea.

Para poder afrontar la coyuntura actual muchas empresas se han visto obligadas a implementar diferentes medidas que les permitan seguir operando, así como para cumplir con las normativas del Ministerio de Trabajo como empleadores. Uno de los escenarios que ha cambiado debido al teletrabajo es la modalidad de envio, firma y almacenamiento de documentos laborales de los colaboradores, así como de la renovación de sus contratos. Ante ello, Indecopi está promoviendo el uso de la firma digital, en contratos laborales temporales y otros documentos con valor jurídico.

El Gobierno a través de la Comisión para la Gestión de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE) de Indecopi fue la encargada de dar a conocer el Decreto Legislativo 1310 a los ciudadanos peruanos, lo que se busca es que cada vez los trámites que necesitaban de una firma física puedan ser reemplazados por la firma digital manteniendo el valor legal de los documentos. En Perú esta firma debe ser realizada a través de un software de Firma Digital acreditado por Indecopi, mediante el sistema de Intermediación Digital.

Estas medidas fueron tomadas con el objetivo de seguir cumpliendo con las regulaciones del Gobierno en este Estado de Emergencia, pero abren paso al futuro y a lo que pronto será un trámite sencillo para todos los ciudadanos, ¿Se imaginan que todos podamos firmar contratos con validez legal, a través de nuestros celulares con la verificación biométrica de nuestra huella digital? Esa transformación está cada vez más cerca y ya somos parte de ella.

Como Sovos apoyamos la medida expresada por Indecopi y seguiremos trabajando para apoyar a las empresas y ciudadanos a mantener en marcha al país con nuestras soluciones digitales como el gestor documental y firma digital.

Mediante el Decreto Legislativo 1310, el Gobierno y el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, aprobó el uso de documentos laborales en formato digital, ya que facilita la emisión, envío y archivo de los mismos, aún más en este periodo de Emergencia que vive nuestro país por el Covid-19.

Las empresas podrán hacer uso de plataformas digitales para poder gestionar documentos como ficha del trabajados, boletas de pago, Declaración de antecedentes penales, Declaración Jurada de Renta, certificados de capacitación, entre otros. Sin duda se trata de una gran oportunidad para las empresas de fomentar su innovación digital y simplificar la tarea del área de Recursos Humanos de las empresas.

Se trata de una suma de esfuerzos por parte del gobierno de facilitar la gestión, sobre todo considerando que los trabajadores se encuentran laborando de manera remota. Desde Sovos celebramos esta iniciativa e invitamos a las empresas a sumarse a la iniciativa para cumplir con el marco legal.

Revisa aquí el Decreto Legislativo.

El mundo está en constante cambio, el viejo capitalismo ya no es aceptado por la sociedad actual y los CEO’s de las principales empresas del mundo han decidido tomar cartas en el asunto, pues ahora el pide más, quiere ver más y gracias a internet sabe más.

En nuestro país, el nivel de desconfianza de la población es alto, ya que muchos de los líderes de Estado están en proceso de investigación por temas de corrupción que involucra a empresas privadas, por ejemplo. Ante esta coyuntura a nivel mundial y como es costumbre, EE.UU ha dado el primer paso hacia la solución, creando el “Business Roundtable” (BRT), que reúne a los CEO’s de las 200 empresas más poderosas de EE.UU para iniciar el cambio hacia el llamado “Capitalismo Consciente”.

Entonces, ¿Qué es Capitalismo Consciente?, es un movimiento global iniciado por John Mackey y el profesor Raj Sisodia, autores del libro “Capitalismo Consciente: Libera el espíritu heroico de los negocios”. Lo que buscan es conectar, inspirar y motivar a empresarios en diferentes partes del mundo para ser verdaderos agentes de cambio y pensar mucho más en las generaciones futuras.

Una empresa consciente busca ser parte de la solución y no generar un problema. Tienen el objetivo siempre dejar huella en los principales iniciativas para que las generaciones futuras no tengan que sufrir las consecuencias del viejo capitalismo, siempre enfocados a la sostenibilidad y a la mejora de la sociedad. Esperamos que las empresas peruanas nos adaptemos lo más rápido posible a este nuevo movimiento y sigamos la gran iniciativa de pensar en la sociedad antes que solo en los beneficios de la empresa.

Para cualquier empresa, encontrar una fuente de ahorro de recursos es muy importante, porque los ayuda a ser más eficientes y si se trata de un ahorro en presupuesto, significa la posibilidad de reinvertir para generar mayor ganancia. ¿Imagina ahora poder encontrar esa fuente en la digitalización de procesos?

Empecemos hablando de la facturación electrónica, que es un tema que conocemos como la palma de nuestra mano. Según la SUNAT realizar facturas electrónicas permite que tu empresa ahorre hasta un 67% de presupuesto, ya que se evita el costo de impresión, el courier para envío de documentos físicos y el alquiler de locales de almacén.

Cada una de las empresas que ya utiliza la facturación electrónica además es capaz de mejorar la gestión de sus documentos al tener la información disponible el 100% del tiempo, y mejorar la gestión tributaria, con la tranquilidad de que sus documentos siempre están seguros y tienen validez legal.

La transformación digital en las empresas puede iniciar desde los procesos más sencillos y debe verse como una inversión necesaria y con altos beneficios para la rentabilidad de tu empresa a largo plazo.