Parte II de V – Oscar Caicedo, Vicepresidente de gestión de productos para el IVA de América, Sovos

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Las leyes de facturación electrónica impuestas por los gobiernos se están abriendo paso en casi todas las regiones del mundo, lo que conlleva mandatos y expectativas más estrictos para las empresas. Insertados en todos los aspectos de su operación, los gobiernos son ahora una influencia omnipresente en su pila de datos que revisa cada transacción en tiempo real a medida que atraviesa su red. La supervisión en tiempo real también ha traído consigo una aplicación en tiempo real que puede variar en severidad desde multas significativas hasta el cierre completo de su negocio. Todo esto ha creado una nueva realidad para los responsables de TI, que necesitan una estrategia para hacer frente a estos cambios globales. Hemos pedido a nuestro vicepresidente de gestión de productos para el IVA, Oscar Caicedo, que nos ofrezca su orientación sobre cómo afectará esto a los departamentos de TI y cómo pueden prepararse mejor.

P: Ahora que las autoridades gubernamentales están en los datos de las empresas y exigen informes en tiempo real o casi real, ¿qué impacto tendrá esto en los departamentos de TI?

OC: Para mí, esto se divide en cuatro categorías distintas:

1. Arquitectura de procesos empresariales – A medida que las entidades reguladoras se vuelven más avanzadas, es importante examinar el proceso empresarial funcional general, no sólo el mecanismo técnico para informar. Muchos procesos empresariales se consolidaron mucho antes de que las capacidades actuales estuvieran disponibles. Es importante revisar el proceso de negocio para poder determinar el mejor camino técnico a seguir.

2. Fuente de la verdad – Con el complejo entorno por el que deben navegar los departamentos de TI, es necesario redefinir las expectativas de la fuente de la verdad de los datos/procesos. Los ecosistemas del sistema back-end no se construyeron teniendo en cuenta las necesidades actuales de cumplimiento/regulación. En los mercados maduros, en los que los gobiernos siguen avanzando en sus capacidades técnicas, es fundamental tener una estrategia clara para protegerse de los riesgos de la fuente de la verdad. De lo contrario, las entidades reguladoras locales tienden a convertirse en la última fuente de verdad.

3. Agregación/reconciliación de datos – La falta de claridad sobre la fuente de la verdad para cada proceso empresarial funcional puede dar lugar a importantes riesgos. El registro de datos en tiempo real con los reguladores locales fue el reto inicial. El reto actual es garantizar que todos los sistemas implicados se mantengan sincronizados y estén siempre plenamente armonizados. Los departamentos de TI deben reconocer que ahora es una necesidad para navegar en el entorno actual.

4. Datos maestros – Los datos de los sistemas de fondo ya eran lo suficientemente complicados como para soportarlos de forma centralizada. Una vez que se introdujeron las necesidades normativas en tiempo real, el problema de los datos aumentó exponencialmente. Las estructuras de datos, las bibliotecas de datos y los programas de extracción son todos intentos de resolver el problema, pero normalmente estos intentos fracasan debido a las lagunas en la comprensión de lo que es obligatorio frente a lo que es opcional. Una orientación clara sobre las necesidades locales es fundamental antes de decidir una estrategia técnica.

P: Para cumplir con los mandatos del gobierno y garantizar que las operaciones continúen sin interrupción, ¿qué debe priorizar la TI? ¿Qué enfoque recomendaría?

OC: Yo daría prioridad a un claro conocimiento normativo de los mercados/geografías en los que se opera. Esto parece obvio, pero no siempre es así. El 99% de las veces que hablo con una gran organización multinacional, no tienen claras las necesidades del mercado local. Los esfuerzos por centralizar o adoptar un enfoque cohesivo fracasan porque los principales responsables de la toma de decisiones en materia de TI no entendieron la normativa.

Además, hay que centrarse en los procesos empresariales y en los requisitos de datos para que tengan éxito y resolver el problema de principio a fin. El reto no termina con el registro de datos. El problema termina cuando se tiene la visibilidad, el mantenimiento, el apoyo, la conciliación y la inteligencia adecuados para estar totalmente preparado.

No te arriesgues. El entorno normativo es muy dinámico, por lo que es importante garantizar la comprobación adecuada de todos los escenarios empresariales necesarios para operar. No tener unos guiones de prueba claros puede llevar a sorpresas en los entornos de producción, lo que puede tener grandes implicaciones para la operación.

Por último, consolide todo lo posible. Esto significa simplificar los puntos finales, los protocolos de comunicación, las estructuras de datos, etc. Esto permitirá una gestión más eficaz de los procesos obligatorios en las diferentes jurisdicciones.

Han cambiado muchas cosas en el mundo de la facturación electrónica exigida por los gobiernos. La continua inversión en tecnología por parte de las autoridades gubernamentales ha puesto a los reguladores en posición de exigir una mayor transparencia junto con una información más detallada y en tiempo real. Para satisfacer estas demandas, las empresas recurren a sus organizaciones de TI. La buena noticia es que no tienes que hacerlo solo. Sovos cuenta con los conocimientos necesarios para guiarle a través de esta evolución global, gracias a nuestra experiencia trabajando con muchas de las principales marcas del mundo.

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