Bu yıl Polonya’da sürekli işlem denetimi mevzuatının birinci taslağının yayınlanmasından bu yana, Krajowy System e-Faktur (KSeF) adlı sürekli işlem denetimi çerçevesinin ve sisteminin geliştirilmesinde iyi bir ilerleme kaydedildi.

Birkaç kez tekrarlandıktan sonra sürekli işlem denetimlerine ilişkin mevzuat nihayet kabul edildi ve 18 Kasım 2021 tarihli Resmi Gazete’de yayımlandı. Sürekli işlem denetimi sistemiyle ilgili farklı hususları düzenleyen mevzuatın uygulanması, (ör. kimlik doğrulama ve gelen işlemler) hala devam ediyor. Teknik dokümantasyon ve test ortamı ise sürekli olarak güncelleniyor.

En son dokümantasyona göre, KSeF çerçevesinin en önemli özellikleri aşağıdaki şekilde sıralanıyor:

• Kapsam: KSeF, Polonya’nın yeni e-fatura sistemi ve sistemde işletmelere arası (B2B) ilişkilerde e-fatura kesmek, almak ve arşivlemek için merkezi bir platform kullanılıyor. İşletmeden tüketiciye (B2C) işlemlerde müşteri tarafından talep edilirse yapılandırılmış bir e-fatura kesilebiliyor. İşletmeden devlete (B2G) işlemler PEF adı verilen ve bir süredir kullanılmakta olan ayrı bir Peppol tabanlı sistemde yönetiliyor.
• Gönüllü aşama: Ocak 2022’den itibaren KSeF gönüllülüğe dayalı bir sistem olarak yürürlüğe giriyor; yani B2B işlemlerde bu e-fatura sisteminin kullanılması zorunlu değil. Sistemin benimsenmesini teşvik etmek için, sürekli işlem denetimi sistemini kullanmayı tercih eden vergi mükelleflerine, daha hızlı vergi iadesi ve SAF-T dosyası JPK_FA’yı (fatura raporu) iletme zorunluluğundan muafiyet gibi bazı imtiyazlar sunuluyor. Alıcılar KSeF üzerinden yapılandırılmış e-fatura almayı kabul etmezse, tedarikçiler yine de e-fatura kesmek ve bununla ilgili imtiyazlardan faydalanmak için KSeF’i kullanabiliyor. Yine de uygulama dışındaki alıcılara faturaları kabul edilen biçimde ve formatta (kağıt, PDF, EDI, vb.) göndermeye devam etmeleri gerekiyor.
• Zorunlu aşama: Sistemin 2023’te zorunlu hale gelmesi bekleniyor ancak henüz kesin bir tarih belirlenmedi.
• Onay süreci: KSeF, e-faturaların API ve program spesifikasyonlarına uygun şekilde ve düzenlenmiş yapılandırılmış, XML temelli bir formatta, yani FA_VAT formatında, merkezi bir platforma gönderildiği bir onay sistemidir. Sistem, faturayı programdaki spesifikasyonlara göre doğrularsa ve fatura doğrulama sürecinden geçerse, faturaya benzersiz bir kimlik numarası verilir. Bu numara, KSeF’te faturanın tanınmasını sağlar. Benzersiz kimlik numarasını taşıyan yapılandırılmış e-fatura, yasal fatura olarak kabul edilebilir ve KSeF üzerinden alıcıya gönderilir.
• Yeni yapılandırılmış e-fatura: Yapılandırılmış e-fatura, yani FA_VAT, yeni bir e-fatura türüdür zira KDV e-faturası kuralları altında gereken standart fatura verilerinden daha fazla veri, ör. ödeme verileri, gümrük vergilerinin ödenmesine ilişkin veriler, işlem koşullarıyla ilgili veriler içerir. Birçok şekilde 67 ortak alanla JPK_FA’ya benzerdir ve JPK_FA’yı gereksiz hale getirmektedir.
• Yapılandırılmış e-faturanın tutarlılığı ve özgünlüğü: KSeF üzerinden e-fatura kesme ve alma, Polonya’daki KDV yasasında e-faturaların tutarlılığı ve özgünlüğüyle ilgili olarak listelenen yöntemler (EDI, BCAT, e-imza, vb.) arasına eklenmiştir. Yani, gönüllü aşama boyunca tedarikçiler ve alıcılar, e-faturalarının tutarlılığını ve özgünlüğünü sağlamak için KSeF e-fatura sürecinden faydalanabilecek. KSeF zorunlu hale geldikten sonra, KDV yasasındaki tutarlılık ve özgünlükle ilgili gerekliliklere uyulması açısından e-faturaların KSeF üzerinden gönderilmesi ve alınması izin verilen tek yöntem haline gelecek.
• Kimlik doğrulama yöntemi: Sistemde vergi mükellefinin veya yetkili kurumun (ör. muhasebeci, üçüncü taraf hizmet sağlayıcı) kimliğinin doğrulanması için kabul edilen yöntemlerden biri doğrulanmış e-imza veya mühürdür (QES). Kimlik doğrulama sürecinin teknik olarak nasıl işleyeceğiyle ilgili ayrıntılar daha sonraki belgelerde doğrulanacaktır.
• Arşivleme: KSeF, gönüllü aşamada e-faturalarını sürekli işlem denetimi sisteminde arşivlemek isteyen vergi mükellefleri için arşiv özelliği de sunmaktadır. Zorunlu aşamada, e-faturalar otomatik olarak KSeF’te on yıl boyunca arşivlenecektir (GDPR gibi veri gizliliği kurallarına göre vergi mükellefinin yetkilendirmesine tabi olarak). Böylece vergi idaresi, saklanan e-faturalara hızla erişebilecek ve vergi denetimlerini daha kolay şekilde yapabilecek. Dolayısıyla, mevcut KDV kurallarında (Polonya KDV yasasının 112 ve 112a sayılı maddeleri) vergi mükelleflerinin e-faturalarını yasal saklama süresinin sonuna kadar saklamasına ilişkin zorunluluk geçersiz hale gelecek. Öte yandan vergi mükellefleri, vergi dairesine karşı bir ihtilaf olması durumunda ellerinde delil olması için e-faturaları kendi arşivlerinde muhtemelen saklayacaktır.

Polonyalı yetkililer, sistemin Ocak 2022’de kademeli olarak uygulanması için gerekli her tür belgenin ve detayın zamanında hazır olması için ciddi çaba sarf etti. Ancak süreçle ilgili belli başlı önemli detayların, güncellenmiş test ortamında netleştirilmesi beklenmektedir.