Özel entegratör nedir, kişilere, kurumlara nasıl avantajlar sağlar ve özel entegratörü seçerken nelere dikkat edilmeli gibi sıklıkla sorulan sorulara yanıt veren yazımızın ardından bu kez özel entegratör değişikliği yapmak isteyenlerin merak ettiklerini gündeme aldık.
E-belge dijitalleşme sürecinde ilk seçtiği özel entegratörün hizmetlerinden memnun kalmayan kişi ve kurumlar belirli bir noktada değişikliğe gitme ihtiyacı duyuyor. Konuyla ilgili bir önceki yazımızda belirttiğimiz ‘özel entegratörü seçerken nelere dikkat edilmeli’ maddelerini dikkate alarak seçimini yeniden yapan şirketler artık değişikliğe hazır, peki bu değişiklik sırasında kendilerini neler bekliyor?
Özel entegratör değişim süreci ile ilgili sıklıkla sorulan soruları yanıtladık.
Sovos olarak tek hizmet alanımız e-dönüşüm. E-fatura, e-irsaliye, e-defter, e-arşiv, e-müstahsil makbuzu, e-serbest meslek makbuzu gibi elektronik belge çözümleri sunuyoruz. SAP müşterilerine de e-dönüşüm ile ilgili olarak SAP içerisinde kullanabilecekleri özel bir paket sunuyoruz. Sadece e-dönüşüm çözümlerine odaklanmış olmamız, hizmetimizi güncel tutmamızı ve sürekli geliştirmemizi sağlıyor ve müşteri memnuniyetinin çok yüksek olmasıyla sonuçlanıyor. Müşterilerimizi regülasyonlarla ilgili sürekli güncel tutabildiğimiz için bu alanda ayrı bir takip mekanizması geliştirmeye ihtiyaç duymuyorlar.
Bizim tek odağımız e-dönüşüm. İşi sadece ilgili regülasyon değişikliklerini takip etmek olan bir ekibimiz bulunuyor. Regülasyon duyuruları yayınlanır yayınlanmaz ilgili değişiklikleri anlaşılır bir dilde müşterilerimize iletiyoruz ve herhangi bir gecikme yaşamalarının önüne geçiyoruz.
Belgeler sistemimize ulaştığı anda biz de GİB’in web servislerinin müsaade ettiği sürelerde belgeleri iletiyoruz. Ancak bu süre bazı şirketler için yeterli olmayabiliyor. Bu nedenle GİB zamanla tebliğde bazı güncellemeler yaptı. Örneğin, e-irsaliye konusunda bir güncelleme yaparak, ‘eğer arada entegratör firma bulunuyorsa, belgenin entegratöre ulaşması ve onun tarafından onaylanmasını aracın yola çıkması için yeterlidir’ diyerek bu gibi gecikmeleri engellemiş oldu.
Eski kontör ve bakiyelere ne olacağı önceki entegratör ile yapılan sözleşmenin kapsamına göre belirlenir. Her entegratörün sistemi farklı çalıştığı için bir entegratörün sisteminde kontörleri diğerine transfer etmek mümkün olmuyor. Müşterimiz ile çalışmaya başlarken yeni biz sözleşme hazırlıyor ve yıllık olarak kontör paketi tanımlıyoruz. Kendisine tanımlanan havuzda kontörleri istediği uygulamalarda kullanabiliyor.
Müşteri SAP paketimizi alarak ilerliyorsa buradaki yetki objelerini kullanarak çok geniş ölçüde yetkilendirme yapabiliyor. Gelen veya giden faturaların yetkiyle görüntülenmesi, işleme durumlarının kaydedilmesi ve izin verilen ölçüde görüntülenmesi gibi kurallar üzerine konuşulabilir.
XSLT tasarımcımızla birlikte müşterilerimize bir tasarım sunuyoruz. Eğer müşterimiz önceki tasarımlarını kullanmak ya da özel bir tasarım isterse bu noktada bir analiz gerçekleştirmemiz gerekiyor. Ve bunun sonunda en uygun tasarımı hazırlıyoruz.
Farklı bir özel entegratörden bizim sistemimize geçiş yapan ya da entegrasyon modelini değiştiren şirketlerin bizim bulut sistemimize geçişi anında etiket bilgisi tanımlanıyor. Değişiklik olabilir, ilgili şirket bununla ilgili bilgilendirilir.
E-belge süreçlerinde kişi ve kurumların en çok zorlandığı konulardan biri SAP danışmanlık firması, GİB, entegratör gibi farklı alanlardan birçok kişi ile belirli yazışmalar ve görüşmeler yürütmek zorunda kalmaları. SAP paketimizi kullanan müşterilerimizin sadece bizimle iletişimde olması yeterli oluyor. Bu paket ile veriyi SAP’den alıp GİB’e kadar ileten uçtan uca bir çözüm sunuyoruz.
SAP sertifikalı e-dönüşüm çözümlerimiz hakkında detaylı bilgi almak ve size özel demo planlamak için bizimle iletişime geçin.
Verginin dijitalleşmesinde, e-belgelere geçiş döneminde ve sonrasında özel entegratörler kilit bir rol üstlendi. Peki ‘nedir bu özel entegratör?’ ve ‘nasıl faydalar sunar?’
‘Özel entegratör’, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) yayınladığı tebliğler ile e-belge mükellefi olan ya da gönüllü olarak vergi süreçlerini dijitalleştirmek isteyenlerin karşısına çıkan ilk kavramlardan biridir. Ancak özel entegratörün ne olduğu, kullanıcıya nasıl faydalar sağladığı, iyi bir özel entegratörün hangi özellikleri taşıması gerektiği yeterince bilinmiyor.
E-belge kullanımlarında GİB’in genel amacı, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan güvenli bir sistem oluşturmak ve vergi denetimini bu sistem üzerinden düzenli bir şekilde, gecikmelere, cezalara yol açmadan yapabilmek. Kademeli olarak yapılan e-belge geçişi, bir süre sonra alım-satım yapan tüm şirketlerin/kişilerin sisteme katılmasıyla sonuçlanacaktır.
Bu sisteme uyum sağlayabilmek için mükelleflerin önünde üç seçenek bulunuyor:
Özel entegratör, GİB’in kılavuzları doğrultusunda e-belgeleri oluşturan, gönderim ve takibini yapan; kendi sistemleri üzerinde bu kayıtları saklayarak, istenildiğinde ulaşılmasını sağlayan, mevzuatı yakından takip ederek mükellefler adına gerekli güncellemeleri yapan yetkili aracı firmadır.
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın binlerce kurumun her birinin sistemine ayrı ayrı kontrol sağlamak yerine, entegratör firmalar üzerinden ‘özel entegrasyonu’ teşvik ettiği biliniyor.
Direkt entegrasyon için firmaların GİB’e bağlanacak sunucuları kendilerinin temin etmesi gerektiği için sunucu ve sunucudan kaynaklanan önemli maliyetler ortaya çıkıyor. Özel entegratör ile çalışmak ise bu maliyetleri ve uyum sorunlarını ortadan kaldırıyor, zaman tasarrufu sağlıyor.
GİB tarafından Özel Entegratör yetkinliğini alan firmalar müstahsil makbuzu, serbest meslek makbuzu gibi belgeleri ve arşiv raporlarını hizmet verdikleri firma adına imzalayıp GİB’e gönderebilir. Böylece GİB ile olan iletişim ve bu anlamdaki sorumluluk da entegratör firmaya aktarılır.
Özel entegratörlerin e-belge geçişinde sunduğu kolaylıkların yanı sıra geçiş sonrası sunduğu pek çok avantaj da bulunuyor. Bunların başında ise alanında uzman ekiplerin, sıklıkla değişen ya da yenilenen regülasyonlara hakimiyeti ve gerekli yönlendirmeleri zamanında yapabilmesi geliyor.
GİB, özel entegratörlerle çalışan kişi/kurumlara ayrı avantajlar da sunuyor. Örneğin e-irsaliye sisteminde, bir taşımanın başlayabilmesi için öncelikle ilgili e-irsaliyenin GİB’in sistemine ulaşması ve onaylanması gerekir. Ancak eğer arada entegratör firma bulunuyorsa, GİB belgenin entegratöre ulaşması ve onun tarafından onaylanmasını yeterli buluyor. Bu durum GİB’in sistem yoğunluklarından kaynaklanabilecek gecikmeleri engelleyerek zaman kazandırıyor, gün içinde çok sayıda sevkiyat yapan firmaların memnuniyetini sağlıyor.
GİB’in internet sitesi üzerindeki özel entegratörler listesinde yer alan kurumlardan biri özel entegratör olarak seçilebilmektedir. Bu seçimde dikkat edilmesi gereken özellikler ise şöyle sıralanabilir:
Özel Entegratörle çalışmanız durumunda öncelikle aşağıdaki hizmet ve ürünlerden faydalanabilirsiniz:
Bunun yanı sıra örneğin Sovos’ta yukarıda sıralanan ürünlere ek olarak ‘Satış Sonrası Destek’ hizmeti de sunulur. Retainer Package ve Technical Account Manager gibi hizmetlerle, müşterinin kendi özel ürünün üzerindeki değişiklik taleplerinin gerçekleştirildiği çalışmalar da söz konusudur. Sovos uzmanları, müşterinin ‘ERP’siyle entegrasyon projelerinde destek sunabilir. Ayrıca müşteriler regülasyonlardaki değişiklikler hakkında önceden bilgi alabilirler, özel entegratör regülatif güncellemeleri otomatik olarak yapar. Bunun yanı sıra GİB ile uyumlu bir şekilde belgelerinin 10 yıl güvenli şekilde saklanması sağlanır.
Firmalar maliyet ve zaman tasarrufu sağlamak, işinin ehli bir partnerle çalışarak vergi ve fatura konusunda en güncel düzenlemelere uyumluluk göstermek ve ileride karşılarına çıkabilecek olası bir cezadan kaçınabilmek için özel entegratörlerle çalışırlar. Sovos özel entegratörlük hizmetini, müşterilerine on-premise ya da bulut üzerinden sunar. ‘On-premise’ türünde hizmet almak isteyen müşteriler, kendi bilgilerini kendi sistemleri içerisinde tutabilme seçeneğinden faydalanabilirler. Bulut seçeneğini tercih eden müşteriler ise ‘private’ ya da ‘public cloud’ türünde hizmet kullanabilir. Bulut seçeneği, müşterilere, belgelerinin güvenli bir şekilde iletilmesi ve arşivlenmesi hizmetini de sağlar. Ayrıca bu müşteriler, belge kesmek veya belge almak için kontör adı verilen birimleri satın alarak işlemlerini gerçekleştirebilirler. Sovos, her bir ürünün regülatif zorunluluğuna uygun olacak şekilde, en güvenli ve premium hizmeti müşterilere sunarak sorunsuz bir şekilde iş süreçlerini yönetmelerine imkân sağlar… Müşteriler, fatura işlemlerini aşağıda yer alan modellerden birini seçerek gerçekleştirebilirler:
Sovos, GİB’de hakkında ‘kayıp belge’ ihbarında bulunulmamış ‘tek özel entegratör’ olma özelliği ile bilinmektedir. Gelişmiş e-belge çözümlerimiz ile firmanızın e-dönüşüm sürecinde size nasıl yardımcı olabileceğimize göz atabilirsiniz.
“Başarılı E-Dönüşüm Projeleri: Müşteri ve Servis Sağlayıcı Uyumu” başlığıyla düzenlenen webinarda uzman ekibimiz; başarılı bir proje süreci yürütebilmek için servis sağlayıcılar ile firmalar arasındaki uyumdan, başarılı e-dönüşüm projelerinin gereksinimlerine kadar en çok merak edilen konuları ele aldı.
En çok merak edilen sorular ve yanıtları için okumaya devam edin.
Bu konu iki başlık altında incelenebilir: Birincisi, servis sağlayıcınız yazılım desteği sunuyor olabilir. Bu destek; GİB’e bağlantı yönteminden, bağımsız olarak firma adına veriyi toplayan, organize eden, GİB’in talep ettiği UBL (Evrensel İş Dili) tasarımına çeviren, beratlarını oluşturan ve firma için GİB’e ulaştıran uygulamalardır. İkinci yöntem ise firmalara sunulan özel entegrasyon hizmeti olabilir. Özel entegratör sertifikasını alan firmalar arşiv raporlarını, müstahsil makbuzu, serbest meslek makbuzu gibi belgeleri hizmet verdikleri firma adına imzalayıp GİB’e gönderebilir. Bununla beraber özel entegratörlerin çoğunun ‘e-belge, e-fatura saklayıcı kuruluş’ unvanları da bulunduğundan söz konusu belgeleri sözleşme süresi ya da GİB’in talep ettiği 10 yıl boyunca saklayabilirler. Bazı servis sağlayıcılar regülasyon, altyapı, hosting danışmanlıkları ya da özel sunucu gibi hizmetler de verebilmektedir.
Agile: Yazılım projelerinde müşteri ihtiyaçlarına daha çabuk ve esnek bir şekilde cevap verebilmek için kullanılmaya başlamıştır. Bu yaklaşımda en önemli faktörler değişime hızlı adapte olması ve çözümler sağlaması, müşterinin devamlı projeye dahil edilmesi, proje ekibi ile birlikte sık toplantılar yapılması ve ekibin kendi kendini organize etmesidir. Sprint ise bu yöntemle calışan ekibin tekrarlı bir şekilde gerçekleştirdiği döngülerdir. Agile proje yönetme metodolojilerinden birisi olan Scrum adaptasyona açık sorunları ele alabildikleri bir yapıdır.
Waterfall: Analiz, tasarım, yazılım, test ve yayın fazlarından oluşur. Geleneksel bir yöntemdir; süreçler yukarıdan aşağıya doğrusal olarak işler. Proje sahibi, proje tamamlandıktan sonra çıktı görür.
Proje yönetim yaklaşımı uygulanılan projeye göre farklılık gösterecektir. Örneğin: E-fatura implementasyonu yapılan bir projede süreçler ve ürün bir hayli olgunlaşmış olduğundan “Waterfall” modeli tercih edilir. Analiz ve geliştirme gibi süreçler takip edilerek ürünün implementasyonu sağlanır.
Ancak ‘veri merkezi’ değişikliği ya da sıfırdan ürün kurulumu gibi belirsiz bazı durumlarda daha dinamik, çevik gitme ihtiyacı göz önünde bulundurulmalıdır. Bunlarda “Agile” mantığıyla ilerlemek doğru olacaktır. Bazen ise dışarıda ve içeride farklı yöntemleri olan hibrit modeller tercih edilebiliyor.
Özetle, projenin yöntemi ve içinde bulunulan ortama göre değişiklik gösterecektir. Genel olarak ürün kurulumlarında waterfall ya da hibrit yöntemleriyle ilerlenir.
GİB her ne kadar iki yaklaşımı da paylaşıyor olsa da önerdiği bir yaklaşımı vardır. Yedi yüz elli binden fazla e–fatura mükellefinin 1/3’ü fatura süreçlerini GİB portal üzerinden yönetiliyor. Geriye kalan mükellefler ise “Direkt” ya da “Özel Entegrasyon” yöntemleri ile efatura süreçlerini yönetiliyor. Bunun yarısının direkt entegrasyon diğer yarısının ise özel entegrasyon olduğu düşünülürse; Gelir İdaresi Başkanlığı seksen tane özel entegratörü denetleyerek iki yüz elli bin tane firmayı kontrol edebiliyorken, diğer iki yüz elli bin firma için bu firmaların sunmuş oldukları sunuculara doğrudan bağlantı sağlamak ve sürekli denetlemek zorunda kalıyor. Bu da GİB’in “Özel Entegrasyonu” teşvik ettiği anlamına geliyor.
GİB, bir taşımanın başlayabilmesi için ilgili e-irsaliyenin kendi sistemine düşmesi ve onaylanması gerektiğini daha önce bildirmişti. Yeni güncellemeyle beraber şu bilgi paylaşıldı: Eğer firmalar “Özel Entegratör” sistemini kullanıyor ise firmanın özel entegratörünün e-irsaliyeyi kabul etmesi yeterlidir. Bu sayede tüm sorumluluk özel entegratör firmaya geçmiş olur ve özel entegratör firması 15 dakika içinde e-irsaliyeyi GİB’e iletmekle yükümlüdür. Bu, özel entegratöre kıyasla daha yavaş olan GİB sistemlerindeki bekleme süresini ortadan kaldırmış olur. Özellikle gün içinde yüzlerce, hatta binlerce sevkiyat yapan firmaların memnuniyetini artırıyor.
SAP kullanan firmalar ECC’den HANA’ya geçiş projelerini gerçekleştiriyor.
Projenin ilk gününde, SAP paketi satın alınırken özel entegratör seçiminin yapılması ve proje yaklaşımının belirlenmesi tavsiye edilir. S/4HANA, public cloud’da kullanılacak ise tedarikçilere; S/4HANA public cloud’u satın alma sürecinde ulaşılması daha doğru bir yönlendirme alınmasını sağlayacaktır.
E-arşiv faturalarda tam entegrasyon ilk çıktığı günden beri mevcut. Bununla birlikte Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB), e-arşiv faturasının üretilebilmesi ve onun imzalanabilmesi için istediği sertifikasyonları, firmaların doğrudan almaları hem maliyet hem de yönetim açısından çok verimli olmadığından çok uygulanan bir yöntem değildir. Bu durum firmalar nezdinde “E-arşiv fatura yalnızca özel entegrasyon yöntemiyle çalışabilir” algısına neden olmuştur.
Direkt entegrasyon kullanıcıları, e-faturada GİB’e doğrudan bağlansalar dahi e-arşiv raporlarını, teknik sertifikasyonlara sahip özel entegratör yoluyla işlemlerini tamamlamak durumundadırlar. Bununla beraber firmalar bu sertifikasyonu aldıkları taktirde işlemleri kendileri de yapabilirler.
Defter veriniz yoğun ise o ayın başında geçilmesi önerilir. Öte yandan veriniz çok yoğun değil ise sürecinizi her zamanki gibi ayın ilk ya da ikinci haftasında başlayarak yürütebilirsiniz.
Regülatif anlamda söz konusu olan dört uygulamaya da ara dönem gibi yılın herhangi bir döneminde geçiş yapılabilir. Burada bazı istisnalar mevcut. GİB, “Eğer e-defterde şube yapısına geçilecekse bu yeni yılda olmak zorunda” bilgisi paylaşıyor. Bunun dışında defterde önemli olan sizin mali yılınızın başlangıcı olduğundan, ne zaman istenirse e-belgelerde değişime gidilebilir. Ayrıca, e-faturaya yeni geçecek bir firma ise bu 3 milyon liralık ciro limitini aştığı ve önümüzdeki yıl Temmuz ayında e-faturaya geçmek zorunda olduğu anlamına gelir.
Test aşaması bittikten sonra, canlı geçiş için bir liste çıkartılır. Bu liste, Proje Yönetim Ofisi(PMO) ekibine ait olduğundan içeride bütün projeler gözetilerek doğru bir sırada ve standart yapıda kurgulanmış olur. Ayrıca proje ya da sistem bazlı bazı adımlar da eklenebilir. Canlı geçişin doğası gereği gün ve saat bazlı planlama yapmak gerekebiliyor.
Özetle, standart şablonlar müşteriye özel hâle getirilerek herhangi bir adımın atlanmaması sağlanır. Tüm süreç boyunca ‘Waterfall’ mantığıyla ilerlenir. Sovos’ta iç kalite kontrol mekanizması sayesinde projenin kalite kontrol aşamasından geçebilmesi için hem teknik hem de iş yöneticileriyle, onların ek yorum ya da soruları üzerinden bir beyin fırtınası yapılır. Herhangi bir adımın atlanmaması için listelere proje ekibi ve Sovos proje ekibi ayrı ayrı odaklanılır.
Odağı tamamen e-dönüşüm olan Sovos’ta 350 kişilik e-dönüşüm ekibiyle tüm ERP’ler üzerinde ve regülasyonlarla ilgili çalışmalar yapılıyor. Türkiye’deki pazarın yüzde 40’ına hâkimiz olan Sovos; Türkiye’deki ilk 500 şirketin 400’ünde, global şirketlerin büyük bölümünde ürünlerini konumlandırmış durumdadır. FMCG, akaryakıt, perakende gibi aksiyonların hızla alınması, belgelerin, faturaların en hızlı şekilde üretilmesi gereken sektörlerde Sovos ürünleri kullanılmaktadır.
Türkiye’deki en güvenli ‘veri merkezi’nin en büyük müşterilerinden birisi olması sayesinde Sovos, GİB’de hakkında ‘kayıp belge’ ihbarında bulunulmamış ‘tek özel entegratör’ özelliğini kazanmıştır.
GİB’in ve kendi sistemlerinin anlık ulaşılabilirliğini ‘herkese açık bir şekilde yayınlıyor ve bu bilgileri bağımsız denetçi kuruluşlar vasıtasıyla ulaştırıyor. Dolayısıyla sunduğu tüm bilgilerin arkasında uzman kuruluşlar yer alıyor.
Güvenlik ve altyapı destekleri bağlamında, penetrasyon ve sistem güvenlik sonuçlarının hepsini güvenli veri kaynaklarıyla sunabiliyor. Proje, satış ve satış sonrası desteklerde uzman ekipleriyle tüm ürünlere hâkim durumdadır. Dolayısıyla ekipte bir değişiklik olduğunda hizmetlerin kesintisiz sürmesi sağlanır. Ürünlerin özellikleri, gücü, son kullanıcılara sunduğu deneyimler, global oryantasyon ve globaldeki regülasyon uzmanlığı sağladığı diğer avantajlardandır.
16 Mart 2023 Perşembe günü düzenlenen webinarda; SAP S/4 HANA geçişi ve e-dönüşüm planlamasına dair merak edilenler ele alındı. Yayın kaydına buradan ulaşabilirsiniz.
E-İrsaliye kapsamının resmi olarak genişletilmesinin ardından zorunlu geçiş sınırı olan brüt satış hasılat tutarının düşürülmesi sonucunda yaşanan geçiş hareketliliği ile e-irsaliye kayıtlı kullanıcı sayısı 176 bini aştı.
Bu yazıda en çok kullanılan e-dönüşüm ürünlerinden biri olan e-irsaliye uygulaması hakkında sıkça sorulan sorulardan birkaçını bir araya getirerek “Nasıl Yapılır?” sorularının cevaplarına yer verdik.
E-İrsaliye uygulamasına dahil olan mükelleflerin düzenleyecekleri tüm sevk irsaliyelerinin elektronik olarak düzenlenmesi gerekiyor. Aynı zamanda uygulamaya dahil olan mükelleflerden alınan mallar karşılığında düzenlenecek irsaliyelerin de yine e-İrsaliye olarak alınması zorunludur. Ancak, bununla birlikte sadece genel tebliğde açıklanan hallerde kâğıt sevk irsaliyesi düzenlenmesi ve alınmasının süreklilik arz etmemek kaydıyla mümkün olabileceği belirtiliyor. Ayrıca tebliğde yer alan açıklamada; kâğıt irsaliye kesilmesi gereken durumda mükellefin bu durumu belge ile kanıtlaması gerektiği yer alıyor. Bu tür durumlarda kâğıt sevk irsaliyesi düzenlenerek, sevkiyat sürecine başlanabilir. Ek olarak uygulamaya dâhil olunan tarihin içinde bulunduğu ayın sonuna kadar, e-irsaliye belgeleri kâğıt ortamda da düzenlenebilmektedir.
E-İrsaliye uygulamasına kayıtlı mükelleflerin mal sevkleri için en geç uygulamaya başladıkları ayın sonundan itibaren tüm müşterilerine e-irsaliye düzenlenmesi gerekiyor. Ancak, alıcı sisteme kayıtlı olmadığı için gönderim şekli portal üzerinden değil, farklı elektronik ortamlardan veya kâğıt çıktı olarak gerçekleşebilir. E-İrsaliye kullanıcısı olmayan firma veya son kullanıcılara; irsaliye kesilerek, GİB sanal kullanıcısına iletilmesi gerekiyor.
İşletmelerin kendi şubeleri arasında yaptıkları mal sevkiyatlarında da sevk irsaliyesi düzenlenmesi gerektiğinden, kendi depoları arasında gerçekleştirdiği dahili sevkiyat kapsamında düzenledikleri irsaliyeyi elektronik ortamda oluşturması gerekiyor.. E-İrsaliye üzerindeki gönderici ve alıcı bilgilerinin şirket bilgileri olmasına ve malın teslimat adresinin e-irsaliye üzerindeki ilgili alana girilmesine dikkat edilmelidir.
Malın fiili sevki sırasında araç içinde e-irsaliyenin bir örnek kâğıt çıktısının bulundurulması ya da elektronik olarak görüntülenmesi zorunludur.
Türkiye’deki e-dönüşüm uygulamalarına ilişkin son güncellemeler ve zorunluluk kapsamları hakkında tüm detayları öğrenmek için uzman ekibimizle iletişime geçin.
509 sayılı VUK Genel Tebliği’nde yapılan güncelleme ile e-irsaliye kapsamı da resmi olarak genişletildi. Değişikliğe göre e-irsaliye uygulamasına zorunlu geçiş sınırı olan 25 milyon TL’lik brüt satış hasılat tutarı düşürüldü. 2021 ve müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin e-irsaliye düzenlemesi zorunlu hale getirildi. Bu kapsamda e-irsaliye mükelleflerinin sayısı arttı.
E-irsaliyede mükellef sayısı 172 bin oldu
E-irsaliye uygulaması yükümlülük kapsamını düzenlemek için brüt satış hasılatı rakamında değişikliğe gidilmesi ve Temmuz 2022 geçişleri ile mükellef sayısı 172 bine çıktı. Temmuz geçişlerinin devam ettiği göz önünde bulundurulduğunda bu sayının ay sonunda 175 bin civarına yükselmesi bekleniyor.
E-irsaliyedeki bir diğer değişiklik ise demir ve çelik ile demir veya çelikten eşyaların imali, ithali veya ihracı faaliyetinde bulunan mükelleflerin kapsamında gerçekleşti. Daha önce, bu mükelleflerin e-irsaliye kapsamına alınması için e-faturaya kayıtlı olma şartı aranırken, düzenlemenin ardından e-faturaya kayıtlı olmasalar bile e-irsaliye düzenlemekle yükümlüler.
E-irsaliye kapsamında olmasına rağmen geçişi tamamlamayan mükelleflerin özel usulsüzlük cezası ile karşılaşmaması adına bir an önce geçişlerini tamamlaması gerekiyor.
E-irsaliye uygulamasının avantajları neler?
Türkiye’deki e-dönüşüm uygulamalarına ilişkin son güncellemeler ve zorunluluk kapsamları hakkında tüm detayları öğrenmek için uzman ekibimizle iletişime geçin.
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) 509 sıra no’lu tebliğine göre e-ticaret paydaşı olan internet satış platformları, internet ortamında ilan yayınlayanlar ve internet reklam aracıları e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamasına geçmek zorundalar. Bu zorunluluk bir yandan e-ticaret yapan kurumların operasyonel yüklerini azaltırken; bir yandan de verimliliklerini artırıyor. E-belgeler, özellikle e-ticarette yaşanan uzun teslimat ve iade süreçleri, satış sonrası memnuniyetin temel noktasını oluşturan müşteri hizmetleri, yetersiz ürün bilgisi gibi sorunlara da çözüm sunuyor.
E-ticarete başlarken kurumların ilk olarak mali mühür ya da şahıs ise e-imza alınması gerekiyor. Daha sonra e-fatura kullanmak için GİB’e online başvuru yapılıyor. Bu noktada başvuran kişinin karşısına yararlanılacak metot sekmesi çıkıyor. Özel entegratör seçilmesi durumunda bundan sonraki süreç özel entegratör aracılığıyla takip ediliyor. Bu kapsamda kayıt işlemleri, fatura ve irsaliye tasarımlarının yanı sıra mevcut ERP sisteminin entegrasyonu ve günlük raporlama özel entegratörler aracılığıyla gerçekleştiriyor.
Türkiye’de 2012 yılında başlayan e-dönüşüm süreci kapsamında yer alan 15’ten fazla belge bulunuyor. E-ticaret kapsamında ise e-fatura, e-arşiv fatura ve e-irsaliye uygulanıyor. Karşıdaki muhatabın e-fatura mükellefi olması durumunda e-fatura kesilirken, karşı taraf e-fatura mükellefi değil ise e-arşiv fatura kesiliyor. E-arşiv fatura basılı veya elektronik posta olarak paylaşıldıktan 1 gün sonra GİB’e özel olarak raporlanıyor. E-fatura ise online olarak GİB aracılığıyla anında alıcısına ulaşıyor. E-irsaliye ise birden fazla depo ya da operasyon kanalı olan kurumlar için ayrı yerlerden düzenlenebiliyor. Bu kapsamda e-ticarette kullanılan üç farklı seçenek söz konusu:
E-irsaliyelerin üzerinde yer alan karekod uygulaması içerisindeki bilgiler sahada yapılan online kontrollerde kullanılıyor. Vergi denetim memurları bu karekod aracılığıyla e-irsaliyenin kendini görüntüleyebiliyor. Bu kapsamda aracın, ürünlerin, ulaştırmanın bilgisine erişilebiliyor. Karekod uygulaması mükelleflerin yasal zorunluluklarına uymasını sağlıyor.
E-ticarette e-belgeler söz konusu olduğunda perakendenin hızına uyum sağlayabilecek hızlı ve anlaşılabilir bir sistem kullanmanın önemi ortaya çıkıyor. Bu sistem, kurumun tüm süreçlerinin denetlenebilir olmasını sağlıyor. Sistemin denetlenebilir olmasını sağlayan en önemli nokta ise yasal zorunlulukları gözeten iş ortakları ile çalışılması. İş ortakları ile tasarlanan bu süreç e-ticaret yapan kurumlarının iş süreçlerinin verimli ve etkin kılıyor.
Sovos vergi uyumluluğu yazılımının e-dönüşüm ve e-belge zorunluluklarına uyum sürecinizde size nasıl yardımcı olabileceğine göz atabilirsiniz.
509 sayılı VUK Genel Tebliği’nin uygulama alanını genişleten taslak tebliğin 22 Ocak 2022 tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmesiyle e-irsaliye kapsamı resmi olarak genişledi.
Söz konusu değişiklik kapsamında e-irsaliye uygulamasına zorunlu geçiş sınırı olan 25 milyon TL’lik brüt satış hasılat tutarının düşürülmesi ile daha çok mükellef e-irsaliye düzenlemeye başlayacak. 2021 ve müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin e-irsaliye düzenlemesi zorunlu hale getirildi.
E-irsaliyedeki bir diğer değişiklik ise demir ve çelik ile demir veya çelikten eşyaların imali, ithali veya ihracı faaliyetinde bulunan mükelleflerin (ticari kazançları basit usulde tespit edilenler hariç) kapsamında gerçekleşti. Daha önce, bu mükelleflerin e-irsaliye uygulamasına geçiş zorunluluğu kapsamına alınması için e-faturaya kayıtlı olma şartı aranırken, artık e-faturaya kayıtlı olmasalar bile e-irsaliye düzenlemekle yükümlü oldukları açıklandı.
Geçiş zorunluluğu kapsamına alınan mükelleflerin, şartları sağladıkları ilgili hesap dönemini izleyen yedinci ayın başına kadar başvurularını ve fiili hazırlıklarını tamamlayarak e-İrsaliye uygulamasına geçmeleri gerektiği belirtildi. Bu kapsamda, örneğin 2021 hesap dönemi içerisinde brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin zorunlu olarak 1 Temmuz 2022 tarihinden itibaren e-İrsaliye uygulamasını kullanmaları gerekecek.
Tebliğin yürürlüğe girmesi ile mükellef sayılarının ve kullanılan e-belgelerin artması, özel entegratörlerin kapasitesinin ve arka planda işleyen sistemlerin de aynı doğrultuda artmasını gerektiriyor. Güvenilir ve kendi alanında yatırım yapan, sistemin gelişim hızına ayak uyduran bir servis sağlayıcı ile çalışmak gün geçtikçe daha önem kazanıyor.
Türkiye’deki e-dönüşüm uygulamalarına ilişkin son güncellemeler ve zorunluluk kapsamları hakkında tüm detayları öğrenmek için uzman ekibimizle iletişime geçin.
Önceki blog yazımızda Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 509 sayılı VUK Genel Tebliği’nin uygulama alanını genişleten taslak bir tebliğ yayınladığını ifade etmiştik. Söz konusu tebliğ, 22 Ocak 2022 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girdi.
Yürürlüğe giren Tebliğ ile e-fatura ve e-irsaliye uygulamalarına geçme zorunluluğu için halihazırda mevcut olan brüt satış hasılatı sınırı aşağı çekilerek daha fazla mükellefin bu uygulamalara geçiş yapması zorunlu oldu.
Bir diğer değişiklik ise e-arşiv fatura yükümlüsü olmayan mükellefler bakımından e-arşiv olarak düzenlenmesi gereken faturaların toplam tutarının düşürülmesi şeklinde yer alıyor. Turizm ve demir çelik sektöründe faaliyet gösteren bazı mükellef grupları için de sektörel bazlı zorunlu geçiş hallerinin getirilmesi Tebliğ ile getirilen bir başka yenilik olarak öne çıkıyor. E-döviz alım satım belgesi ile e-gider pusulası da Tebliğ’in değişiklik getirdiği diğer iki elektronik belge türü.
Tebliğ ile aşağıda yer alan mükellef gruplarının e-fatura uygulamasına zorunlu olarak geçmeleri gerekmektedir:
Söz konusu şartları sağlayan mükelleflerin, ilgili hesap dönemini izleyen yedinci ayın başına kadar başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlayarak e-Fatura uygulamasına geçmeleri gerekmektedir. Bu kapsamda örneğin 2021 hesap dönemi içerisinde brüt satış hasılatı 4 milyon ve üzeri olan işletmelerin hazırlıklarını tamamlayarak 1 Temmuz 2022 tarihinden itibaren e-fatura uygulamasını kullanmaları zorunludur.
Konaklama hizmeti veren otel işletmelerinin, Tebliğ’in yayım tarihi itibarıyla hizmet veriyorlarsa 1 Temmuz 2022 tarihine dek; Tebliğ’in yayım tarihinden sonraki bir tarihte hizmet vermeye başlayacaklar ise faaliyete başladıkları ayı izleyen dördüncü ayın başına kadar başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlayarak e-Fatura uygulamasına geçme zorunlulukları bulunmaktadır.
509 sayılı Tebliğ’in değişiklikten önceki halinde, e-arşiv fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflerce kesilecek faturalardan vergi mükellefi olmayanlara düzenlenecek faturaların, vergiler dahil toplam tutarının 30 Bin TL’yi aşması halinde e-arşiv fatura olarak düzenlenmesi gerekiyordu. Tebliğ ile bu sınır 5 Bin TL olarak revize edildi. Bu kapsamda mükelleflerin 1 Mart 2022 tarihinden itibaren gerçekleştirecekleri teslim ve hizmetlere ilişkin bu kurala dikkat etmeleri gerekiyor.
Söz konusu faturaların nasıl e-arşiv fatura olarak kesileceği hakkında daha detaylı bilgi için blog yazımızı okuyabilirsiniz.
Bunun yanında elektronik ortamda mal ve hizmet satışı gerçekleştiren mükelleflerden 2020 veya 2021 hesap dönemleri için 1 Milyon TL, 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 Bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) şartını sağlayan mükelleflerin tıpkı e-faturada olduğu gibi ilgili hesap dönemini izleyen yedinci ayın başına kadar e-Arşiv uygulamasına da geçme zorunlulukları bulunuyor.
509 sayılı Tebliğ’in mevcut halinde e-irsaliye uygulamasına zorunlu geçiş için belirlenen 25 milyon TL’lik brüt satış hasılatı, 2021 hesap döneminden itibaren 10 milyon TL ve üzeri olarak revize edildi.
Bunun yanında demir ve çelik (GTİP 72) ile demir veya çelikten eşyaların (GTİP 73) imali, ithali veya ihracı faaliyetinde bulunan mükelleflerin (ticari kazançları basit usulde tespit edilenler hariç) e-Fatura uygulamasına dahil olma şartı aranmaksızın e-İrsaliye uygulamasını kullanmaları gerekiyor.
Söz konusu şartları sağlayan mükelleflerin, ilgili hesap dönemini izleyen yedinci ayın başına kadar başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlayarak e-İrsaliye uygulamasına geçmeleri gerekmektedir. Bu kapsamda, örneğin 2021 hesap dönemi içerisinde brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin zorunlu olarak 1 Temmuz 2022 tarihinden itibaren e-İrsaliye uygulamasını kullanmaları gerekiyor.
Sovos vergi uyumluluğu yazılımının e-dönüşüm ve e-belge zorunluluklarına uyum sürecinizde size nasıl yardımcı olabileceğine göz atabilirsiniz.
Sürekli işlem denetimi uygulayan ülkelerin sayısı tüm dünyada büyük bir hızla artıyor. Ayrıca, paralel bir gelişme daha yaşanıyor: Halihazırda sürekli işlem denetimi uygulayan ülkeler, özellikle irsaliye belgeleri ve diğer ilgili belge türleri için yeni yükümlülükler getirerek sürekli işlem denetimi rejiminin kapsamını genişletiyor.
Elektronik irsaliye belgelerinin birçok sürekli işlem denetimi sistemine eşlik ettiği ya da bu sistemlerin ayrılmaz bir parçası haline geldiği bir döneme tanıklık ediyoruz. Bunun nedeni aşağıdaki gibi açıklanabilir:
İrsaliye belgesi, taşıma işlemi sırasında mallarla birlikte kullanılmak üzere verilir ve transferin kanıtı niteliğindedir. İrsaliye belgelerinde ve faturalarda ortak olan birçok bilgi bulunmaktadır. Bu nedenle irsaliye belgeleri genellikle bir sürekli işlem denetimi prosedüründe bildirilen veya onaylanan fatura verilerine bağlanmak üzere tasarlanır ve bu sayede fiziksel tedarik zinciri için mali tedarik zincirinde entegre olan işlem doğrulama mekanizmalarından kontrol etmesi için seçenekler sunar. Sonuç olarak vergi dairesinin e-fatura ve e-irsaliye belge sistemlerinden aldığı verileri karşılaştırarak vergiye tabi işlemlerin fiziksel gerçekliğini değerlendirmesine yardımcı olur.
Bazı uygulamalarda, malları taşıyan aracın kontrol için durdurulması durumunda kontrollerin kolayca yapılması için e-irsaliye belgelerinde kare kodların olması gerekmektedir. Öte yandan bazı ülkelerde malların taşınmasını doğrulamak için çok daha gelişmiş yöntemler kullanılmaktadır.
Hindistan’da belli koşullar altında, e-irsaliyenin hazırlandığı tarihte geçerli olan mal sınıflandırması, varış yeri ve araç bilgilerini içeren Radyo Frekans ile Tanımlama (RFID) etiketlerinin taşıma araçlarında bulunması zorunludur. Bu etiket yolda kameralar tarafından okunarak, e-irsaliyede belirtilen araç hareketine ilişkin detaylar, aracın fiziksel hareketiyle karşılaştırılır. Bu sistem sayesinde vergi idaresi hem uyumsuz davranışları tespit eder hem de vergi kaçakçılığını daha iyi görünürlükle ve hassasiyetle takip eder.
Özellikle sürekli işlem denetimi uygulaması olan ülkelerde e-irsaliye belgesine ilişkin zorunlulukların giderek daha yaygın hale geleceği öngörülüyor. Bunun nedeni vergi dairesinin platformu üzerinden daha fazla veri toplanabilmesi ve bunların karşılaştırma için kullanılabilmesi. Sürekli işlem denetimlerinin genişleme hızı düşünüldüğünde, işletmelerin birincil ihtiyacı verilerin tutarlığının ve eşleştirmesinin sürdürülmesi olacaktır. Vergi mükellefleri, bu uygulamalara uyum sağlamak için süreçlerinin esnek olmasına ve vergi idarelerinin getirdiği değişikliklere uygun olmasına dikkat etmelidir.
Sovos, tüm dünyada müşterilerini e-fatura zorunluluklarına uyumlu tutmak konusunda on yıldan fazla deneyime sahiptir. Regülasyonlara ilişkin tüm bilmeniz gerekenlere göz atabilirsiniz.
2022’ye sayılı haftalar kala yayınlanan tebliğ taslağını geçtiğimiz günlerde gerçekleştirdiğimiz webinarda detaylı olarak ele aldık. Tüm e-belge regülasyonlarını tek çatı altında toplayan 509 sayılı Genel Tebliğ ’de değişiklik yapılmasına yönelik hazırlanan bu tebliğ taslağının öne çıkan konularını derledik.
Geçmişten bugüne e-belge uygulamalarının gelişimine bakıldığında; Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB), teknolojik altyapıyı kurup onu işler hale getirdikten sonra yeni elektronik belge tanıtmak ve hali hazırda uygulamada olan belgelerin kapsamını genişletmek üzere çalışmalar yaptığı görülüyor.
12 Kasım 2021’de yayınlanan tebliğ taslağı da hali hazırda uygulamada olan ya da daha önce tanıtılmış ama henüz uygulamaya alınmamış belgelerin kapsamını genişletmek üzere hazırlanmış durumda. GİB’in düzenlemeyi planladığı belgeler şu şekilde sıralanabilir:
Tebliğ taslağı incelendiğinde, e-fatura’da mükellef kapsamına yönelik değişikliklerin planlandığı görülüyor. E-fatura mükellefi olmak için, 2018 veya müteakip hesap dönemleri için daha önce 5 milyon TL olarak belirlenmiş satış hasılatı rakamında değişikliğe gidilerek daha çok mükellefin e-fatura düzenlemesi amaçlanıyor. Buna göre değişiklikle birlikte; satış hasılatı 2021 hesap dönemi için 4 milyon TL, 2022 ve sonrası için ise 3 milyon TL olanlar, e-fatura mükellefi kabul ediliyor.
E-fatura mükelleflerinin kapsamını genişleten bir diğer adım ise hali hazırda var olan sektörel geçiş zorunluluklarına yeni sektörlerin eklenmesiyle gerçekleşiyor. E-faturaya geçiş zorunluluğu getirilecek sektörler ise 2020 ve 2021 hesap dönemleri için 1 milyon TL, 2022 veya müteakip dönem için 500 bin TL ve üzeri satış hasılatı olan;
Bunlara ek olarak planlanan düzenlemeler gerçekleşirse, satış hasılatı önem taşımaksızın Kültür ve Turizm Bakanlığı ve belediyelerden yatırım ve/veya işletme belgesi almak suretiyle konaklama hizmeti veren otel işletmeleri de e-fatura kapsamına giriyor.
Taslak tebliğin hayata geçirilmesiyle, hali hazırda e-arşiv fatura kapsamında olan;
Tebliğ Taslağında belirtilen bir başka değişiklik ise e-arşiv fatura uygulamasına dahil olmayan ancak düzenlediği faturaların vergiler dahil toplan tutarı 30 bin TL’yi geçmesiyle e-arşiv fatura mükellefi sayılanlarla ilgili oldu. Yeni düzenlemeyle vergiler dahil toplan tutar limiti vergi mükellefi olmayanlar bakımından 30 bin TL’den 10 bin TL’ye düşürülüyor.
Gelecek haftalarda GİB’in, sektörden gelen geri bildirimleri incelemeyi tamamlaması ve tebliğ taslağının hükümlerini son haline getirmesi bekleniyor.
Taslak Tebliğ ile öngörülen değişiklikler ve 2022 yılı içerisinde firmaları bekleyen yeni e-Belgeler hakkında detaylı bilgi almak için webinar kaydını izleyebilirsiniz: “GİB’den Büyük Hamle: E-Belgelerde Yeni Bir Dönem Başlıyor”
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), 10 Kasım 2021 tarihinde yaptığı duyuru ile 509 sayılı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin uygulama alanını genişleten taslak bir tebliğ yayımladı. Taslak Tebliğ ile e-fatura ve e-irsaliye uygulamalarına geçme zorunluluğu için halihazırda mevcut olan brüt satış hasılatı sınırı aşağı çekilerek daha fazla mükellefin zorunlu olarak bu uygulamalara geçiş yapması öngörülüyor.
Bir diğer değişiklik ise e-arşiv fatura yükümlüsü olmayan mükellefler bakımından e-arşiv fatura olarak düzenlenmesi gereken faturaların toplam tutarının düşürülmesi şeklinde yer alıyor. Turizm ve demir çelik sektöründe faaliyet gösteren bazı mükellef grupları için de sektörel bazlı zorunlu geçiş hallerinin getirilmesi Taslak Tebliğ ile getirilen bir başka yenilik. Son olarak e-döviz alım satım belgesi ile e-gider pusulası, Taslak Tebliğ’in değişiklik öngördüğü diğer iki elektronik belge türü.
Taslak Tebliğ ile aşağıda yer alan mükellef gruplarının e-fatura uygulamasına zorunlu geçişleri öngörülmektedir:
Söz konusu şartları sağlayan mükelleflerin ilgili şartı sağladıkları ilgili hesap dönemini izleyen yedinci ayın başına kadar başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlayarak e-Fatura uygulamasına geçmeleri gerekmektedir.
509 sayılı Tebliğ’in mevcut halinde e-arşiv fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflerce kesilecek faturalardan vergi mükellefi olmayanlara düzenlenecek faturaların vergiler dahil toplam tutarının 30 Bin TL’yi aşması halinde e-arşiv fatura olarak düzenlenmesi gerekiyordu. Taslak Tebliğ ile bu sınırın 10 Bin TL olarak revize edilmesi öngörülüyor.
509 sayılı Tebliğ’in mevcut halinde e-irsaliye uygulamasına zorunlu geçiş için belirlenen 25 milyon TL’lik brüt satış hasılatının Taslak Tebliğ ile 2021 hesap döneminden itibaren 10 milyon TL ve üzeri olarak revize edilmesi öngörülüyor. Bunun yanında demir ve çelik (GTİP 72) ile demir veya çelikten eşyaların (GTİP 73) imali, ithali veya ihracı faaliyetinde bulunan mükelleflerin de e-Fatura uygulamasına dahil olma şartı aranmaksızın e-İrsaliye uygulamasına dahil edilmesi Taslak Tebliğ’de öngörülen bir başka değişiklik.
Taslak Tebliğ’den de anlaşılacağı üzere GİB e-belgelerin kapsamını, düzenlediği yeni regülasyonlar ile genişletmeye devam ediyor. İlerleyen haftalarda GİB’e iletilecek görüş ve önerilerin de değerlendirilmesiyle Taslak Tebliğ’in son halini alarak yürürlüğe girmesi bekleniyor. Taslak Tebliğ hakkında görüş ve önerilerini sunmak isteyen ilgililer 1 Aralık 2021 tarihine dek eyeniaras@gelirler.gov.tr adresi üzerinden görüş ve önerilerini GİB’e iletebilirler.
Sovos vergi uyumluluğu yazılımının e-dönüşüm ve e-belge zorunluluklarına uyum sürecinizde size nasıl yardımcı olabileceğine göz atabilirsiniz.
Teknolojik gelişmeler, tüm dünyada ve hayatın her alanında büyük değişimler yaratırken, iş dünyası üzerindeki etkileri de son yıllarda şiddetli bir şekilde hissedilmeye başladı. Tüm dünya ile birlikte Türkiye’de de iş yapış şekilleri hızla değişirken; pek çok şirkette ve kurumda arşivlemeler, aktarımlar, denetimler dijital ortamlarda sürdürülüyor.
Teknolojiyi iş yapış şekillerine uyarlamak ve iş süreçlerini dijitalleştirmek önemli bir rekabet avantajı sağlıyor. Öte yandan bu dijitalleşme sürecini başarılı şekilde iş süreçlerine uyarlayamayan şirketler ise aşağıdaki gibi kritik sorunlarla karşı karşıya kalabiliyorlar;
Tüm bu zorluklar sonucu aksayan iş süreçleri de özellikle faturalama ve irsaliye süreçlerinde müşteriye yansıyarak, müşteri memnuniyetini kötü yönde etkiliyor.
Teknolojiye uyum süreci çoğu zaman sancılı olurken bu süreç iş akışında aksamalara yol açabiliyor. E-dönüşüm sürecinde regülasyonları takip etme yükünü hafifletmek ve iş yüklerini azaltmak için servis sağlayıcıları ile çalışmanın önemi bu noktada devreye giriyor. İşletmeler kendi alanlarında ne kadar uzman olsalar da, yeterli bilgiye sahip olamayabiliyorlar. Bu gibi süreçlerde işletmeler uzman servis sağlayıcıları aracılığıyla çözüm üretme yoluna gidiyorlar.
Verilerin Her Zaman Denetime Hazır, Erişilebilir ve Güvende Olması Mümkün
İşletmeler e-dönüşüm için, işinde uzman bir servis sağlayıcısı tercih ettiklerinde, sürekli değişen regülasyonlardan endişe etmeden odaklanmaları gereken asıl işlerine odaklanabiliyorlar. Tüm süreçleri uçtan uca güvenli bir şekilde yönetirken hem operasyonel verimliliği artırıyor hem de doğru ve uyumlu verilerle riskleri en aza indirmiş oluyorlar. Fiziki süreçlerin karmaşıklığı ve maliyetleriyle uğraşmadan iş akışı devam ediyor, belgelerin kaybolmasını önlemek kolaylaşıyor, veriler her zaman denetime hazır, erişilebilir ve güvende kalıyor.
Operasyonel mükemmelliğin getirisinin en yüksek olduğu kısımlar işletmelerin finans, IT ve tedarik zincirlerinin yönetildiği ve en kritik iş akışlarının yer aldığı departmanlardır. Tüm işletmelerin arzu ettiği bu operasyonel mükemmelliğe ulaşabilmeleri ve verimliliği maksimumda tutabilmeleri için, işletmelerin oturmuş ve aksamadan işleyen bir e-dönüşüm stratejisine sahip olmaları çok önemlidir. E-dönüşümün doğru benimsenmesi sadece IT departmanının değil aynı zamanda finans, muhasebe, tedarik zinciri yönetimi ve hatta kimi zaman pazarlama gibi diğer departmanların da sorumluluğunda olmalıdır.
Şirketlerin faturalama ya da irsaliye süreçlerinde yaşanan aksaklıklar, şirket içindeki tüm departmanların üzerinde ek iş yükü yaratırken, şirket dışındaki yansımaları da müşteri memnuniyetsizliği şeklinde ortaya çıkar.
Sektörlerinde lider konumda olan işletmeler bu problemlerin önüne geçmenin yaratacağı değerin farkındadırlar. Bu firmaların ortak özelliklerinin operasyonel mükemmelik projelerine öncelik vermek ve bu alanlara gerekli yatırımları yapmak olduğunu söyleyebiliriz. Bu kapsamda e-dönüşüm alanında doğru strateji ve yatırımlarla, doğru çözüm ortaklarıyla çalışmak daha da önemli hale gelmektedir.
Sovos vergi uyumluluğu yazılımının e-dönüşüm ve e-belge zorunluluklarına uyum sürecinizde size nasıl yardımcı olabileceğine göz atabilirsiniz.
2000’li yılların başında tüm dünyada hızlı bir yükselişe geçen E-ticaret, yaygın internet kullanımına paralel olarak tüketicilerin öncelikli tercihi olmaya başladı. İçerisinden geçmekte olduğumuz dönemde ise, tüm dünyayı etkisi altına alan Kovid-19 salgını sektörleri olumsuz etkilerken, e-ticarete olan ilgiyi de arttırdı. E-ticaretin büyüyen pazar payı, bu alanda iş fırsatları gören birçok yatırımcı ve girişimcinin e-ticarete yönelmesini sağladı. E-ticaret sektörünün yükselişiyle e-ticaret alanında başarılı olmak isteyen firmalar için dijital vergi dönüşümü ve kullanılması zorunlu e-belgelerin de önemi arttı.
Kovid 19 salgını ile kurumların iş süreçlerini dijital ortama aktarmaya başlaması, e-ticaret sektörünü de e-dönüşüm sürecine yöneltti. Buna paralel olarak da Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) 509 sıra No’lu tebliğine göre e-ticaret yapan firmaların tamamı e-Fatura ve e-Arşiv fatura uygulamasına geçme zorunluluğu getirildi.
Normal perakende satışa göre daha büyük hacme sahip e-Ticaret alanında hangi ürünün, hangi mecralarda, nasıl yönetilebileceğinin yanı sıra tüm bu süreçlerin arka plandaki analizi, dokümanları, arşivi gibi noktalar e-ticaret sektörü için e-dönüşüm sürecini hızlandırdı.
‘Hız’ kavramı içinde bulunduğumuz çağın en önemli özellikleri arasında yer alıyor. E-ticarete talebin artmasında ‘hızlı’ olması büyük rol oynarken e-ticaret yapan firmaların rekabette öne geçmeleri için süreçlerini hızlandırmaları daha önemli hale geliyor. E-dönüşüm, şirketlerin diğer iş süreçlerine odaklanması için zamandan tasarruf sağlarken, gelen bir siparişi otomatik olarak faturaya dönüştürmek örneğinde olduğu gibi e-ticaretle ilgilenen şirketler için dijital vergi süreçlerini de hızlandırıyor.
Firmalara hız katmasının yanında e-dönüşüm yasal zorunlulukları takip etme açısından da büyük kolaylıklar getiriyor. Çeşitli düzenlemeler neticesinde zorunlu hale gelen e-belgelere uyum sağlama sürecinde de e-dönüşüm kolaylık sağlıyor. E-fatura yerine kâğıt fatura kullanıldığı dönemlerde yaşanan operasyonel sorunlar, kaybolma ve benzeri aksaklıklar da e-dönüşüm sayesinde sorun olmaktan çıkıyor.
E-ticarete başlamak isteyenler için iki önemli konu ortaya çıkıyor. İlk olarak e-ticaret yapan bir firma, faaliyetleri neticesinde bir kazanç sağlıyor ve bu kazancın sonunda da devlete birtakım yükümlükleri bulunuyor. Bu yükümlüklerin sonucunda firmanın tüm işlemlerinin denetlenebilir olması gerekiyor.
İkinci olarak ise müşterilere ürünler satılırken, servisler sunulurken hızlı ve anlaşılır bir sistem kurmak gerekiyor. Sadece özel entegratör tarafında değil, kullanılan pazar yeri ya da diğer entegrasyon katmanlarında, stok sisteminde hızlı ve anlaşılır bir işleyiş olması gerekir. Buradaki en temel amaç, firmanın ana faaliyetini yani ürünlerin satış işini rahatça yapabilmek.
Seçilecek özel entegratörün firmaların iş hedeflerine ulaşmalarında katkısı çok büyük olduğu için dikkat edilmesi gereken bir diğer önemli husus yukarıdaki iki konu ile alakalı süreçleri sorunsuz gerçekleştirecek iş ortakları ile çalışılmasıdır.
E-ticarette e-belgelerin önemine ilişkin hazırladığımız ve E-ticaret ile ilgili e-dönüşüm alanında yasal düzenlemelere karşı firmaların yükümlü olduğu konular hakkında önemli bilgiler verdiğimiz e-kitabımızı hemen indirin. “E-TİCARETE İLK ADIM E-DÖNÜŞÜM VE E-BELGELER”
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) e-dönüşüm kapsamında belirlediği yeni düzenlemeler ardı ardına hayata geçti. Herhangi bir malın sevkiyatı gerçekleşmeden önce düzenlenmesi zorunlu olan e-irsaliye belgesine ilişkin yeni düzenleme de 1 Temmuz 2020 tarihi itibariyle yürürlüğe girdi. Yeni düzenlemeye göre belli işletmeler, ciro eşiğine ve faaliyet gösterdikleri sektöre bağlı olarak e-irsaliye uygulamasını kullanmaya başladılar. Yeni düzenlemeyle ilgili mükelleflerin en çok merak ettiği konu ise, alıcısı belli olmayan ya da alıcısı e-irsaliye kullanıcısı olmayanlara düzenlenen e-irsaliyelerin nasıl yönetileceği konusu.
Türkiye içinde belli bir malı taşımak için yasal olarak e-irsaliye oluşturmak gerekiyor. İşletmeler, alıcının e-irsaliye uygulamasına kayıtlı olmadığı, alıcının kim olacağının belli olmadığı ya da ne miktarda mal alacaklarının belirsiz olduğu senaryolar ile karşılaşabilirler.
Bu senaryolar karşısında GİB, mükellefler için çözüm olarak “Sanal Alıcı” uygulamasını sunuyor. Mükelleflerin karşılaştıkları senaryolar, belge üzerindeki alıcı VKN alanı ile birbirlerinden ayrışıyor. Malı kimin teslim alacağının bilinmediği durumlarda kolayca e-irsaliye oluşturabilmek için sistemdeki “Muhtelif Müşteriler” seçeneğini kullanmak gerekiyor. Muhtelif Müşteriler e-irsaliyesinde unvan alanına “Muhtelif Müşteriler” yazılırken, VKN alanına ise “5555555555” numarasını girmek gerekiyor.
Özellikle ihracatla uğraşan işletmelerin karşılaştıkları bir senaryo da malın gönderildiği alıcının sisteme kayıtlı olmaması. Bu işletmelerin, yurt dışına gönderdikleri mallar için aynı Türkiye içinde olduğu gibi e-irsaliye keserek bildirimde bulunmaları gerekiyor. Alıcının sisteme kayıtlı olmaması durumunda mükellefler, özel entegratörlerin sunmuş olduğu sistemde alıcı olarak “Gelir İdaresi Başkanlığı e-İrsaliye Sanal Alıcısı” seçeneğini kullanıyor ve VKN bölümüne “3900892152” yazarak gönderi yapıyor. Bu gibi senaryolarda, e-irsaliyeler alıcısına sistem içinden iletilemese de düzenleyici tarafından e-posta gibi elektronik ortamdan ya da kağıt çıktı aracılığıyla teslim edilebiliyor.
Sovos, tüm dünyada müşterilerini e-fatura ve vergi zorunluluklarına uyumlu tutmak konusunda on yıldan fazla deneyime sahiptir.
1 Temmuz 2020 tarihinde e-irsaliye uygulamasına birçok farklı sektörden neredeyse 60.000 yeni şirket katıldı. Birçoğu uygulamanın, şirket süreçlerini kesintiye uğratacağını düşünüyordu. Bu durumun en büyük sebebi 509 Sayılı tebliğinin ve e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu’nun (Kılavuz) ihtiyaç olan tüm detayları karşılayamamasıydı. Başkanlıktan alınan bilgiler ve başkanlığa iletilen sorular ile kayıtlı kullanıcılara birçok bilgi aktarılmış olsa da kılavuz güncellemesi uzun süredir bekleniyordu.
16 Temmuz’da Başkanlık beklenen güncellemeyi yayımladı. Beş madde güncellendi ve 13 yeni cevap eklendi. Dikkat çeken konular ise:
E-İrsaliye uygulaması hayata geçirildiği günden itibaren, mal sevkiyatının başlayabilmesi için GİB onayının gelmesi bekleniyordu. E-İrsaliye önce düzenleniyor, özel entegratör ya da diğer yöntemler vasıtasıyla başkanlığa iletiliyor ve ancak sadece başkanlık tarafından onay gelmesi sonucunda araç yola çıkabiliyordu. Bu durum birçok sektörün satış ve dağıtım sürecini olumsuz etkiliyordu.
Entegratörler tarafından başkanlığa iletilen bu konu üzerine başkanlık konuya yeni bir yorum getirdi. Artık, özel entegratör vasıtasıyla e-irsaliye uygulamasına dahil olan mükellefler için, özel entegratörün e-irsaliyeyi alması ve onay vermesi taşıma için yeterli olacak. Özel entegratör ise kendisine gelen e-irsaliyeyi azami 15 dakika içinde başkanlığa iletecek. Böylelikle çok daha hızlı irsaliyeleşme ve dağıtım gerçekleşebilecek.
Kılavuzun ilk versiyonunda oldukça kafa karıştırıcı olan bu madde (15.5 No’lu madde) şimdi çok daha anlaşılır hale geldi. Sevkiyatın başladığı lokasyonda eğer e-irsaliye düzenlenemiyorsa, e-irsaliye şirkette düzenlenebilir. Ancak sevkiyat için de bir matbu irsaliye düzenlenmeli ve e-irsaliye üzerinde bulunan bilgiler bu irsaliye üzerine yazılmalıdır.
Eğer o esnada ortamda bir matbu irsaliye bulunmuyorsa, taşımayı yapan kişi ya da kurumla, e-İrsaliye belgesinin elektronik ortamda gösterimine olanak sağlayacak gerekli bilgiler (e-İrsaliye düzenleyicisinin VKN/TCKN bilgisi ile e-İrsaliye Belge Numarası) paylaşılmalı.
Matbu irsaliye senaryosu, taslak kılavuzda yer almış ancak tebliğ ve yayımlanan kılavuzda yer almamıştı. Bu konu 16 Temmuz’da tekrar gündeme geldi ve güncelleme ile kılavuza “Matbudan” senaryosu eklendi.
“Matbudan” senaryosu; taşımanın, kılavuzda belirtilen sebepler altında, matbu senaryo ile yapılması ve izleyen iş günü içerisinde bu matbu irsaliyenin elektronik irsaliyeye dönüştürülmesidir. Böylece artık, kılavuzda belirtilen sebepler altında, mükellefler matbudan senaryosu ile taşımalarını gerçekleştirebilir hale gelmiştir.
Matbu irsaliye üzerinde “e-İrsaliyeye Dönüştürülecektir” ibaresi ile taşıyıcı(şoför adı-soyadı-TCKN) ve araç plaka bilgisinin yer alması gerekir.
Ek olarak güncellenen kılavuzda bazı önemli senaryolara ve konulara da değinilmiştir:
Ayrıca GİB 509 nolu tebliğin güncellenmesi için taslak doküman yayımladı. Tebliğ güncellenmesi için çalışmalara devam edildiğİni ve 27 Temmuz 2020 tarihine kadar efatura@gelirler.gov.tr adresinden firmaların yorum ve düşüncelerini toplayacağını resmi twitter adresinden duyurdu.
Vergi teknolojileri alanında dünya lideri olan Sovos, mükelleflerinin e-irsaliye uyumluluğunu kolaylıkla yönetmelerini sağlıyor.
Kuralların bir ağırlığı olması için, kural koyucuların kuralları ya ödül ya da ceza ile taçlandırılması gerekiyor. Vergi mevzuatı alanında kural koyucular, yani yasa koyucular ya da vergi daireleri, kurallara uyulmaması durumunda genellikle cezayı seçerler. Öyle ki, bu cezalar genel olarak şahısların kurala uygun hareket etmelerini sağlar. Bu temel kavram aynı zamanda Türk elektronik belge mevzuatında da uygulanır ve kurallara uyulmaması durumunda mükellefleri cezalandırmak üzere belirlenmiş yaptırımlar da vardır.
Cezalar iki kategori altında toplanır: E-fatura, e-arşiv faturaları ve ihracat faturaları için öngörülen cezalar; ve e-irsaliye için öngörülen cezalar.
509 Sayılı Vergi Usul Kanunu Tebliği Madde 6 (tebliğ) uyarınca, aşağıda belirtilen senaryolar e-fatura (e-fatura, e-arşiv ve ihracat faturaları) gerçek tutarının ya da kayıp tutarının %10’u oranında bir ceza ile sonuçlanır. Her bir fatura için para cezası 350 TRY (yaklaşık 50 Euro) tutarından daha az olamaz ve her belge türü için yıllık olarak azami para cezası tutarı 180.000 TRY’ye (yaklaşık 25.700 Euro) kadar çıkabilir. Bu aşağıdaki durumlarda geçerlidir:
Cezalar sadece düzenleyene değil aynı zamanda fatura alıcısına da uygulanır. Bu yüzden, bu fatura alıcılarının e-fatura süreçleri konusunda dikkatli olmaları gerekir.
E-irsaliye kurallarına uymama durumunda her bir belge için 350 TRY (yaklaşık 50 Euro) para cezası uygulanır. Yıllık olarak azami para cezası tutarı 180.000 TRY’ye (yaklaşık 25.700 Euro) ulaşabilir fakat bu tutarı aşamaz. Bu azami para cezaları her yıl artarak güncellenir.
Kurallara uymama olarak değerlendirilen altı durum vardır:
Karmaşık yapılı yargı ve ağır şekilde düzenlenmiş e-belge çerçevesi ile Türkiye’de iş geliştirmek ve operasyonlarını yönetmek için, mükellefler ellerinde uyumlu e-belge işlemleri olduğundan emin olmalıdırlar. Aksi takdirde, belirtilen para cezaları uygulanabilir.
Sovos, tüm dünyada müşterilerini e-fatura zorunluluklarına uyumlu tutmak konusunda on yıldan fazla deneyime sahiptir.
E-irsaliye uygulamasının geçiş tarihi ve zorunluluk kapsamı tam anlamıyla 509 Sıra No’lu Genel Tebliğ (tebliğ) ile belirlendi. Tebliğ uygulamanın genel işleyişine ve temel uygulamalara değinse de, ihtiyaç durulan tüm bilgileri barındırmıyordu. Sıkça sorulan sorular kılavuzu ve Gelir İdaresi Başkanlığı’dan (GİB) edinilen bilgiler faydalı olsa da bir kılavuza ihtiyaç duyuluyordu.
Şubat 2020’de GİB, temel işletişi detaylandırdığı bir e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu (kılavuz) yayımladı. Kılavuz firmaların ve entegratörlerin kendisine ilettiği süreçsel soruların cevaplarını da cevapladı.
Kılavuz ihtiyaç olan açıklığı getirse de, zorunluluk tarihi olan Temmuz 2020 yaklaştıkça kafaları hala karıştırmaya devam eden birkaç senaryo hala bulunmakta.
Satışa konu olmayan mallar için düzenlenecek irsaliyelerin yapısı ve zincir teslimat konusu bu senaryolar içerisinde.
Kritik konulardan biri olan satışa konu olmayan mallar için düzenlenecek irsaliyeler senaryosuna GİB kılavuzda net bir şekilde yer verdi. GİB, satışa konu olmayan mallar içinde e-irsaliye düzenlenmesi gerektiğini söyledi. Ancak bu irsaliyelerin not kısmında detaylar belirtilmeli.
Örneğin, tamir/bakım amaçlı göndermeniz gereken mal, ekipman ve demirbaşlar var. Bu ekipmanlar için de e-irsaliye düzenlemelisiniz ve e-irsaliyenin not alanına sebebini; tamir edilmek, boyatılmak, parça değiştirme gibi yazmalısınız.
Buna benzer şekilde fason süreçleri, numune ve konsinye süreçlerinde de e-irsaliye düzenlenmesi gerekiyor.
Kılavuzdaki bir diğer senaryo olan zincir teslimat da şu şekilde örneklendirildi;
“X” üreticisinden mal alan “Y” toptancısı, bu malı fiilen teslim almadan “Z” bayisine, “Z” bayisi ise henüz teslim edilmemiş malı doğrudan “T” müşterisine satabilir. Bu durumda henüz “X” üreticisinin deposunda bulunan mallar, “X” üreticisi tarafından doğrudan “T” müşterisine sevk edilebilir.
Bu senaryoda elektronik irsaliyenin kime düzenleneceğinin cevabını schematron dosyası veriyor. E-irsaliye, malın direkt olarak alıcısına gönderilmelidir. Yani örneğimizden yola çıkarsak, e-irsaliye üzerinde “T” müşterisinin bilgileri olmak zorunda.
Schematron üzerinde bu konuda kontroller mevcut. Yani düzenlenen irsaliyenin sanal alıcıya mı yoksa e-irsaliye mükellefine mi gönderileceğini anlamak için, “T” alıcısının VKN/TCKN bilgisi ile kontrollerinin yapılması gerekiyor.
Sovos, tüm dünyada müşterilerini e-fatura zorunluluklarına uyumlu tutmak konusunda on yıldan fazla deneyime sahiptir.
2020 yılı, e-dönüşüm uygulamalarına zorunlu geçiş açısından büyük önem taşıyor. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) 19 Ekim 2019 tarihinde yayımladığı Genel Tebliğ ile e-dönüşüm uygulamalarının kapsamını hem uygulama olarak hem de mükellefler olarak genişletti.
E-fatura uygulamasının amacı; satıcı ile alıcı arasında güvenli, hızlı ve tasarruflu standart bir sistem oluşturmaktır.
E-Defter ile Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterler, standartlara uygun olarak elektronik dosya biçiminde hazırlanacak ve bastırılmaksızın kaydedilecek.
Ayrıca, bu hukuki ve teknik düzenlemeler sonucunda ilgililer için ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkan tanınacak.
E-arşiv fatura uygulaması ile dijital ortamda hızlıca fatura oluşturabilir ve e-faturaya kayıtlı olmayan mükelleflere kolayca elektronik fatura gönderebilirsiniz.
E-irsaliye uygulaması ile kağıt irsaliyeler artık GİB tarafından belirlenen standartlara göre elektronik belge olarak düzenlenecek, elektronik ortamda iletilip, muhafaza ve ibraz edilecek.
Daha fazlası için E-İrsaliye Kullanım Senaryoları yazımızı okuyun.
Sovos, tüm dünyada müşterilerini e-fatura zorunluluklarına uyumlu tutmak konusunda on yıldan fazla deneyime sahiptir.