SAP kullanıyorsunuz ve e-Fatura uyumunuzu yönetmek için bir çözüme ihtiyacınız var. Ne yapmanız gerek?

SAP kullanıcısı olarak, söz konusu bir e-Fatura çözümünü uygulamak olunca, benimseyeceğiniz yaklaşım anlamında esasen iki seçeneğiniz var. SAP mimarisi üzerinde kendi araçlarınızı geliştirebilirsiniz veya uçtan uca hizmet veren bir servis sağlayıcıyla çalışabilirsiniz.

Bu yaklaşımlar, nihai hedefinize ulaşmanız için size çok farklı yollardan götürecektir. Peki, işletmeniz için hangi seçenek daha iyi? Gelin, inceleyelim.

Birinci seçenek: Kendi araçlarınızı geliştirmek

Kendi aracını geliştir ve kullan yaklaşımı genel olarak SAP’nin sağladığı serbest altyapı üzerine kurulur. Maliyetlere dikkat ediyorsanız ilk bakışta bu kulağa cazip gelebilir. Öte yandan, tüm uzun vadeli çözümlerde toplam sahip olma maliyetini (TCO) göz önünde bulundurmanız gerekir.

Kendi aracınızı inşa etmek, e-Fatura uyumuna giden en kısa yol olmaktan çok uzaktır. Nitekim, bu yolculuğa çıkan birçok kişi yolun nefis bir manzarası olduğunu, sürekli durup kalkmak gerektiğini ve yol boyunca daha önce hiç görmediğimiz şeylerin olduğunu anlatır. Şayet zaman ve teknik uzmanlık anlamında kaynaklarınız kısıtlıysa, bu seçeneği işaretlemeden önce iki kez düşünmeniz iyi olabilir.

İkinci seçenek: Uçtan uca hizmet veren bir servis sağlayıcı ile çalışmak

Uçtan uca çözüm için dışarıdan bir servis sağlayıcı sözleşme yapmanız, dolayısıyla uygulama ve işe uyum süreçlerini işletmeniz gerekir. İyi haber şu ki bunun için uzun vadede bu çözümü uzun vadede kontrol etmek ve sürdürmek için daha az kaynak gereklidir.

Daha önceki örnekten devam edersek, kendi aracınızı geliştirmek manzaralı bir yolsa, uçtan uca hizmet veren bir servis servis sağlayıcı seçmek daha çok otobanda sağa sola sapmadan gitmek gibidir. Yolda fazla iniş çıkış olmaz ama yolculuk hız ve verimlilik açısından size yüksek puan kazandırır.

Ücretsiz hizmetin maliyeti

Halihazırda kullandığınız altyapı için para ödüyorsanız veya yeni bir platforma geçmek için büyük paralar harcama aşamasındaysanız, bir şeyleri ücretsiz alabilme fikri cazip gelecektir. Öte yandan, ücretsiz olanın her zaman projenin süresi boyunca ücretsiz kalmayacağını ve toplam sahip olma maliyetinin sonunda çok daha yüksek olabileceğini unutmamak gerekir.

Gartner araştırma şirketine göre “Tüm çözümlerin belli bir yaşam boyu değeri ve maliyet profili vardır. Farklı etmenler verili bir çözüm için yaşam boyu maliyetleri ve değeri etkileyebilir. İnsanlar sadece satış fiyatına odaklanır ve diğer maliyet bileşenlerinin tümünü önemsiz görür. Ancak satış fiyatı genellikle yazılım ürünlerinin en büyük maliyet bileşeni değildir.

“Kendi başına yap” seçeneği gerçekten bana uygun mu?

Bir aracı şirket içinde geliştirmekle dışarıdan satın alma arasında bir seçim yapmak, farklı sektörlerdeki her ölçekten şirket için ve bir teknoloji çözümü gerektiren birçok potansiyel sorun veya zorluk için yaygın görülen bir durumdur. Bu bağlamda karar verme sürecinde verimlilik, kullanım kolaylığı ve çözümün performansı ciddi şekilde değerlendirmelidir.

Ayrıca bu çözümlerin pratikteki uygulamasını ve işlemlerin hızla ilerlediği, koşulların sürekli değiştiği bir sahada nasıl çalışacağını da düşünmeniz gerekir. Nihayetinde, ürün tasarlandığı gibi çalışmaz ve ihtiyaçlarınızı karşılamazsa, hiçbir değeri kalmaz. Kendi e-Dönüşüm çözümünüzü geliştirmekle uçtan uca bir sağlayıcının çözümünü uygulamak arasındaki farkı anlatmak için pratik bir örnek vermek gerekirse, şu örneği bir düşünün. Büyük bir yapı markete gidip hayalinizdeki mutfağı yapmak için gerekli tüm malzemeleri satın alabilirsiniz. Peki, mutfağı hakkıyla yapmak için gerekli deneyim ve becerileriniz var mı?

SAP nedir, ne değildir?

Nihayet, analizinizi yaparken, konu e-fatura olduğundan SAP’nin ne olduğunu ve ne olmadığını anlamak önemlidir. Şirketin kendi tanımına bakılırsa, SAP iş süreçlerinin yönetilmesine, etkili veri işlemeyi kurumlar içinde bilgi akışını kolaylaştıran çözümlerin geliştirilmesine yönelik yazılımlar üreten önde gelen şirketlerden biri.

SAP, işlemlerinizi sonuçlandırabilecek bir kayıtlı e-Fatura sağlayıcısı değil. Yani, bir noktada, kendi çözümünüzü geliştirseniz bile, bir uç nokta sağlayıcısıyla çalışmanız gerekecektir.

Bilişim teknolojileri (BT) lideri olmak için iyi bir yıldayız. Yıllar boyu “daha azıyla daha çoğunu yapın” cümlesi teknoloji harcamalarında birçok kurumun sloganı olduktan sonra, işler nihayet iyi yönde ilerlemeye başladı.

Gartner araştırma şirketine göre, 2022 sonunda BT harcamalarının tahminen 4.5 trilyon dolara ulaşması bekleniyordu. Bu, 2021’e kıyasla %5,1’lik bir artış anlamına geliyor ve COVID-19 pandemisi nedeniyle bir süredir rafa kaldırılmış olan teknoloji güncellemelerine ihtiyaç duyan işletmeler için ciddi bir destek.

BT departmanları aynı zamanda sadece işleri ayakta tutmaya çalışmaktansa işin geleceğini stratejik olarak ve başarılı şekilde destekleyecek uzun vadeli projelere odaklanmak istiyor. Bu iddia, BT yönetim çözümleri şirketi Flexera tarafından Teknoloji Harcamalarının Durumu Raporu’nda verilen rakamlarla da doğrulanıyor.

Ankete katılanların %54’ü, bu yılki bütçelerinin hangi alanlara ayrılacağı sorusuna yanıt olarak, çalışanların evden çalışmasını daha kolay ve sorunsuz hale getirecek teknolojilere ayrılan yatırımların ve kaynakların artacağını tahmin ettiklerini söyledi. Katılımcıların %42’si, pandemi sonrası dünyanın gerçekliklerini desteklemek için bulut teknolojilere geçiş konusunda artık daha istekli olduklarını ifade etti.

Anket katılımcılarının tamamı kurumlarının genel BT bütçeleri hakkında kapsamlı bilgi sahibi olan yöneticiler ve üst düzey BT müdürleriydi. Katılımcılar, gelecek yılda nelerin beklendiği konusunda görüşlerini paylaştılar.

Bu bulgular, hibrit ve esnek çalışma ortamları konusuna işletmelerin ne kadar önem verdiğini gösteriyor. Evden çalışmanın en azından bir ölçüde kalıcı hale dönüşme ihtimali nedeniyle BT departmanları karşılarına çıkabilecek her tür zorlukla baş etmeye hazır olmak için stratejilerini yeniden gözden geçiriyor.

Hükümet Sürece Engel Olabilir mi?

BT departmanlarının geliştirdiği stratejiler makul ve içinde yaşadığımız dünyayla uyumlu. Öte yandan, pandemi sonrasında en iyi planları bile aksatabilecek ve ciddi miktarda bütçe ve kaynak tüketebilecek diğer bir faktör daha devrede: Hükümetlerin e-faturayı zorunlu hale getirmesi.

Çokuluslu bir şirkette bir BT lideri olarak çalışıyorsanız, muhtemelen aşağıdaki iki kategoriden biriyle uğraşmak durumundasınızdır. Birincisi, düzenleyici kurumların gerçek zamanlı denetim ve uygulamalarının getirdiği yeni gerçekliklerle baş etmeyi zaten çözmüşsünüzdür ya da ikincisi, ülkenizdeki zorunlu e-belge uygulamalarıyla mücadele içerisindesinizdir ve bu sorunu kalıcı olarak çözmek zorundasınızdır.

Bunları söylerken neden mi bu kadar kesin konuşuyorum? Çünkü dünyanın en büyük markalarıyla çalışıyorum ve bu uygulamaların şirketlerin BT organizasyonu üzerindeki etkilere birinci elden tanıklık ediyorum.

Söz konusu BT projeleri olunca, bu projelerin çoğunluğu direngen değil, aksine uzun bir sürede yapılan dikkatli ve metodolojik planlamanın bir sonucu. Öte yandan hükümet, burada kuralları değiştiriyor. Artık projeler ve geliştirmeler firmaların takviminize göre ilerlemiyor. Hükümet yeni kurallar ve zorunluluklar uyguladığında, firmaların ya sorunu hızla çözmesi ya da ağır para cezaları veya işletme lisansının alınması gibi sonuçlara katlanması gerekir.

BT Lideri İçin Ne Anlama Geliyor?

Hükümetlerin zorunlu kıldığı e-fatura uygulamasına ilişkin yasalar tüm dünyada hızla yürürlüğe girerken, bu durum BT bütçeleri için gerçek bir tehdit oluşturuyor. BT departmanları, zorunlu e-fatura uygulamalarının getirdiği yeni gerçekliklere hazırlıklı olmak zorunda. Devlet kurumlarının işletmenizin veri yığınına kadar girip ağınızdan geçen işlemleri gerçek zamanlı olarak incelediği bu dönemde, bilgileri gerçek zamanlı olarak ve istenen formatta iletmenizi sağlayacak bir çözüme ihtiyacınız olacaktır.

İşin özü, uyum artık bir vergi meselesi olmaktan çıktı. BT liderleri ve diğer üst düzey liderler, her alanda iş fonksiyonlarını aynı hizada tutmak üzere birlikte çalışmak zorunda.
BT departmanları, şirket hangi sektörde veya ülkede olursa olsun, hükümetlerin zorunlu hale getirdiği uygulamaları karşılamak için gerekli kaynakların ve araçların hazır olmasını sağlamak zorunda.

Sorunun erken aşamada çözülmemesi sadece gelecekte daha karmaşık ve maliyetli sorunların doğmasına yol açacaktır ve bu sorunlar diğer öncelikli projeler için ayırmış olduğunuz kritik bütçeleri ve kaynakları tüketecektir.