Pequenas e grandes empresas são multadas por registro incorreto de documentos fiscais eletrônicos

Douglas Sztochryn
junho 16, 2020

Entenda como a automatização do Inbound pode evitar que os negócios caiam em auditorias do governo

Documentos e relatórios fiscais eletrônicos já são realidade em muitos países. Diariamente, os governos (federal, estadual e municipal) cruzam as informações contábeis que navegam pela rede mundial de computadores com aquelas enviadas e armazenadas nos servidores das organizações. Fazer essa comunicação entre governo e empresa de forma correta é de extrema importância, principalmente no que diz respeito à documentação de entrada para, assim, evitar cair em alguma auditoria governamental.

Em alguns países a tarefa se torna excepcionalmente difícil. É o caso do Brasil, que tem um dos sistemas tributários mais complexos do mundo. “O registro destes documentos talvez seja o ponto mais crítico da escrituração fiscal. Isso porque, segundo a legislação vigente no país, a responsabilidade do receptor da nota começa desde o momento em que se dá o “aceite” da entrada do documento fiscal em seu sistema”, explica Douglas Sztochryn, diretor de SAP da Sovos Brasil.

Existem alguns softwares no mercado capazes de importar o arquivo XML enviado pelo seu fornecedor; ainda assim, para Sztochryn, definir quem faz a validação de todos os parâmetros passo a passo e conferir os impostos embutidos é primordial para evitar uma exposição fiscal. “Deve existir alguém ou alguma ferramenta, que possua o conhecimento de todas estas regras fiscais da operação do contribuinte. A empresa que aceita o documento deve analisar rigorosamente sua legitimidade para evitar futuros problemas tributários”, comenta.

Apesar dos riscos, não é raro observar empresas na qual a escrituração destes documentos eletrônicos de entrada resume-se apenas em importar o arquivo XML do fornecedor. Muitas, nem mesmo verificam se este documento está autorizado e válido perante os órgãos de fiscalização, as Secretárias da Fazenda (SEFAZ), criando em seu sistema um documento “oficial” sem nenhuma análise e validade. Como se esse processo não fosse auditado e confrontado com outros relatórios do governo.

Para evitar esse quadro, existem algumas opções, como manter uma equipe de análise regulatória atualizada e ativa durante o recebimento destes documentos ou realizar uma conferência contra o Pedido de Compra – desde que este tenha sido criado em norma com todas as regras vigentes. Confrontar estas informações com uma base que contenha todas estas regras atualizadas, também é uma boa opção.

Sztochryn exemplifica: “Uma determinação equivocada pode impactar diretamente no estoque. O fato de não relacionar o item de entrada com sua posterior venda pode dar a entender que o contribuinte comprou e não vendeu, ou vendeu o que não comprou.”.

Alguns problemas, no entanto, estão também na tomada de crédito indevido de ICMS, IPI, PIS e COFINS, além dos equívocos com determinação do CFOP e CST do ICMS, IPI, PIS e COFINS, ocasionando que, hora o contribuinte não paga o que deveria, e hora paga o que não devia: “Diferente do que algumas pessoas possam imaginar, as operações de fiscalização acontecem e não estar em complIance com o Governo resulta no mau funcionamento do negócio, além do pagamento de impostos e multas relativamente altos”, adverte Douglas.

As empresas que ainda não adotam uma plataforma automatizada e centralizada para auxiliar a árdua tarefa do compliance podem ser alvo de algumas operações de fiscalização realizadas pelo governo brasileiro como: a Operação Forasteiro com foco em empresas fantasmas; a Operação Saldo Negativo, que investiga compensação de débitos tributários com a utilização de créditos fictícios; e a Operação Pescados, do Fisco paulista, onde se identificou vários contribuintes que não fizeram o recolhimento do ICMS Diferido no período de 2015 a 2018.

 

 

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Douglas Sztochryn

Douglas Sztochryn é Diretor de Desenvolvimento de Produtos. Fisicamente alocado no Brasil, é o responsável direto pelas soluções voltadas ao ERP Sovos SAP do mundo todo. Douglas já trabalhou em grandes corporações, abarcando mais de 28 anos de experiência na área de Sistemas de Informação, sendo os últimos 20 anos envolvidos diretamente com o ERP da SAP. Além de ter a expertise necessária para gerenciamento de equipes/projetos e uma ampla visão dos processos de negócio dentro da Sovos, seu vasto conhecimento do manifesto AGILE e do framework SCRUM, aliado aos anos de experiência em desenvolvimento Abap e nos módulos funcionais SD/MM/FI, bem como sua graduação em tecnologia e MBA em Gestão de Negócios, facilitam suas ações diárias. Líder nato, gosta de estar envolvido em todas as fases do projeto, desde o planejamento até a entrega, pois transita com facilidade entre todos departamentos da empresa, o que lhe assegura ótimos resultados corporativos e habilidades suficientes para gerenciar suas equipes em direção aos objetivos da empresa. Entusiasta, palestrante em eventos corporativos com o SAP Forum/Now/ASUG, webinars e porta-voz à imprensa na área de negócios, tem como grande desafio suprir o mercado com soluções de ponta e bem arquitetadas, afinal, tecnologia e inovação caminham juntas.
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