O novo mandato de faturamento eletrônico da Colômbia serve como outro lembrete para o SAP de que a conformidade deve estar no centro dos esforços de transformação digital e das migrações para o SAP S/4HANA.

O país da América do Sul, seguindo o exemplo dos vizinhos latino-americanos Brasil e México, está passando de um modelo de relatório de faturamento eletrônico para um modelo de compensação. Efetivamente, isso significa que a autoridade fiscal colombiana, o DIAN, precisará validar uma fatura antes que um fornecedor a envie a um cliente. As empresas devem usar o protocolo XML UBL 2.1 para transmitir faturas para validação. Sem a validação do DIAN, o fornecedor não pode cobrar o comprador das mercadorias e o comprador não pode receber uma remessa, impactando os processos de negócios de CR, CP e logística.

Do relatório de faturamento eletrônico à compensação

Anteriormente, a Colômbia empregava um modelo de relatório de faturamento eletrônico, com o DIAN validando faturas dentro de 24 horas após a transação. O novo mandato, programado para ser implementado gradualmente por um ano a partir de 1º de agosto, terá um efeito profundo nas empresas que fazem negócios na Colômbia. As empresas que atualmente fazem cobranças eletronicamente precisarão entrar em operação até 2 de novembro. As lojas que usam o SAP com operações no país precisarão garantir que seus sistemas de contas a receber (CR) e contas a pagar (CP) funcionem com o SAP para facilitar a compensação do faturamento eletrônico em tempo real. 

Isso não é necessariamente uma conversa simples. Nos últimos anos, as empresas começaram a se distanciar dos processos baseados em papel para adotar diferentes tipos de sistemas eletrônicos para automatizar e otimizar suas transações de compra e venda com fornecedores e compradores, o que significa que as decisões sobre conformidade fiscal com faturamento eletrônico precisam envolver muitas partes interessadas dentro de uma empresa. Além dos sistemas ERP, softwares de gerenciamento de transações comerciais, como sistemas de compra-pagamento (P2P) ou order-to-cash (O2C), podem gerar faturas que precisam ser integradas para aprovações em tempo real pela plataforma da administração tributária.

Frequentemente, nessas situações, as lojas que usam o SAP acabam pressionando vários fornecedores de software e de serviços na nuvem, paralelamente envolvidos no fluxo de faturamento de ponta a ponta, o que pode levar à duplicação perigosa do processo de conformidade fiscal e até à não conformidade.

O desafio de gerenciar o faturamento eletrônico global e a migração para o SAP S/4HANA

Em uma escala mais ampla, o novo mandato colombiano expõe os desafios de manter a conformidade ao migrar para o SAP S/4HANA e, especificamente, para o sistema financeiro central projetado para consolidar informações financeiras. Um sistema SAP projetado para fornecer uma fonte única de dados financeiros há muito procurada é praticamente inútil se não conseguir acompanhar as mudanças globais na conformidade de faturamento eletrônico, como na do mandato da Colômbia. E, como a Colômbia novamente demonstra, essas mudanças acontecem rapidamente e sem avisos prévios em todo o mundo.

A tentação das lojas que usam o SAP tem sido tentar resolver os problemas de conformidade país a país, mas essa é uma receita para o fracasso. O custo para construir, monitorar e manter sistemas desiguais é extremamente alto, e ter um sistema separado em cada país serve apenas para colocar um obstáculo na consolidação de dados que, supostamente, é o grande avanço do SAP S/4HANA.

O que os clientes da SAP precisam é de uma solução que possa facilitar a conformidade contínua em todo o mundo, trabalhando automaticamente as alterações de mandato país a país em um único sistema. Sem conformidade, o faturamento eletrônico está fadado ao fracasso, e o faturamento eletrônico não pode falhar quando literalmente se torna a força vital de um negócio, permitindo que uma empresa cobre clientes e receba remessas. O novo mandato da Colômbia não será o último nesse país e certamente não será o último no mundo. Mais mudanças estão chegando e as lojas que usam o SAP precisam estar preparadas.

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Com os requisitos obrigatórios de faturamento eletrônico e validação de relatórios fiscais na América Latina, as implementações de SAP nessa região são muito mais complexas do que em outras partes do mundo. Aqui, examinamos os 10 maiores desafios para a implementação do SAP na América Latina:

1. Consistência

A consistência entre faturas transacionais e relatórios de contabilidade é essencial. Qualquer discrepância, mesmo que seja pequena, aciona auditorias e multas, por isso é tão importante manter a conformidade no SAP.

2. Personalizações

Cada país tem requisitos diferentes, que devem ser refletidos na sua implementação de ERP. Por exemplo, o Chile não permite pontos decimais e, no Brasil e no México, os relatórios se baseiam no ano calendário, não no ano fiscal.

3. Envio

Em muitos países, a capacidade de envio está vinculada ao faturamento eletrônico. É necessário ter sistemas de contingência adequados para garantir que a empresa continue funcionando bem em caso de problemas.

4. Faturamento

Os processos e requisitos de dados do governo podem dificultar o faturamento. Muitos países exigem processos específicos para cancelamentos e créditos, além de exigir determinados campos e formatos.

5. Recebimento

Os processos internos de recebimento devem incluir a verificação da ordem de compra, da fatura e dos materiais recebidos. No entanto, essa é uma oportunidade de automatizar processos e reduzir os custos de recebimento, eliminando a entrada de dados com um processo simples de digitalização e clique.

6. Contas a pagar

A fatura em XML aprovada pelo governo é a única registrada. Não use PDFs para os pagamentos, pois o formato XML é a versão usada pelo governo para definir a responsabilidade fiscal.

7. Validação de relatórios fiscais

Fazer o VAT reporting com precisão é um processo, não é algo que possa ser resolvido com notas de OSS. Por exemplo, o relatório polizas do México exige que cada contracheque, despesa, etc. seja vinculado a uma entrada no registro, uma prática que não é comum em muitos departamentos de contabilidade.

8. Manutenção

O SAP não oferece soluções de conformidade padrão na América Latina, e as soluções locais e de terceiros não utilizam o SAP como sistema de registro. Dessa forma, as empresas precisam fazer várias ligações de suporte em caso de problemas.

9. Atualizações

Em menos de dois anos, sete países da América Latina implementaram requisitos de faturamento eletrônico e validação de relatórios, e essas regras impactam cada vez mais processos de negócios, ou seja, é necessário atualizar o tempo todo.

10. Suporte

Muitas empresas subestimam o suporte necessário para manter a conformidade interna: pode ser necessário dedicar até 11 funcionários em período integral para manter a conformidade, ajustar os processos, verificar a precisão e resolver problemas.

Apesar desses desafios, é essencial que a conformidade seja totalmente gerenciada no ERP, pois hospedar dados e relatórios em outros lugares só aumenta os desafios, provocando discrepâncias e erros que acionam auditorias e multas. Por isso, a escolha da solução de conformidade correta é uma decisão tão importante.

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Em 2 de maio de 2017, realizamos um seminário on-line intitulado “Lições do SAT do México aprendidas com o Complemento de Pagos” e gostaríamos de compartilhar com você algumas das perguntas mais frequentes sobre o próximo mandato do México. 

O requisito Complemento de Pagos se tornou obrigatário recentemente pelas autoridades fiscais do México, exigindo que as empresas gerem um recibo de pagamento (um complemento de pago) toda vez que receberem pagamentos parciais do cliente. Isso ajudará a autoridade tributária do México a rastrear melhor os pagamentos e a responsabilidade tributária.

P: Quanto tempo leva para emitir o recibo de pagamento depois que o pagamento de uma fatura é recebido?
R: Quando os dados estiverem disponíveis, o recibo poderá ser gerado com base nos processos de negócios, sejam eles de lote ou de função manual.

P: Você usa a solução IDOC para o SAP?
R: Sim, os dados são extraídos do SAP via IDOC e enviados ao conector REAL-TIME para processar os dados.

P: Qual é a data do lançamento do Complemento de Pagos?
R: A partir de 1º de dezembro de 2017, todos os contribuintes deverão cumprir a CFDI versão 3.3 e o Complemento de Pagos. O processo é opcional para empresas a partir de 1º de julho de 2017.

P: Como funciona o cancelamento do recibo de pagamento?
R: De acordo com o novo regulamento, o contribuinte não pode cancelar nenhum ingresso CFDI quando houver pagamentos (pagos ) associados ao CFDI original. No entanto, você pode cancelar um recibo de pagamento, mas ele deve ser substituído por um novo.

Saiba mais em: https://www.sat.gob.mx/consultas/92764/comprobante-de-recepcion-de-pagos 

P: Se a empresa permitir um desconto para o pagamento, como ele seria reconhecido pelo governo? A fatura é de US$ 1.000, mas recebi US$ 900, onde a empresa permitiu um desconto de US$ 100.
R: Você precisará gerar uma nota de crédito para registrar o desconto fornecido ao cliente fazendo referência ao documento original. Em seguida, crie uma nota de recebimento para registrar os US$ 900.

P: Isso é necessário apenas para pagamentos parciais ou para todos os pagamentos, mesmo que o pagamento seja integral?
R: O único cenário em que você não precisa do Complemento de Pago é quando recebe o pagamento integral ao mesmo tempo em que gera o CFDI. 

Saiba mais em: https://www.sat.gob.mx/consultas/92764/comprobante-de-recepcion-de-pagos 

P: Qual é o prazo para a implementação da sua solução?
R: Geralmente, dependendo dos cenários de negócios, pode levar de 8 a 10 semanas. 

P: Estamos usando nossa própria solução CFDI, seria possível comprar apenas a solução "Complemento de Pagos” da Sovos?
R: Sim, desde que os dados CFDI existam para fins de correspondência no SAP.

P: Preciso gerar dois Complemento de Pagos referenciando a mesma fatura (talvez em dois períodos diferentes)?
R: Sim, você precisará fazer referência ao CFDI original em todos os Complemento de Pagos gerados.

P: Como você aciona a mensagem de Complemento de Pagos no SAP?
R: Nosso processo é baseado em um documento de compensação. Acessando nosso Tcode, você verá todos os documentos disponíveis para serem postados, manualmente ou em lote.

P: Você precisa fornecer uma cópia do recibo de pagamento para seu cliente?
R: Sim, você precisará fornecer a emissão do governo para o cliente.

P: Quando os pagamentos são maiores ou menores que o valor do CFDI, como se faz o ajuste? É comum que nossos clientes estrangeiros apliquem taxas automaticamente por diferença no preço, qualidade ou informações ausentes.
R: Você deve ajustar através de uma nota de crédito ou débito com base no valor correto.

P: O que é Metodo de Pago?
R: É a forma como a operação é realizada, ou seja, em “integralmente” ou “parcialmente”.

P: O que é Forma de Pago?
R: É a forma como o pagamento foi feito para as operações – dinheiro, cheque, cartão de crédito, transferência eletrônica etc.

P: como o Complemento de Pagos funciona para pagamentos parciais?
R: Você emitirá um CFDI para o valor total da operação no momento em que é executado e o metodo de pago deve ser PEP (pago inicial y parcialidades) ou PPD (pago en parcialidades o diferido).

Posteriormente, você pode emitir um CFDI para cada um dos pagamentos recebidos, nos quais deve ser observado:

  1. “Zero” no campo “Total” sem nenhum dado nos campos “MetodoPago” e “FormaPago”
  2. Incorporar o “Complemento de pago”

O valor do pagamento será aplicado proporcionalmente aos itens incluídos no voucher emitido para o valor total da operação.

A Sovos oferece a única solução nativa SAP de ponta a ponta para CFDI v3.3 e Complemento de Pagos, que permite às empresas manter uma fonte centralizada de autoridade no SAP.

Entre em contato hoje mesmo para saber como podemos ajudá-lo a reduzir os riscos associados a esses novos requisitos no México, mantendo o SAP como o principal sistema de registro.