La Biscaye est une province espagnole et un territoire historique du Pays basque, avec son propre système fiscal. Avant l’approbation de la stratégie Batuz, l’administration fiscale de Biscaye a développé différentes approches pour mettre en œuvre une stratégie globale visant à réduire la fraude fiscale. L’objectif était d’empêcher la fraude d’affecter les revenus générés par les activités économiques.

Cette initiative a débuté au début des années 2010 lorsque l’autorité a introduit des exigences relatives à la tenue des registres des opérations économiques pour les personnes physiques ayant des activités économiques via le modèle 140, puis en imposant l’obligation Immediate Supply of Information (SII) à certains contribuables de la région.

Batuz représente une avancée significative vers la mise en place d’un système intégral de contrôle fiscal numérisé, couvrant les personnes et les entités qui exercent des activités économiques, quelle que soit leur taille. Comme le souligne cet article, le système établit de nouveaux modèles qui facilitent le respect des obligations fiscales.

Qu’est-ce que Batuz ?

Batuz est une stratégie de contrôle fiscal mise en œuvre par le gouvernement de Biscaye qui s’applique à toutes les entreprises et à tous les travailleurs indépendants soumis à la réglementation de Biscaye – indépendamment de leur taille et du volume de leurs opérations – et qui comprend les exigences suivantes :

  1. Logiciel de facturation conforme (TicketBAI)
  2. Ledger Reporting Economic Operations (LROE)
  3. Fourniture de projets de déclarations fiscales préparés par l’administration fiscale

Caractéristiques de Batuz

L’administration fiscale a fondé Batuz sur les trois piliers susmentionnés. Chacune d’entre elles implique les obligations suivantes qui, ensemble, constituent la conformité :

  1. Logiciel de facturation TicketBAI : Les contribuables doivent adapter leur logiciel de facturation afin de respecter des normes spécifiques visant à garantir l’intégrité, la conservation, la traçabilité et l’inviolabilité des enregistrements qui documentent les livraisons de biens et les prestations de services.
    Les factures générées par le logiciel TicketBAI doivent comporter un code d’identification unique et un code QR. En outre, pour chaque facture émise, le logiciel doit créer un enregistrement dans le schéma de format XML TicketBAI avec une signature numérique à incorporer dans le LROE.
    Le logiciel conforme doit figurer dans le registre des logiciels garants de TicketBAI. Les administrations fiscales d’Alava, de Bizkaia et de Gipuzkoa, en collaboration avec le gouvernement basque, gèrent l’initiative TicketBAI. Cependant, chaque territoire a ses propres règles et ses propres délais pour la mise en œuvre de TicketBAI.
  2. Grand livre des opérations économiques (Libro Registro de Operaciones Económicas) : Il s’agit du grand livre électronique composé de six chapitres dans lesquels les revenus, les dépenses et les factures des entreprises qui exercent des activités économiques seront déclarés via le modèle 240. Pour les sociétés sous mandat SII, les registres doivent être transmis à l’administration fiscale de Biscaye tous les trimestres ou dans les quatre jours suivant la fin de l’opération. Néanmoins, l’autorité considérera que l’obligation de l’ISI a été remplie par l’envoi de la LROE dans les délais impartis.
  3. Préparation des projets de déclaration de TVA et d’impôt sur le revenu : Enfin, grâce aux informations fournies par le LROE, l’administration fiscale de Biscaye préparera les projets de déclaration de TVA, d’impôt sur les sociétés et d’impôt sur le revenu et les mettra à la disposition des contribuables concernés.

Délais de Batuz

L’adoption volontaire est possible depuis le 1er janvier 2022, avec des incitations fiscales pour ceux qui s’engagent à se mettre en conformité rapidement.

À partir du 1er janvier 2024, Batuz deviendra obligatoire en Biscaye pour tous les contribuables concernés – ce qui signifie qu’il n’y aura pas de déploiement progressif, comme c’est habituellement le cas.

Pour plus d’informations sur les nuances de la fiscalité en Biscaye, adressez-vous à nos experts.

Les propositions de la Commission européenne intitulées TVA à l’ère du numérique prévoient une immatriculation unique à la TVA afin de faciliter les échanges transfrontaliers.

Ces propositions, qui doivent entrer en vigueur le 1er janvier 2025, font partie d’une initiative de la Commission visant à moderniser la TVA dans l’UE. L’immatriculation unique de la TVA proposée signifierait qu’un plus grand nombre de transactions ne devraient être enregistrées à la TVA qu’une seule fois dans l’UE, ce qui réduirait les coûts et le temps nécessaires au traitement des questions de TVA.

Implications de l’immatriculation unique à la TVA pour le B2C

Le One Stop Shop (OSS), ou guichet unique TVA en français, est un système d’immatriculation à la TVA paneuropéen. Bien que facultatif, il peut être utilisé pour déclarer et verser la TVA due sur les ventes à distance de marchandises d’entreprise à consommateur (B2C) et sur les prestations de services intracommunautaires B2C dans tous les États membres de l’UE.

Le programme a été bien accueilli et a été adopté par de nombreuses entreprises. Des discussions sont d’ailleurs en cours pour élargir le système afin de simplifier davantage la TVA dans la région.

En outre, afin de moderniser davantage le système TVA dans l’UE, la Commission a proposé d’étendre le guichet unique au commerce électronique :

Implications pour les plateformes en ligne qui vendent des biens ou des services dans l’UE

Malgré les rumeurs de modification du seuil de l’Import One Stop Shop (IOSS), ou guichet unique à l’importation, le seuil actuel de 150 euros comme valeur matérielle pour les biens importés dans le cadre de transactions B2C restera en place dans un avenir prévisible. Le système reste également facultatif pour les entreprises.

Cependant, l’IOSS deviendra obligatoire pour les plateformes facilitant la vente à distance de marchandises jusqu’à une valeur de 150 euros importées par consignation d’un pays situé en dehors de l’UE. L’UE renforcera la sécurité de l’IOSS en permettant aux autorités douanières de l’UE d’accéder aux informations concernant les entreprises enregistrées auprès de l’IOSS.

Implications de l’immatriculation unique à la TVA pour le B2B

En ce qui concerne les transactions entre entreprises (B2B), la Commission européenne souhaite harmoniser l’application du mécanisme étendu d’autoliquidation prévu à l’article 194 de la directive européenne sur la TVA. Si elle est mise en œuvre dans l’État membre concerné, cette directive s’appliquera aux fournisseurs qui ne sont pas résidents de l’État membre et réduira leur obligation de s’immatriculer dans un pays étranger.

Actuellement, seuls 15 États membres appliquent l’article susmentionné (et pas tous de la même manière).

L’introduction du nouveau système d’autoliquidation obligatoire B2B concernera la vente de certains biens et services si les transactions remplissent les conditions suivantes :

Enfin, l’UE abolira les dispositions de la directive TVA concernant les accords des stocks sous contrat de dépôt à compter du 31 décembre 2024. Au-delà de cette date, les nouveaux transferts de stock en vertu de ces dispositions ne seront plus concernés, car la simplification ne sera pas nécessaire. Cependant, pour les marchandises fournies dans le cadre de dispositions préexistantes, le régime continuera à s’appliquer jusqu’au 31 décembre 2025.

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Contactez-nous pour obtenir de l’aide : nous facilitons la mise en conformité de votre entreprise avec la réglementation en matière de « TVA à l’ère numérique », vérifions l’attribution de votre code fiscal et déterminons comment vous pouvez améliorer votre flux de trésorerie. Si vous souhaitez en savoir plus sur le projet de directive « TVA à l’ère numérique », consultez les articles TVA à l’ère numérique pour la déclaration numérique et la facturation électronique et L’économie des plateformes dans le cadre du projet de directive « TVA à l’ère numérique ».

e-Book

Qu'est-ce que la TVA à l'ère du numérique (ViDA)

et quel impact aura-t-elle sur mon entreprise ?

Qu'est-ce que la TVA à l'ère du numérique (ViDA) ?

Dans cet e-book

  • Qu’est-ce que la TVA à l’ère du numérique ? 
  • Les données et l’impact technologique
  • Quel impact la TVA à l’ère du numérique aura-t-elle sur mon entreprise et quand commencerai-je à le percevoir ?
  • Quelle est la prochaine étape pour les entreprises ?

La Commission européenne a proposé le projet de directive « TVA à l’ère du numérique » pour simplifier la fiscalité et la rendre plus équitable. Il met l’accent sur la manière dont les autorités fiscales peuvent utiliser la technologie pour lutter contre la fraude fiscale et bénéficier aux entreprises, tout en évaluant si les règles de TVA actuelles sont adaptées aux entreprises à l’ère du numérique.

Pour vous aider à suivre le rythme de tous les changements de règles proposés et évalués, Sovos a créé cet e-book en collaboration avec nos experts en réglementation. Vous y découvrirez les principaux éléments de la TVA à l’ère du numérique, les raisons de ce projet et ses impacts potentiels sur votre entreprise.

Cet e-book présente, entre autres, une analyse plus approfondie des implications technologiques de la TVA à l’ère du numérique et explique pourquoi la technologie est au cœur du débat. Vous retrouverez également une séance de questions-réponses avec un expert en réglementation de renommée mondiale, Christiaan van der Valk, qui répond en détail aux questions les plus fréquemment posées.

Cet e-book a pour but de vous donner une vue d’ensemble sur tout ce qui concerne le projet de directive « TVA à l’ère du numérique ». Au fur et à mesure du développement du projet, Sovos mettra à votre disposition de nouveaux contenus et analyses. Veuillez donc ajouter notre bibliothèque de contenu dans vos favoris et consulter régulièrement les mises à jour.

En attendant, si vous avez des questions concernant la TVA à l’ère du numérique et la capacité de votre entreprise à s’adapter et à gérer une partie de ce programme, n’hésitez pas à nous contacter et à échanger avec l’un de nos experts en réglementation. Vous pouvez également consulter notre guide sur le projet de directive « TVA à l’ère du numérique » mis à jour.

Voir l'e-book complet

Pour les entreprises basées dans l’UE, la TVA est imputable sur la plupart des achats et des ventes de biens au sein de l’Union européenne. Pour les indutsries manufacturières, cela peut se traduire par l’application de nombreux taux de TVA différents.

Choisir le bon pays pour s’implanter dans l’UE peut être une décision difficile, surtout si l’on considère que les pays ont leurs propres règles. Tenez compte du fait que vous pouvez ne pas connaître l’emplacement des marchandises et la situation peut vite devenir complexe.

Les fabricants peuvent subir des perturbations dans leurs chaînes d’approvisionnement – qui souvent sont déjà complexes – si ce problème n’est pas traité efficacement. Mais par où commencer ?

Nos experts en TVA sont là pour vous aider. Rejoignez-les lors de notre prochain webinaire pour en savoir plus :

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La proposition de la Commission européenne intitulée « TVA à l’ère du numérique » apporte des modifications significatives au traitement de la TVA dans l’économie des plateformes en ce qui concerne les prestataires des services d’hébergement de courte durée (45 jours maximum) et de transport de passagers.

Traitement TVA de l’économie des plateformes

À ce stade, il convient de mentionner que le « traitement de la TVA dans l’économie des plateformes » ne concerne que la prestation de certains services par l’intermédiaire d’une plateforme. En outre, il existe un certain nombre de règles relatives au commerce électronique concernant l’offre de marchandises via des plateformes.[VM1] [CL2]

L’essor du modèle commercial de l’économie des plateformes a posé de nouveaux défis pour le système de TVA. Selon la Commission européenne, l’un de ces problèmes est l’inégalité de traitement de la TVA en ce qui concerne :

La distorsion de concurrence ressentie du point de vue de l’UE peut être mieux comprise en examinant l’analyse d’impact de la Commission européenne. Ce rapport souligne l’importance croissante de l’économie des plateformes pour la perception de la TVA et explique les études qui ont été menées pour déterminer les domaines dans lesquels la Commission européenne doit agir.

En termes de chiffres, la valeur des recettes de TVA provenant de l’écosystème des plateformes numériques est estimée à environ 25,7 milliards d’euros par an pour les États membres, ce qui correspond à 2,6 % du total des recettes de TVA.

Ampleur des opérations de l’économie des plateformes, par secteur (UE27, en milliards d’euros, 2019)

 

Secteur Recettes des plateformes numériques (UE27) Recettes des fournisseurs numériques (UE27) Valeur de l’écosystème (UE27)
Hébergement 6,3 36,9 43,2
Transport 7,2 31 38,2
Commerce électronique 16,6 93,8 110,4

Source : extrait du rapport Commission Staff Working Document Impact Assessment, page 26.

La valeur totale des recettes de TVA comprend 3,7 milliards d’euros en ce qui concerne les services d’hébergement et 3,1 milliards d’euros en ce qui concerne les services de transport.

Dans ces deux secteurs, les particuliers et les petites entreprises (c’est-à-dire les prestataires sous-jacents) peuvent fournir leurs services en franchise de TVA (c’est-à-dire sans déclarer la TVA) par l’intermédiaire d’une plateforme. En raison des économies d’échelle et à l’effet de réseau, ces entreprises peuvent entrer en concurrence directe avec les fournisseurs traditionnels assujettis à la TVA.

En tenant compte de l’étude justificative, la proportion de prestataires sous-jacents qui ne sont pas immatriculés à la TVA peut atteindre jusqu’à 70 %, selon le type de plateforme.

Par exemple, dans le secteur de l’hébergement, plus de 50 % des utilisateurs d’une plateforme d’hébergement ciblent l’offre de la plateforme plutôt que celle d’un hôtel traditionnel.  En Europe, le coût d’un hébergement réservé via une plateforme d’hébergement peut être, en moyenne, de 8 à 17 % moins cher que le tarif journalier moyen d’un hôtel de la région concernée.

Pour la Commission européenne, il s’agit d’une distorsion de concurrence par rapport à des services similaires proposés par différents canaux.

Traitement TVA du service d’intermédiation

Clarifier la nature des services fournis par les plateformes a été l’intervention qui a reçu le plus de soutien parmi toutes les parties prenantes.

Dans certains États membres, le service d’intermédiation facturé par la plateforme est considéré comme un service fourni par voie électronique, alors que dans d’autres, il est traité comme un service intermédiaire.

Ce point est important, car cela peut conduire à des lieux de prestation différents, ce qui peut à son tour entraîner une double imposition ou une non-imposition. Il est donc nécessaire de clarifier ces règles.

Selon la proposition, le service d’intermédiation (qui concerne également les services d’hébergement de courte durée et de transport de passagers) fourni par une plateforme doit être considéré comme un service intermédiaire (article 46 bis modifiant la directive 2006/112/CE). Cela permet une application uniforme des règles relatives au lieu de prestation du service d’intermédiation.

Si cela n’a pas d’incidence sur les règles existantes lorsque le service est fourni entre entreprises (B2B), il n’en va pas de même pour les prestations B2C. Dans ce cas, le lieu de prestation sera celui où les transactions sous-jacentes ont lieu.

Comment la TVA à l’ère du numérique modifiera-t-elle le statu quo ?

Selon la Commission européenne, le principal problème de l’économie des plateformes est que le cadre juridique actuel en matière de TVA n’est pas adéquat pour garantir des conditions de concurrence équitables avec les entreprises traditionnelles, en particulier dans les secteurs du transport et de l’hébergement. Les prestations effectuées par les petits fournisseurs sous-jacents via une plateforme ne sont pas taxées et les services d’intermédiation fournis par les plateformes sont taxés différemment selon les États membres. Cela crée des difficultés pour les plateformes, les fournisseurs et les États membres.

L’adoption d’un modèle de fournisseur présumé résoudra ces problèmes en permettant aux plateformes de facturer la TVA sur le service sous-jacent lorsque le fournisseur ne facture pas la TVA. Ce modèle garantit l’égalité de traitement entre les secteurs numérique et traditionnel pour les services d’hébergement de courte durée et de transport de passagers.

En outre, le traitement du service d’intermédiation sera clarifié pour permettre une application uniforme des règles relatives au lieu de prestation et des mesures seront prises pour harmoniser la transmission des informations de la plateforme aux États membres.

En ce qui concerne le calendrier, les règles proposées pour l’économie des plateformes prendront effet en 2025. Il reste donc peu de temps pour apporter toutes les modifications nécessaires à la mise en conformité. Par conséquent, les plateformes doivent commencer à se pencher sur la question le plus tôt possible.

Besoin d’aide ?

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Note importante : la loi de finances pour 2024 est actuellement à l’état de projet et reste sujette à des modifications permanentes avant son adoption. Notre blog, France : Report de l’obligation de facturation électronique B2B, est mis à jour dès qu’il y a des changements dans le déploiement du mandat français. 

La France va mettre en place une obligation de facturation électronique et une obligation de déclaration électronique. Toutes les entreprises opérant en France sont concernées. 

La facturation électronique impose le passage par une plateforme de dématérialisation mais la législation laisse le choix aux entreprises : plateforme publique ? Plateforme privée ? Et laquelle choisir parmi celles qui seront immatriculées et connues sous le terme plateforme de dématérialisation partenaire ou (PDP). Typologie des factures, gestion des données, relations clients/fournisseurs, transmission, fonctionnalités…Voici comment bien définir ce choix.

Qui dit facturation électronique dit structuration, contrôle, validation, relation client/fournisseur et entreprise/administration. A cet égard, les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ont une vraie utilité.  La législation française laisse aux entreprises la possibilité de choisir leur plateforme de dématérialisation des factures. Une plateforme publique existe, Chorus Pro, à coté de laquelle vont se positionner d’autres acteurs, les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). Pourquoi ce choix ? Comment s’inscrit-il dans la facturation électronique en cours de déploiement ? Quels paramètres prendre en compte dans le choix de sa plateforme de dématérialisation ? Quelles sont les conditions pour devenir une PDP ? A quelle date vont-elles être opérationnelles ? Voici les éléments qui doivent permettre aux entreprises de cerner le mieux possible le rôle des plateformes de dématérialisation dans la gestion des flux de factures électroniques.

1) Comprendre le rôle des plateformes de dématérialisation partenaires

A l’origine de ce besoin de recourir à une plateforme de dématérialisation, l’obligation de facturation électronique qui entre en vigueur pour les transactions BtoB.

Factures électroniques : qui est concerné ?

A noter :  le mandat de facturation électronique n’est pas applicable aux factures B2C et transfrontalières. En revanche, il est obligatoire de déclarer ces transactions (obligation d’e-Reporting) afin que l’administration fiscale bénéficie d’une visibilité totale.

2) Plateforme de dématérialisation : comment faire le suivi des factures ?

Une facture électronique n’est pas une facture dématérialisée mais une facture structurée d’où le choix entre 3 modalités d’échange, chacune entrainant certaines obligations pour les plateformes de dématérialisation  :

3) Plateforme publique ou PDP ?

Quel que soit le format de facturation choisi ou utilisé par l’entreprise, le recours à une PDP n’est en aucun cas obligatoire d’un point de vue légal. Mais il s’imposera pour certains au regard des spécificités du flux factures, notamment pour les entreprises qui échangent déjà  en format EDI.

Le rôle de la plateforme publique

Les plus des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)

Comme Chorus-Pro, une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) assure le dépôt des factures, la conversion dans l’un des 3 formats du socle – CII, UBL, Factur-X . Elles permettront en plus l’échange de factures en format EDI.

Au-delà, elles permettront également :

Outre ces fonctionnalités de base, elles peuvent aussi proposer:

Ce qui ouvre bien des perspectives d’un point de vue organisationnel et stratégique.

4) Les conditions pour devenir PDP

Une plateforme de dématérialisation partenaire sera une plateforme immatriculée par l’administration fiscale. L’immatriculation sera délivrée à partir d’un dossier de candidature déposé par un opérateur. Ce dossier devra répondre aux exigences imposées par voie réglementaire (décret et arrêté parus en octobre 2022), notamment sur sa capacité à accomplir les fonctionnalités attendues d’une plateforme de dématérialisation partenaire. Ces exigences sont appelées à être légèrement revues avec un nouveau décret/ordonnance qui sera publié début 2024 (plus précisément, avec la suppression des tests de connectivité avec la plateforme TA comme critère d’enregistrement PDP). Outre la garantie apportée par cette immatriculation (notamment d’un point de vue du respect de règles de sécurité très strictes), c’est la possibilité de transmission des factures (émetteur/récepteur) à d’autres plateformes de dématérialisation (PPF ou autre PDP) qui distingue une plateforme immatriculée d’un simple opérateur de dématérialisation.

Cette immatriculation est valable pour une durée de trois ans renouvelable.

Un décret et un arrêté relatifs aux plateformes publique et privées ont été publiés le 9 octobre 2022. Les missions des plateformes, les formats des factures, mais aussi les dates de déclaration en fonction du régime TVA de l’entreprise et de son activité sont notamment précisées.

Sont par exemple définis :
– les missions assurées par le portail public de facturation,
– les fonctionnalités minimales exigées des plateformes de dématérialisation partenaires, par exemple le raccordement effectif de l’opérateur de plateforme de dématérialisation partenaire au portail public de facturation ;
– la procédure d’immatriculation de ces plateforme,
– les données devant figurer sur les factures,
– les données à transmettre à l’Administration ou encore les éléments que celle-ci doivent rendre publique.

Les premières PDP certifiées devraient être connues en juin/juillet 2023 et seront publiées sur le site Impôts.gouv.fr.

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La facturation électronique en Pologne via le KSeF connait un long parcours. Les contribuables doivent donc comprendre ce qui les attend, ce qui n’est pas toujours facile lorsque les règles et les réglementations changent fréquemment. 

Ce blog fournit une chronologie complète de l’avancement de la Pologne vers sa réforme de facturation électronique, détaillant les ajustements dont votre organisation doit être consciente. Le coût de la non-conformité va au-delà des pénalités financières, c’est pourquoi il est essentiel d’être informé. 

Si vous souhaitez connaître les exigences actuelles du KSeF, consultez notre aperçu de la facturation électronique en Pologne. Si vous souhaitez connaître l’évolution du règlement et les changements à venir susceptibles d’affecter votre entreprise, poursuivez votre lecture. 

 

Mise à jour 19 janvier 2024 par Marta Sowinska 

Le ministère polonais des finances a annoncé aujourd’hui le report de sa réforme de facturation électronique. Initialement prévue pour juillet 2024, l’initiative a été reportée à une date encore non définie en raison d’erreurs majeures identifiées dans le système KSeF. 

Le ministre des Finances a souligné que l’état technique actuel du système KSeF pose des défis substantiels, empêchant sa mise en œuvre sécurisée en Pologne. Des erreurs critiques ont été identifiées dans le code, affectant la fonctionnalité globale du système et les performances de KSeF, ce qui a incité le ministère à prendre des mesures décisives. 

Pour résoudre ces problèmes, le ministère des finances va lancer un audit externe afin d’évaluer le fonctionnement du système KSeF et d’évaluer l’état de préparation de sa mise en œuvre. La date finale de l’introduction de la facturation électronique obligatoire dépendra des résultats de ces audits. En outre, le ministère intensifiera les consultations avec les entreprises concernant le KSeF. 

Tout en exprimant son soutien total à la mise en œuvre du système KSeF, le ministère des finances a réaffirmé que sa priorité était d’assurer le bon fonctionnement du système. Cet engagement découle de la nécessité de garantir le chiffre d’affaires économique du pays et d’éviter les situations où les contribuables pourraient être incapables d’émettre des factures électroniques en raison d’erreurs dans le système KSeF. 

 

Mise à jour le 5 janvier 2024 par Marta Sowinska 

Le règlement modifiant la portée des données incluses dans la JPK_VAT avec une déclaration (déclaration de TVA) en Pologne, a été publié dans le Journal officiel le 4 janvier. 

La version finale du règlement à partir du 29 décembre 2023 a été modifiée par rapport au projet initial, et sa forme finale n’inclut pas les obligations précédemment énoncées pour : 

Toutefois, elle prévoit toujours l’obligation d’inclure le numéro d’identification unique (numéro KSeF) dans la déclaration de TVA, dans le cas où le numéro a été attribué sur la facture, à partir du 1er juillet 2024 dans les registres des ventes et des achats de manière volontaire : 

L’entrée en vigueur du règlement est prévue pour le 1er juillet 2024. 

 

Mise à jour : 19 décembre 2023 par Marta Sowińska 

Publication des spécifications techniques de KSeF 

Le ministère des Finances a publié les spécifications techniques de l’interface KSeF dans l’environnement test. Cette documentation donne des détails sur les codes QR et les liens de vérification associés, et clarifie les informations tirées du projet de règlement sur l’utilisation de KSeF qui a été publié en novembre. 

Les codes QR servent de représentations visuelles des liens de vérification et doivent être conformes à la norme ISO/IEC 18004:2015. Leur taille et leur emplacement précis sur les imprimés sont flexibles et peuvent être adaptés à des exigences spécifiques. 

Toutefois, l’obligation d’inclure le numéro d’identification unique (numéro KSeF) dans la déclaration de TVA, dans le cas où le numéro a été attribué sur la facture, est maintenue à partir du 1er juillet 2024 dans la déclaration des ventes et des prestations : 

L’entrée en vigueur du règlement est prévue pour le 1er juillet 2024. 

 

Mise à jour : 28 novembre 2023 par Marta Sowińska 

Projets de loi sur la facturation électronique obligatoire publiés en Pologne 

Le 26 novembre, le ministère des Finances a publié deux projets de loi attendus concernant la facturation électronique obligatoire via KSeF. 

1. Le projet de règlement sur l’utilisation du KSeF couvre les points suivants 

 

2. Modification du règlement relatif à la facturation électronique couvre: 

Les factures émises par les contribuables exonérés de TVA doivent inclure les numéros NIP de l’acheteur et du fournisseur afin de s’aligner sur l’émission de factures via le KSeF à partir du 1er janvier 2025. 

Les projets d’actes devraient entrer en vigueur le 1er juillet 2024, à l’exception de l’obligation concernant les contribuables exonérés de TVA. 

Dans les prochains jours, les autorités fiscales publieront les spécifications techniques de l’interface et la description des exigences techniques pour les codes de vérification (c’est-à-dire les codes QR). 

 

Mise à jour : 26 octobre 2023 par Marta Sowińska 

Le projet de règlement et les spécifications du schéma peuvent être consultés. 

 

Mise à jour : 7 août 2023 par Marta Sowińska 

Le président polonais signe l’amendement à la loi relative à la TVA 

Le 4 août 2023, le président polonais a signé une loi modifiant la loi relative à la TVA et certaines autres lois, qui introduit la facturation électronique obligatoire via le KSeF. Cela signifie que la réforme de facturation électronique entrera en vigueur le 1er juillet 2024, sans autre report. 

Les informations de presse et l’annonce officielle du ministère des Finances sont disponibles. 

Suite à la promulgation de la loi, le ministère des finances a publié un projet de règlement modifiant le règlement relatif à l’utilisation du KSeF à partir du 27 décembre 2021. 

 

Mise à jour : 28 juillet 2023 par Marta Sowińska 

Le projet de loi polonais sur la facturation électronique progresse 

Le Sejm a voté contre le veto du Sénat qui bloquait le projet de loi introduisant le système national de facturation électronique, KSeF, au motif qu’il était inconstitutionnel. 

Après son adoption par le Sejm et conformément au projet de loi, l’obligation de facturation électronique entrera en vigueur, comme prévu, le 1er juillet 2024, avec quelques exceptions. 

Dans un deuxième temps, le projet de loi sera adopté et promulgué dans le pays après avoir été signé par le Président. 

Les résultats du vote au Sejm sont disponibles ici : Głosowanie nr 39 na 80. posiedzeniu Sejmu – Sejm Rzeczypospolitej Polskiej. 

 

Mise à jour : 6 juillet 2023 par Marta Sowińska 

Le ministère des finances publie un schéma actualisé 

Le 29 juin 2023, le ministère des Finances (MoF) a publié le schéma FA(2) mis à jour sur la plateforme ePUAP dans le Dépôt Central de Modèles de Documents Electroniques (CRWDE), numéro de modèle (2023/06/29/12648). 

Informations importantes sur les délais : 

Lisez l’annonce officielle pour plus d’informations. 

 

Mise à jour : 10 mai 2023 par Marta Sowińska 

La Pologne adopte un projet de loi sur la facturation électronique 

Le 9 mai, le gouvernement polonais a adopté un projet de loi introduisant la facturation électronique obligatoire via le KSeF, qui prendra effet à partir du 1er juillet 2024. Le projet de loi doit maintenant être approuvé par le Parlement, et la prochaine session est prévue pour la fin du mois de mai. 

L’adoption de ce texte législatif est une étape essentielle, qui montre que le gouvernement va de l’avant avec la numérisation du secteur public en introduisant la facturation électronique obligatoire via le KSeF. 

Pour en savoir plus, consultez l’annonce officielle. 

 

Mise à jour : 22 mars 2023 par Marta Sowińska

Pologne : Modifications du mandat de facturation électronique du KSeF

La Pologne a publié le deuxième projet de loi modifiant la loi sur la TVA et certaines autres lois sur le Centre de législation gouvernementale le 15 mars 2023.

Les amendements présentés confirment principalement les changements annoncés précédemment, bien que certains ajouts méritent d’être signalés. Le gouvernement a largement basé la forme du nouveau projet de loi sur les commentaires recueillis par le ministère des Finances (« MoF ») lors de la consultation publique. Les clarifications essentielles concernent :

1. Champ d’application du mandat du KSeF

Report du mandat du KSeF

Le projet de loi a confirmé le report du mandat à compter du 1er juillet 2024 (soit un retard d’une demi-année par rapport à la date d’entrée en vigueur précédente, fixée au 1er janvier 2024), avec quelques exceptions :

B2C et transactions OSS/IOSS

Le champ d’application obligatoire du système KSeF exclura les factures émises entre des entreprises et des particuliers non professionnels (transactions B2C).

En conséquence, les factures émises et réglées dans le cadre des procédures spéciales pour les OSS et les IOSS seront systématiquement exclues du champ d’application du KSeF, étant donné que les contribuables soumis à ces procédures spéciales fournissent des livraisons et des services transfrontaliers principalement à des consommateurs non professionnels (transactions B2C).

Contribuables étrangers

Les contribuables étrangers disposant d’un établissement stable sur le territoire de la Pologne – exerçant des activités qui doivent être facturées conformément à la loi polonaise sur la TVA – seront obligés d’émettre leurs factures par l’intermédiaire du KSeF dans la mesure où ce siège permanent est lié à la livraison de biens ou à la prestation de services qui sont facturés.

2. Notes correctives exclues du KSeF

Le projet de loi supprime totalement la possibilité pour les acheteurs d’émettre des notes correctives. Les acheteurs ne peuvent pas proposer de corrections aux factures originales par l’intermédiaire ou en dehors du KSeF, comme le prévoyait le projet de loi précédent. Par conséquent, les modifications apportées à la facture émise ne peuvent être effectuées que par l’émission d’une facture rectificative.

3. Émission de factures en dehors du KSeF en cas de défaillance – mode hors ligne

Conformément au projet de proposition précédent, le projet de loi actuel spécifie la possibilité d’émettre des factures électroniques en mode déconnecté, c’est-à-dire en dehors du KSeF dans un format structuré et de les livrer au KSeF le jour ouvrable suivant, en cas de défaillance du côté du contribuable.

En outre, le ministère des finances communiquera au public des informations pertinentes concernant tout travail de maintenance effectué dans le KSeF ou toute défaillance du système. Pendant cette période, les contribuables peuvent émettre des factures en dehors du KSeF et les remettre aux acheteurs dans le format convenu.

Ces factures doivent respecter le format structuré, être assorties d’un code QR et être remises à la KSeF dans les sept jours suivant la fin de la défaillance. La date de délivrance sera la date indiquée dans le champ P_1, tandis que la date de réception par l’acheteur sera la date à laquelle le KSeF a attribué l’identifiant unique.

4. Code QR

Le gouvernement a ajouté une nouvelle exigence concernant l’inclusion d’un code QR sur les factures émises en cas de défaillance du système KSeF. Comme annoncé précédemment, le code QR doit également figurer sur les factures émises en dehors du KSeF, par exemple, à l’intention des acheteurs étrangers, ainsi que sur les factures TVA RR et les corrections qui y sont apportées.

5. Processus d’autofacturation dans le cadre du KSeF

Le ministère des finances a répondu aux commentaires concernant l’absence de processus d’autofacturation pour les transactions transfrontalières. Par conséquent, une méthode d’authentification des acheteurs étrangers sera incluse dans le KSeF, ce qui permettra aux acheteurs étrangers d’émettre des factures structurées au nom des fournisseurs.

6. Taux de change

Le taux de change utilisé pour la conversion des devises étrangères en PLN peut être maintenu à partir du jour précédant la date indiquée dans le P_1 (date d’émission de la facture).

Le taux de change sera calculé sur la base de la date d’émission de la facture électronique (indiquée dans le champ P_1), à condition que la facture électronique soit envoyée au KSeF au plus tard le jour suivant la date indiquée dans le champ P_1.

7. Sanctions

Les sanctions s’appliqueront à partir du 1er janvier 2025 (anciennement 1er juillet 2024) jusqu’à 100% du montant de la TVA indiqué sur la facture ou jusqu’à 18,7% du montant total dû indiqué sur la facture. Toutefois, aucun montant minimum de pénalité ne sera appliqué – auparavant, il était de 1000 PLN – environ. 200 EUR.

Prochaines étapes du mandat de facturation électronique du KSEF en Pologne

Le projet de loi devrait être publié au troisième trimestre 2023, la plupart des dispositions s’appliquant à partir du 1er juillet 2024.

En conséquence, les schémas finaux FA (2) et FA (RR) associés sont également prévus pour être publiés fin juin ou début juillet, comme annoncé par le ministère des Finances lors d’une conférence le 16 février 2023. Par conséquent, nous attendons toujours que le processus législatif soit achevé pour que le mandat de facturation électronique prenne effet.

Contactez notre équipe si vous avez besoin de plus d’informations sur les changements à venir en matière de facturation électronique en Pologne.

Mise à jour : 3 février 2023 par Marta Sowińska

Pologne : report du mandat de facturation électronique au 1er juillet 2024

Selon une annonce officielle publiée par le ministère des Finances le 2 février 2023, la date de mise en service du système de facturation électronique obligatoire de la Pologne est désormais fixée au 1er juillet 2024, soit un retard de six mois par rapport à la date précédente.

Plus d’un an après le lancement de la phase volontaire et à la suite de tests approfondis du système KSeF par les contribuables, le ministère des finances a répondu aux commentaires soumis par les entreprises et les entrepreneurs lors de la consultation publique en annonçant le report du mandat et l’assouplissement de certaines exigences.

Les changements attendus sont les suivants :

Les contribuables ne doivent pas considérer le report de l’obligation de facturation électronique comme une raison de suspendre le processus de mise en œuvre. Les contribuables devraient plutôt considérer ce délai comme une incitation à mettre en œuvre des exigences législatives et techniques complexes avant la date d’entrée en vigueur et à adapter leurs processus de comptabilité et de facturation en tenant compte des erreurs qui pourraient apparaître.

Les changements proposés devront être adoptés par la loi pour entrer en vigueur. Cette législation, compte tenu du processus législatif souvent long, devrait être publiée juste à temps pour la mise en œuvre du mandat en juillet.

Vous souhaitez plus d’informations sur la facturation électronique en Pologne ? Contactez notre équipe d’experts.

 

Mise à jour : 15 décembre 2022 par Marta Sowińska

La Pologne publie un projet de loi sur la facturation électronique obligatoire via KSEF

 Le 1er décembre 2022, le ministère des finances polonais a publié un projet de loi modifiant la loi sur la TVA concernant l’introduction de la facturation électronique obligatoire dans le système national de facturation électronique (KSeF). Il s’agit de la deuxième étape de la mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire de la CTC en Pologne, qui prendra effet à partir du 1er janvier 2024 .

En raison de la décision d’exécution (UE) n° 2022/1003 du Conseil du 17 juin 2022 autorisant la Pologne à appliquer une mesure dérogatoire spéciale aux articles 218 et 232 de la directive 2006/112/CE relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée (JO. UE L 168/81), la Pologne est maintenant en mesure de proposer des amendements à la loi sur la TVA qui conduisent à la mise en œuvre complète de la facturation électronique obligatoire dans le pays.

Qu’est-ce que le KSeF et qui en fait partie ?

KSeF est la plateforme centralisée de facturation électronique pour l’émission, l’échange et l’archivage de factures structurées .Nous sommes actuellement dans la phase volontaire d ‘émission de factures via le système KSeF ; le système est disponible pour les transactions depuis le 1er janvier 2022 .

À partir du 1er janvier 2024, avec la mise en œuvre du mandat obligatoire, les fournisseurs et les acheteurs seront obligés d’émettre et de recevoir leurs factures par l’intermédiaire du KSeF.

Champ d’application transactionnel du KSeF :

La facturation électronique obligatoire couvrira les activités qui nécessitent actuellement la documentation d’une facture émise conformément à la loi sur la TVA. Par conséquent, le champ d’application transactionnel comprendra les livraisons de biens et les prestations de services effectuées entre entrepreneurs (B2B), aux autorités publiques (B2G) et aux consommateurs (B2C ).

Champ d’application subjectif du KSeF :

Quels amendements ont été introduits pour le KSeF ?

Vérification du code QR

Les contribuables devront marquer les factures structurées avec le code de vérification (code QR ) s’ils les émettent en dehors du KSeF. Le code devra être affiché lors de la visualisation des factures électroniques dans les programmes commerciaux ou les outils gratuits fournis par le ministère des finances (c’est-à-dire également dans les formats PDF ou papier).

Le KSeF fournira une fonctionnalité permettant de vérifier l’exactitude de la facture émise via le KSeF. Après avoir scanné le code QR, les informations contenues dans le code seront lues et les données identifiant cette facture seront affichées avec des informations du KSeF sur leur exactitude. Le règlement d’application de la loi sur la TVA fournira de plus amples informations sur la méthode de marquage des factures électroniques.

Processus correctif – introduction d’un nouveau document

Contrairement à la position antérieure du ministère des finances, les factures rectificatives émises après l’entrée en vigueur du projet de loi seront émises dans le KSeF si elles sont émises par un contribuable ayant un siège social ou un établissement permanent en Pologne, qu’elles aient été émises en utilisant le KSeF ou en dehors du KSeF.

En outre, les acheteurs pourront proposer des corrections à la facture originale (à l’exception du numéro NIP). Après acceptation par le vendeur, elle deviendra une facture électronique rectificative (alternative correspondant à la note rectificative, qui ne peut être émise que par l’acheteur et utilisée lorsque le destinataire de la facture constate une erreur dans la facture livrée).

Caisses enregistreuses

À partir du 1er janvier 2025, les factures émises par l’intermédiaire des caisses enregistreuses relèveront du champ d’application du système KSeF. Les contribuables qui tiennent des registres de vente en utilisant des caisses enregistreuses devront émettre un reçu fiscal pour chaque vente, mais ils ne devront pas émettre de facture à partir de la caisse enregistreuse, car ce document ne sera pas considéré comme une facture électronique.

En outre, à partir du 1er janvier 2024, un reçu portant un numéro NIP inférieur ou égal à 450 PLN ne sera pas considéré comme une facture électronique.

Problèmes techniques liés au système KSeF

En cas de défaillance du système KSeF, les contribuables devront émettre des factures électroniques conformément au schéma, mais les transférer aux destinataires en dehors du KSeF. La date d’émission de ces factures électroniques sera la date indiquée dans le champ P_1.

Après la fin de la défaillance, les contribuables disposeront d’un délai de sept jours pour envoyer les factures ainsi émises au KSeF. Il est également possible d’émettre des factures électroniques en dehors du KSeF en cas de crise.

Pénalités du KSeF

Selon le projet de loi, le non-respect des obligations introduites dans la loi modifiée sur la TVA entraînera des sanctions administratives financières.

Le chef du bureau des impôts pourra imposer :

Des pénalités peuvent être imposées lorsque le contribuable

Il est essentiel de souligner que l’introduction de sanctions administratives avec un délai de six mois n’entrave pas l’introduction de la facturation électronique obligatoire en Pologne. Ce report ne doit pas être considéré comme un retard dans l’introduction des obligations de facturation électronique. Les factures émises entre le 1er janvier 2024 et le 30 juin 2024 en dehors du KSeF ne seront pas traitées comme des factures structurées et des sanctions pénales et fiscales s’appliqueront.

Dates clés du KSeF soulignées par le projet de règlement

Date limite de la consultation publique du KseF : 23 décembre 2022

Avec la publication du projet de règlement, le ministère des Finances a également présenté les nouvelles structures logiques de FA(2) et FA_RR. La consultation publique sur l’exactitude matérielle et logique des schémas est ouverte jusqu’au 23 décembre 2022 et coïncide avec la consultation publique concernant le projet de règlement sur la mise en œuvre obligatoire du KSeF.

Le projet de règlement modifiant la loi sur la TVA est disponible sur le site Web du Centre de législation gouvernementale et les projets de schémas peuvent être consultés : FA (2) et FA_RR.

Besoin d’aide pour la facturation électronique en Pologne ?

Vous souhaitez vous conformer aux dernières exigences en matière de facturation électronique en Pologne ? Contactez nos experts fiscaux.

La Commission européenne a annoncé sa proposition tant attendue de modifications législatives relatives à l’initiative ViDA (TVA à l’ère numérique). Il s’agit de l’un des développements les plus importants de l’histoire de la TVA européenne, qui affecte non seulement les entreprises européennes, mais aussi les entreprises de pays tiers dont les activités commercent avec l’UE.

La proposition nécessite de modifier la directive TVA 2006/112, son règlement d’exécution n° 282/2011 et le règlement (UE) n° 904/2010 relatif à la coopération administrative en matière de lutte contre la fraude dans le domaine de la TVA. Ils couvrent trois domaines distincts :

  1. Obligations de déclaration numérique de la TVA et facturation électronique
  2. Traitement TVA de l’économie de plateforme
  3. Immatriculation unique à la TVA dans l’UE

Cette proposition de modification réglementaire devra encore être officiellement adoptée par le Conseil de l’Union européenne et le Parlement européen dans le cadre des procédures législatives ordinaires avant de pouvoir entrer en vigueur. Dans des questions fiscales comme celles-ci, le processus requiert l’unanimité de tous les États membres.

Ce blog se concentre sur les obligations de déclaration numérique de la TVA et la facturation électronique, tandis que les futures mises à jour de Sovos aborderont les deux autres domaines.

Obligations de déclaration numérique de la TVA et facturation électronique – vue d’ensemble

Les données sur les transactions B2B intra-UE devront être rapportées à une base de données centrale:

Les exigences de déclaration numérique pour les transactions nationales demeureront facultatives :

Des changements seront apportés pour faciliter et harmoniser la facturation électronique :

La « transmission » ne sera pas réglementée :

La Commission européenne a, à ce stade, choisi de ne pas proposer de réglementation concernant le canal de transmission des données déclarées aux autorités fiscales. Cette question est actuellement laissée à la discrétion des États membres.

La raison de cette décision est probablement qu’il s’agit d’une question technique et que la discussion aurait ralenti le processus de publication de cette proposition. La Commission européenne semble également ambiguë quant à savoir si elle souhaite réglementer cela à l’avenir.

À quoi ressemble l’avenir de la TVA à l’ère numérique ?

De nombreux pays prêts à introduire des contrôles continus des transactions (CTC) attendent que les régulateurs de l’UE fournissent une réponse aux règles que chaque État membre devra respecter. Il reste à voir si cette proposition encouragera ces États membres à aller de l’avant avec leurs plans, malgré le statut non définitif de la proposition. Il convient de noter que l’Allemagne a demandé une dérogation à la directive TVA actuelle afin de pouvoir rendre obligatoire la facturation électronique quelques jours seulement avant la date initiale prévue par la Commission pour publier cette proposition, à savoir le 16 novembre 2022.

Parlez à nos fiscalistes pour comprendre comment ces changements proposés affecteront votre entreprise.

Le FEC, qui est déjà au centre de l’activité des vérificateurs, ne doit être remis à l’administration fiscale française qu’en cas de contrôle et sur demande. Au regard de l’évolution de ces contrôles et de l’Administration notamment, tout porte à croire que prochainement le FEC devra être remis à intervalle régulier et donc préalablement à tout contrôle.

Le FEC pour “Fichier d’Ecritures Comptables” est un fichier dématérialisé du journal des écritures comptables de l’entreprise. Remis depuis 2014 par une entreprise à la demande du vérificateur lors d’un contrôle, il doit contenir les données concernant une année comptable (un fichier par exercice vérifié). Il est à remettre au plus tard 15 jours après la réception de l’avis de contrôle et servira au contrôleur tout au long de ses opérations de vérifications.

Remise FEC à l’heure actuelle : des contrôles plus ciblés

La mise en place de cet outil a permis la montée en puissance à l’occasion de la crise sanitaire du contrôle à distance instauré en 2016. Parallèlement et logiquement, on constate une digitalisation croissante des outils de contrôle. Résultat :  des contrôles plus ciblés et plus approfondis, ayant pour objectif de diminuer le nombre de vérifications ne débouchant pas sur un redressement. Un objectif de performance donc qui passe par l’utilisation accrue du data mining.

Le recours au data mining ne cesse de progresser dans les contrôles fiscaux 

Des outils de plus en plus performants : l’exemple de Galaxie

Vers une remise FEC annuelle voire mensuelle

L’exemple du Portugal : l’exportation du FEC rendu obligatoire

Le FEC n’est pas une création ou une spécialité française

Le “Fichier d’Ecritures Comptables”- est la version française du SAF-T, une norme internationale très flexible au sens où elle n’impose pas de format technique spécifique de fichier, de méthode de présentation (« push » ou sur demande) ni de fréquence… Il n’y a pas deux pays dans lesquels sa mise en œuvre soit identique et tous les pays ne sont pas au même stade dans son déploiement. Mais on peut tirer des enseignements de certaines pratiques au sein de pays plus avancés en la matière.

L’exemple du Portugal

Jusqu’en 2019, le Fichier comptabilité SAF-T était obligatoire au Portugal mais n’était exporté et envoyé aux autorités fiscales que lorsqu’elles en faisaient la demande, dans le cadre d’un contrôle, par exemple et donc dans une démarche similaire à la démarche actuelle en France.

A partir de l’exercice fiscal 2020, la comptabilité de la SAF-T est devenue obligatoire pour le pré-remplissage automatique de la déclaration électronique présentée chaque année pour le respect des obligations comptables, fiscales et statistiques des entreprises au Portugal. Cette interconnexion entre le fichier comptable SAF-T et le remplissage du SIE, rend ainsi obligatoire l’exportation de la comptabilité SAF-T au plus tard le 30 avril de l’année suivant l’exercice en question.

Besoin d’aide pour transitionner vers la facturation électronique ? Rencontrez nos experts.

Digitalisation rime avec optimisation. Cela se confirme avec l’utilisation du FEC dans le contrôle fiscal. Exploitation des informations, corrélation avec d’autres documents…le data mining sert le contrôle fiscal, et le contrôle Urssaf.

Depuis 2014, en cas de contrôle fiscal, un FEC (fichier des écritures comptables) dématérialisé par exercice visé doit être remis au vérificateur dans les 15 jours. Durant cette période, un dialogue peut s’établir sur les modalités de remise du FEC.
Si sa conformité sur la forme et le fond est validée, une première étape importante est franchie. Mais d’autres risques s’ouvrent pour l’entreprise car le FEC constitue pour l’Administration une mine d’informations. D’autant que cette dernière dispose de modes d’intervention et d’outils d’exploration des données qui permettent aux vérificateurs de mener des investigations à la fois approfondies.

 

Contrôle fiscal et FEC : répartition des rôles entre le vérificateur et l’entreprise

Le vérificateur ne peut pas imposer le format, ni le support ni le nombre de FEC :

Le FEC, une mine d’informations sur l’entreprise

Compte tenu des exigences posées par le Livre des Procédures fiscales, le FEC est un outil central du contrôle fiscal informatisé et ce quelque soit le type de contrôle, sur place ou à distance. En effet, il recense pour chaque exercice contrôlé l’ensemble des écritures validées de l’exercice de la comptabilité générale (y compris les écritures d’a-nouveaux), mais aussi les écritures détaillées des modules auxiliaires centralisés et les écritures d’inventaire. En conséquence, une fois le risque de non-conformité formelle exclut, s’ouvre un nouveau champs : celui de la détection d’anomalies, voire de fraudes. Or, l’Administration n’a recours au data mining pour mieux cibler et renforcer ses contrôles. Le data mining permet d’exploiter des données sans limite de volume, de les analyser et d’établir des corrélations entre elles.

Une exploitation en profondeur et en largeur du FEC

En s’appuyant sur ces technologies d’exploration des données, les vérificateurs peuvent certes contrôler le format du FEC, mais aussi la cohérence des enregistrements comptables et la sincérité de la comptabilité.

Pour contrôler le FEC, l’Administration dispose de son propre logiciel de datamining, Alto 2, grâce auquel le vérificateur réalise des traitements informatiques afin de détecter anomalies et fraudes. Il peut ainsi trier, filtrer, effectuer des classements et des calculs sur l’ensemble des données du FEC et lancer des requêtes spécifiques dans le fichier. Il peut donc effectuer des requêtes spécifiques concernant la TVA ou classer les informations par taux de TVA et par suite faire une recherche de cohérence avec la liasse fiscale. Ce n’est qu’un exemple parmi tant d’autres…

A noter : le vérificateur dispose d’un délai de 6 mois pour transmettre ses conclusions à l’organisation contrôlée.

Le contrôle fiscal mais aussi le contrôle Urssaf

On associe le plus souvent FEC et contrôle fiscal ; mais ce dernier peut aussi être utilisée par l’Administration en cas de contrôle URSSAF. Les Urssaf utilisent le FEC, en effectuant des demandes sur la base de mots ciblés à connotation sociale. Elles peuvent donc repérer des sommes, avantages ou indemnités qui n’apparaissent pas nécessairement sur les bulletins de salaire et/ou dans les DSN… Et si l’entreprise ne fournis pas de justificatifs, des redressements sont forts possibles.

Contrôle fiscal : ne pas sous-estimer le risque de non-conformité du FEC

Forme, structure, qualité, cohérence : la conformité fiscale du FEC doit être entendue au sens large pour une pleine maitrise des risques mais aussi pour permettre à l’entreprise de mieux se connaitre tant dans son organisation que dans son potentiel. C’est pourquoi disposer d’un outil et d’un accompagnement optimal est essentiel.

Besoin d’aide avec le FEC ? Passez à l’action et contactez nos experts fiscaux dès aujourd’hui pour obtenir des conseils comment aborder le FEC.

Le FEC, tel qu’il doit être remis en cas de contrôle informatisé de comptabilité de l’entreprise, est un fichier dématérialisé, une copie d’un journal comptable composé de toutes les écritures comptables de l’entreprise sur la durée d’un exercice. L’Administration a posé de nombreuses normes techniques, structurelles, qualitatives. Décryptage.

Constitué des écritures comptables après opérations d’inventaire, le contenu et les spécificités du FEC doivent être conformes aux nombreuses exigences de l’Administration qui portent sur le format, l’organisation, le codage, le nom, le contenu ou encore la chronologie.

Les normes que le FEC doit respecter

La règle à retenir est que tout FEC remis lors d’un contrôle fiscal doit répondre aux normes énoncées par l’article A.47 A-1 du Livre des procédures fiscales, et en premier lieu aux normes techniques. Sur le format de la copie à remettre au vérificateur, l’entreprise a le choix entre :

Outre le format, les normes imposent que le FEC soit organisé en lignes et en colonnes et précisent aussi, par exemple, le type de séparation des informations. Ainsi le logiciel de la DGFIP ne prend pas en compte un point-virgule comme séparateur de colonnes, seules un caractère tabulation ou pipe est reconnu comme tel.

Le codage des informations tient une place importance dans l’article A.47 A-1 précité qui précise les formats de caractères, les formats de dates etc. C’est un autre point sur lequel l’entreprise doit être vigilante : certains logiciels comptables utilisent des dates à l’anglo-saxonne (ainsi les mois et jour y sont inversés), qui ne sont pas recevables par le logiciel de l’administration fiscale française.

Autre point technique : le nom du fichier doit respecter le format SIRENFECAAAAMMJJ :  AAAAJJMM correspondant à la date de clôture de l’exercice comptable.

Tout écart vis-à-vis de ces normes techniques est susceptible de remettre en cause la recevabilité du fichier et l’entreprise s’expose alors à des sanctions.

Le FEC : un contenu impératif

Le FEC remis au vérificateur doit contenir l’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice (un fichier par exercice). Les écritures y figurant doivent être classées par ordre chronologique de validation.

Sont concernées les écritures après opérations d’inventaire, hors écritures de centralisation et hors écritures de solde des comptes de charges et de produits. S’y ajoutent les écritures de reprise des soldes de l’exercice antérieur.

Chaque écriture doit reprendre l’ensemble des données comptables figurant dans le système informatisé de l’entreprise, les 18 premières informations devant obligatoirement correspondre, dans l’ordre, aux informations suivantes :

A noter : cette liste et son ordre impératif est valable pour les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés ; il existe quelques différences pour les contribuables soumis à l’impôt sur le revenu (cf. l’article A.47 A-1 du Livre des procédures fiscales).

Outre les normes et le contenu, la qualité des écritures comptables figurant dans le FEC, notamment la cohérence des données, importe évidemment.

Dernier point de vigilance : la procédure d’extraction du FEC depuis le logiciel comptable ou ERP utilisé (solution qui doit proposer une attestation de conformité FEC), des anomalies de paramétrages pouvant générer une non-conformité du fichier remis.

Tester le FEC pour s’assurer de sa conformité

Au regard de la diversité des normes techniques, structurelles et qualitatives à respecter, l’entreprise a tout intérêt à s’assurer de la conformité de son FEC avant sa remise à l’Administration. D’autant que cette remise doit avoir lieu dans les 15 jours suivant le début du contrôle.

Pour la partie technique liée aux exigences de l’Administration, la DGFIP a mis à disposition un logiciel, en téléchargement libre, Test Compta Demat. Cet outil vérifie la validité de la structure du fichier de l’entreprise et lui précise notamment les points d’anomalies détectées. L’entreprise est alors en mesure de mettre aux normes son fichier des écritures comptables en vue d’un éventuel contrôle.

En dehors de cette dimension technique, demeurent les autres sources de non-conformité : mauvais paramétrage du logiciel comptable, anomalies ou incohérences comptables, erreur de saisie, spécificités de l’entreprise. D’où la nécessité pour toute entreprise de s’assurer qu’elle est bien accompagnée sur le sujet du FEC, une exigence que l’on retrouve dans bon nombre de pays mais avec quelques variations.

 

Besoin d’aide avec le FEC ? Passez à l’action et contactez nos experts fiscaux dès aujourd’hui pour obtenir des conseils comment aborder le FEC.

Obligatoire en France depuis le 1er janvier 2014, le FEC ou fichier des écritures comptables est à présenter par l’entreprise lors d’un contrôle fiscal. Que doit contenir le FEC ? Quel doit être son format ? Quand le remettre ? Voici des éléments pratiques pour cerner cette obligation et s’y conformer.

Depuis le 1er janvier 2014, tout contribuable qui tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés doit la présenter à l’administration fiscale sous forme de fichiers dématérialisés en cas de contrôle. C’est le fameux FEC, ou fichier des écritures comptables.

Qui est concerné par le fichier des écritures comptables (FEC) ?

Le critère non opérant – que l’entreprise soit soumise à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des BIC, des BNC ou des BA, est sans conséquence. Seuls les micro-entreprises et certaines sociétés civiles immobilières sont dispensées de tenir (et donc de présenter) un FEC.

Les conditions cumulatives – la règle veut que les entreprises doivent remettre ce fichier des écritures comptables en cas de contrôle de comptabilité informatisée. Il y a donc trois conditions requises pour qu’une entreprise soit soumise à cette obligation de remise et donc de production d’un FEC :

A noter que des règles spécifiques s’appliquent pour les succursales : succursales étrangères d’une entreprise française et succursales françaises d’entreprises étrangères.

Que contient le fichier des écriture

Le FEC est un fichier dématérialisé de type « plat », ou XML, dont le contenu et les spécificités sont définis par l’article A- 47 A I du Livre des Procédures Fiscales.

Il correspond à un journal comptable composé de toutes les écritures comptables de l’entreprise sur la durée d’un exercice. Il est constitué des écritures après opérations d’inventaire.

Les écritures y figurant doivent être classées par ordre chronologique et chaque écriture doit reprendre l’ensemble des données comptables présentes dans le système informatisé de l’entreprise. Les 18 premières informations doivent obligatoirement correspondre, dans l’ordre, aux informations suivantes :

  1. Code journal de l’écriture comptable
  2. Libellé journal de l’écriture comptable
  3. Numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable
  4. Date de comptabilisation de l’écriture comptable
  5. Numéro de compte
  6. Libellé de compte
  7. Numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
  8. Libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
  9. Référence de la pièce justificative
  10. Date de la pièce justificative
  11. Libellé de l’écriture comptable (identification littérale du motif de l’écriture comptable)
  12. Montant au débit
  13. Montant au crédit
  14. Lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé)
  15. Date de lettrage (à blanc si non utilisé)
  16. Date de validation de l’écriture comptable
  17. Montant en devise (à blanc si non utilisé)
  18. Identifiant de la devise (à blanc si non utilisé)

Rappel : l’entreprise doit constituer un fichier unique par exercice.

Quand remettre le fichier d’écritures ?

Lors d’un contrôle fiscal : le contribuable doit alors présenter ses documents comptables en remettant à l’Administration une copie des fichiers des écritures comptables (FEC) sous forme dématérialisée, dès le début des opérations (sur le risque de contrôle fiscal, lire ici).
Cette copie porte sur l’ensemble des écritures des journaux comptables au titre de chaque exercice visé dans l’avis de vérification (rappel : un fichier par exercice est nécessaire). C’est-à-dire les trois derniers exercices clos, en l’absence d’exercices déficitaires, ainsi qu’au titre de l’exercice en cours jusqu’au mois visé par l’avis de vérification, en matière de contrôle de taxes ou impôts autres que l’impôt sur les sociétés.

Les sanctions en l’absence de fichier des écritures comptables conforme

Le défaut de présentation du fichier d’écritures comptables ou son absence de conformité au regard des normes précisées par le Livre des procédures fiscales entraîne possiblement le rejet de la comptabilité, des amendes ou une évaluation d’office en cas d’opposition au contrôle.

Utilité du FEC pour l’Administration et les entreprises

Bien évidemment, le FEC est particulièrement utile à l’Administration lors de contrôle fiscal pour procéder aux opérations des vérifications, d’où les règles strictes en matière de contenu et de forme. De plus, les vérificateurs n’ont plus besoin de se rendre physiquement dans les entreprises pour récupérer et examiner les données.
Etablir un FEC permet à l’entreprise de se conformer à son obligation mais aussi de réaliser des analyses plus poussées sur les données dont elle dispose afin d’améliorer les pratiques comptables, de cerner au mieux son organisation comptable et notamment les comptes de ses filiales ou encore dans le cadre d’un projet d’acquisition d’affiner sa connaissance d’une société cible. C’est donc un exercice indispensable et très exigeant. La norme FEC est d’ailleurs adoptée dans beaucoup de pays européens.

Besoin d’aide avec le FEC ? Passez à l’action et contactez nos experts fiscaux dès aujourd’hui pour obtenir des conseils comment aborder le FEC.

C’est une bonne année pour être un leader informatique. Après beaucoup trop d’années où l’expression « faire plus avec moins » était le mantra de la plupart des organisations en matière de dépenses technologiques, les choses s’améliorent enfin.

Selon le cabinet d’études Gartner, les dépenses informatiques atteindront environ 4,5 billions de dollars en 2022. Cela représente une augmentation de 5,1 % par rapport à 2021 et constitue un coup de pouce bien nécessaire pour les entreprises qui ont besoin de mises à jour technologiques qui ont peut-être été mises en veilleuse en raison de la pandémie de COVID-19.

Les services informatiques sont également désireux de passer du simple maintien des choses à flot à des projets à plus long terme qui soutiendront stratégiquement et avec succès l’avenir du travail. Cette affirmation est étayée par les chiffres fournis par la société de solutions de gestion informatique Flexera dans son rapport sur l’état des dépenses technologiques.

Lorsqu’on leur a demandé où les budgets étaient alloués cette année, 54% des personnes interrogées s’attendaient à une augmentation des investissements et des ressources à appliquer à la technologie qui facilite et rend plus transparent le travail à domicile pour les employés. Par ailleurs, 42 % des personnes interrogées ont déclaré une nouvelle volonté de passer au cloud pour faire face aux réalités d’un monde post-pandémique. Les participants à cette enquête étaient tous des cadres supérieurs et des cadres supérieurs en TI ayant une connaissance approfondie des budgets informatiques globaux de leur organisation, qui ont pesé sur ce à quoi s’attendre dans l’année à venir.

Ces résultats montrent le niveau d’importance que les entreprises accordent aux environnements de travail hybrides et flexibles. La probabilité que le travail à domicile, au moins dans une certaine mesure, soit là pour rester a incité les services informatiques à repenser leurs stratégies pour être prêts à relever tous les défis qui pourraient survenir.

Le gouvernement pourrait-il s’y opposer?

Les stratégies définies par les services informatiques sont saines et conformes au monde dans lequel nous existons aujourd’hui. Cependant, il y a une autre force post-pandémique à l’œuvre qui pourrait faire dérailler les plans les mieux conçus et dévorer une grande quantité de budget et de ressources. Facturation électronique imposée par le gouvernement.

Si vous travaillez en tant que responsable informatique dans une multinationale, vous tombez probablement dans l’une des deux catégories suivantes. Premièrement, vous avez été mis au fait face aux nouvelles réalités de la surveillance et de l’application en temps réel de la part des organismes de réglementation. Ou deux, vous êtes sur le point d’être amené dans la mêlée avec votre propre mandat interne, résoudre ce problème pour de bon.

Pourquoi suis-je si catégorique dans cette déclaration ? Parce que je travaille avec certaines des plus grandes marques de la planète et que je suis témoin des impacts de ces mandats sur leur organisation informatique.

En ce qui concerne les projets informatiques, la plupart ne sont pas réactionnaires mais le résultat d’une planification minutieuse et méthodique sur une longue période. Cependant, le gouvernement est en train de changer les règles ici. Les projets et les mises à niveau ne figurent plus sur votre chronologie. Lorsqu’ils mettent en œuvre de nouvelles lois et de nouveaux mandats, c’est soit vous agissez rapidement pour résoudre le problème et le corriger, soit vous payez les conséquences qui peuvent aller de lourdes amendes à la perte de votre permis d’exploitation.

Qu’est-ce que cela signifie pour moi?

Alors que les lois sur la facturation électronique imposées par le gouvernement se développent rapidement dans le monde entier, elles représentent une menace crédible pour vos budgets informatiques. Les services informatiques doivent être préparés aux nouvelles réalités qui accompagnent la facturation électronique imposée par le gouvernement. Les autorités étant désormais présentes dans la pile de données de vos entreprises qui examinent les transactions en temps réel lorsqu’elles traversent votre réseau, vous aurez besoin d’une solution qui vous permet de fournir les informations dans le format requis en temps réel.

En fin de compte, l’observation n’est plus une question fiscale. Les responsables informatiques et les autres cadres supérieurs doivent travailler ensemble pour aligner les fonctions métier à tous les niveaux. Le service informatique doit s’assurer que les ressources et les outils sont en place pour respecter les obligations imposées par le gouvernement, quel que soit le secteur d’activité ou l’emplacement de l’entreprise.

Si le problème n’est pas réglé rapidement, cela ne fera qu’aggraver les problèmes complexes et plus coûteux qui absorberont des budgets et des ressources essentiels affectés à d’autres projets prioritaires.

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Ce n’est peut-être pas tout à fait ce téléphone rouge qui sonne, mais rassurez-vous, la direction est actuellement aux prises avec un problème grave, et ils cherchent à le résoudre pour eux.

Il y a deux choses qui rendent les conseils d’administration et les cadres supérieurs nerveux par-dessus tout. Risques susceptibles d’avoir une incidence sur le résultat net et la réputation de l’entreprise ou de la marque. Ce problème actuel peut faire les deux et rapidement s’il n’est pas traité en temps opportun.

Je parle des mandats fiscaux du gouvernement.

Maintenant, vous vous demandez peut-être, les mandats gouvernementaux n’ont-ils pas été là depuis des décennies? Pourquoi cette urgence maintenant? Oui, ils existent depuis longtemps, mais ils n’ont jamais existé sous leur forme actuelle ou n’ont jamais eu la capacité d’avoir un impact sur vos opérations aussi rapidement.

Permettez-moi de m’expliquer. Dans le passé, les organisations du monde entier étaient tenues de déclarer les transactions après coup et de payer les montants qu’elles étaient légalement tenues de payer. S’ils ne le faisaient pas, le gouvernement pourrait les vérifier quelques mois ou quelques années plus tard et imposer une pénalité si les choses étaient jugées irrecevables. Dans l’ensemble, il s’agissait d’un inconvénient mineur pour les entreprises et non d’un véritable moyen de dissuasion pour avoir des processus défectueux ou de la négligence.

Tout cela a commencé à changer il y a quelques années, lorsque les gouvernements ont commencé à examiner un écart fiscal qui se creusait sans solutions faciles pour le réduire. Vous pensez que j’exagère ? Selon le rapport 2021 de la Commission européenne sur les problèmes d’écart de TVA, rien qu’en 2019, les pays de l’UE ont perdu 134 milliards d’euros de recettes de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) qui leur sont légalement dues par les entreprises.

Ce fut un signal d’alarme pour tous les pays qui utilisent le système de taxation de la TVA partout dans le monde. Non seulement ils perdaient des revenus indispensables, mais le problème s’aggravait. Quelque chose devait être fait et fait rapidement, sinon ils ne seraient pas en mesure de financer des programmes vitaux dans leur pays.

Avance rapide jusqu’à aujourd’hui. Les pays se sont penchés sérieusement sur le problème et ont décidé que la technologie était la réponse. Ils ont investi massivement dans la numérisation et ont non seulement mis leurs capacités au même niveau que les entreprises, mais dans de nombreux cas, probablement pour la première fois dans l’histoire, ont dépassé les capacités de l’industrie privée à surveiller et à rendre compte des transactions financières.

Aujourd’hui, il n’y a plus de rapports après coup. Les gouvernements se sont installés directement dans votre pile de données et examinent les transactions en temps réel. Et avec la surveillance en temps réel est venue l’application en temps réel. Si vous ne déclarez pas les informations de la manière prescrite par le gouvernement, vous pouvez vous attendre à une action rapide allant d’amendes coûteuses jusqu’à la révocation de votre licence commerciale dans ce pays. Les deux seraient des coups dévastateurs pour les perspectives financières et la réputation de votre entreprise.

C’est pourquoi il est si urgent d’impliquer l’informatique et d’avoir une stratégie pour résoudre le problème à l’échelle mondiale. Les choses ne feront que se compliquer et la capacité d’adapter les systèmes pour répondre aux mandats fiscaux changeants dans tous les endroits où vous faites des affaires est devenue une priorité absolue pour les entreprises.

C’est un nouveau monde en ce qui concerne la TVA et c’est beaucoup à accepter. S’il s’agit d’une nouvelle information pour vous ou si vous êtes en train d’accepter son incidence sur votre organisation, je vous encourage à vous rappeler et à partager les cinq choses suivantes avec vos collègues :

1. Le gouvernement est dans vos données

La déclaration fiscale en temps réel devient la nouvelle norme pour les entreprises du monde entier. Les gouvernements ne se contentent plus de recevoir des données après coup et exigent maintenant une présence permanente dans votre pile de données.

2. Les mandats gouvernementaux en matière de données enlèvent le contrôle aux entreprises

Avec la facturation électronique imposée par le gouvernement qui prend d’assaut le monde, les entreprises ont peu de temps pour se préparer à ce changement. Pour demeurer opérationnelle et se conformer à ces mandats, les TI doivent créer une stratégie pour s’assurer qu’elles respectent les obligations du mandat tout en respectant les paramètres des plans et des budgets à long terme.

3. Les mandats en matière de données évoluent et évoluent rapidement

Alors que les gouvernements s’orientent rapidement vers la mise en œuvre obligatoire de la facturation électronique, les organisations sont maintenant confrontées à une fenêtre extrêmement courte pour mettre à jour leurs codes fiscaux et leurs mandats. Pour les services informatiques, la supervision et l’exécution de ces changements deviendront l’une de leurs principales priorités.

4. Les mandats en matière de données manquent de cohérence d’un pays à l’autre

Pour les organisations internationales, se tenir au courant des nouveaux processus, technologies et réglementations sont tous des éléments essentiels à la réussite d’une entreprise. Cependant, les différentes approches adoptées par chaque organisme de réglementation causent beaucoup d’incertitude pour les entreprises. Le défi pour l’informatique est de créer l’infrastructure qui permet à l’entreprise de répondre aux mandats individuels de l’autorité de réglementation de chaque pays, tout en s’intégrant les uns aux autres pour fournir un tableau de bord mondial en temps réel de l’état de conformité de l’organisation.

5. Les gouvernements ont accru la sévérité et la rapidité de l’application de la loi

Les autorités fiscales deviennent plus agressives que jamais pour combler les écarts fiscaux. Grâce à l’utilisation d’outils et de processus numériques, les gouvernements peuvent rapidement accélérer la conformité et suivre efficacement la fraude fiscale. Dans le monde numérique d’aujourd’hui, les sanctions peuvent être plus rapides et plus sévères que par le passé. Le service informatique doit s’assurer que les données transactionnelles sont présentées aux autorités réglementaires dans le format et le délai qu’elles exigent.

J’espère que cette information vous donnera des éléments à prendre en compte lorsque vous travaillerez sur les réalités changeantes des mandats fiscaux mondiaux.

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Après avoir lu ceci, si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter nos experts.

Imaginez ce scénario.

Votre partenaire commercial modifie les règles qui vous concernent en cours de route et votre capacité à faire affaire avec lui dépend désormais de la modification de l’ensemble de votre structure hiérarchique pour répondre à ses nouvelles exigences.

Oh oui, je devrais également mentionner que le délai pour répondre à ces demandes est extrêmement serré et si vous ne le faites pas, vous pouvez oublier de faire des affaires dans leur région jusqu’à ce que vous fassiez les choses correctement. Et si, à tout moment, vous ne respectez pas ces normes, ils peuvent vous infliger une amende ou vous fermer.

Cela semble tiré par les cheveux? Ce n’est pas le cas. C’est exactement ce qui se joue sur les principaux marchés économiques, du Brésil à l’Italie et dans certaines parties de l’Asie et de l’Afrique. Vous voyez, les gouvernements ont rattrapé les entreprises en matière de technologie et, à bien des égards, ils les ont dépassées en matière de numérisation.

Qu’est-ce que cela signifie pour vous ?

Cela signifie que les gouvernements ont maintenant adopté une approche plus proactive pour examiner les transactions financières et exigent des rapports en temps réel. Dans ce cadre, ils ont mis en œuvre une application en temps réel pour s’assurer qu’elle répond aux spécifications prescrites appropriées. Pour ce faire, ils ont pris résidence permanente au sein de votre pile de données. Et ne vous y trompez pas, quand il s’agit de facturation électronique, ce sont eux qui mènent la danse.

Un peu de contexte.

Les gouvernements du monde entier mettent en œuvre la facturation électronique obligatoire pour sa capacité à faciliter la conformité et à suivre la fraude rapidement et efficacement. Les rapports après coup, qui étaient la norme jusqu’à présent, étaient plus difficiles à appliquer et nécessitaient des audits longs et coûteux pour récupérer ce qui était légitimement dû. De nombreuses organisations n’ont pas pris les pénalités au sérieux et ont simplement mis de l’argent de côté pour faire face à ces inconvénients au fur et à mesure qu’ils se présentaient.

Cette approche a donné lieu à un écart fiscal qui ne cesse de croître. En 2019, l’écart de TVA des 28 États membres de l’Union européenne s’élevait à plus de 134,4 milliards d’euros pour l’ensemble des États membres. Cela était devenu insoutenable et inacceptable pour de nombreux gouvernements et, par conséquent, une nouvelle technologie axée sur la numérisation a été mise au point pour garantir que toutes les recettes légalement dues soient recouvrées en temps opportun et intégralement. Le non-respect entraînerait des mesures d’application de la loi plus rapides et plus efficaces.

Cette tendance s’accentue rapidement, les pays du monde entier adoptant de nouveaux mandats et de nouvelles méthodologies pour suivre et appliquer les règles. Au cours des cinq prochaines années, presque tous les pays qui utilisent le système fiscal de TVA devraient mettre à jour leurs systèmes dans une certaine mesure.

Ne vous y trompez pas. En raison de la demande d’informations en temps réel, il s’agit d’un problème informatique et non d’un problème fiscal. Pour les multinationales qui font des affaires dans des dizaines de pays, il pourrait y avoir des moments douloureux en cours de route si elles ne planifient pas tôt et n’élaborent pas une stratégie solide pour chacun des sites dans lesquels elles exercent leurs activités.

Voici mes conseils pour respecter les mandats gouvernementaux et assurer la continuité des opérations. 

Le service informatique devrait se concentrer sur l’objectif final : mettre en œuvre une approche centralisée de la gestion de ces lois sur la facturation électronique mandatées par le gouvernement afin de garantir une approche cohérente à l’échelle mondiale de tous les dépôts numériques. Je ne saurais trop insister sur l’importance des synergies de mise en œuvre à mesure que les besoins augmentent et s’étendent. Cela ne fera que devenir plus complexe avec le temps.

Et peut-être plus important encore, n’ayez pas peur de demander de l’aide. Ce sont des choses compliquées qui changent de jour en jour. Ce n’est ni le moment ni le problème d’essayer de le faire seul.

Agir 

Contactez nos experts pour plus d’aide et d’informations.

Partie V de V – Christiaan Van Der Valk, vice-président, stratégie et réglementation, Sovos 

Cliquez ici pour lire la partie IV de la série.  

Les lois sur la facturation électronique imposées par le gouvernement font leur chemin dans presque toutes les régions du monde, apportant des mandats et des attentes plus stricts aux entreprises. Insérés dans tous les aspects de vos opérations, les gouvernements sont maintenant une influence omniprésente dans votre pile de données en examinant chaque transaction en temps réel lorsqu’elle traverse votre réseau. La surveillance en temps réel a également permis une application en temps réel qui peut varier en gravité allant d’amendes importantes à la fermeture complète de votre entreprise. Tout cela a créé une nouvelle réalité pour les responsables informatiques qui ont besoin d’une stratégie pour faire face à ces changements globaux. Nous avons demandé à notre vice-président de la stratégie et de la réglementation, Christiaan Van Der Valk, de nous donner son avis sur la façon dont cela affectera les services informatiques et sur la meilleure façon de se préparer.

Q : Avec les autorités gouvernementales désormais dans les données des entreprises et exigeant des rapports réels ou quasi réels, quel impact cela aura-t-il sur les services informatiques ?

CV: La numérisation de la TVA et d’autres taxes élargit considérablement la portée des systèmes financiers et transactionnels qui doivent répondre à des exigences gouvernementales spécifiques et en constante évolution. Ce phénomène d’élargissement et de décentralisation de la conformité fiscale dans le paysage des systèmes et des processus d’une entreprise se produit en même temps que davantage de ces applications (pour l’automatisation des comptes fournisseurs, l’EDI, les achats, l’automatisation de la chaîne d’approvisionnement, la gestion des voyages et des dépenses, la commande à l’encaissement, la gestion des communications clients, etc.) sont utilisées sur une base SaaS en mode multi-locataire.

Cela vous oblige à faire le point sur les applications qui peuvent entrer dans le champ d’application des exigences en matière de TVA dans toutes les juridictions concernées, et à examiner les contrats des fournisseurs pour vous assurer de la clarté quant à la responsabilité de la conformité. Les pratiques d’approvisionnement pour l’octroi de licences à ces applications externes peuvent également devoir être revues pour s’assurer que la passation de marchés en matière de conformité fiscale est appropriée dès le départ.

Q : Pour respecter les mandats gouvernementaux et s’assurer que les opérations se poursuivent sans interruption, quelles priorités les TI doivent-elles prioriser ? Quelle approche recommanderiez-vous?

CV: Un facteur clé de succès est la mesure dans laquelle l’informatique et la fiscalité peuvent s’associer pour apporter des changements dans l’organisation. La réponse par défaut aux changements de fiscalité indirecte sera de les considérer comme évolutifs et mieux résolus par les filiales locales. L’introduction des CTC, cependant, est un changement de paradigme et l’une des conséquences est que la résolution de ces défis de manière décentralisée peut nuire au potentiel de transformation numérique d’une entreprise. Les technologies de l’information et la fiscalité doivent travailler en étroite collaboration pour sensibiliser toutes les parties prenantes des entreprises et des pays à l’importance d’une réponse coordonnée et stratégique à ce changement profond. Le rôle des technologues fiscaux qui se spécialisent dans ces défis interdisciplinaires ne peut être sous-estimé.

Beaucoup de choses ont changé dans le monde de la facturation électronique mandatée par le gouvernement. Les investissements continus des autorités gouvernementales dans la technologie ont mis les régulateurs dans la position d’exiger une plus grande transparence ainsi que des rapports plus détaillés et en temps réel. Pour répondre à ces demandes, les entreprises se tournent vers leurs organisations informatiques. La bonne nouvelle est que vous n’avez pas besoin de faire cavalier seul. Sovos possède l’expertise pour vous guider à travers cette évolution mondiale basée sur notre expérience de travail avec de nombreuses grandes marques mondiales.

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Besoin d’aide pour suivre les mandats mondiaux? Contactez l’équipe d’experts fiscaux de Sovos.

Partie III de V – Eric Lefebvre, directeur de la technologie, Sovos 

Cliquez ici pour lire la partie II de la série.

Les lois sur la facturation électronique imposées par le gouvernement font leur chemin dans presque toutes les régions du monde, apportant des mandats et des attentes plus stricts aux entreprises. Insérés dans tous les aspects de vos opérations, les gouvernements sont maintenant une influence omniprésente dans votre pile de données en examinant chaque transaction en temps réel lorsqu’elle traverse votre réseau. La surveillance en temps réel a également permis une application en temps réel qui peut varier en gravité allant d’amendes importantes à la fermeture complète de votre entreprise. Tout cela a créé une nouvelle réalité pour les responsables informatiques qui ont besoin d’une stratégie pour faire face à ces changements globaux. Nous avons demandé à notre directeur de la technologie, Eric Lefebvre, de nous donner son avis sur la façon dont cela affectera les services informatiques et sur la meilleure façon de s’y préparer.

Q : Avec les autorités gouvernementales désormais dans les données des entreprises et exigeant des rapports réels ou quasi réels, quel impact cela aura-t-il sur les services informatiques ?

EL: La centralisation est la clé, mais il y a un processus qui doit être suivi pour s’exécuter correctement. Au départ, la centralisation doit commencer par les processus métier, les pratiques, les outils et la normalisation des technologies push/pull de données dans l’ensemble de l’organisation. Ensuite, le service informatique doit prendre en compte les données en fonction des besoins basés sur les SLA. En commençant par :

Données de livraison :

Une fois que cela a été consolidé, le service informatique peut alors se concentrer sur les données opérationnelles, qui contiennent :

Les services informatiques doivent se concentrer sur la disponibilité des données en ajoutant plusieurs sources répliquées de ces données. L’emplacement des données est un autre besoin critique motivé par des mandats qui se déplacent principalement vers la conservation des données locales, comme nous le voyons dans des pays tels que l’Arabie saoudite et de nombreux autres pays d’Asie de l’Est. Les services informatiques doivent s’assurer que des magasins de données satellitaires peuvent être fournis, ce qui est essentiel pour les pays dotés de ces spécifications. La centralisation des processus et des outils de livraison des données est la première étape. Pour la deuxième étape, les données doivent être divisées, en s’éloignant du stockage des données pendant des années dans un seul magasin de données, ce qui rend impossible leur déplacement/réplication et leur mise à disposition.

Q : Pour respecter les mandats gouvernementaux et s’assurer que les opérations se poursuivent sans interruption, quelles priorités les TI doivent-elles prioriser ? Quelle approche recommanderiez-vous?

EL: Au fur et à mesure que les organisations adoptent une approche centralisée, elles doivent être conscientes que le rayon de souffle de la « défaillance » affecte plus d’un pays. Pour lutter contre cela, les organisations informatiques doivent avoir des procédures et des plans solides en place qui aident à la fois à éviter ces situations et à limiter rapidement les dommages en cas de problème. Je considère qu’il s’agit de trois domaines d’intervention distincts :

Procédures de contrôle des modifications. Renforcez les contrôles d’impact non seulement pour les modifications de code ou les mises à jour opérationnelles, mais incluez également les modifications réglementaires et les modifications de configuration.
Procédures d’essai. Éloignez-vous des tests de portée régionale et intégrez des tests synthétiques globaux de bout en bout, du service de périphérie à tous les serveurs backend et inversement.
Gestion des incidents. Passez de la surveillance backend à une vue centralisée de la surveillance et des pannes à volet unique, prise en charge par un centre d’opérations global dans un modèle de type Suivre le soleil.

Beaucoup de choses ont changé dans le monde de la facturation électronique mandatée par le gouvernement. Les investissements continus des autorités gouvernementales dans la technologie ont mis les régulateurs dans la position d’exiger une plus grande transparence ainsi que des rapports plus détaillés et en temps réel. Pour répondre à ces demandes, les entreprises se tournent vers leurs organisations informatiques. La bonne nouvelle est que vous n’avez pas besoin de faire cavalier seul. Sovos possède l’expertise pour vous guider à travers cette évolution mondiale basée sur notre expérience de travail avec de nombreuses grandes marques mondiales.

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Besoin d’aide pour suivre les mandats mondiaux? Contactez l’équipe d’experts fiscaux de Sovos

Partie II de V – Oscar Caicedo, vice-président de la gestion des produits pour VAT Americas, Sovos

Cliquez ici pour lire la première partie de la série. 

Les lois sur la facturation électronique imposées par le gouvernement font leur chemin dans presque toutes les régions du monde, apportant des mandats et des attentes plus stricts aux entreprises. Insérés dans tous les aspects de vos opérations, les gouvernements sont maintenant une influence omniprésente dans votre pile de données en examinant chaque transaction en temps réel lorsqu’elle traverse votre réseau. La surveillance en temps réel a également permis une application en temps réel qui peut varier en gravité allant d’amendes importantes à la fermeture complète de votre entreprise. Tout cela a créé une nouvelle réalité pour les responsables informatiques qui ont besoin d’une stratégie pour faire face à ces changements globaux. Nous avons demandé à notre vice-président de la gestion des produits pour la TVA, Oscar Caicedo, de nous donner son avis sur la manière dont cela affectera les services informatiques et sur la meilleure façon de se préparer. 

Q : Avec les autorités gouvernementales désormais dans les données des entreprises et exigeant des rapports réels ou quasi réels, quel impact cela aura-t-il sur les services informatiques ? 

OC : Pour moi, cela se divise en quatre catégories distinctes : 1. Architecture des processus opérationnels – À mesure que les entités de réglementation deviennent plus avancées, il est important d’examiner le processus opérationnel fonctionnel global, et pas seulement le mécanisme technique de production de rapports. De nombreux processus opérationnels ont été solidifiés bien avant que les capacités actuelles ne soient facilement disponibles. Il est important de revoir le processus d’affaires pour être en mesure de déterminer la meilleure voie technique à suivre.

2. Source de vérité – Avec l’environnement complexe dans lequel les services informatiques doivent naviguer, vous devez redéfinir les attentes en matière de source de vérité des données / processus. Les écosystèmes de systèmes back-end n’ont pas été conçus en tenant compte des besoins actuels en matière de conformité et de réglementation. Dans les marchés matures, où les gouvernements continuent de développer leurs capacités techniques, il est essentiel d’avoir une stratégie claire pour se protéger contre les risques liés à la source de vérité. Sinon, les organismes de réglementation locaux ont tendance à devenir la source ultime de vérité.

3. Agrégation/rapprochement des données – Un manque de clarté sur la source de vérité pour chaque processus opérationnel fonctionnel peut entraîner des risques majeurs. L’enregistrement des données en temps réel auprès des régulateurs locaux a été le défi initial. Le défi actuel consiste à s’assurer que tous les systèmes impliqués sont synchronisés et toujours parfaitement harmonisés. Les services informatiques doivent reconnaître qu’il est désormais indispensable de naviguer dans l’environnement actuel.

4. Données de référence – Les données dans les systèmes back-end étaient déjà suffisamment compliquées pour être prises en charge de manière centralisée. Une fois que les besoins réglementaires en temps réel ont été introduits, le problème des données est devenu exponentiellement plus important. Les structures de données, les bibliothèques de données et les programmes d’extraction sont tous des tentatives pour résoudre le problème, mais normalement ces tentatives échouent en raison de lacunes dans la compréhension de ce qui est obligatoire et facultatif. Des directives claires sur les besoins locaux sont essentielles avant de décider d’une stratégie technique.

Q : Pour respecter les mandats gouvernementaux et s’assurer que les opérations se poursuivent sans interruption, quelles priorités les TI doivent-elles prioriser ? Quelle approche recommanderiez-vous?  

OC: Je donnerais la priorité à une compréhension réglementaire claire des marchés / zones géographiques dans lesquels vous opérez. Cela semble évident, mais ce n’est pas toujours le cas. Quatre-vingt-dix-neuf pour cent du temps, lorsque je parle à une grande organisation multinationale, ils ne sont pas clairs sur les besoins du marché local. Les efforts de centralisation ou d’adoption d’une approche cohérente échouent parce que les principaux décideurs informatiques n’ont pas compris la réglementation.

En outre, vous devez vous concentrer sur les processus métier et les exigences en matière de données pour les rendre efficaces et résoudre le problème de bout en bout. Le défi ne s’arrête pas à l’enregistrement des données. Le problème se termine lorsque vous disposez de la visibilité, de la maintenance, du soutien, de la réconciliation et des renseignements nécessaires pour être parfaitement préparé.

Ne prenez pas de risques. L’environnement réglementaire est très dynamique, il est donc important d’assurer le test approprié de tous les scénarios d’affaires nécessaires à l’exploitation. L’absence de scripts de test clairs peut entraîner des surprises dans les environnements de production, ce qui peut avoir des implications importantes pour l’opération.

Enfin, consolidez autant que possible. Cela signifie simplifier les points de terminaison, les protocoles de communication, les structures de données, etc. Cela permettra de gérer plus efficacement les processus prescrits dans les différentes administrations.

Beaucoup de choses ont changé dans le monde de la facturation électronique mandatée par le gouvernement. Les investissements continus des autorités gouvernementales dans la technologie ont mis les régulateurs dans la position d’exiger une plus grande transparence ainsi que des rapports plus détaillés et en temps réel. Pour répondre à ces demandes, les entreprises se tournent vers leurs organisations informatiques. La bonne nouvelle est que vous n’avez pas besoin de faire cavalier seul. Sovos possède l’expertise pour vous guider à travers cette évolution mondiale basée sur notre expérience de travail avec de nombreuses grandes marques mondiales.

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