Le Brésil : Facturation électronique et exigences en matière de rapports

En 2008, le Brésil a adopté un modèle de facturation électronique de dédouanement dans lequel l’autorité fiscale du pays doit recevoir et dédouaner une facture avant qu’un fournisseur puisse la délivrer à un payeur. Plus de dix ans plus tard, la numérisation de l’administration fiscale brésilienne a tellement évolué que d’autres administrations fiscales appellent le Brésil le « Google des biens fiscaux ».

La réglementation actuelle comprend les factures électroniques pour : les livraisons de biens (NF-e), les services (NFS-e), les services de transport (CT-e), le fret (MDF-e), la SPED, le REINF et, plus récemment, pour la fourniture d’électricité (NF3e).

Ce document fournit un aperçu des mandats et réglementations en vigueur au Brésil.

Le Mexique : Facturation électronique et exigences en matière de rapports

Le Mexique est un pionnier de la facturation électronique et de l’application de la TVA, ayant commencé son parcours de numérisation en 2010. Aujourd’hui, le Mexique possède l’une des administrations fiscales les plus avancées technologiquement au monde. Les entreprises qui ne sont pas au courant des mandats de facturation électronique mexicains ou qui ne s’y préparent pas pourraient se voir infliger des amendes et des pénalités importantes, ainsi que des perturbations de la chaîne d’approvisionnement et des problèmes de trésorerie. Ce document donne un aperçu des mandats et des réglementations en vigueur au Mexique.

Le 7 juillet dernier, la Grèce votait pour élire un nouveau gouvernement. Au pouvoir depuis 2015, le parti de gauche sortant essuyait alors une lourde défaite. Il lui était reproché par une grande partie de la population non seulement de n’avoir pas su faire preuve d’une politique plus douce comme espéré, mais surtout d’avoir fait exactement l’inverse. Comme certains s’y attendaient, le parti d’opposition de centre-droite remportait le scrutin en obtenant la majorité absolue. Avec ce résultat, la Grèce votait une fois de plus pour le changement, dans l’objectif de redynamiser la croissance économique.

Impact sur la proposition de réforme de la facturation électronique

Le résultat des récentes élections pourrait avoir un impact sur le programme de l’Autorité indépendante des revenus publics (IPRA) concernant la manière dont la Grèce mettra en œuvre son projet de réforme de la facturation électronique.

L’IPRA, qui a autorité sur toutes les questions fiscales du pays, est également à l’origine d’une récente proposition pour la création d’un système national de facturation et de déclaration électroniques. En tant qu’autorité indépendante et échappant à toute forme de surveillance ou de contrôle gouvernemental, l’IPRA ne devrait pas être affectée par le résultat des élections législatives. Toutefois, elle pourrait modifier sa politique en fonction du degré de rigueur du nouveau gouvernement en matière de contrôles fiscaux et de répression dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA et de la résorption du déficit du pays dans ce domaine.

Scénarios possibles

Avant de s’adonner au jeu des prédictions, il convient de noter que l’IPRA a d’abord envisagé un mandat de facturation électronique similaire à celui qui a été déployé en Italie au cours de la période 2018-2019. Cependant, tout comme l’Italie, la Grèce devrait dans cette situation demander et obtenir l’approbation de l’UE avant de procéder à une telle réforme. Une dérogation de l’UE semblable à celle de l’Italie prendrait non seulement du temps, mais pourrait également être plus difficile à obtenir pour la Grèce, qui ne dispose pas de l’infrastructure informatique appropriée comme l’Italie. Par conséquent, elle a opté pour un autre modèle, qui repose sur la déclaration et la comptabilité électroniques au sein de la plateforme en ligne de l’administration fiscale. Fondamentalement, ce modèle se compose de deux éléments : la déclaration des données de facturation de base côté fournisseurs, et les exigences concernant la validation de ces données à l’aide de diverses informations comptables côté acheteurs. Le processus permettra également de mettre à jour les registres comptables en ligne tenus par l’IPRA. Bien qu’il ne s’agisse pas tout à fait d’un modèle de facturation électronique en temps réel de type Clearance, l’IPRA a fait savoir que cette approche inspirée de l’Amérique latine était son objectif final pour le pays.

L’IPRA a annoncé que ce modèle de déclaration et de comptabilité serait mis en œuvre en janvier 2020, mais le pays étant confronté à un changement politique dans les mois à venir, une telle échéance semble peu réaliste.

Bien qu’il soit difficile de prédire si la Grèce adoptera ou non ce système, il est beaucoup moins probable que les pouvoirs publics modifient le champ d’application ou les modalités concernant les données de facturation à envoyer à l’administration fiscale dans le cadre du futur système de déclaration. Alors que les directives de mise en œuvre peuvent changer, le passage d’un système traditionnel de conformité et d’audit à un contrôle des transactions plus régulier et en temps réel ou quasi réel est significatif. Cette tendance politique, qui prend de l’ampleur dans toute l’Europe, s’avère inéluctable, de plus en plus de gouvernements prenant des mesures pour lutter contre la fraude et optimiser l’efficacité des contrôles fiscaux.

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Pour connaître nos prédictions, téléchargez Tendances : Conformité de la facturation électronique et suivez-nous sur LinkedIn et Twitter afin de rester informé des dernières réglementations et autres mises à jour.

Au-delà des implications pour la facturation que nous avons décrites dans notre blog précédent, le décret-loi 28/2019 (que nous appellerons le Décret-loi) affecte d’autres domaines, notamment les procédures d’archivage et de déclaration des données fiscales.

Archivage électronique obligatoire

La nouveauté du Décret-loi réside dans l’introduction explicite d’une obligation d’archiver les factures électroniques sur un support informatisé, contribuant ainsi à l’adoption des formats électroniques. Le Portugal a opté pour un système fermé dans lequel, selon la loi, les factures doivent être archivées au même format que celui dans lequel elles ont été émises. Ainsi, même les entreprises qui n’émettent pas de factures électroniques mais en reçoivent de la part de leurs fournisseurs devront investir dans l’achat et la maintenance d’un système d’archivage électronique, afin de se conformer à la loi. Il existe toujours l’option de refuser la facture électronique et demander au fournisseur d’émettre une copie papier. En ce qui concerne l’archivage, la loi interdit toute modification quant au format de facturation.

Elle établit, d’autre part, des exigences en matière d’archivage :

Il est obligatoire pour les contribuables de signaler aux autorités fiscales l’emplacement de leurs archives électroniques. Ils doivent également tous se conformer aux règles de transition du Décret-loi dans les 30 jours suivant son entrée en vigueur, c’est-à-dire avant le 17 mars 2019.

Modifications apportées aux déclarations SAF-T (PT)

À l’instar du règlement sur l’archivage électronique, le processus de déclaration des données de facturation par fichier SAF-T (PT) a également subi des modifications : la date limite de soumission du fichier SAF-T (PT) aux autorités fiscales selon Décret-loi portugais 198/2012 a ainsi été avancée. Jusqu’à présent, pour s’acquitter de leurs obligations fiscales, les contribuables avaient jusqu’au 25 du mois suivant l’émission de la facture pour soumettre le fichier FEC.

Ce délai est dorénavant réduit et entre en vigueur selon le calendrier suivant :

L’option pour les contribuables de soumettre leurs déclarations fiscales en temps réel via l’intégration d’un service Web, plutôt que de télécharger le fichier SAF-T (PT), restera disponible.  Le Décret-loi fournit d’ailleurs plus de précision quant aux conditions de cette option. Il n’est plus nécessaire pour les contribuables qui la choisissent d’imprimer les factures B2C, à moins que l’acheteur n’en fasse la demande explicite, que le code de facturation unique soit inclus à la facture, et que le processus se fasse par l’intermédiaire d’un logiciel de facturation agréé.

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Sun Chemical est parvenu à consolider ses obligations fiscales grâce à Sovos

Étude de cas

Sun Chemical

Sovos a simplifié les processus de déclaration multinationale de Sun Chemical afin de lui permettre de poursuivre ses efforts de mise en conformité.

Synthèse

Défis métier

  • Sun Chemical cherchait une solution qui lui permettrait de minimiser l’impact des changements des mandats sur les opérations de l’entreprise.

  • La société devait résoudre le problème de la barrière linguistique au sein des équipes techniques et locales.

Solution

  • Sun Chemical avait besoin d’une plateforme capable de consolider ses efforts de mise en conformité sur tous les marchés d’Amérique latine.

Avantages

  • La solution régionale Sovos Business to Government Reporting réduit les retards et les perturbations au sein des opérations qui ont lieu 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

  • Elle offre une assistance locale en espagnol, anglais et portugais, éliminant ainsi le problème de la barrière de la langue.

  • Comme l’équipe de Sun Chemical ne doit plus surveiller la législation, elle peut désormais se concentrer sur l’innovation.

L'entreprise

Sun Chemical est le premier producteur mondial d’encres d’imprimerie et de pigments. Enregistrant des ventes annuelles de plus de 3,5 milliards de dollars, la société est un fournisseur de premier plan de matériaux pour les emballages, la publication, les revêtements, les plastiques, les cosmétiques et d’autres secteurs industriels dans 56 pays. Sun Chemical exerce ses activités 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et travaille avec des centaines de fournisseurs et partenaires multinationaux dans le monde entier.

Le défi

Sun Chemical ne peut pas se permettre d’interrompre ses activités ou d’avoir du retard dans ses expéditions en raison de son calendrier d’exploitation. Son processus de facturation électronique doit être fluide de A à Z, que ce soit lors de la configuration de SAP, de l’intervention des middlewares, des connexions au serveur de l’autorité locale ou de l’impression.

En raison des différents mandats de facturation électronique mis en place en Amérique latine, Sun Chemical devait vérifier constamment la législation afin d’identifier les nouvelles exigences à convertir dans le système, sans oublier qu’il fallait également résoudre le problème posé par la barrière de la langue. Les exigences techniques étant communiquées dans les langues locales, il était nécessaire de comprendre les mandats avant de convertir les modifications dans le système. Pour les collaborateurs qui ne maîtrisaient pas la langue locale, cela pouvait entraîner une perte d’efficacité en raison des retards et de la confusion.

La solution

Pour répondre aux besoins de mise en conformité au cas par cas, Sun Chemical a initialement choisi d’adopter différentes solutions dans chaque pays. En Argentine par exemple, la société a opté pour la solution régionale de déclaration B2G de Sovos afin de renforcer sa plateforme de mise en conformité. Au Chili et au Mexique, elle a en revanche préféré faire appel à deux fournisseurs locaux avec deux modèles différents et a même mis en œuvre une solution interne au Mexique. Contactez nos experts pour votre démarche de conformité.

« La législation change souvent, mais nous pourrons appliquer les modifications automatiquement avec la solution [Sovos]. Il est très difficile de convertir une obligation légale rédigée dans une langue locale en un plan de configuration. Le service de mise à jour automatique vis-à-vis de la nouvelle législation était donc un élément primordial pour nous. »

Aldo Magenes

Analyste SAP, Sun Chemical

Les avantages

Des analyses ont révélé que la plateforme régionale de déclaration B2G Sovos Business to Government Reporting a permis d’améliorer la production en Argentine. La société a même choisi d’élargir son partenariat avec Sovos au Chili, au Mexique et au Brésil.

Les résultats

En fournissant une assistance locale en anglais, portugais et espagnol, la plateforme régionale de déclaration B2G de Sovos a pu aider Sun Chemical à isoler ses problèmes de conformité afin qu’elle puisse se concentrer sur l’amélioration de ses résultats. Grâce à la solution de Sovos, il n’était plus nécessaire de surveiller chaque modification et de convertir chacune d’entre elles en plans de configuration dans le système. Les équipes ont pu ainsi gagner un temps précieux et réduire les risques de sanctions.

Pourquoi Sovos ?

Sun Chemical a évalué chacune de ses quatre solutions de conformité de la facturation électronique en Amérique latine à l’aide d’une série d’analyses afin d’en estimer les coûts et les avantages. Les dirigeants de l’entreprise savaient qu’il serait plus utile de se consacrer à l’innovation et à l’amélioration des relations professionnelles et avec les clients. Ils recherchaient donc la solution qui minimiserait les retards ainsi que les perturbations et permettrait aux employés de rester concentrés sur ce qui importait le plus.

Ashland est parvenu à améliorer l’efficacité de la déclaration de la TVA grâce à Sovos

Étude de cas

Ashland

Ashland a pu standardiser ses tâches de mise en conformité, gagner en efficacité et en précision, et créer un service sur mesure dans 40 régimes TVA ainsi que deux centres de services partagés à l’aide de la solution VAT Reporting de Sovos.

Synthèse

Défis métier

  • Pour traiter 40 déclarations TVA différentes dans la zone EMEA chaque mois, Ashland avait adopté une approche centralisée, mais non standardisée en matière de conformité, ce qui causait des retards et des erreurs.
  • L’entreprise avait opté pour deux centres de services partagés et avait donc besoin d’une solution capable de standardiser la conformité et d’améliorer l’efficacité des tâches liées à la TVA.

Solution

Résultats

  • Avec Sovos, Ashland a pu standardiser ses tâches de mise en conformité et gagner en efficacité et en précision, ce qui a permis aux employés de se concentrer davantage sur l’amélioration des analyses et des processus.
  • Le temps nécessaire pour préparer une déclaration TVA a été réduit de 30 % à 50 % en moyenne.
  • Ashland est constamment en conformité dans les pays dans lesquels l’entreprise opère.

L'entreprise

Ashland Global Holdings Inc. (NYSE : ASH) est une société mondiale qui produit des produits chimiques spécialisés pour un large éventail de marchés grand public et industriels, et notamment les adhésifs, les revêtements architecturaux, l’automobile, la construction, l’énergie, les aliments et les boissons, les produits de beauté et les produits pharmaceutiques. Ashland emploie environ 6 500 employés passionnés, tels que des scientifiques et des chimistes renommés ou encore des ingénieurs et des opérateurs expérimentés, qui adorent développer des solutions pratiques, innovantes et élégantes à des problèmes complexes pour des clients situés dans plus de 100 pays.

Le défi

Avec 40 immatriculations TVA rien que dans la zone EMEA et deux centres de services partagés situés à différents endroits, l’approche d’Ashland en matière de déclaration n’était pas standardisée. Chaque comptable traitait individuellement les rapprochements et la préparation des déclarations, il était donc difficile de les vérifier et de les valider de manière efficace. Sans un processus standardisé, les tâches de conformité à la TVA prenaient beaucoup trop de temps.

La solution

Afin de traiter les 40 déclarations TVA par mois dans la zone EMEA, Ashland a décidé de transférer ses processus de conformité à la TVA vers deux centres de services partagés, l’un en Pologne et l’autre en Inde. Cependant, en plus de cette centralisation, la société avait besoin d’un outil unique capable de générer des déclarations dans chaque pays de façon standardisée et précise.

« Sans un bon logiciel, il est impossible de s’adapter aux changements apportés aux règles liées à la déclaration de la TVA. Nous ne pourrions pas respecter la nouvelle réglementation à temps sans Sovos. »

Anna Buchnowska

Responsable de la TVA EMEA, Ashland

Les avantages

Selon Ashland, l’adoption de la solution VAT Reporting de Sovos a permis d’améliorer l’efficacité et la précision de la conformité grâce à la standardisation. Les processus liés à la TVA sont désormais plus efficaces, que ce soit la préparation, le rapprochement ou la génération des déclarations. L’équipe chargée de la fiscalité a donc maintenant la possibilité de se concentrer sur de vraies analyses au lieu de passer son temps à répondre aux vérificateurs et à gérer les aspects techniques de la conformité (par exemple, la collecte de données, les tableaux Excel, etc.). Le responsable de la TVA pourra ensuite examiner et contrôler les déclarations plus facilement.

Les déclarations TVA sont maintenant automatisées et offrent ainsi plus de précision tout en réduisant le nombre d’erreurs humaines. Plusieurs transactions peuvent par exemple être vérifiées en même temps avant que les déclarations ne soient envoyées. Sovos permet également à Ashland de s’adapter rapidement aux obligations liées à la déclaration de la TVA, comme le FEC.

En interne, Ashland a également pu apporter des améliorations et réduire les coûts, ce qui a aidé l’entreprise à maintenir et à améliorer continuellement son niveau de conformité.

Les résultats

Malgré la complexité croissante des règles de conformité dans la zone EMEA et le nombre grandissant d’exigences en matière de déclaration, Ashland est maintenant en mesure de gérer les déclarations TVA avec le même nombre d’employés, mais de manière plus efficace. Le temps nécessaire pour préparer une déclaration TVA a diminué en moyenne de 30 % à 50 % grâce à Sovos. L’équipe qui s’occupe de la TVA peut donc se concentrer davantage sur l’amélioration des vérifications, des processus de contrôle et des analyses. Depuis que la solution de Sovos a été adoptée, Ashland est capable d’identifier les problèmes avant d’effectuer les déclarations et de gérer les audits. L’entreprise est ainsi parvenue à réduire les risques de sanctions grâce à des données claires, accessibles et vérifiées.

Pourquoi Sovos ?

Lorsque Ashland a commencé à se pencher sur les options disponibles en matière de conformité, elle s’est vite intéressée aux sociétés de conseil et aux fournisseurs de solutions technologiques. Avec Sovos, Ashland a pu obtenir la standardisation et la précision dont elle avait besoin. Sa décision n’était toutefois pas simplement motivée par la technologie, car la société voulait également un service de qualité. Ashland a finalement choisi Sovos parce que ses dirigeants étaient convaincus qu’ils bénéficieraient d’un service fiable et personnalisé, ce que ne fournissent pas les modèles de consultation traditionnels.

Depuis que son choix s’est porté sur la solution de déclaration de la TVA de Sovos, Ashland a approfondi leur partenariat pour inclure également la mise en conformité vis-à-vis des exigences du SII en Espagne. Parfaitement adapté pour les nouvelles réglementations à travers le monde, Sovos permet à Ashland de bénéficier d’une solution de conformité unique.

Brown-Forman n’a plus aucun mal à respecter les nouvelles réglementations en matière de facturation électronique grâce à Sovos

Étude de cas

Brown Forman

La solution de conformité de la facturation électronique de Sovos a permis à Brown-Forman d’alléger la charge de travail de son équipe informatique.

Synthèse

Défis métier

  • Une stratégie de croissance entravée par des réglementations complexes

  • Les réponses et processus en temps réel requis par les mandats ont une incidence sur les opérations de l’entreprise

  • Des ressources informatiques limitées pour suivre et appliquer la réglementation

Solution

Brown-Forman a choisi la plateforme régionale de déclaration B2G de Sovos afin de s’aligner sur :

  • La Nota Fiscal au Brésil
  • Le CFDI au Mexique
  • La eContabilidad au Mexique

Avantages

  • Une intégration fluide avec SAP

  • Une surveillance et une assistance constantes ont permis d’éliminer les interruptions

  • Possibilité de redéployer les ressources vers les fonctions principales de l’entreprise

  • Élimination des mises à jour continues de SAP et réduction de la charge de travail du service informatique

L'entreprise

Brown-Forman est l’un des 10 plus grands producteurs d’alcool au monde et distribue ses produits dans plus de 160 pays. Établie à Louisville, dans le Kentucky, la société Brown-Forman possède également des bureaux dans le monde entier et produit des marques emblématiques telles que Jack Daniels, Southern Comfort et Woodford Reserve.

Le défi

L’expansion internationale explique en grande partie la réussite de Brown-Forman, mais cette stratégie de croissance a posé quelques difficultés à son équipe informatique. Les systèmes SAP de la société devaient être conformes aux différentes législations financières du monde entier et les mandats de facturation électronique menaçaient de dépasser la bande passante de l’équipe informatique de Brown-Forman. Ces problèmes étaient particulièrement préoccupants au Brésil et au Mexique, des pays dans lesquels la société exploite neuf installations et où la réglementation change fréquemment.

Au vu des exigences liées aux processus et aux réponses en temps réel, toute erreur de facturation électronique dans ces pays aurait une incidence sur les tâches financières et logistiques, et pourrait même avoir un impact significatif sur toutes les opérations de l’entreprise. 

La solution

Étant donné que Brown-Forman ne possède que des ressources informatiques internes limitées pour suivre et appliquer la législation fiscale de chaque pays, la société avait besoin d’une solution lui permettant de s’adapter à la réglementation variable de l’Amérique latine et de l’intégrer à son ERP SAP mondial.

Compte tenu de l’étendue de ses activités en Amérique latine, Brown-Forman s’est rendu compte qu’il lui fallait un expert en la matière. En outre, l’entreprise avait besoin d’une structure tarifaire prévisible pour continuer son expansion.

« Comme Sovos fournit les mises à jour du réseau ainsi que les configurations de l’ERP SAP, nous avons pu travailler avec un seul fournisseur dans plusieurs pays et appliquer en toute confiance les modifications apportées à la Nota Fiscal au Brésil et au CFDI au Mexique. »

Randy Isdahl

Directeur, architecture des processus SAP chez Brown-Forman

Les avantages

Sovos fournit à Brown-Forman une surveillance et une assistance constantes, ce qui permet à l’entreprise d’éviter toute perturbation due à des problèmes de conformité. De plus, la solution de Sovos a pu être intégrée de manière fluide aux systèmes utilisés par Brown-Forman afin que la société puisse gérer les règles de conformité de plusieurs pays directement dans son propre système SAP.

Les résultats

Après avoir adopté la solution de conformité de la facturation électronique de Sovos, Brown-Forman a pu redéployer des ressources vers les fonctions principales de l’entreprise, comme les comptes client et les comptes fournisseur, et se concentrer sur les améliorations à apporter à la chaîne d’approvisionnement et à la logistique. Ce partenariat a également éliminé la nécessité de mettre constamment à jour SAP et réduit la charge de travail du service informatique due à l’évolution constante de la réglementation relative à la facturation électronique.

Pourquoi Sovos ?

Brown-Forman a choisi d’utiliser eInvoice et eAccounting de Sovos pour simplifier les tâches relatives à la mise en conformité au Brésil et au Mexique. La société recherchait une solution qui pourrait l’aider à réduire ses investissements en matière de ressources humaines et de technologie, et la plateforme SaaS de Sovos lui a permis d’atteindre cet objectif.

W.R. Grace se libère des contraintes liées à la maintenance de son ERP grâce à Sovos

Étude de cas

W.R. Grace & Co.

Sovos a libéré W.R. Grace & Co. de la gestion interne des modifications et de la maintenance de SAP, lui permettant ainsi de se concentrer sur ses projets de développement mondial.

Synthèse

Défis métier

  • La multiplicité des solutions sur site

  • La gestion rendue difficile par un manque d’expertise dans le domaine

  • Des mises à jour du système SAP non budgétisées en raison de l’évolution des besoins des différents pays

Solution

W.R. Grace a choisi la plateforme régionale de déclaration B2G de Sovos afin de s’aligner sur :

  • La Nota Fiscal au Brésil
  • La eContabilidad au Mexique

Avantages

  • La plateforme régionale est parfaitement compatible avec SAP

  • Les changements réglementaires peuvent être mis en œuvre sans interrompre les activités

  • Le recours à un système d’enregistrement unique permet d’éliminer les incohérences dans les déclarations auprès des gouvernements

L'entreprise

W.R. Grace & Co, l’un des leaders mondiaux en produits chimiques et matériaux, propose des technologies et services innovants qui améliorent les produits et processus de ses clients partenaires dans plus de 150 pays à travers le monde. La société compte environ 6 500 employés dans plus de 40 pays.

Le défi

La société W.R. Grace a dû sérieusement revoir sa gestion de la conformité en Amérique latine, dont la mise en œuvre s’avérait complexe et exigeante. Chaque pays du continent au sein duquel Grace opérait avait mis en place par le passé un mandat de facturation électronique sur site différent. Ces diverses exigences ajoutées aux changements fréquents en matière de conformité ont engendré tout un éventail de problèmes métier au sein de l’entreprise, notamment :

  • La nécessité d’adapter chaque solution à l’évolution constante de la réglementation entre entreprises et gouvernements
  • Le manque de connaissance des processus locaux et des solutions individuelles de facturation électronique
  • Les opérations non planifiées et non budgétisées pour mettre à jour la solution SAP en fonction des particularités de chaque pays

La solution

Au final, la complexité de cette infrastructure technologique entraînait des coûts de maintenance importants et un risque d’interruption des activités accru si l’une des solutions de facturation électronique venait à tomber en panne. C’est pourquoi la société a décidé d’adopter une solution unique pour l’Amérique latine. La société souhaitait avant tout que cette plateforme régionale soit compatible avec l’ERP SAP.

« Nous avons choisi [la société Sovos] car elle nous fournit une plateforme unique pour satisfaire nos besoins à l’échelle régionale, y compris la Nota Fiscal au Brésil et le CFDI au Mexique. Ses solutions sont spécifiquement adaptées aux multinationales opérant dans un environnement ERP SAP mondial. »

Srini Vanga

Directeur des applications d’entreprise, W.R. Grace & Co

Les résultats

L’intégration de puissantes fonctionnalités cloud au système de l’entreprise a permis d’éliminer les contraintes liées à la gestion interne des modifications et de la maintenance SAP. De plus, la mise en place de SAP comme système d’enregistrement pour les déclarations adressées aux autorités gouvernementales a considérablement réduit les risques et les coûts liés au respect des réglementations locales dans toute l’Amérique latine.

Maintenant que ses contraintes règlementaires quotidiennes sont prises en charge à l’échelle du continent, la société W.R. Grace & Co. peut concentrer ses ressources internes sur l’innovation mondiale plutôt que sur les changements régionaux constants liés à SAP.

Pourquoi Sovos ?

Après avoir évalué ses options, W.R. Grace a finalement choisi la plateforme régionale de déclaration B2G de Sovos pour l’aider à faire face aux réglementations en matière de facturation électronique, à commencer par le Mexique et le Brésil.

La plateforme cloud Sovos offre à Grace un environnement règlementaire simplifié, lui permettant de se conformer plus rapidement aux changements de réglementation tout en minimisant les interruptions d’activité. La prise en charge des processus quotidiens et l’intégration des services gouvernementaux au sein de SAP éliminent le besoin d’allouer des ressources pour surveiller l’évolution de la règlementation dans chaque pays et y répondre.

Bodybuilding.com allège ses lourdeurs fiscales grâce à Sovos

Étude de cas

Bodybuilding.com

Bodybuilding.com élimine les lourdeurs liés à la mise en conformité de ses activités grâce à une solution évolutive et personnalisable. 

Synthèse

Défis métier

  • Bodybuilding.com souhaitait s’étendre à de nouvelles juridictions

  • Les exigences complexes en matière de déclaration nécessitaient une solution de bout en bout

Solution

  • La solution automatisée Sovos Sales & Use Tax Determination and VAT (calcul des taxes d’utilisation, de vente et de la TVA) a été mise en place rapidement et facilement

  • La plateforme évolutive et personnalisable suit l’expansion de Bodybuilding.com

Avantages

  • Une précision accrue réduisant les risques d’erreurs

  • Le personnel a désormais plus de temps à accorder à la croissance de l’entreprise

L'entreprise

Bodybuilding.com est un fournisseur majeur de suppléments nutritionnels et de fitness qui opère exclusivement en ligne. Possédant de nombreux bureaux dans le monde, la société avait besoin d’un partenaire dans le domaine de la conformité pour gérer la fiscalité indirecte de ses activités florissantes de e-commerce. En raison de la complexité des nombreuses juridictions fiscales et de l’envergure internationale de l’entreprise, son choix devait impérativement se porter sur un partenaire capable de veiller à la conformité de ses activités de bout en bout afin qu’elle puisse poursuivre sa croissance.

Le défi

Avant de faire équipe avec Sovos, Bodybuilding.com demandait à ses clients internationaux de calculer et de verser la taxe de vente sur leurs achats. Cela a facilité la tâche de ses équipes internes, mais a entraîné une avalanche d’erreurs et de réactions négatives de la part des clients insatisfaits. L’entreprise avait donc besoin d’une solution fiable et conviviale capable d’améliorer la précision de ces calculs et de limiter les risques lors des audits.

La solution

Suite à la mise en œuvre de la solution Sovos Sales & Use Tax Determination and VAT, Bodybuilding.com bénéficie d’une plus grande précision de calcul grâce à l’automatisation et aux codes de biens et de services de la société Sovos. Cette dernière veille à ce que la gestion de la TVA et des taxes de vente et d’utilisation reste cohérente. Ce système modulable, personnalisable et évolutif convient parfaitement à Bodybuilding.com. Alors que celle-ci poursuit sa croissance, elle peut désormais s’étendre à de nouveaux marchés, comme elle l’a fait récemment en France par exemple. Grâce aux solutions Sovos, Bodybuilding.com peut se conformer aux règles fiscales en vigueur et répondre à ses besoins croissants en matière de conformité.

« Nous avons préféré Sovos à ses concurrents parce que son logiciel est simple d’utilisation et rapide à implémenter. Notre équipe informatique a estimé qu’elle saurait mieux tirer parti de Sovos. L’intégration a nécessité moins de codage, a été effectué en un temps record et l’interface est conviviale. »

Steve Brooke

Contrôleur adjoint, Bodybuilding.com

Les résultats

En faisant appel à Sovos, Bodybuilding.com a pu éliminer les lourdeurs liés à la mise en conformité de ses activités, gagner considérablement en précision et affecter son personnel fiscal et financier à des tâches plus importantes. Les employés sont maintenant en mesure d’apporter des contributions plus concrètes et davantage orientées sur la croissance.

Le mécanisme du paiement fractionné consiste à exiger du client qu’il règle une facture en séparant les montants, prix hors TVA d’un côté et TVA de l’autre. C’est un moyen pour lutter contre la fraude à la TVA qui n’est pas sans conséquence pour les entreprises. Certains pays l’ont d’ores et déjà adopté, d’autres l’étudient notamment pour réguler le secteur du e-commerce. 

134 milliards d’euros. C’est le montant des recettes de TVA perdues en 2019 dans toute l’Union européenne, selon un rapport publié par la Commission européenne en décembre 2021 

Ce manque à gagner qui s’explique notamment par la fraude, l’évasion et l’optimisation fiscale n’est pas une nouveauté. Mais il régresse : en 2016 ce manque à gagner s’élevait à 165 milliards en 2014, 159,5 milliards d’euros et 140 milliards d’euros de TVA en 2018 

Les pays de l’UE ont introduit différentes mesures pour favoriser le respect des paiements de la TVA et rendre leurs systèmes plus résistants à la fraude. Parmi ces mesures, la méthode de paiement fractionné. 

Comprendre le mécanisme du paiement fractionné   (1) 

Comprendre le mécanisme du paiement fractionné  

La méthode de paiement fractionné consiste à séparer les montants à payer :  

La méthode varie, mais en règle générale, le client paie une facture sur deux comptes séparés : le montant net est envoyé sur le compte bancaire professionnel du fournisseur, tandis que la TVA est envoyée directement sur un compte dédié appartenant lui aussi au fournisseur, nommé compte de TVA. Dans la pratique, un paiement unique est réalisé, dont le montant sera ensuite divisé par la banque. 

Le paiement fractionné est envisagé comme une mesure de lutte contre la fraude à la TVA et au non-respect de cette taxe. Pour l’heure, la collecte de la TVA dans l’UE repose le plus souvent sur une perception de la TVA par le vendeur et son versement périodique par des opérateurs immatriculés. Ce qui permet à certains fournisseurs de la facturer avant de disparaître sans déclarer ou régler leur dû auprès des autorités fiscales On parle alors de fraude carrousel à la TVA.  

Contrer la fraude carrousel à la TVA avec le paiement fractionné 

Le circuit caractérisant la fraude carrousel consiste en la mise en place d’une chaîne de sociétés dans plusieurs Etats, réalisant entre elles des acquisitions intracommunautaires et des livraisons intracommunautaires, et/ou des importations et des exportations. Puis à constituer artificiellement des droits à déduction par l’intermédiaire de sociétés éphémères ou “taxi” qui ont pour rôle de “créer” de la TVA grâce à un circuit de facturation.  

Dans un tel circuit, il n’est pas essentiel que la marchandise existe ou circule réellement. Le but des participants n’est pas de réaliser une opération économique et commerciale mais de partager une TVA éludée frauduleusement, d’obtenir la déduction ou le remboursement de la TVA qui n’a jamais été acquittée en amont, et de diminuer le prix de la marchandise afin de gagner des parts de marché (pour en savoir plus). 

Un moyen de simplifier la vie des entreprises 

Les échanges intracommunautaires de biens entre assujettis donnent lieu jusqu’à présent à une détaxation des livraisons dans l’Etat membre d’origine par voie d’exonération, et une taxation dans l’Etat membre de destination des biens sur la totalité du chiffre d’affaires. On parle d’« acquisition intracommunautaire » dont le fait générateur est l’obtention de la propriété économique d’un bien dans l’Etat membre de destination.  

L’autoliquidation de la TVA due sur les acquisitions intracommunautaires dans l’Etat membre de destination a remplacé la perception de la TVA due sur les importations par les douanes lors du passage de la frontière. Ce qui constitue pour les entreprises un cadre juridique complexe, des formalités administratives et une certaine insécurité juridique.  

Par exemple, elles qui disposaient autrefois de documents douaniers d’exportation leur permettant de justifier les conditions d’exonération de leurs livraisons dans l’Etat membre d’origine, sont depuis lors confrontées à l’obligation d’administrer cette preuve par d’autres documents dont la valeur probante peut être remise en cause par les services fiscaux selon le cas.  

Certains membres de l’UE ont adopté la méthode de paiement fractionné, dont l’Italie et la Pologne. 

 

Le paiement fractionné en Italie  

L’Italie a adopté une méthode de paiement fractionné dès le 1er janvier 2015 pour les paiements adressés aux autorités publiques. Cette dernière a déjà été élargie plusieurs fois, la modification la plus récente remontant au 1er janvier 2018.  

À l’heure actuelle, la loi s’applique aux biens et services rendus à différentes catégories d’organismes publics, telles que les entités économiques publiques, les sociétés spécialisées, les fondations et leurs filiales, ainsi que les entreprises qui composent l’indice boursier FTSE MIB.  

Conformément au fonctionnement du système italien, les fournisseurs facturent la TVA italienne sur les biens et services rendus aux entités listées ci-dessus. Ces clients « divisent » ensuite le paiement de la facture : c’est-à-dire qu’ils versent le montant imposable aux fournisseurs et la TVA sur un compte de TVA créé par les autorités fiscales italiennes. 

Le paiement fractionné en Pologne  (1) 

Le paiement fractionné en Pologne 

La Pologne a mis en place de nouvelles règles entrées en vigueur à compter du 1er novembre 2019 pour effectuer des paiements aux assujettis à la TVA : dans des cas particuliers, le montant de la TVA doit être versé sur le compte bancaire séparé du fournisseur, compte lié à celui de perception du prix HT du bien.  

Ce paiement fractionné (split payment) est obligatoire pour les transactions nationales et également les entreprises étrangères immatriculées à la TVA en Pologne pour la vente de certaines sortes de biens ou de services dépassant 15 000 zloty (ou PLN).  

Les secteurs concernés sont :  

A savoir : La Roumanie qui s’était lancé dans cette voie en 2018 est revenue dessus depuis. 

 

Premier frein au déploiement du paiement fractionné : les coûts associés 

Le premier frein tient aux coûts associés à ce mécanisme, comme le démontrait en décembre 2017 une étude de la Commission européenne sur le paiement fractionné, afin de concevoir et évaluer des scénarios de paiement fractionné réalisables d’un point de vue légal et technique, dans le but de s’en servir comme outil de collecte de la TVA.  

D’après les conclusions de cette étude, « …il n’existe aucune preuve que les avantages liés au paiement fractionné l’emporteraient sur son coût. Les principales retombées identifiées montrent que l’élargissement de la portée du paiement fractionné permettrait de réduire davantage l’écart de TVA, mais qu’il augmenterait considérablement les coûts administratifs associés. »  

 

Second frein au paiement fractionné : des flux de trésorerie négatif pour les fournisseurs 

Dans le cadre d’un système de paiement fractionné, il se peut que les fournisseurs enregistrent un flux de trésorerie négatif. Bien que les fonds présents sur le compte de TVA appartiennent au fournisseur, ce dernier n’est pas libre de les utiliser comme bon lui semble. Ces fonds ne peuvent être dépensés que selon des règles imposées par le cadre réglementaire.  

En Pologne, les entreprises peuvent uniquement se servir de ces fonds pour régler la TVA facturée à l’émetteur de la facture, et pour régler la TVA aux autorités fiscales. 

En Italie, les entreprises observent un important retard dans le traitement de leurs remboursements (jusqu’à 90 jours d’attente après l’envoi d’une demande de remboursement trimestrielle de la TVA). Cette pause permet aux autorités de conserver plus longtemps la TVA en amont afin de percevoir des intérêts pour le gouvernement, et ce au détriment du flux de trésorerie des entreprises italiennes. Pour évaluer pleinement les répercussions d’un système de paiement fractionné sur le flux de trésorerie, il faut prendre en compte les taux d’intérêt qui s’appliquent aux entreprises et au gouvernement. 

A savoir : la mise en place d’un tel outil qui nécessiterait de revoir les règles qui régissent les paiements en Europe et surtout la volonté des banques à développer et financer un tel dispositif constituent les autres freins. 

Un secteur dans le viseur  l’e-commerce 

Un secteur dans le viseur : l’e-commerce 

L’e-commerce est un secteur où la fraude à la TVA est massive comme en atteste pour la France un rapport de la DGFiP : fin 2019, 98 % des vendeurs enregistrés sur les places de marché des sites d’e-commerce (Amazon, Cdiscount) n’étaient pas immatriculés à la TVA en France.  

Première réaction : faire jouer la responsabilité des plateformes. Tel est le cas au Royaume-Uni depuis 2016 où, depuis cette date, les plateformes ont l’obligation de vérifier que l’entreprise établie hors de l’Union européenne qui vend ses produits à des particuliers au Royaume-Uni dispose d’un numéro de TVA valide au Royaume-Uni.  

En l’absence de numéro de TVA valide, les plateformes ont l’obligation de supprimer le compte vendeur de l’entreprise. Si l’administration fiscale s’aperçoit que des vendeurs ne sont pas immatriculés ou qu’ils ne reversent pas la TVA, les plateformes disposent d’un délai de 30 jours pour supprimer le compte du vendeur ou de faire en sorte que ce dernier régularise sa situation. En l’absence de régularisation ou de fermeture du compte dans le délai imparti, l’administration fiscale peut réclamer la TVA non payée directement auprès des marketplaces. 

Depuis le 1er janvier 2019, un dispositif équivalent existait en Allemagne, au détail près qu’il s’appliquait à tous les vendeurs, qu’ils soient établis en Allemagne, dans un autre État membre de l’Union européenne ou dans un État tiers à l’Union européenne. Et depuis le 1er juillet 2021, du fait d’une directive européenne, cette logique s’applique dans toute l’Union européenne, dont la France. 

Un tel dispositif permet de contrer certaines fraudes mais pas toutes. Face à l’ampleur de la fraude à la TVA dans le e-commerce, la France a envisagé de déployer le paiement fractionné en s’appuyant sur les banques. Tout comme le Royaume-Uni qui a tenu une consultation publique sur l’adoption d’un système de paiement fractionné pour lutter contre la fraude à la TVA dans le secteur du commerce électronique. 

Royal Philips passe au SaaS grâce à Sovos

Étude de cas

Royal Philips

Royal Philips s’est affranchi de la maintenance manuelle inutile de son infrastructure et a amélioré son processus de déclaration en adoptant la solution Sovos Business to Government Reporting.

Synthèse

Défis métier

  • Philips comptait plus de 140 systèmes, dont la gestion extrêmement lourde mobilisait d’importantes ressources internes.

  • La plateforme sur site de l’entreprise devait faire l’objet d’une refonte importante pour passer à la facturation électronique (NF-e).

Solution

  • La solution de déclaration B2G de Sovos a remplacé la solution obsolète sur site de la société, éliminant ainsi la gestion manuelle de l’infrastructure.

Avantages

  • Philips a réduit ses coûts de maintenance de 80 % et augmenté la productivité de ses employés de 25 %.

  • La société a pu en outre automatiser ses processus de déclaration, minimisant ainsi les ressources internes qui y étaient consacrées.

L'entreprise

Royal Philips, Pays-Bas, vise à améliorer la vie des gens grâce à des innovations significatives dans les domaines de la santé, des produits grand public et de l’éclairage. Basée à Amsterdam, elle est l’un des leaders sur les marchés des soins du cœur, des soins de courte durée et des soins à domicile, des systèmes d’éclairage économes en énergie et des nouvelles applications en éclairage, ainsi que des produits de rasage et des tondeuses pour hommes, et de l’hygiène bucco-dentaire.

Le défi

L’architecture mondiale et le département informatique de Philips ont pour mission de fournir des services de développement et d’assistance à diverses divisions au Brésil. Seulement, la technologie de Philips montrait déjà des signes d’obsolescence et de lourdeur, ses quelque 140 systèmes existants réclamant une main d’œuvre considérable pour en effectuer la maintenance annuelle. La situation a encore empiré lorsqu’il lui a fallu revoir son système sur site alors en service.

La solution

Philips avait deux choix : moderniser profondément son système existant pour émettre des factures électroniques (NF-e) et conserver son infrastructure en l’état, ou trouver une solution SaaS capable de mener à bien ces processus plus efficacement. Après un tour d’horizon du marché, la société a compris qu’il lui fallait rompre avec ses pratiques dépassées.

« Notre principale difficulté résidait dans le fait que notre architecture et notre stratégie informatiques mondiales étaient basées sur notre propre plateforme ERP… Non seulement l’équipe internationale a approuvé l’adoption du système [Sovos], mais la solution a également été intégrée à la stratégie d’architecture globale. »

Alexander Quinze

DSI et responsable de l’excellence opérationnelle chez Royal Philips

Les avantages

Suite à la mise en œuvre de la solution Sovos Business to Government Reporting, Philips a vu ses coûts de maintenance diminuer de 80 %, en raison de l’externalisation de la gestion de son infrastructure. La société a également pu affranchir des ressources internes du pénible travail de déclaration.

Les résultats

Grâce à la disponibilité et à la fiabilité élevées de la plateforme Sovos, la multinationale Philips est parvenue à augmenter la productivité de ses employés de 25 % dans l’ensemble de ses divisions au Brésil. La migration s’est déroulée sans heurts et n’a eu aucun impact sur les activités quotidiennes des utilisateurs. Les opérations sont aujourd’hui soutenues par une équipe d’assistance professionnelle et un accord de niveau de service de 99,9 %.

En raison du caractère inédit de la solution Sovos, l’équipe informatique de Philips a procédé à un audit approfondi du produit. Suite à l’évaluation, seule une petite modification a été apportée à l’architecture finale en raison d’une exigence de sécurité propre à l’entreprise. La mise en œuvre réussie au Brésil a permis à la société Philips de déployer la solution dans d’autres pays d’Amérique latine où elle est implantée.

Pourquoi Sovos ?

Après un appel d’offres auquel ont participé quatre fournisseurs, Philips a choisi la plateforme régionale Sovos Business to Government Reporting. La capacité de Sovos à automatiser ses processus de déclaration et à éliminer la maintenance manuelle de son système complexe a énormément soulagé l’entreprise.

Le projet a été divisé en deux phases : l’émission de factures électroniques (NF-e) était la principale priorité, tandis que la mise en œuvre au sein de la société s’est échelonnée sur une période de trois mois.

Le CFDI, ou « Comprobantes Fiscal Digital por Internet », est un schéma de facturation électronique établi par le Code fiscal mexicain. Il s’applique aux entreprises installées au Mexique depuis 2011. Le but du CFDI est d’offrir une plus grande visibilité sur la dette fiscale des entreprises, de telle sorte que le gouvernement soit capable de s’assurer de la réception des paiements adéquats : un objectif qui a depuis porté ses fruits. Les audits réalisés au titre de cette réglementation ont entraîné une augmentation de 34 % de la perception de la TVA, et ce en un seul trimestre.

(suite…)