Ashland est parvenu à améliorer l’efficacité de la déclaration de la TVA grâce à Sovos

Étude de cas

Ashland

Ashland a pu standardiser ses tâches de mise en conformité, gagner en efficacité et en précision, et créer un service sur mesure dans 40 régimes TVA ainsi que deux centres de services partagés à l’aide de la solution VAT Reporting de Sovos.

Synthèse

Défis métier

  • Pour traiter 40 déclarations TVA différentes dans la zone EMEA chaque mois, Ashland avait adopté une approche centralisée, mais non standardisée en matière de conformité, ce qui causait des retards et des erreurs.
  • L’entreprise avait opté pour deux centres de services partagés et avait donc besoin d’une solution capable de standardiser la conformité et d’améliorer l’efficacité des tâches liées à la TVA.

Solution

  • Ashland a adopté la solution VAT Reporting de Sovos afin de relever ces défis et de fournir une assistance personnalisée.
  • Depuis lors, Ashland a également opté pour les solutions de Sovos pour le SAF-T et le SII en Espagne afin de bénéficier d’un processus de conformité plus centralisé et efficace.

Résultats

  • Avec Sovos, Ashland a pu standardiser ses tâches de mise en conformité et gagner en efficacité et en précision, ce qui a permis aux employés de se concentrer davantage sur l’amélioration des analyses et des processus.
  • Le temps nécessaire pour préparer une déclaration TVA a été réduit de 30 % à 50 % en moyenne.
  • Ashland est constamment en conformité dans les pays dans lesquels l’entreprise opère.

L'entreprise

Ashland Global Holdings Inc. (NYSE : ASH) est une société mondiale qui produit des produits chimiques spécialisés pour un large éventail de marchés grand public et industriels, et notamment les adhésifs, les revêtements architecturaux, l’automobile, la construction, l’énergie, les aliments et les boissons, les produits de beauté et les produits pharmaceutiques. Ashland emploie environ 6 500 employés passionnés, tels que des scientifiques et des chimistes renommés ou encore des ingénieurs et des opérateurs expérimentés, qui adorent développer des solutions pratiques, innovantes et élégantes à des problèmes complexes pour des clients situés dans plus de 100 pays.

Le défi

Avec 40 immatriculations TVA rien que dans la zone EMEA et deux centres de services partagés situés à différents endroits, l’approche d’Ashland en matière de déclaration n’était pas standardisée. Chaque comptable traitait individuellement les rapprochements et la préparation des déclarations, il était donc difficile de les vérifier et de les valider de manière efficace. Sans un processus standardisé, les tâches de conformité à la TVA prenaient beaucoup trop de temps.

La solution

Afin de traiter les 40 déclarations TVA par mois dans la zone EMEA, Ashland a décidé de transférer ses processus de conformité à la TVA vers deux centres de services partagés, l’un en Pologne et l’autre en Inde. Cependant, en plus de cette centralisation, la société avait besoin d’un outil unique capable de générer des déclarations dans chaque pays de façon standardisée et précise.

« Sans un bon logiciel, il est impossible de s’adapter aux changements apportés aux règles liées à la déclaration de la TVA. Nous ne pourrions pas respecter la nouvelle réglementation à temps sans Sovos. »

Anna Buchnowska

Responsable de la TVA EMEA, Ashland

Les avantages

Selon Ashland, l’adoption de la solution VAT Reporting de Sovos a permis d’améliorer l’efficacité et la précision de la conformité grâce à la standardisation. Les processus liés à la TVA sont désormais plus efficaces, que ce soit la préparation, le rapprochement ou la génération des déclarations. L’équipe chargée de la fiscalité a donc maintenant la possibilité de se concentrer sur de vraies analyses au lieu de passer son temps à répondre aux vérificateurs et à gérer les aspects techniques de la conformité (par exemple, la collecte de données, les tableaux Excel, etc.). Le responsable de la TVA pourra ensuite examiner et contrôler les déclarations plus facilement.

Les déclarations TVA sont maintenant automatisées et offrent ainsi plus de précision tout en réduisant le nombre d’erreurs humaines. Plusieurs transactions peuvent par exemple être vérifiées en même temps avant que les déclarations ne soient envoyées. Sovos permet également à Ashland de s’adapter rapidement aux obligations liées à la déclaration de la TVA, comme le SAF-T.

En interne, Ashland a également pu apporter des améliorations et réduire les coûts, ce qui a aidé l’entreprise à maintenir et à améliorer continuellement son niveau de conformité.

Les résultats

Malgré la complexité croissante des règles de conformité dans la zone EMEA et le nombre grandissant d’exigences en matière de déclaration, Ashland est maintenant en mesure de gérer les déclarations TVA avec le même nombre d’employés, mais de manière plus efficace. Le temps nécessaire pour préparer une déclaration TVA a diminué en moyenne de 30 % à 50 % grâce à Sovos. L’équipe qui s’occupe de la TVA peut donc se concentrer davantage sur l’amélioration des vérifications, des processus de contrôle et des analyses. Depuis que la solution de Sovos a été adoptée, Ashland est capable d’identifier les problèmes avant d’effectuer les déclarations et de gérer les audits. L’entreprise est ainsi parvenue à réduire les risques de sanctions grâce à des données claires, accessibles et vérifiées.

Pourquoi Sovos ?

Lorsque Ashland a commencé à se pencher sur les options disponibles en matière de conformité, elle s’est vite intéressée aux sociétés de conseil et aux fournisseurs de solutions technologiques. Avec Sovos, Ashland a pu obtenir la standardisation et la précision dont elle avait besoin. Sa décision n’était toutefois pas simplement motivée par la technologie, car la société voulait également un service de qualité. Ashland a finalement choisi Sovos parce que ses dirigeants étaient convaincus qu’ils bénéficieraient d’un service fiable et personnalisé, ce que ne fournissent pas les modèles de consultation traditionnels.

Depuis que son choix s’est porté sur la solution de déclaration de la TVA de Sovos, Ashland a approfondi leur partenariat pour inclure également la mise en conformité vis-à-vis des exigences du SII en Espagne. Parfaitement adapté pour les nouvelles réglementations à travers le monde, Sovos permet à Ashland de bénéficier d’une solution de conformité unique.