Ley de facturación electrónica en Ecuador

Ecuador: Sistema de facturación electrónica

Ecuador comenzó a implementar su sistema de facturación electrónica en 2014, fecha a partir de la cual la administración tributaria (SRI) ha emitido varias normas que establecen el calendario de integración a dicho sistema. Para el caso de los contribuyentes existentes previo a la legislación actual, el calendario de implementación abarca desde enero de 2019 hasta 2023, cuando se requerirá al último grupo de contribuyentes cumplir con el mandato. Los nuevos sujetos pasivos -exceptuando a aquellos bajo el régimen simplificado o ubicados exclusivamente en las islas Galápagos- que suministren bienes o servicios en el país, deberán emitir facturas electrónicas dentro del año de su constitución, cuando su ingreso bruto anual sea igual o superior a 100.000 dólares estadounidenses. Ecuador implementó originalmente un sistema de facturación en tiempo real “en línea”, donde las facturas y los documentos relacionados debían ser validados previamente por la administración tributaria antes de su emisión y envío a los clientes. Posteriormente, el sistema se cambió a un método de validación fuera de línea (offline) en el que las facturas son enviadas concomitantemente al SRI y a los clientes, sin necesidad de una prevalidación por parte del SRI.

Tipos de comprobantes electrónicos

Existen seis tipos de comprobantes electrónicos que deben ser emitidos por los contribuyentes en Ecuador.

Ecuador bandera

A) Factura electrónica: la facturación electrónica es otra forma de emisión de facturas de venta que cumple con los requisitos legales y reglamentarios para la autorización por parte del SRI, garantizando la autenticidad de su origen e integridad de su contenido, ya que incluye la firma electrónica del emisor en cada factura.

B) Liquidación de compra de bienes y prestación de servicios: estos documentos deberán ser emitidos y entregados por los sujetos pasivos para determinadas adquisiciones establecidas en el marco legal ecuatoriano.

C y D) Notas de crédito y débito: estos documentos permiten a los sujetos pasivos enmendar o modificar facturas válidas emitidas anteriormente.

E) Comprobantes de retención: este tipo de comprobante es emitido para indicar las retenciones de impuestos hechas por los agentes de retención autorizados por la legislación local.

F) Guía de remisión: estos documentos respaldan el traslado de mercancías dentro del territorio nacional, por lo que todo transporte debe llevarlos.

Requerimientos de los comprobantes electrónicos

Certificado digital: una vez que el contribuyente solicite o esté obligado a iniciarse en el proceso de facturación electrónica, deberá solicitar y obtener un certificado digital de firma electrónica. Cumplido este paso, tendrá que solicitar la certificación para los entornos de prueba y producción directamente a través del Portal WEB SRI (Servicios Online).

Una vez que se verifique que la generación de recibos electrónicos, así como su envío y autorización, estén estructurados correctamente y que las pruebas realizadas estén aprobadas, el contribuyente puede ingresar la solicitud de emisión de facturas en el entorno de producción.

Esquema XML: los contribuyentes generarán su factura electrónica en formato .xml de acuerdo con los esquemas .xsd que se encuentran disponibles en el Portal WEB del SRI, a través de sus propias aplicaciones informáticas o mediante la factura electrónica que el SRI brinda gratuitamente a los contribuyentes.

Facturacion electrónica ecuador
Facturacion electrónica ecuador

Clave de acceso única: cada documento generado contendrá una clave de acceso única que estará compuesta por 49 dígitos numéricos. La aplicación o sistema informático que utilice el sujeto pasivo deberá generar automáticamente esta clave, requisito obligatorio que hará que cada documento electrónico sea único y a la vez, será su número de autorización. Basado en esta clave, el SRI generará la respuesta autorizando o no la factura o documento electrónico remitido por el contribuyente.

Representación impresa: la actual reglamentación de la facturación electrónica en Ecuador posee disposiciones específicas con respecto al contenido de la representación impresa de los comprobantes electrónicos (RIDE). Dichas representaciones impresas deben contener un código de barras QR, cuya definición sigue los estándares internacionales del GS1-128 y deben además adecuarse al formato especifico definido en los anexos 2 y 7 de la ficha técnica del manual de usuario, catálogo y especificaciones técnicas para la “Emisión de Comprobantes Electrónicos” mediante el método de automatización offline. Otras disposiciones sobre este documento se encuentran en la Resolución 233/2018.  

Participantes en los procesos de facturación electrónica

Check

Facturador electrónico

Es el contribuyente que emite de manera electrónica sus comprobantes, ya sea porque está obligado en virtud de una resolución o por efecto de su adhesión voluntaria al sistema. El facturador electrónico podrá utilizar un sistema propio o un sistema comercial para la generación de las facturas y otros comprobantes electrónicos.

Procesamiento en Sovos

Receptor

Es el consumidor de bienes y/o servicios a quien se le emite un CPE y que, como tal, debe recibirlo en su calidad de consumidor. Cuando el mismo sea a su vez emisor electrónico, tendrá la calidad de adquirente electrónico, pero si no lo es, será considerado adquirente no electrónico.

Computadores

SRI

Es el servicio de rentas internas de Ecuador, única entidad validadora de comprobantes electrónicos en dicho país. Contrario al caso de México, Panamá, Guatemala y Perú, en Ecuador no existen entidades autorizadas por la administración tributaria para validar las comprobantes electrónicos.

Procesos

Check

Validación asincrónica

En el esquema “offline” los contribuyentes no requieren prevalidar las facturas y otros documentos electrónicos previo a su envío a los contribuyentes. Dicha remisión se hace concomitantemente y al SRI. Si los documentos electrónicos cumplen con todas las especificaciones técnicas, y la firma electrónica es válida, el Servicio de Rentas Internas los autorizará automáticamente. En caso de ser no autorizarlos, se le indicará al contribuyente el motivo del rechazo. En el caso de que una autorización haya sido rechazada por problemas de inconsistencia en su información, el emisor deberá utilizar la misma clave de acceso y número de documento para que una vez corregida la inconsistencia, los nuevos datos puedan ser enviados de regreso al SRI para su autorización. Si se autoriza un documento electrónico, los servicios web devuelven el XML autorizado, pero si el documento no es autorizado en forma reiterada, el servicio web solo devolverá el último estado. Es obligación del sujeto pasivo enviar el documento electrónico al SRI individualmente o por lotes, así como la verificación de que el documento está autorizado.

Servidor paperless

Almacenamiento

La normativa vigente obliga a los contribuyentes a conservar copias de los documentos electrónicos que hayan emitido durante todo el tiempo del plazo de prescripción; es decir, 5 años contados desde el momento de la emisión.

Sovos eTrace

Acuse de recibo

Contrario a lo que sucede en otras jurisdicciones, por lo general en Ecuador no existe obligación de emitir acuses de recibo por las facturas y otros documentos electrónicos recibidos. Sin embargo, si luego de enviado un documento electrónico, este es rechazado por el SRI, dicho emisor deberá notificar al receptor sobre esa situación, hacer las correcciones correspondientes y notificar nuevamente el documento validado por el SRI. Algunas excepciones a este principio aplican.

Estatus de autorización

Una vez que un documento electrónico es remitido a la administración, este puede tener múltiples estados:
1- En procesamiento (PPR): este es un estatus temporal durante el cual el SRI aún se encuentra procesando el documento enviado. Cabe señalar que el tiempo máximo que le tomará al SRI procesar un documento electrónico será de 24 horas.
2- Autorizado (AUT): el documento electrónico ha sido formalmente autorizado por el SRI.
3- No autorizado (NAT): cuando el estado del documento electrónico sea No Autorizado (NAT), el emisor estará en la obligación de corregir y enviar nuevamente el documento electrónico a través de los servicios web y posteriormente notificar y entregar el nuevo documento electrónico al destinatario por correo electrónico. Es obligación de los destinatarios de los documentos electrónicos validarlos a través del portal WEB del SRI.

Procesamiento en Sovos

Contingencia

De acuerdo con las disposiciones del Artículo 8 de la Resolución 233/2018, cuando un contribuyente se encuentre imposibilitado de emitir una factura electrónica debido a situaciones fuera de su control, deberá emitir dichos documentos por medios físicos hasta que se solucione la situación y notificar a la administración sobre los motivos de la contingencia.

Anulación de documentos electrónicos

Ecuador tiene un procedimiento particular de anulación de documentos electrónicos. Si luego de emitido un comprobante electrónico que ha sido validado el emisor desea anularlo, podrá hacerlo accediendo directamente al portal del SRI y con la adecuada identificación del mismo, proceder a solicitar la correspondiente anulación. Dicha solicitud de anulación deberá ser automáticamente notificada vía correo electrónico y buzón fiscal al solicitante y al receptor de la factura. Si el receptor original del documento no propone ninguna objeción a la anulación, el documento se considerará anulado.

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Factoring y facturación electrónica

El uso de facturas comerciales dentro del sistema de factoraje no es nuevo en Ecuador. Está contemplado desde hace muchas décadas dentro del código de comercio de ese país. Sin embargo, con la inserción de la facturación electrónica, se establecieron disposiciones con respecto a la emisión, validación, procesamiento y recepción de las facturas electrónicas comerciales negociables. Este subtipo de factura electrónica debe cumplir con requisitos específicos para ser tramitadas y validadas por el SRI. Para tal propósito, la autoridad fiscal ha establecido formatos específicos para la emisión y validación de dichas facturas, las cuales deben ser aprobadas o rechazadas por los receptores, dado que las mismas poseen la calidad de título de valor para todos los fines legales correspondientes. En tal sentido, el SRI emitió varios manuales dirigidos a explicar el procedimiento de remisión, validación, aceptación o rechazo de dichas facturas.

Evolución de la ley de facturación electrónica en Ecuador

El régimen de facturación electrónica en Ecuador se encuentra regulado básicamente a través de resoluciones emitidas por el SRI, las cuales definen el sistema de cumplimento de dicho mandato. En adición a dichas resoluciones, el código tributario, la ley del IVA y otras leyes y decretos forman parte de la estructura legal en la cual se basa el sistema. Dentro de las principales regulaciones podemos citar las siguientes:

Ley de Régimen Tributario Interno

Esta ley contiene las disposiciones principales para la aplicación del impuesto al valor agregado, impuesto sobre la renta y otros tributos en Ecuador.

Código Tributario

Establece los procedimientos básicos que regulan las relaciones entre los contribuyentes y la autoridad tributaria, así como el régimen sancionatorio aplicable.

Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, Registro Oficial 557 de 17 de abril de 2002

Regula mensajes de datos, firma electrónica, servicios de certificación, contratación electrónica y telemática, la prestación de servicios electrónicos a través de redes de información, incluido el comercio electrónico y la protección de los usuarios de estos sistemas.
Reglamento General a la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos de diciembre de 2002.

Resolución NAC-DGERCGC18-00000175 de junio de 2018

Modifica la resolución No. NAC-DGERCGC16-00000428, que dicta las normas para la transmisión electrónica de información sobre comprobantes de venta, retención y documentos complementarios a través de impresoras fiscales.

Resolución NAC-DGERCGC18-00000233 de junio de 2018

Establece las reglas para la emisión, entrega y transmisión de comprobantes de venta, retención y complementarios emitidos por contribuyentes autorizados, a través del esquema de comprobante electrónico.

Resolución NAC-DGERCGC16-00000287 de julio de 2016

Mediante la cual se emiten las definiciones para la emisión de comprobantes por medios de pago digitales o electrónicos.

Resolución NAC-DGERCGC14-00790, de octubre de 2014

Contiene las normas para la emisión y autorización de documentos de venta, retención y complementarios mediante comprobantes electrónicos.

Resolución NAC-DGERCGC13-00236, de mayo de 2013

Establece el cronograma obligatorio para la facturación electrónica.

Resolución NAC-DGERCGC12-00105 de marzo de 2012

Emite el reglamento del nuevo esquema de emisión de documentos de venta, retención y complementarios a través de mensajes de datos (comprobantes electrónicos).

Resolución NAC-DGERCGC17-00000568

Registro Oficial 123 del 20 de noviembre de 2017 Resolución de Reforma No. NAC-DGERCGC17-00000430: se refiere al uso obligatorio de recibos electrónicos.