facturación electrónica

Colombia: Régimen de la Facturación Electrónica

A partir del año 2005, Colombia empezó a sentar las bases para la implementación de la facturación electrónica en el país. Sin embargo, la primera disposición legal dirigida a establecer un régimen obligatorio de facturación electrónica fue el Decreto 2242 del 2015, el cual fue posteriormente compilado por el decreto 1625/2016 y sus reglamentaciones. Este decreto estableció no solamente las condiciones técnicas para la expedición de la factura electrónica, sino que definió claramente su ámbito de aplicación. Fue con la Resolución 0000072/2018 que la administración tributaria (DIAN), estableció el primer cronograma general de implementación de la facturación electrónica en Colombia, que exigía a los grandes contribuyentes comenzar a facturar electrónicamente en septiembre de 2018.

Sin embargo, dicho cronograma sufrió múltiples modificaciones y postergaciones debido a inconvenientes técnicos y confusiones regulatorias.  En septiembre de 2019, el mandato de facturación electrónica de Colombia fue objeto de mayores cambios, al pasar a un sistema de validación previa y al uso de la versión 2.1 del estándar UBL. Ese mismo año, la DIAN emitió la Resolución 000020/2019, que estableció un nuevo cronograma de implementación de la factura electrónica con validación previa, basado en la actividad económica del contribuyente y la obligatoriedad de cumplimiento preexistente.

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El cronograma actual de implementación de la factura electrónica con validación previa está establecido en la resolución 000042/2020, que divide en tres calendarios las fechas de obligatoriedad: el primero está asociado a la actividad económica de los contribuyentes, quienes deberán cumplir con el mandato entre los meses de junio a noviembre de 2020. El segundo calendario define las fechas de implementación para los grandes contribuyentes, obligados a partir del 1 de junio de 2020; otros grupos especiales -incluyendo financieras, del sector seguros, universidades y colegios (obligados a partir de octubre de 2020); entidades estatales (a partir del 1 de  diciembre de 2020)- y personas naturales, las cuales estarán obligadas a cumplir a partir de noviembre de 2020, siempre que sus ingresos estén dentro de los límites establecidos por la ley. Para los contribuyentes en proceso de formación, la implementación de la facturación electrónica comenzará con el inicio de sus operaciones a partir de su registro.

Tipos de Operaciones Sujetas al Régimen de Facturación Electrónica:

El mandato de facturación electrónica en Colombia está en proceso de expansión. En la actualidad, este aplica a los siguientes documentos y transacciones:

Facturas electrónicas: requeridas en transacciones B2B y generadoras de crédito fiscal. La validez de este documento está condicionado al estricto cumplimiento de las normas de estructura, emisión y validación de los mismos. 

Documentos equivalentes electrónicos: de acuerdo con las regulaciones actuales, son considerados equivalentes a la factura electrónica:

  1. Los tickets de máquinas registradoras con sistemas POS
  2. Las boletas de ingreso al cine
  3. El ticket de transporte de pasajeros
  4. Los extractos emitidos por entidades financieras y similares por operaciones de financiamiento
  5. El ticket o billete de transporte aéreo por transporte de pasajeros
  6. El documento en juegos localizados de tragamonedas, bingos, casinos y similares
  7. La boleta, fracción, cartón, formularios o similares en juegos de suerte o azar
  8. Los documentos expedidos en cobro de peajes
  9. Los comprobantes de liquidación expedidos por la Bolsa de Valores de Colombia
  10. El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y otros commodities
  11. El documento expedido para servicios públicos domiciliarios
  12. La boleta de ingresos a espectáculos públicos
  13. El documento equivalente electrónico. Esta es una categoría adicional correspondiente a un documento que será desarrollado por la DIAN, y que podrá contener cualquiera de los otros documentos indicados anteriormente.

Boleta de venta electrónica: es el comprobante que se emite a consumidores finales. No genera crédito fiscal y su estructura es menos compleja que las facturas electrónicas. 

Notas de débito y crédito electrónicas: son emitidas por el vendedor para recuperar gastos o acreditar anulaciones, descuentos u otras modificaciones a facturas y boletas electrónicas previamente emitidas. Al igual que las facturas electrónicas, dichas notas deben ser prevalidadas.   

Documento por pagos a favor de no responsables del IVA: tipo de factura que debe ser emitida por el comprador cuando adquiere bienes o servicios de personas no responsables del IVA.

Recibo por rentas de trabajo: este tipo de documento debe emitirse según el formato establecido en los documentos técnicos de la factura electrónica cuando se realicen erogaciones relacionadas con la nómina del contribuyente, incluyendo los aportes parafiscales y de seguridad social. 

Factura electrónica de exportación e importación: este documento debe ser emitido para soportar las operaciones de exportación e importación, además de otros documentos relacionados con operaciones aduaneras.  Hasta ahora, solo las facturas electrónicas de exportación han sido desarrolladas y puestas en producción.

Otros documentos: Estos incluyen documentos de soporte de gastos, deducciones y otro tipo de soportes electrónicos que faciliten el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

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Características de la facturación electrónica en Colombia

El sistema de facturación electrónica de Colombia posee múltiples características que se encuentran definidas dentro del marco de las disposiciones normativas indicadas anteriormente y el anexo técnico emitido por la DIAN. Dentro de las principales características de dicho sistema, deben ser indicadas:

Esquema XML basado en el UBL 2.1

este esquema del Universal Business Lenguaje (UBL), define el contenido actual de la factura electrónica de Colombia. Fue implementado conjuntamente con la validación previa.

Código único de factura electrónica - CUFE

es un requisito de la factura electrónica y consiste en un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca la citada factura, y que va incluido en los demás documentos e instrumentos electrónicos que se deriven de la misma, cuando fuere el caso. En el caso de las notas de crédito y débito y demás instrumentos electrónicos, se debe incluir el Código Único de Documento Electrónico - CUDE. Estos códigos contienen en su estructura una clave única emitida por la DIAN para identificar de manera única el documento de que se trate.

Código de respuesta rápida -código QR

por sus siglas en inglés «quick response code» o «código de respuesta rápida», es un elemento obligatorio de las facturas electrónicas de venta y consiste en un código de barras bidimensional, cuadrado, que permite almacenar información en una matriz de puntos.

Portal de Proveedores

Contenedor electrónico

es un instrumento electrónico obligatorio que se utiliza para incluir la información de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y los demás instrumentos, y, en general, la información electrónica derivada de los sistemas de facturación, junto con la validación realizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, cuando fuere del caso.

Participantes en los sistemas de emisión electrónica

Facturador electrónico: es el contribuyente obligado a emitir facturas electrónicas o los demás documentos mencionados anteriormente.  El sistema actual está diseñado para alcanzar casi la totalidad de entidades y personas ejerciendo actividades comerciales por cuenta propia o de terceros. Sin embargo, la legislación actual también establece que algunas entidades no estarán obligadas a facturar electrónicamente, tales como los bancos y otras entidades financieras, las cooperativas de ahorro, los prestadores de servicio de transporte público urbano, los empleados por los servicios prestados en relación de dependencia y los prestadores de servicios desde el exterior, entre otros.

Latinoamérica: actualización sobre los requisitos de facturación electrónica

Obviamente, el elemento común que regula cada uno de los participantes en el proceso de facturación electrónica es la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- que como ente regulatorio y validador del sistema, establece las condiciones que deberán cumplir las facturas electrónicas y las obligaciones de cada uno de los participantes en el proceso.

Finalmente, debe observarse que la factura electrónica es ahora considerada como un título de valor negociable y ejecutable. El registro de estos títulos de valores es administrado por la DIAN.  Cuando la factura electrónica se convierte en título de valor, debe registrarse en RADIAN. En este proceso participan otras partes en adición al facturador electrónico que originalmente emitió la factura. Estos son el tenedor legítimo, los factores, los avalistas y las autoridades judiciales, además del deudor o adquirente y otros sujetos debidamente autorizados.

Proveedores tecnológicos: entidad jurídica autorizada por la DIAN para proveer servicios de generación, transmisión, entrega, recepción y conservación de facturas electrónicas de venta a los facturadores electrónicos. 

Receptores o adquirientes: los consumidores de bienes y servicios a los que se les emite una factura electrónica o documento equivalente pueden tener una de dos características de cara al mandato: ser consumidores simples, mejor conocidos como adquirientes, cuando no son facturadores electrónicos, o bien pueden ser considerados como receptores electrónicos cuando sean a su vez facturadores electrónicos, en cuyo caso deberán cumplir con las demás condiciones establecidas más abajo.

Procesos

El sistema de facturación electrónica de Colombia contiene múltiples procesos en los que participa el facturador electrónico, la DIAN, los proveedores tecnológicos y los receptores electrónicos o los adquirientes. Una vez que el facturador electrónico cumple con los requisitos de habilitación establecidos por la normativa técnica, podrá comenzar a generar facturas electrónicas y documentos equivalentes. Entre los procesos más importantes de este sistema de generación se encuentran los siguientes: 

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Validación

El actual sistema de facturación electrónica de Colombia requiere que las facturas, y otros documentos emitidos por el responsable de facturar electrónicamente, sean validados por la DIAN a través del servicio informático electrónico de validación previa antes de ser expedidos a su destinatario. Esta es la base de la validación previa actualmente vigente. Una vez cumplido este proceso, la DIAN procederá a registrar en sus bases de datos el documento electrónico con el valor «documento validado por la DIAN» a la vez que genera, firma, almacena y remite un mensaje de validación al facturador electrónico para su correspondiente expedición y entrega al adquiriente.

Contingencia

La actual legislación de facturación electrónica prevé que en caso de que el contribuyente se vea en la imposibilidad material de emitir una factura electrónica o cualquiera de los demás documentos equivalentes debido a inconvenientes tecnológicos imputables a la DIAN, dicho contribuyente podrá emitir el documento soporte de la transacción sin la validación de la DIAN. Estos documentos podrán ser facturas en talonario de papel. En dichas situaciones de contingencia, el contribuyente deberá utilizar los rangos de facturación autorizados por la DIAN para tal fin. Luego de terminada la situación de contingencia, el obligado tendrá un plazo de 48 horas para remitir dichos documentos a la DIAN para su validación.

Expedición y entrega de la factura de venta y/o del documento equivalente

La expedición de la factura de venta y/o del documento equivalente, comprende su generación, así como la transmisión y validación para el caso de la factura electrónica de venta; la expedición se cumple con la entrega de la factura de venta y/o del documento equivalente al adquiriente, por todas y cada una de las operaciones en el momento de efectuarse la venta del bien y/o la prestación del servicio, cumpliendo con los requisitos establecidos para estos documentos, teniendo en cuenta las disposiciones contenidas para cada sistema de facturación y las demás condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la DIAN.

Recepción de documentos electrónicos

Los facturadores electrónicos deben actuar igualmente como receptores electrónicos. Para ello deben establecer un correo electrónico para recibir facturas electrónicas de venta emitidas por sus suplidores y otros documentos sujetos al mandato de facturación electrónica. Esta obligación se cumple mediante la emisión de un acuse de recibo por parte del receptor del documento y solo debe hacerse cuando el documento emitido ha sido validado por la DIAN. Desde el punto de vista comercial, si el receptor del documento está de acuerdo con el documento recibido, deberá aceptar formalmente el mismo. En caso contrario, si el documento no cumpliese con las condiciones comerciales pactadas con el suplidor, deberá rechazar comercialmente el documento por el cual emitió el acuse de recibo. Si luego de recibido el documento, el receptor no lo rechaza dentro de los 3 días hábiles contados desde el día que indica en el campo deliveryDate, (o en el campo issueDate), el documento se considerará aceptado de forma tácita.

El RADIAN

Una vez que una factura electrónica de venta se convierte en título valor y se registra en RADIAN -sistema de información que permite la circulación y trazabilidad de facturas electrónicas como título valor, en lo sucesivo factura electrónica de venta título valor- el tenedor legítimo y/o a través mandatarios y/o operadores autorizados por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, puede negociar dicha factura electrónica como título de valor. Existen otros múltiples procesos dirigidos a garantizar la negociación, transferencia, endoso y ejecución de dicho documento.

Sanciones

El actual sistema sancionatorio del régimen de facturación electrónica de Colombia está regulado por las disposiciones del artículo 652-1 del Estatuto Tributario, el cual dispone básicamente dos tipos de sanciones para aquellos contribuyentes que, estando en obligación de facturar electrónicamente, no lo hicieren cumpliendo las disposiciones técnicas establecidas por la Ley: 1) Cierre de establecimientos por hasta treinta días, dependiendo la gravedad de la infracción. 2) Multas pecuniarias de hasta el 1% del valor envuelto en las facturas que no hayan cumplido con el mandato establecido por la ley. Estas sanciones pueden ser aplicadas por la DIAN aislada o concomitantemente.

Evolución de la ley de facturación electrónica en Colombia

Estatuto Tributario

Contiene la primera base legal para regular la facturación electrónica y dispone la validez de la misma siempre que los documentos cumplan con los requerimientos técnicos establecidos por la ley. Múltiples disposiciones regulan la facturación electrónica, en especial los artículos 511, 615, 616-1, 616-2, 616-4, 617, 618, 618-2 y 771-2 de dicha ley.

Ley 2010 de 2019

Exime a los proveedores de servicios desde el exterior de la obligación de expedir factura electrónica.

Decreto 1625/2016

Establece las primeras disposiciones para reglamentar la facturación electrónica.

Decreto 358/ 2020

Sustituye múltiples disposiciones del decreto 1625 y es en la actualidad una de las principales disposiciones regulatorias de la materia.

Resolución 042 de 2020

Detalla las disposiciones para la implementación del mandato de facturación electrónica con validación previa y establece dentro de sus disposiciones los anexos técnicos para tal fin.  

Anexo Técnico 1.7-2020

Emitido como parte de la resolución antes indicada, contiene las disposiciones técnicas para la implementación de la factura electrónica en Colombia.

Otras Resoluciones y Decretos

Existen múltiples disposiciones legales adicionales que establecen regulaciones referentes al régimen de facturación electrónica en Colombia, tales como las leyes 962 de 2005, 183 de la Ley 1607 de 2012, 1943 de 2018 y la ley 2010 de 2019. A lo anterior se suma el Decreto Único Reglamentario en materia tributaria, y otras resoluciones emitidas por la DIAN sobre la materia.

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