El cambio a SAP Central Finance ayuda a las empresas a evitar los riesgos asociados al cumplimiento tributario

Sovos

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diciembre 6, 2018

SAP Central Finance cumple la promesa de extraer datos desde múltiples fuentes para visualizarlos en un solo lugar tanto para el proceso de presentación de informes como para el proceso de análisis. Canalizar diferentes fuentes de datos hacia una fuente única de información puede ser enormemente valioso para las organizaciones, en especial aquellas que poseen numerosos componentes para la facturación, cuentas por pagar y libro mayor, o incluso múltiples implementaciones de ERP.  

No obstante, pese a que la propuesta de valor de Central Finance es sólida, su implementación conlleva un cierto elemento de riesgo, tal como sucede con cualquier proyecto de esta envergadura. Los datos críticos para el negocio están en juego, y las empresas que no apliquen algunas mejores prácticas claves a la larga podrían no solo dejar de maximizar el valor de Central Finance, sino también afectar el funcionamiento de sus sistemas financieros.

Aprender Central Finance desde SAP

Durante nuestra participación en el SAP Central Finance Bootcamp el 7 y 8 de noviembre de 2018, en Chicago, mi socio y yo aprendimos bastante sobre cómo las empresas están comenzando a buscar mejores formas de generar sus requisitos internos para la presentación de informes de una manera que les permita localizar todas sus implementaciones globales en muchas regiones diferentes. El evento nos entregó conceptos, capacidades y componentes de arquitectura claves para ayudar a los equipos a prepararse mejor para la iniciativa de Central Finance, a fin de modernizar sus funciones financieras y garantizar una fuente única de información.

No profundizaré en aspectos específicos de tecnología ni analizaré las opciones de implementación para las soluciones locales, en la nube, o de software como servicio (SaaS) aquí, ya que SAP hace un buen trabajo entregando esta información a los asistentes. Sin embargo, quería compartir con ustedes algunas consideraciones importantes, así como los riesgos ocultos cuyo desconocimiento podría hacer fracasar su proyecto.

Tres consideraciones importantes que lo ayudarán a evitar ciertos problemas al tomar esta iniciativa:

1. La implementación de SAP Central Finance NO es un proyecto de TI. Es un proceso colaborativo dentro de una empresa para lograr la transformación del negocio.

Un punto que mi socio y yo escuchamos una y otra vez fue que implementar Central Finance NO es un proyecto de TI. Entonces, al ir comprendiendo cómo Central Finance puede servir como punto de partida para la implementación de SAP S/4HANA Finance sin interrumpir los sistemas fuente existentes del ERP SAP , el proyecto en su totalidad resulta ser mucho más profundo que una operación de TI. Como con cualquier transformación digital, la transformación del negocio y la gestión del cambio son componentes clave, pero es el componente de la gobernanza el que genera problemas a la mayoría de las organizaciones y la razón principal por la cual estas trabajan con Sovos durante sus proyectos de migración del ERP.

Entonces, ¿qué pueden hacer los comercios que usan SAP para garantizar la transformación del negocio y evitar caer en la trampa de abordar la implementación de Central Finance como una jugada únicamente de TI?

En definitiva, actualizar y aprovechar la eficiencia de las funcionalidades para la presentación de informes de Central Finance debería mejorar, y no obstaculizar, las experiencias del usuario final. Aproveche las ideas y oportunidades planteadas por colegas que desean ver funcionalidades mejoradas o la capacidad de realizar desgloses de datos a gran escala.

Haga una encuesta entre el personal clave que comprenda, desde una perspectiva funcional, qué conjuntos de datos deben migrarse para satisfacer las necesidades de cumplimiento a nivel local. Compruebe si les faltan datos esenciales que podrían mejorar la eficiencia al organizarse o vincularse de una nueva forma. La estrategia global para la obtención de informes instantáneos y análisis en tiempo real podría implicar algún costo si es que los departamentos, una vez segmentados por operaciones, no se suman a esta transformación de TI. Este es el mejor ejemplo de colaboración.

A. Involucrar a los equipos de negocios locales y regionales: asegúrese de que los equipos de negocios locales de todas las regiones estén participando para garantizar que los requisitos de gobernanza local no se vean interrumpidos ni afectados.

¿Está incorporando la experiencia y el conocimiento de sus equipos locales de finanzas, fiscales y de contabilidad para identificar los requisitos de cumplimiento de los informes fiscales, de facturación electrónica y reglamentarios en sus reuniones de planificación para la migración del ERP?¿Cuenta con algún socio comercial a nivel mundial que se dedique a la presentación de informes fiscales y regulatorios, así como a la facturación electrónica y las obligaciones de cumplimiento, capaz de proporcionar software para automatizar las necesidades de gobernanza?

B. Interoperabilidad con estos equipos: mediante una planificación cuidadosa. A medida que intenta aprovechar los servicios compartidos y la eficiencia al disponer de informes y análisis globales para su ERP, permita a los equipos locales el tiempo necesario para gestionar las obligaciones fiscales complejas dentro de los mercados. Por ejemplo, en Central Finance, el cierre predictivo puede ejecutarse en paralelo con las actividades locales de cierre del ejercicio hasta que el equipo de negocios local confíe plenamente en las nuevas funcionalidades para la presentación de informes.

2. Descubra la manera en que ciertas funcionalidades de Central Finance, tales como la contabilización central, afectarán las obligaciones fiscales.

A. La funcionalidad de Central Finance que permite servicios compartidos para las cuentas por pagar y cuentas por cobrar podría afectar a las obligaciones fiscales en los mercados:

  • ¿Planea contabilizar transacciones en Central Finance que deban informarse localmente?
  • Si es así, ¿cómo afecta esto a los informes personalizados requeridos a nivel local si la «imagen completa» ya no está disponible en la fuente de datos original?

B. Asegúrese de que su nueva fuente de información sea capaz de transmitir datos nuevamente (back post) al sistema original.

  • Debido a que los gobiernos se enfocan en cerrar las brechas en la recaudación fiscal, el cómo y dónde se aplica el efectivo es lo que adquiere importancia. Si los pagos centrales se aplican en Central Finance, la presentación de informes fiscales también debe ejecutarse de manera centralizada.

3. Contabilidad permanente

A. Central Finance consiste en un documento físico para el procesamiento y los análisis en tiempo real, y combina la contabilidad y el control financieros en una tabla de elementos de una sola partida para la «fuente única de información», conocida como «Universal Journal (libro universal)». Habilitar Universal Journal ofrece métodos eficientes al sistema, tales como la latencia reducida, el acceso en tiempo real y el cierre analítico predictivo. La nueva fuente única de información tiene la capacidad de agregar datos globales para facilitar la presentación de informes en tiempo real, asegurando la transparencia en el análisis de costos y beneficios. Sin embargo, replicar datos a Central Finance podría presentar las siguientes dificultades:

  • Implicancias en los datos comparativos históricos de tipo financiero y en la presentación de informes del libro mayor (informes de balance de sumas y saldos o SAF-T): SAP permite la carga resumida desde FAGLFLEXT o ALL (todos) los documentos a partir de un momento determinado. Es posible que necesite partidas individuales manuales personalizadas para actualizar selectivamente el historial. ¿Cómo impacta esto en los requisitos de archivo y auditoría dentro de las jurisdicciones de los países?
  • Libro mayor legal y paralelo: Central Finance se enfoca en los libros contables principales como estrategia global. Esto podría convertirse en un riesgo para la carga de su balance de apertura sobre partidas pendientes.

Es importante recordar que las entidades gubernamentales están adoptando prácticas que las empresas privadas han utilizado durante décadas. Compartir información para promover el crecimiento del negocio ha impulsado la eficiencia de las multinacionales de manera asombrosa; los informes en tiempo real y el análisis predictivo aumentan los pronósticos sobre qué información los gobiernos pueden esperar y cuándo pueden obtenerla. La posibilidad de modernizar la infraestructura de TI podría cambiar la forma de gestionar las obligaciones de cumplimiento para la próxima década en las empresas multinacionales. Asimismo, un arquitecto de soluciones de S/4HANA Central Finance recomienda en una publicación que las declaraciones de impuestos sólo se realicen desde sus sistemas de origen en lugar del sistema de Central Finance.

Comuníquese con nosotros y converse con un experto en cumplimiento tributario para saber más sobre cómo Sovos está ayudando a los clientes a preparar sus implementaciones de SAP para el futuro digital de los impuestos. Más de 20 años de experiencia con SAP han permitido a Sovos desarrollar soluciones que garantizan que la gestión tributaria no afecte sus iniciativas de ERP.

Es tiempo de actuar

Aprenda a minimizar las interrupciones en el negocio durante los proyectos de actualización de SAP S/4HANA a raíz de los impuestos modernos: lea nuestro whitepaper Prepare a SAP S/4HANA para el cumplimiento tributario continuo para evitar que los requisitos de la gestión tributaria moderna afecten a su empresa.

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Sovos is a leading global provider of software that safeguards businesses from the burden and risk of modern tax. As governments and businesses go digital, businesses face increased risks, costs and complexity. The Sovos Intelligent Compliance Cloud is the first complete solution for modern tax, giving businesses a global solution for tax determination, e-invoicing compliance and tax reporting. Sovos supports 5,000 customers, including half of the Fortune 500, and integrates with a wide variety of business applications. The company has offices throughout North America, Latin America and Europe. Sovos is owned by London-based Hg. For more information visit http://www.sovos.com and follow us on LinkedIn and Twitter.

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