Cumplimiento fiscal y transformación digital en SAP

Oscar Caicedo
junio 9, 2020

Frente al desafío impuesto por los Gobiernos, que aceleran su transformación digital y exigen el cumplimiento de nuevos mandatos fiscales, las empresas se ven en la obligación de incorporar soluciones que resuelvan sus problemas relacionados con los impuestos.

Hoy, tal vez uno de los mayores desafíos que enfrentan las compañías que deben sumarse a la digitalización de sus obligaciones tributarias -siguiendo la tendencia mundial al respecto- es cumplir con los mandatos fiscales de los gobiernos que, equipados con la tecnología necesaria para exigir el cumplimiento continuo, exigen la adopción de estrictas normativas que demandan grandes esfuerzos de las empresas para adoptarlas en tiempo y forma, e incorporar dichos requisitos en sus plataformas ERP sin afectar su negocio.

El incumplimiento de los estándares establecidos por los mandatos fiscales globales puede traducirse en que las empresas enfrenten sanciones monetarias, un flujo de caja disminuido y costosas auditorías, e incluso pueden poner en peligro sus relaciones con clientes y proveedores.

En Latinoamérica, en particular, la infinidad de mandatos distintos para la presentación de informes y para la facturación electrónica complejizan aún más el escenario para las empresas que utilizan SAP, añadiendo retos adicionales para el cumplimiento tributario que deben ser resueltos por los departamentos a cargo, mientras intentan mantener los costos y el uso de recursos valiosos a raya.

Uno de los mayores desafíos que deben resolver estas empresas, en su mayoría multinacionales con operaciones en distintos lugares del mundo, deriva de hecho de que los requisitos fiscales de cada país, en ocasiones con diferencias sustanciales entre sí, deben reflejarse en su ERP. Muchas veces, las casas matrices de dichas entidades están en Europa, o Estados Unidos, y su implementación corporativa de SAP es incapaz de capturar las complejidades de Latinoamérica dentro de las implementaciones del ERP a niveles locales.

Incluso se pueden producir discrepancias derivadas de distintas interpretaciones conceptuales. El número asignado a un documento, por ejemplo, tiene variados significados dentro de Latinoamérica. En este escenario, para una entidad, especialmente si es multinacional, es muy difícil realizar cambios en su tecnología para hacer bajadas locales si no entienden estas diferencias. Este gap no dice relación con los recursos técnicos de los que dispongan, sino con la capacidad de entender otras realidades y adaptar las implementaciones a ellas.

Estas brechas se pueden traducir en una gran cantidad de discrepancias entre la información que contiene el ERP y lo que cada filial reporta finalmente al Gobierno.

Si deben cumplir con los estándares de cumplimiento, las multinacionales deben asegurarse de que sus sistemas centrales permanezcan aislados de cualquier interrupción regulatoria, independientemente de dónde o con qué frecuencia se realicen cambios en los mandatos.

Para resolver estas problemáticas, hoy existen infinidad de soluciones en el mercado que permiten, efectivamente, enviar información a los distintos organismos fiscales, pero que no tienen la capacidad de reconciliar contra el ERP. Estas fallas quedan en evidencia en las auditorías a ese ERP, que delatan las inconsistencias en el sistema y que pueden traducirse en costosísimas sanciones que pueden poner en riesgo, incluso, la continuidad del negocio. Existen también algunos proveedores que realizan toda la operación de ingreso de información de forma manual en SAP, lo que eleva significativamente la posibilidad de errores irreconciliables que crean graves riesgos fiscales.

Este punto no es menor, dado que toda la información de la compañía, incluyendo precios, impuestos, cantidades, descripción de los ítems, códigos de barras, y otros datos críticos, están contenidos en el ERP SAP.

El sello único de Sovos

Como vimos anteriormente, en términos generales cualquier solución a nivel nube en el mercado puede tomar la información fiscal de una empresa, mapearla y derivarla al Gobierno. Sin embargo, cuando hablamos de SAP, la complejidad de incorporar modificaciones en el ERP con el objeto de obtener la información apropiada para generar los reportes requeridos es una tarea sumamente compleja.

Para cumplir con este desafío exitosamente, la gestión completa del cumplimiento tributario en la nube debe ser provista por un proveedor de primera línea que ofrezca actualizaciones continuas de cumplimiento y una inversión en mantenimiento, infraestructura e innovación que ahorre costos financieros y de recursos. La entrega automatizada de actualizaciones regulatorias, por ejemplo, evitará la necesidad de intervención manual cada vez que se introduzca o cambie un mandato.

En este escenario, Sovos ha logrado desarrollar una tecnología única que, a través de paquetes de código externo importados dentro de SAP y configuraciones adaptadas a la especificidad de cada cliente, permite extraer la información requerida en cada caso y llevarla a la nube. Esta capacidad de Sovos marca una diferencia sustancial, transformando a la compañía en la única en el mercado con la capacidad de ingresar y extraer la información requerida directamente desde el ERP, sin modificarla. De esta manera, permite mantener la condición de SAP como “single source of truth” (o fuente única de información). Esta capacidad de la extracción de datos y la trazabilidad del ERP central son, además, esenciales para protegerse contra los riesgos de auditoría.

Adicionalmente, Sovos desarrolla los denominados “programas Delta” que incorporan configuraciones únicas para cada cliente dependiendo de su implementación de SAP y de los requerimientos de mercado, al tiempo que mantienen el código estándar.

Sovos no solo provee el conocimiento y la tecnología para extraer la información desde el ERP y transmitirla a cada autoridad fiscal; también cuenta con un equipo de análisis regulatorio distribuido a nivel global que está monitoreando permanentemente los cambios normativos en cada región para transmitirlos al área de Producto -de manera que sean incorporados y actualizados en los distintos sistemas de la solución de Sovos- y al área de Soporte responsable de cada país.

Implementación transparente y adaptable

Una de las mayores preocupaciones de las áreas de TI de las empresas al momento de decidir la implementación de una solución de cumplimiento tributario a nivel transaccional en la nube, es el grado de complejidad de la implementación, el tiempo y los recursos que esta requerirá y el nivel de dificultad que enfrentarán los usuarios para utilizarla.

En este sentido, una de las fortalezas de Sovos es que los usuarios no perciben las eventuales complejidades que pudiera presentar una implementación al ofrecer, a través del monitor de SAP, transparencia total para el usuario final.

Además, para entidades con operaciones en distintos países, la solución de Sovos permite implementar en sus sistemas una configuración para cada país en el mismo SAP, si el ERP captura los datos de cada mercado. Esto quiere decir que una compañía puede facturar al mismo tiempo, desde el mismo ERP, a distintos países, independientemente de que las autoridades fiscales sean distintas.

En suma, como eje alrededor del cual gira una transformación digital, una solución moderna de cumplimiento tributario debería ser un componente clave de la estrategia de cada empresa para resolver sus problemas relacionados con los impuestos y eliminar para siempre los dolores de cabeza en torno al cumplimiento.

En este contexto, Sovos cubre todas las formas de cumplimiento tributario a nivel transaccional en una sola solución: una plataforma continua y conectada para la determinación del IVA, el cumplimiento de facturación electrónica e informes fiscales para los gobiernos de todo el mundo, soportada por equipos técnicos y legales de primera línea.

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AUTOR

Oscar Caicedo

Oscar Caicedo tiene más de 10 años de experiencia liderando el ámbito de los requisitos de cumplimiento normativo digital en todo el mundo. Como vicepresidente de Estrategia y Operaciones para la línea de negocios de IVA en Sovos, es responsable de definir la estrategia de producto y penetración de mercado, además de proporcionar orientación, como líder de práctica global, a los equipos de Professional Services y Customer Engineering. El background de Oscar incluye la experiencia en los requisitos para la declaración digital de la facturación, recibo, archivo, libro y contabilidad electrónicos, y para la auditoría post-audit. Antes de incorporarse a Sovos, Oscar pasó un tiempo en el área de requerimientos de datos digitales y EDI en compañías como Invoiceware, SAP y Crossgate Inc. Oscar obtuvo su licenciatura en Economía en la Universidad Estatal de Georgia.
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