Desde sus orígenes en América Latina, hace 15 años, la facturación electrónica está evolucionando y extendiéndose rápidamente por todo el mundo. En 2019, solo en Latinoamérica se realizaron 32 ajustes o actualizaciones a las regulaciones de facturación electrónica y otros tres países implementaron nuevos mandatos. Con naciones como India, Grecia e Italia implementando mandatos en línea (o preparándose para hacerlo) la facturación electrónica sigue planteando un gran desafío para las multinacionales.

Un nuevo enfoque en los procesos de recepción de facturas electrónicas

En su mayoría, las empresas se han centrado en adaptar procesos clave, incluyendo nómina, documentos de entrega y la gestión de facturas de exportación, entre otros, a la emisión de facturas electrónicas. Pero la recepción de facturas es también una tarea crítica para las grandes compañías, y, por tanto, no pueden descuidarla. Incorporar procesos de cuentas por pagar (AP) para la recepción de facturas electrónicas es fundamental, tanto para mantener relaciones sólidas con los partners de negocios, como para cuidar el cumplimiento.

El proceso de recepción de facturas electrónicas presenta a las empresas multinacionales complejos desafíos operativos, incluyendo el manejo de facturas en papel de pequeños proveedores, la necesidad de desarrollar un proceso de validación fiscal para la facturación electrónica y de reducir el tiempo de conciliación para aprobar o rechazar facturas, y considerar también las regulaciones de factorización electrónica para pequeñas y medianas empresas. La incapacidad para abordar esos problemas puede traducirse en problemas de liquidez y en un flujo de caja impredecible, y dañar la relación con los proveedores.

Cómo pueden las empresas responder a los cambios en el proceso de recepción de facturas electrónicas

En un proceso de recepción tradicional, hoy desactualizado, una factura en papel debía abrirse paso a través de un laberinto burocrático que podía requerir de 35 a 60 días para completarse y que consideraba una serie de puntos de verificación, documentos a conciliar y procesos de aprobación. En el proceso antiguo, las compañías tenían problemas con el flujo de efectivo porque les era difícil pronosticar las obligaciones de las cuentas por pagar (AP). Los atrasos en los pagos solían dañar, además, las relaciones con sus proveedores.

La recepción de facturas electrónicas exige a las empresas desarrollar nuevos métodos para procesar las facturas y actualizar sus sistemas ERP con información precisa y actualizada para efectos de planificación y pronóstico.

Estas son las opciones básicas de que disponen las empresas para incorporar la recepción de facturas electrónicas en los procesos ERP:

  1. Mantener los procesos existentes. Este método aumentará el tiempo, trabajo y los recursos necesarios para cumplir con los mandatos.
  2. Personalizar el ERP agregando código desarrollado a la medida, con el objetivo de lograr mantener el ritmo de las regulaciones en empresas individuales alrededor del mundo. Este enfoque requiere determinar la funcionalidad deseada y luego contratar desarrolladores, consultores y expertos locales para llevar a cabo un proyecto masivo. Este trabajo personalizado puede requerir de 9 a 18 meses para completarse, tras los cuales recién pueden realizarse las primeras pruebas del sistema. En ese momento, es muy probable que las regulaciones en todo el mundo hayan cambiado, haciendo que el sistema quede obsoleto antes de su debut.
  3. Conectar y extender el sistema ERP utilizando la nube y/o extractores nativos. Este enfoque permite a las empresas mantenerse al día con los requisitos de facturación electrónica en todo el mundo a medida que evolucionan y cambian. También protege a las compañías multinacionales de invertir una gran cantidad de tiempo y recursos en un proyecto que finalmente producirá un sistema obsoleto. Con el método de conectar y extender, las empresas pueden adelantarse a los cambios en los mandatos y ejecutar con eficacia la conciliación de datos y la gestión de proveedores.

 

Aunque, en gran medida, la facturación electrónica tiene que ver con poner en orden los procesos de cuentas por cobrar (AR) y de emisión de facturas, las multinacionales ignoran, bajo su propio riesgo, los procesos de cuentas por pagar (AP) y de recepción de facturas electrónicas.

Las opciones para ordenar los procesos de recepción son claras.

Si bien mantener los procesos existentes es insostenible (además de posiblemente ilegal) y personalizar los sistemas ERP es una opción costosa que puede fallar; conectar y extender el ERP es un método rentable para evitar problemas de flujo de efectivo, mantener en buen pie las relaciones con los proveedores y, en última instancia, evitar multas y sanciones en los distintos países del mundo.

 

Lejos de ser una carga, el mandato de facturación electrónica de Perú ha ayudado a las medianas empresas a iniciar su transformación digital, así como a catalizar una expansión de su base tributaria.

El Fondo Monetario Internacional (FMI) lanzará, durante esta primavera, un estudio que detalla el impacto que ha tenido la facturación electrónica obligatoria en Perú, que comenzó en 2014 y ha evolucionado a un modelo de autorización. Salma Khalid, economista del Departamento del Hemisferio Occidental del FMI, y Matthieu Bellon, economista del Departamento de Finanzas Públicas, analizaron el estudio en un podcast reciente.

Perú amplía su base tributaria con la facturación electrónica

Los economistas descubrieron que la facturación electrónica obligatoria ha iniciado una expansión de la base tributaria de Perú, generada principalmente por las pequeñas y medianas empresas que, anteriormente, presentaban el menor cumplimiento en el país. Los expertos del FMI detectaron que las compañías reportan en promedio 10 por ciento más transacciones, en comparación al periodo anterior a la entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria.

El cumplimiento del mandato de facturación electrónica ha sido importante, en parte porque hace más real la amenaza de ser fiscalizadas a las empresas que podrían haber ignorado la posibilidad de una auditoría antes que se iniciara el mandato. El costo de auditar a través de los métodos tradicionales de papel es prohibitivamente alto para la autoridad fiscal de Perú, SUNAT, por lo que era raro que se fiscalizara a las empresas más pequeñas en la era anterior a la facturación electrónica.

Por su parte, México ha tenido éxito con la facturación y auditoría electrónicas. El proceso para resolver una auditoria, desde su inicio hasta la resolución, solía tomar más de tres años. Luego de que la autoridad fiscal de México, SAT, implementó la facturación y auditoría electrónicas, el tiempo requerido para realizar una auditoría se ha reducido a solo 33 días.

En la era de facturación electrónica, el proceso de auditoría es considerablemente más fácil y menos costoso, lo que significa que las empresas tienen una mayor motivación para mantenerse en cumplimiento. Los economistas del FMI descubrieron que, así como las empresas más grandes y las más pequeñas se han adaptado con bastante facilidad a la facturación electrónica, las empresas medianas son las que han tenido mayores dificultades, teniendo que lidiar con muchas más transacciones que las pequeñas empresas, pero sin los presupuestos que manejan las grandes corporaciones para adoptar rápidamente una solución de cumplimiento de facturación electrónica.

La facturación electrónica es positiva para el gobierno y las empresas

Aun así, la facturación electrónica ha sido una fuerza positiva para impulsar a las medianas empresas a que se hagan parte de la transformación digital, la cual “las hará más competitivas” y “les permitirá interactuar más efectivamente con la nueva economía”, dijeron los economistas en su podcast.

También elogiaron a la SUNAT por una implementación efectiva del mandato, la cual tomó en cuenta las preocupaciones de las empresas más pequeñas y les dio más tiempo para cumplir con la norma.

Perú no es el único país en Latinoamérica que ha tenido éxito con la facturación electrónica. El analista de la industria, Billentis, informó a principios de este año que otros países latinoamericanos han usado el modelo de autorización para producir resultados medibles:

Billentis también adelanta que el modelo de autorización dominará la facturación electrónica global, dado que el mercado para la facturación electrónica y la habilitación comercial para este modelo de recaudación de impuestos con base tecnológica crecerá desde los 4.8 billones de dólares en 2019, a 20 billones en 2025.

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Sovos ha desarrollado una solución robusta, segura y fácil de implementar, siendo la primera compañía certificada por SUNAT como OSE y el proveedor más grande de procesamiento de facturas electrónicas en Latinoamérica.

Lima, Perú – 20 de febrero de 2019

Sovos, la empresa líder mundial en cumplimiento impositivo y software de reportes tributarios, que protege a las empresas de la carga y el riesgo de cumplimiento en todo el mundo, presenta su solución OSE a partir del nuevo mandato anunciado por la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria, SUNAT. Este mandato establece la obligatoriedad del uso del sistema de Operadores de Servicios Electrónicos con el fin de hacer más eficaz la utilización de la facturación digital para las empresas peruanas que incorporan a sus operaciones este nuevo régimen.

El operador (OSE) no solo validará la correcta emisión de un comprobante de pago electrónico, sino que además informará a la SUNAT sobre los documentos emitidos. La validación del nuevo sistema se realizará para los comprobantes de pago electrónicos y sus documentos relacionados, tales como: facturas electrónicas, boletas de venta, notas de crédito, notas de débito, comprobantes de retenciones, comprobantes de percepciones, guías de remisión, recibos de servicios público; y también los informes de baja, de reversiones y de boletas de venta.

Sovos fue la primera compañía certificada por SUNAT como proveedor OSE y es la red más grande de procesamiento de facturas electrónicas en Latinoamérica, con más de 2.6 billones procesadas anualmente. Solo en Perú, Sovos gestiona casi 500 millones de documentos al año, representando el 70% del mercado de documentos electrónicos de este país.

“Al contratarnos como su OSE, los clientes que ya trabajan con Sovos como su proveedor de servicios electrónicos (PSE) reciben las mismas condiciones de soporte estipuladas en su contrato inicial, con una solución de punta a punta que permite una perfecta integración con múltiples ERP y POS. Junto a ello, Sovos Compliance ha implementado un programa de seguridad integral, certificado ante la norma internacional ISO/IEC 27001:2013, que cubre todas las áreas de seguridad de la información con la intención de brindar defensa en profundidad para la protección de la información del cliente” afirmó Jean Pierre Barrios, Sales Manager de Sovos en Perú.

La implementación de la solución OSE Sovos es tan simple como registrarla en el sitio web de la SUNAT. De esa forma, los clientes contarán con un solo proveedor que le entregará la tecnología y el soporte para todos los tipos de documento exigidos, incluyendo boleta en sus dos versiones de envío: uno a uno y vía informe de boletas.

“Queremos transformarnos en el mayor aliado de las empresas peruanas en el cumplimiento de este nuevo mandato, donde seleccionarnos como su OSE representa un proceso sencillo y rápido, asegurando el cumplimiento a cabalidad con las normas y optimizando su trabajo con la mejor solución global y escalable del mercado.

Nuestra meta es soportar el 100% de la carga y crecimiento de nuestros clientes actuales; y, en línea con esa visión, hemos hecho grandes inversiones en potenciar y actualizar nuestra infraestructura, con nuevos servidores de datos y hardware/software para los servidores de respaldo. Nos avalan, además, nuestros años de experiencia gestionando documentos electrónicos dentro del mandato del Servicio de Administración Tributaria (SAT) de México, que presenta las mismas condiciones que el dispuesto por la SUNAT este año” explicó Jean Pierre Barrios.

La consultora de mercado, IDC, recientemente reconoció a Sovos como el líder mundial del software tributario, tanto por su solución en la nube, como el soporte entregado a los clientes para resolver de manera fluida sus impuestos alrededor de todo el mundo.

El Centro de Certificación e Integración SAP® (SAP ICC) certificó que la determinación de impuestos global de Sovos se incorpora con SAP S/4HANA mediante las tecnologías estándares de integración.

Sovos, el proveedor líder en software tributario en todo el mundo, anunció que su solución global para la determinación de impuestos en lotes y en tiempo real obtuvo la certificación SAP al haberse integrado con SAP S/4HANA®. Dicha integración ayuda a las organizaciones a facilitar el cálculo de impuestos correcto para los procesos de compra y de venta. Así, las empresas pueden anticiparse a la creciente disparidad en las tarifas y normas fiscales, además de proteger las implementaciones de SAP S/4HANA frente a los controles fiscales en tiempo real, que son cada vez más complejos.

Con el fin de reducir las brechas fiscales, los gobiernos de todo el mundo están adoptando la transformación digital para recaudar los impuestos transaccionales, lo que impone una nueva presión en los ERP y las aplicaciones en la nube relacionadas, para que las declaraciones fiscales sean correctas desde la primera presentación. Al poner al software de cumplimiento tributario en el centro de la tecnología financiera digital, Sovos está contribuyendo a que las empresas que emplean soluciones SAP sigan avanzando con sus propias iniciativas de transformación digital, ofreciendo una solución desarrollada a tal efecto para satisfacer las demandas de cumplimiento tributario a nivel de transacciones.

El Centro de Certificación e Integración SAP® (SAP ICC) ha certificado que la determinación de impuestos global de Sovos se incorpora con SAP S/4HANA mediante las tecnologías estándares de integración. SAP S/4HANA es un conjunto de programas empresariales de última generación, creado para la plataforma SAP HANA®, con opciones de implementación local y en la nube. Está diseñado para comportarse como un núcleo digital, ayudando a los clientes a impulsar la transformación digital en todas sus organizaciones y aprovechando la premiada experiencia de usuario y basada en roles de SAP Fiori®.

“A medida que la digitalización de los impuestos aumenta los desafíos del cumplimiento en todo el mundo, las empresas necesitan una solución completa para el cálculo de los impuestos en tiempo real que las apoye en todos los lugares donde operan y en todos sus procesos, tanto de compra como de venta, además de mantenerse actualizadas a medida que las autoridades gubernamentales implementan controles tributarios de forma constante», declaró Pawel Smolarkiewicz, director de producto de Sovos. “La integración certificada de nuestra solución de determinación de impuestos global con SAP S/4HANA es el último hito en nuestra alianza de 20 años con SAP y representa un importante paso en nuestra misión de ofrecerles a los clientes una solución definitiva para sus impuestos», precisó.

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El completo análisis destaca los principales beneficios del “sofisticado software de impuestos en la nube” de Sovos

BOSTON, enero de 2019

Según el estudio recientemente publicado, Sovos es ideal para “las empresas que están en búsqueda de un sofisticado software tributario capaz de satisfacer las altas demandas regulatorias de impuestos y facturación electrónica a nivel global.” El reporte IDC MarketScape detalla la amplia y profunda experiencia de Sovos en el cumplimiento de facturación electrónica y también señala como sus fortalezas principales la infraestructura en la nube de la compañía y el soporte a clientes en más de 60 países.

“Las empresas multinacionales se están enfrentando a un panorama de constante cambio en la regulación de impuestos”, declara Kevin Permenter, analista senior en IDC. “Sovos ofrece a estas organizaciones un inmenso valor al entregar cobertura para cualquier tipo de cumplimiento tributario en sus operaciones, en una sola solución. Como resultado de este diferenciador, esperamos que Sovos continúe aumentando su presencia en el mercado.”

Una solución completa en una plataforma en la nube confiable, escalable y segura

El informe destaca la robusta solución de software en la nube de Sovos, Sovos Intelligent Compliance Cloud, siendo esta la primera solución completa para los impuestos modernos en el mundo. Combina la determinación de impuestos y herramientas de reporte tradicionales para los impuestos a la venta y el uso, el IVA y otros impuestos transaccionales; con un software moderno, capaz de entregar reportes digitales y de cumplir con la normativa de facturación electrónica. La solución es respaldada por la plataforma de la compañía en la nube, S1, que le permite a Sovos hacer el trabajo duro por las empresas, gestionando el cumplimiento en todos los sistemas financieros, y a la vez apoyándolas con una infraestructura en la nube altamente confiable, escalable y segura.

La primera solución en el mundo de cumplimiento global de facturación electrónica

A medida que los gobiernos de todo el mundo (desde Brasil a Italia) aceleran sus gestiones para cerrar las brechas entorno al impuesto al valor agregado (IVA), han comenzado a implementar varios modelos de cumplimiento de facturación electrónica; un sistema de modernización de impuestos que requiere que las empresas cumplan con leyes regulatorias indirectas a nivel de facturas. Estos nuevos requerimientos, que se producen generalmente en tiempo real, están impulsando la transformación digital de todos los sistemas financieros.

Según el reporte IDC MarketScape, “varios clientes se refirieron a la gestión de Sovos en el cumplimiento de facturación electrónica como uno de los mayores beneficios que han obtenido al elegir su solución.” Hoy, la facturación electrónica de Sovos entrega cobertura a países en Europa, Latinoamérica, el Medio Oriente, África y la región Asia-Pacífico.

Alcance global

Como menciona el reporte, Sovos tiene planes ambiciosos de crecimiento. En los últimos cinco años, la compañía ha realizado ocho adquisiciones, que han impulsado su impacto y cobertura en 60 países. Con 12 oficinas repartidas en tres continentes, Sovos hoy protege a más de 5.000 clientes globales que hacen negocios en los entornos regulatorios más complejos del mundo.

“El software de impuestos tradicional no fue creado para la era actual de recaudación digital de impuestos. En respuesta a ello, hemos construido una completa y moderna solución de software en la nube que prepara a las empresas para un mundo donde el impuesto es parte de toda transacción”, señala Andy Hovancik, presidente y CEO en Sovos. “Estamos comprometidos a ayudar a nuestros clientes a incorporar los impuestos en el núcleo financiero digital de sus operaciones, donde pertenecen, para que puedan “Solve Tax for Good” (o resolver por siempre sus impuestos, como declara el lema de la marca Sovos) y dedicar más tiempo a hacer crecer sus negocios.”

IDC MarketScape es la principal herramienta utilizada para la evaluación de proveedores en la industria de la tecnología de la información y comunicaciones (ICT). El reporte ofrece profundas evaluaciones de mercado de proveedores de ICT para un amplio rango de sectores de la tecnología. La evaluación exhaustiva de competidores del mercado entrega información crítica que es necesaria para evaluar soluciones tecnológicas.

Lea aquí el resumen del reporte IDC MarketScape.

Sobre Sovos

Sovos es un proveedor líder a nivel mundial de software que protege a las empresas de la carga y riesgos de los impuestos modernos. A medida que los gobiernos y empresas se vuelven digitales, los negocios enfrentan nuevos riesgos, costos y complejidades. Sovos Intelligent Compliance Cloud es la primera solución completa para los impuestos modernos, entregando a las empresas una solución global para la determinación de impuestos, cumplimiento de facturación electrónica y reportes tributarios. Sovos apoya a 5.000 clientes, incluyendo a la mitad de las empresas Fortune 500, y se integra con una amplia variedad de aplicaciones de negocios. La compañía posee oficinas en Norte América, Latinoamérica y Europa. Sovos es propiedad de la firma Hg, con sede central en Londres. Para más información, visite www.sovos.com y síganos en LinkedIn y Twitter.

Sobre IDC MarketScape

El modelo de análisis de IDC MarketScape ha sido diseñado para entregar una mirada a las capacidades competitivas de los proveedores de ICT (tecnología de la información y comunicaciones) en un mercado definido. La metodología de investigación utiliza un método de puntaje riguroso basado tanto en criterios cualitativos como cuantitativos, que resultan en una única ilustración gráfica de la posición de cada proveedor dentro de un mercado específico. IDC MarketScape entrega un marco claro dentro del cual las ofertas, capacidades y estrategias de los productos y servicios, así como los factores de éxito actuales y futuros del mercado de proveedores de TI y telecomunicaciones pueden ser significativamente comparados. El marco también entrega a los compradores de tecnología una evaluación, en 360 grados, de las fortalezas y debilidades de los proveedores actuales y potenciales.

1.         doc #US43263718, January 2019

En los últimos años, México se ha enfocado en modernizar sus requisitos para la facturación electrónica. Mientras que las empresas de todos los sectores han tenido que adaptarse a este proceso, mantenerse al día con los cambios en las regulaciones ha adquirido especial importancia para las maquiladoras.

Las maquiladoras son compañías manufactureras cuyas fábricas suelen localizarse en zonas cercanas a la frontera con Estados Unidos. El gobierno mexicano les ha asignado una clasificación especial, condición que les permite importar materiales y equipos sin pagar aranceles, para realizar las actividades de ensamblaje, procesamiento y/o fabricación y posteriormente exportar el producto terminado.

El estatus de maquiladora, conocido en México como Industria Manufacturera, Maquiladora y de Servicios de Exportación, o Immex, incluye incentivos para el IVA, es decir, permite a estas empresas acreditar el IVA que pagan por sus importaciones contra sus obligaciones en materia de IVA, eliminando la necesidad de solicitar reembolsos y mejorando el flujo de caja.

En términos simples, las maquiladoras están exentas del pago del IVA sobre sus importaciones temporales. Por ello, perder el estatus de Immex podría causarles graves problemas en el flujo de caja, ya que los fabricantes que no integren este programa tendrían que pagar más IVA en comparación con los que sí se encuentran en esta categoría. Obtener y mantener las credenciales de Immex es fundamental.

Cómo obtener y mantener el estatus de Immex

No obstante lo anterior, alcanzar el estatus de Immex no es fácil, y adquirir y conservar esta condición exige a las empresas mantenerse en cumplimiento respecto de las cambiantes regulaciones tributarias. La autoridad fiscal de México, el SAT (Servicio de Administración Tributaria), solo otorgará el estatus de Immex a aquellos fabricantes que hayan liquidado todas sus responsabilidades fiscales y que mantengan en orden sus iniciativas para el cumplimiento.

El estatus de Immex tampoco es permanente. El SAT otorga tres certificaciones: A, AA y AAA, donde cada letra «A» representa la extensión de la validez de dicho estatus, expresada en número de años. El SAT puede auditar a las maquiladoras en cualquier momento, así como bajarlas de categoría o revocar su estatus. Perder el estatus de Immex no solo reduciría el flujo de caja, sino que también aumentaría los costos de operación e interrumpiría la gestión de la cadena de suministro para los fabricantes.

Los requisitos varían de acuerdo con la certificación otorgada, pero todos exigen que los fabricantes trabajen en estrecha cooperación con el SAT para garantizar que la información sobre las importaciones, la fabricación y las exportaciones, así como la gestión del inventario y los registros contables, estén en cumplimiento. Las maquiladoras no realizan ventas dentro de México, sino que adquieren materias primas para fabricar productos que posteriormente se envían a Estados Unidos. (Cerca del 80 por ciento de todas las exportaciones mexicanas son despachadas a Estados Unidos.) Por ello, los procesos de las cuentas por pagar (AP) constituyen la base para obtener y mantener el estatus de Immex.

El cumplimiento como requisito fundamental para mantener el estatus de Immex

Esta condición trae al frente algunos mandatos mexicanos tales como la nueva contabilidad electrónica, que almacena la información sobre cuánto debe una compañía al SAT o cuánto el gobierno le debe a una compañía. Sin una contabilidad electrónica que funcione correctamente y que esté vinculada a los procesos de las cuentas por pagar, será prácticamente imposible mantener el estatus de Immex.

Sin embargo, la contabilidad electrónica no resuelve todos los requisitos que se deben cumplir. El complemento de pagos, las cancelaciones electrónicas y la facturación electrónica también son componentes del sistema mexicano que los fabricantes deben saber gestionar. El incumplimiento de cualquier requisito esencial podría exponer a los fabricantes a multas y sanciones, así como a disputas con sus socios comerciales. Otras consecuencias del incumplimiento serán la pérdida, no solo del estatus de Immex, sino también del beneficio de reducción del IVA que dicho estatus conlleva.

Los procesos de almacenamiento de la información en papel ya no están permitidos y las maquiladoras deben preparar sus registros de forma tal que puedan ser auditados en cualquier momento. Esto explica por qué es tan importante que las maquiladoras implementen procesos y sistemas de cuentas por pagar que garanticen el cumplimiento de las regulaciones mexicanas. No obstante, el desarrollar sistemas en cumplimiento internamente en las compañías es una iniciativa costosa y arriesgada, especialmente para las multinacionales que enfrentan desafíos similares en otros países del mundo.

Las ventajas de tercerizar el cumplimiento en México

Tercerizar el cumplimiento implica traspasar la carga de mantener los sistemas actualizados a un socio tecnológico en vez de realizar estas tareas internamente en la empresa. También significa que alguien más adquiere la responsabilidad de mantener los sistemas y los procesos en cumplimiento, todo esto a medida que las regulaciones van evolucionando y experimentando cambios de la forma que se ha visto en los últimos años.

El incumplimiento en México tiene muchas más consecuencias para las maquiladoras que para el resto de las empresas. Para mantener el estatus de Immex, las maquiladoras deben saber y ser capaces de demostrar que están en cumplimiento. Transferir las responsabilidades del cumplimiento a un socio experto es un avance importante para garantizar que los fabricantes en México conserven su estatus de maquiladoras.

Es tiempo de actuar

Descubra cómo Sovos ha ayudado a las empresas latinoamericanas a mantenerse en cumplimiento durante los últimos diez años.

Los mandatos establecidos para la facturación electrónica y la presentación de informes de impuestos en Latinoamérica hacen que las implementaciones de SAP en esta región sean más complejas que en cualquier otro lugar del mundo. En esta nota, analizamos los 10 principales obstáculos para la implementación de SAP en América Latina:

1. Consistencia

La consistencia entre las facturas transaccionales y los informes de contabilidad es fundamental. Cualquier discrepancia, por más mínima que parezca, trae consigo auditorías y multas, lo que explica por qué es tan importante mantener el cumplimiento dentro de SAP, independientemente de los desafíos que esto implica.

2. Personalizaciones

Cada país posee diferentes requisitos que deben reflejarse en la implementación de su ERP. Por ejemplo, Chile no permite puntos decimales, y en Brasil y México, la presentación de informes se basa en el año calendario en vez del año fiscal.

3. Envíos

En muchos países, la capacidad para realizar envíos está directamente vinculada a la factura electrónica. Se debe disponer de sistemas de contingencia adecuados para garantizar que su negocio pueda continuar funcionando sin problemas en caso de cualquier eventualidad.

4. Facturación

Los requisitos y procesos de los datos gubernamentales pueden generar dificultades en la facturación. Muchos países requieren procesos específicos para las cancelaciones y los créditos, así como determinados campos y ediciones en los formatos.

5. Recepción

Los procesos de recepción entrantes deben incluir la verificación de la orden de compra, la factura y los materiales recibidos. Esta es una oportunidad para automatizar procesos y reducir los costos de recepción, eliminando el ingreso de datos mediante un proceso simple de escaneo y clic.

6. Cuentas por pagar

La factura XML aprobada por el gobierno es el único documento oficial. El uso del formato PDF para los pagos no está permitido, ya que el gobierno utilizará la versión XML para poder determinar las responsabilidades fiscales.

7. Informes de impuestos

La presentación correcta de los informes de IVA es un proceso; no es algo que pueda resolverse con notas de OSS. Por ejemplo, el informe de pólizas de México requiere que cada recibo de pago, gastos, etc., esté vinculado a la partida individual; una práctica que en muchos departamentos de contabilidad no se utiliza.

8. Mantenimiento

SAP no ofrece soluciones estándares para el cumplimiento en Latinoamérica. Las soluciones locales y de terceros eliminan a SAP como sistema de registro, lo que genera a las empresas la necesidad de realizar múltiples llamadas a los departamentos de soporte cuando se presentan inconvenientes.

9. Actualizaciones

En menos de dos años, Latinoamérica registró siete nuevos países que implementaron requisitos para la facturación electrónica y la presentación de informes fiscales. Estos mandatos afectan a un número cada vez mayor de procesos comerciales, lo que explica por qué las actualizaciones nunca se realizan.

10. Soporte

Muchas compañías subestiman la cantidad de recursos que deben destinar al soporte para mantener el cumplimiento a nivel interno, requiriendo hasta 11 empleados a tiempo completo no sólo para gestionar el cumplimiento, sino también para ajustar los procesos, verificar la precisión y gestionar cualquier problema.

Pese a estos desafíos, la necesidad de gestionar el cumplimiento directamente en su ERP es imperativa: alojar los datos y los informes en otros lugares sólo agrega dificultades, causadas por errores y discrepancias que llevarán a auditorías y multas. Esta es la razón por la cual es tan importante escoger la solución de cumplimiento adecuada.

Es tiempo de actuar

Sovos mantiene a las organizaciones a la vanguardia al ofrecer la primera solución integral para la gestión de los impuestos modernos. Más de 20 años de experiencia con SAP han permitido a Sovos desarrollar soluciones que garantizan que la gestión tributaria no afecte las iniciativas ERP de las empresas.

SAP Central Finance cumple la promesa de extraer datos desde múltiples fuentes para visualizarlos en un solo lugar tanto para el proceso de presentación de informes como para el proceso de análisis. Canalizar diferentes fuentes de datos hacia una fuente única de información puede ser enormemente valioso para las organizaciones, en especial aquellas que poseen numerosos componentes para la facturación, cuentas por pagar y libro mayor, o incluso múltiples implementaciones de ERP.

No obstante, pese a que la propuesta de valor de Central Finance es sólida, su implementación conlleva un cierto elemento de riesgo, tal como sucede con cualquier proyecto de esta envergadura. Los datos críticos para el negocio están en juego, y las empresas que no apliquen algunas mejores prácticas claves a la larga podrían no solo dejar de maximizar el valor de Central Finance, sino también afectar el funcionamiento de sus sistemas financieros.

Aprender Central Finance desde SAP

Durante nuestra participación en el SAP Central Finance Bootcamp el 7 y 8 de noviembre de 2018, en Chicago, mi socio y yo aprendimos bastante sobre cómo las empresas están comenzando a buscar mejores formas de generar sus requisitos internos para la presentación de informes de una manera que les permita localizar todas sus implementaciones globales en muchas regiones diferentes. El evento nos entregó conceptos, capacidades y componentes de arquitectura claves para ayudar a los equipos a prepararse mejor para la iniciativa de Central Finance, a fin de modernizar sus funciones financieras y garantizar una fuente única de información.

No profundizaré en aspectos específicos de tecnología ni analizaré las opciones de implementación para las soluciones locales, en la nube, o de software como servicio (SaaS) aquí, ya que SAP hace un buen trabajo entregando esta información a los asistentes. Sin embargo, quería compartir con ustedes algunas consideraciones importantes, así como los riesgos ocultos cuyo desconocimiento podría hacer fracasar su proyecto.

Tres consideraciones importantes que lo ayudarán a evitar ciertos problemas al tomar esta iniciativa:

1. La implementación de SAP Central Finance NO es un proyecto de TI. Es un proceso colaborativo dentro de una empresa para lograr la transformación del negocio.

Un punto que mi socio y yo escuchamos una y otra vez fue que implementar Central Finance NO es un proyecto de TI. Entonces, al ir comprendiendo cómo Central Finance puede servir como punto de partida para la implementación de SAP S/4HANA Finance sin interrumpir los sistemas fuente existentes del ERP SAP , el proyecto en su totalidad resulta ser mucho más profundo que una operación de TI. Como con cualquier transformación digital, la transformación del negocio y la gestión del cambio son componentes clave, pero es el componente de la gobernanza el que genera problemas a la mayoría de las organizaciones y la razón principal por la cual estas trabajan con Sovos durante sus proyectos de migración del ERP.

Entonces, ¿qué pueden hacer los comercios que usan SAP para garantizar la transformación del negocio y evitar caer en la trampa de abordar la implementación de Central Finance como una jugada únicamente de TI?

En definitiva, actualizar y aprovechar la eficiencia de las funcionalidades para la presentación de informes de Central Finance debería mejorar, y no obstaculizar, las experiencias del usuario final. Aproveche las ideas y oportunidades planteadas por colegas que desean ver funcionalidades mejoradas o la capacidad de realizar desgloses de datos a gran escala.

Haga una encuesta entre el personal clave que comprenda, desde una perspectiva funcional, qué conjuntos de datos deben migrarse para satisfacer las necesidades de cumplimiento a nivel local. Compruebe si les faltan datos esenciales que podrían mejorar la eficiencia al organizarse o vincularse de una nueva forma. La estrategia global para la obtención de informes instantáneos y análisis en tiempo real podría implicar algún costo si es que los departamentos, una vez segmentados por operaciones, no se suman a esta transformación de TI. Este es el mejor ejemplo de colaboración.

A. Involucrar a los equipos de negocios locales y regionales: asegúrese de que los equipos de negocios locales de todas las regiones estén participando para garantizar que los requisitos de gobernanza local no se vean interrumpidos ni afectados.

¿Está incorporando la experiencia y el conocimiento de sus equipos locales de finanzas, fiscales y de contabilidad para identificar los requisitos de cumplimiento de los informes fiscales, de facturación electrónica y reglamentarios en sus reuniones de planificación para la migración del ERP?¿Cuenta con algún socio comercial a nivel mundial que se dedique a la presentación de informes fiscales y regulatorios, así como a la facturación electrónica y las obligaciones de cumplimiento, capaz de proporcionar software para automatizar las necesidades de gobernanza?

B. Interoperabilidad con estos equipos: mediante una planificación cuidadosa. A medida que intenta aprovechar los servicios compartidos y la eficiencia al disponer de informes y análisis globales para su ERP, permita a los equipos locales el tiempo necesario para gestionar las obligaciones fiscales complejas dentro de los mercados. Por ejemplo, en Central Finance, el cierre predictivo puede ejecutarse en paralelo con las actividades locales de cierre del ejercicio hasta que el equipo de negocios local confíe plenamente en las nuevas funcionalidades para la presentación de informes.

2. Descubra la manera en que ciertas funcionalidades de Central Finance, tales como la contabilización central, afectarán las obligaciones fiscales.

A. La funcionalidad de Central Finance que permite servicios compartidos para las cuentas por pagar y cuentas por cobrar podría afectar a las obligaciones fiscales en los mercados:

B. Asegúrese de que su nueva fuente de información sea capaz de transmitir datos nuevamente (back post) al sistema original.

3. Contabilidad permanente

A. Central Finance consiste en un documento físico para el procesamiento y los análisis en tiempo real, y combina la contabilidad y el control financieros en una tabla de elementos de una sola partida para la «fuente única de información», conocida como «Universal Journal (libro universal)». Habilitar Universal Journal ofrece métodos eficientes al sistema, tales como la latencia reducida, el acceso en tiempo real y el cierre analítico predictivo. La nueva fuente única de información tiene la capacidad de agregar datos globales para facilitar la presentación de informes en tiempo real, asegurando la transparencia en el análisis de costos y beneficios. Sin embargo, replicar datos a Central Finance podría presentar las siguientes dificultades:

Es importante recordar que las entidades gubernamentales están adoptando prácticas que las empresas privadas han utilizado durante décadas. Compartir información para promover el crecimiento del negocio ha impulsado la eficiencia de las multinacionales de manera asombrosa; los informes en tiempo real y el análisis predictivo aumentan los pronósticos sobre qué información los gobiernos pueden esperar y cuándo pueden obtenerla. La posibilidad de modernizar la infraestructura de TI podría cambiar la forma de gestionar las obligaciones de cumplimiento para la próxima década en las empresas multinacionales. Asimismo, un arquitecto de soluciones de S/4HANA Central Finance recomienda en una publicación que las declaraciones de impuestos sólo se realicen desde sus sistemas de origen en lugar del sistema de Central Finance.

Comuníquese con nosotros y converse con un experto en cumplimiento tributario para saber más sobre cómo Sovos está ayudando a los clientes a preparar sus implementaciones de SAP para el futuro digital de los impuestos. Más de 20 años de experiencia con SAP han permitido a Sovos desarrollar soluciones que garantizan que la gestión tributaria no afecte sus iniciativas de ERP.

Es tiempo de actuar

Aprenda a minimizar las interrupciones en el negocio durante los proyectos de actualización de SAP S/4HANA a raíz de los impuestos modernos: lea nuestro whitepaper Prepare a SAP S/4HANA para el cumplimiento tributario continuo para evitar que los requisitos de la gestión tributaria moderna afecten a su empresa.

La autoridad fiscal de Colombia, DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), anunció esta semana el retraso a su mandato de facturación electrónica para todas las empresas, exceptuando a los mayores contribuyentes que operan en el país.

La DIAN había declarado previamente que todas las compañías que pagan IVA en Colombia tendrían que adaptar el mandato obligatorio de facturación electrónica el 1 de enero de 2019. Sin embargo, esta semana el organismo manifestó que las únicas empresas que deberán cumplir con el mandato a partir del 1 de enero son aquellas que la DIAN ha identificado como Grandes Contribuyentes.

Retraso del mandato de facturación electrónica para las empresas más pequeñas en Colombia

Las compañías que no están en la lista de Grandes Contribuyentes no tendrán que cumplir con el mandato de facturación electrónica a partir del 1 de enero. La DIAN publicará un calendario de cumplimiento para las empresas más pequeñas, pero la agencia no especificó una fecha de publicación del mismo, ni entregó ningún detalle acerca de cuándo podría comenzar el cumplimiento obligatorio previsto.

En la misma declaración, la DIAN confirmó que ella misma será la encargada de validar las facturas, y que no compartirá la responsabilidad con ningún otro organismo.

El acelerado aumento de la complejidad regulatoria está generando una tensión innecesaria sobre los departamentos de TI de las compañías manufactureras, un hecho que afecta negativamente el crecimiento. Sin ir más lejos, el 31% de las empresas informa que el mantenerse al día con el volumen y la complejidad de las regulaciones es su principal desafío de cumplimiento, mientras que el 45% afirma que el aumento de los costos del cumplimiento es su principal barrera para crecer.

Las regulaciones cambiantes no disminuirán en el corto plazo. Por el contrario, la presentación de informes en tiempo real entre empresas y gobiernos (B2G) ahora se ha extendido a más de 60 países, y las regulaciones pueden sufrir muchos cambios en un mismo año. En la medida en que las autoridades fiscales adopten aún más iniciativas y regulaciones para la facturación electrónica, la contabilidad electrónica y el libro contable electrónico, estos desafíos de cumplimiento solo continuarán aumentando.

A medida que las regulaciones van cambiando, muchos fabricantes, especialmente aquellos que operan en distintos países, comprenden cada vez más que SAP no está preparado para satisfacer las necesidades únicas que estos presentan de un país a otro. Aquí está el por qué:

  1. Las soluciones de SAP para el cumplimiento tienen un alcance limitado y son específicas para cada país, lo que exige el conocimiento sobre los recursos de varios sistemas. Por ejemplo, los sistemas y procesos que se utilizan en México no son los mismos que se utilizan en Brasil, lo que requiere una serie de procedimientos de implementación y capacitaciones diferenciadas para su uso.
  2. SAP ofrece soluciones en forma de «paquetes de soporte», lo cual exige, en esencia, que los usuarios monitoreen constantemente los requisitos cambiantes y las versiones del software a fin de respetar los plazos del cumplimiento. Esto deja a las compañías manufactureras vulnerables a las discrepancias en la facturación electrónica y en los informes, lo que puede dar lugar a multas y sanciones.
  3. Aprovechar SAP para el cumplimiento requiere una considerable gestión interna, que resta tiempo valioso a las iniciativas comerciales principales tales como el crecimiento y la innovación.

El cambio inevitable a HANA hace empeorar aún más estos problemas. Debido a que esta iniciativa exige cambios importantes en la infraestructura del ERP, los usuarios de SAP con operaciones globales deben planificar proactivamente la migración, requerida para 2025. Los fabricantes deben crear una estrategia de migración para garantizar una implementación sin contratiempos y preparar sus soluciones para el futuro, manteniéndolas actualizadas al incorporar los constantes cambios en las regulaciones tributarias.

Pese a estos desafíos de SAP, es fundamental que los fabricantes identifiquen e implementen una solución para el cumplimiento que sea inteligente y que funcione dentro del ERP preexistente de la compañía, pues esta solución servirá como fuente de información centralizada para las transacciones. Las soluciones que alojan datos fuera del ERP son más propensas a errores o a la manipulación. Sin embargo, una solución de cumplimiento integrada con el ERP entregará la flexibilidad necesaria para adaptarse al cambiante ritmo de transformación y para garantizar el cumplimiento de los requisitos de los gobiernos locales.

Al integrar el cumplimiento tributario y la presentación de informes en el sistema SAP de sus empresas, los equipos de TI eliminarán las imprecisiones y las ineficiencias de las soluciones integradas con SAP al mismo tiempo que van gestionando la facturación electrónica y los informes en tiempo real obligatorios. Esto significa que no se necesitarán más cambios entre el sistema fuente y los sistemas adicionales, y que los equipos serán capaces de garantizar que los informes fiscales y el cumplimiento legal estén siempre sincronizados.

Es tiempo de actuar

Para obtener más información sobre las limitaciones existentes en SAP y cómo adoptar un enfoque inteligente para el cumplimiento global, consulte las soluciones de Sovos para SAP en este enlace.

A medida que las autoridades tributarias en América Latina, y ahora en Europa, adoptan nuevas iniciativas de facturación y contabilidad electrónicas, las empresas son cada vez más conscientes de que SAP no está preparado para dar soporte a las necesidades únicas que se presentan de país en país.

Ante este desafío, algunas empresas optan por gestionar el cumplimiento internamente o migrarlo fuera de SAP. Ambas opciones son costosas, tardan mucho tiempo y pueden llevar a errores. La gestión del cumplimiento a nivel interno puede requerir hasta quince recursos equivalentes a tiempo completo, quienes deben enfrentar y hacerse cargo de los constantes cambios inesperados en las regulaciones. No obstante, migrar el cumplimiento fuera de SAP puede exponer a su empresa a errores y discrepancias que resultan en auditorías, sanciones y multas costosas.

La facturación electrónica en SAP no es tan sencilla como se cree

La combinación de SAP con las nuevas reglas de cumplimiento tributario crea una serie de desafíos para las empresas en Latinoamérica:

  1. Gestión constante del cambio: si hay algo constante en relación con las normas de cumplimiento tributario, es el cambio. Desde una importante nueva legislación hasta pequeños cambios en un campo, las empresas deben ser capaces de anticiparse y adaptarse rápidamente sin interrumpir sus operaciones y evitando el riesgo de incumplimiento.
  2. Procesos internos: el cumplimiento suele requerir cambios en los procesos, procedimientos y tecnologías utilizados por las empresas multinacionales. En Latinoamérica, por ejemplo, la logística podría verse impactada debido a que muchos países actualmente exigen la factura electrónica como documento de conocimiento de embarque, la cual deberá emitirse antes de despachar los productos.
  3. Automatización necesaria: los requisitos de estandarización en América Latina y Europa están diseñados para eliminar errores y discrepancias en los datos. Los antiguos informes en papel y los procedimientos manuales deberán automatizarse para estar en cumplimiento.

Mejores prácticas para la implementación de SAP en Latinoamérica

En vez de tratar de desarrollar el conocimiento experto en cumplimiento a nivel interno o migrar estas responsabilidades fuera de SAP, las empresas necesitan una solución inteligente que mantenga a SAP como fuente principal de información y con la flexibilidad necesaria para adaptarse al ritmo continuo de transformación. Los Centros de Excelencia de SAP (COEs, por sus siglas en inglés), están sumándose a este modelo de implementación a fin de gestionar las exigencias de los gobiernos locales tales como la Nota Fiscal en Brasil, el DTE en Chile, el CDFI en México, la eFactura en Argentina y la FE en Colombia.

En SAP, las empresas pueden:

Asimismo, esta solución inteligente basada en la nube proporciona:

 

Es tiempo de actuar

Conozca más sobre las limitaciones de su implementación actual de SAP y cómo adoptar un enfoque inteligente hacia el cumplimiento global.

El proveedor de soluciones inteligentes de cumplimiento es ahora una de las únicas 30 empresas certificadas en Chile

Sovos, líder en reportes tributarios y de cumplimiento, anunció hoy que ha recibido la certificación ISO 27001 en Chile, convirtiéndose en una de las únicas 30 empresas de tecnología en el país que han logrado la certificación.

La Organización Internacional de Normalización, reconocida a nivel mundial, desarrolló la norma ISO 27001. La norma proporciona requisitos para la seguridad de la información, específicamente relacionados con la administración de activos tales como información financiera, propiedad intelectual, detalles de los empleados o información confiada a una organización por terceros.

Sovos estableció presencia en Chile con la adquisición de Paperless en 2017, la solución más utilizada para el manejo de facturas electrónicas y recibos electrónicos en negocios minoristas en América Latina. La certificación representa el trabajo colectivo de un equipo integrado de Sovos y Paperless.

La certificación ISO 27001 implica un proceso largo y minucioso que incluye, entre otros pasos, documentar procesos, realizar análisis de riesgos y desarrollar un plan de mitigación de riesgos. Requiere el involucramiento de todos los niveles de la organización, incluido el liderazgo ejecutivo. En última instancia, la certificación ISO 27001 asegura a los clientes de Sovos que la compañía está a la vanguardia de la seguridad de datos y hace que la protección de sus datos sea la principal prioridad.

«Hemos definido tres pilares de excelencia», dijo Alfredo Guardiola, director general para América Latina en Sovos. «Dos de ellos son la disponibilidad y la escalabilidad. El tercero es la seguridad, y con nuestra certificación ISO 27001, hemos demostrado nuestro compromiso de mantenernos a la cabeza en la protección de los datos de los clientes. Esta certificación representa un logro crítico para el nuevo equipo de Paperless y Sovos».

Nos complace anunciar la adquisición de Paperless, que amplía nuestras capacidades de informes al gobierno en tiempo real con boletas electrónicas e informes fiscales de puntos de venta al consumidor y extiende nuestra presencia en América Latina.

Paperless, con sede en Santiago, Chile, es la mayor compañía del mundo en facturas y documentos electrónicos, procesando más de 2000 millones de transacciones en más de 40,000 sistemas de terceros. Su solución da soporte a más de 250 de los más grandes fabricantes y empresas minoristas del mundo, tales como HP, InBev y Cencosud, la segunda mayor minorista en América del Sur.

La adquisición se basa en el valor de plataforma Intelligent Compliance Cloud, proporcionando dos grandes ventajas a nuestros clientes y al mercado:

La primera solución global para prestar informes al gobierno en tiempo real

Con la incorporación de Paperless, Sovos se torna el primer proveedor de software a ofrecer una solución global de informes de transacciones en tiempo real, una forma altamente disruptiva de cumplimiento normativo que ahora se ha extendido a más de 60 países.

Paperless añade soporte para cumplimiento en tiempo real en las transacciones de consumo de alto volumen, agregando a las soluciones existentes de presentación de informes de Sovos en el ámbito B2G para las transacciones con empresas y con el gobierno.

Mayor presencia en el ambiente regulatorio más complejo

Con la adquisición de Paperless, Sovos amplía su alcance en América Latina, dando a nuestros clientes acceso a las relaciones y conocimientos regionales necesarios para prosperar en la región y para adelantarse a los cambios regulatorios disruptivos en todas las regiones del mundo.

América Latina ha sido un campo de pruebas global para métodos innovadores en obligaciones y recaudación fiscal para más de una década. La adquisición de Paperless, junto con nuestra reciente adquisición de Invoiceware, le permite a Sovos abrir camino para el cumplimiento fiscal y la presentación de informes B2G a medida que la presentación de informes en tiempo real se vuelve norma en todo el continente.

Basándonos en nuestras operaciones existentes en Brasil y Argentina, esta adquisición amplía tanto nuestra presencia en Brasil como extiende nuestro alcance en Colombia, Chile y el Perú.

Andy Hovancik, CEO de Sovos, comentó lo siguiente acerca de la adquisición:

“En los últimos años, hemos ayudado a nuestros clientes a manejar una avalancha de reglamentaciones disruptivas para la presentación de informes fiscales en América Latina y Europa, y las boletas electrónicas, que rápidamente se han vuelto una carga significativa para las empresas que venden directamente a los consumidores, es el último ejemplo de eso. Paperless es el líder indiscutible en el ámbito de comprobantes electrónicos y la única solución capaz de manejar estos escenarios con alto volumen de transacciones a nivel global. Esto la convierte en la solución perfecta para mejorar nuestra Intelligent Compliance Cloud (Nube Inteligente para el Cumplimiento) y una solución importante para que nuestros clientes se mantengan a la vanguardia en las regulaciones de facturas electrónicas a medida que se propagan por todo el mundo”.

El gobierno ha pasado a la tecnología digital. Hemos creado Sovos para mantener a nuestros clientes en la delantera.

Con el acelerado ritmo de la globalización, los gobiernos de todo el mundo están aprovechando la tecnología para cerrar las lagunas fiscales. Inclusive con los requisitos específicos de los diferentes países , el cambio hacia la presentación de informes fiscales detallados, en tiempo real, está transformando el cumplimiento B2G en cada punto de la cadena de suministros y dejando a las empresas luchando por reemplazar viejos sistemas y procesos para cumplir con las obligaciones fiscales.

Con la adquisición de Paperless, estamos reforzando nuestro enfoque para ayudar a más de 4500 empresas, entre ellas más de la mitad de la lista Fortune 500, a reducir la carga y el riesgo del cumplimiento fiscal y la presentación de informes en el ámbito B2G.

La plataforma Intelligent Compliance Cloud de Sovos soporta actualmente una amplia gama de exigencias de informes B2G, incluyendo factura electrónica en 10 países de América Latina y, más recientemente, el informe SII para empresas que operan en España. La incorporación de Paperless amplía, por primera vez, esas capacidades a las transacciones B2C (entre empresa y consumidor).

Estén atentos en los próximos meses para saber más noticias sobre la incorporación de Paperless y sus soluciones de documentos y facturas electrónicas a la plataforma Intelligent Compliance Cloud.