Detrás de la promesa de Sovos de resolver los impuestos definitivamente en cualquier parte del mundo, existe un cúmulo de áreas que trabajan coordinadamente para proporcionar a los clientes las soluciones que respondan efectivamente a sus necesidades.

En esa línea, el área de Product Development -o Desarrollo de Producto- juega un papel esencial, al tener bajo su responsabilidad la creación o modificación de las aplicaciones que permiten integrar los requerimientos de las entidades tributarias en las plataformas tecnológicas de los clientes en tiempo y forma, evitando así detenciones imprevistas, ahorrando costos y eliminando el riesgo de sanciones y multas.

La misión del área de Desarrollo va mucho más allá de resolver los aspectos funcionales que requieren los clientes de un software de cumplimiento tributario. Los expertos de Sovos ponen mucho foco en los requerimientos no funcionales, procurando construir aplicaciones escalables y fáciles de modificar, que se puedan entregar rápidamente al cliente, siempre con la máxima calidad.

Dado que los cambios regulatorios en materia fiscal -cada vez más frecuentes y demandantes- exigen a los equipos de desarrollo de las empresas reaccionar con celeridad para garantizar el cumplimiento, existe el riesgo de obviar el análisis previo necesario para producir soluciones que respondan realmente a las necesidades, con una mirada de largo plazo.

En ese escenario, el desarrollo de productos en Sovos es entendido como un proceso de ingeniería que contempla no solo un análisis acabado del requerimiento; también integra las miradas de las distintas áreas involucradas en el proceso e incorpora un estudio del impacto en las diferentes plataformas que serán afectadas con dicho desarrollo. La primera tarea, cuando un cliente pide modificar o adaptar un producto, es analizar las razones detrás del requerimiento, para encontrar el equilibrio perfecto entre una solución que cumpla con lo que demanda y que a la vez, facilite su posterior administración.

En esta evaluación la sinergia y el feedback de los otros equipos de la compañía es también crítico para identificar patrones comunes en alguna solución que requiera de un cambio de arquitectura o de una nueva estrategia para resolver un issue que comience a aparecer en forma reiterada.

La transformación digital y su impacto en el desarrollo de productos

Uno de los factores que ha puesto presión al área de Desarrollo de Producto es la transformación digital. La tecnología evoluciona y ha ido modificando las necesidades y los tiempos de respuesta requeridos. En términos de facturación electrónica, por ejemplo, hasta no hace mucho, existían márgenes de tiempo para que un documento se generara y viajara a las administraciones tributarias de cada país. Hoy estas transacciones deben ser informadas en tiempo real o casi real, lo que implica muchos cambios desde el punto de vista tecnológico.

Para situarse en una posición ventajosa frente a estas demandas, el equipo de Product Development de Sovos utiliza metodologías ágiles que le permiten adaptarse rápidamente al feedback de los clientes e ir ajustando los productos a sus necesidades. Adicionalmente, recibe retroalimentación oportuna de otras áreas vinculadas al proceso de desarrollo en sus distintas etapas para, en breves períodos, ir haciendo modificaciones al producto que le permitan adaptarse mejor a lo requerido y ajustarse rápidamente a los cambios regulatorios. Esta metodología otorga flexibilidad y adaptabilidad para cumplir.

Dado que el software está en permanente evolución, cualquier desarrollo debe estar pensado para que el impacto de un cambio sea bajo. Además, dada esta misma naturaleza cambiante, la creación es solo una parte de la tarea; el mantenimiento posterior es también un gran desafío.

Un equipo de trabajo a la altura de los retos

Considerando las altas demandas a las que se enfrenta el área, los desarrolladores que conforman el equipo de Product Development son entrenados exhaustivamente para que manejen la infinidad de factores que inciden en el desarrollo de un producto innovador que cumpla con las expectativas planteadas. Además, el team incorpora a analistas de negocios que están estudiando el mercado en forma permanente, para aportar valor a lo que se hace desde el punto de vista técnico.

Esta sinergia entre las distintas áreas es fundamental. Sin un buen análisis, el producto final probablemente no sea lo que el cliente necesita o lo que la ley define; si no se realiza un buen desarrollo, es factible que el producto final no sea bueno. La revisión de Quality Assurance, además, garantiza que la solución funcione correctamente en cada país y cliente. Este trabajo en equipo permite crear software de calidad que resuelva eficientemente las necesidades para las que fue creado.

A nivel general, cuando ingresa un requerimiento a Product Development, se plantea un objetivo, una meta final, pero la evolución del proceso puede ser paulatina, y las piezas se van elaborando o ajustando para ir dando forma al resultado. Este proceso de ingeniería permite garantizar que el producto siga operando de forma sustentable, con una mirada de largo plazo, reduciendo la necesidad de ajustes y costos para el cliente y garantizando la continuidad operacional de su negocio.

Con el objetivo de inyectar liquidez en las medianas y pequeñas empresas del Perú -uno de los sectores más castigados financieramente por la pandemia de Covid-19- el Poder Ejecutivo de dicho país emanó el nuevo Decreto de Urgencia 013-2020, que incentiva el factoring, herramienta que permite a las pymes adelantar el proceso de cobro de facturas.

El nuevo mandato, que entra en vigencia el 1 de abril de 2021, introduce varias modificaciones en los requisitos de facturas, recibos por honorarios y notas de crédito electrónicas y reduce el plazo de envío, a la SUNAT o al OSE, de la factura y sus notas, exigiendo a las empresas prepararse para incorporar en sus plataformas los nuevos requerimientos derivados de la norma antes de dicha fecha.

Cambios en la facturación electrónica

Uno de los primeros cambios relevantes que impone el decreto es la habilitación de algunos campos de datos que hoy no se requieren en las facturas electrónicas, que permitirán a la SUNAT obtener información relevante para el proceso de factoring sobre una factura negociable. La norma obligará a especificar la forma de pago -al contado o a crédito- debiendo agregarse, en este último caso, datos como el monto pendiente de pago, las fechas de vencimiento y montos de las cuotas. Adicionalmente, pueden incorporarse datos relacionados con las retenciones del IGV – incluyendo el porcentaje de la retención y los importes de operación y retención- aunque la inclusión de estos datos en la factura no elimina la obligación de emitir el comprobante de retenciones cuando corresponda. Adicionalmente, se elimina el campo “fecha de vencimiento” de la factura.

Los nuevos campos requeridos por la autoridad tributaria obligan a las empresas a comenzar a extraer dichos datos para incorporarlos posteriormente en los XML que se generarán, lo que tiene un impacto en las empresas, principalmente en sus ERP.

“Otra modificación significativa tiene que ver con el tiempo de validación fiscal de las facturas, que se reduce, de los actuales 7 días, a cuarenta y ocho horas. A partir del segundo día comienzan a correr ocho días, ampliables a 10 en ciertas circunstancias, para que el adquiriente las declare en conformidad o disconformidad comercial”, explica Jean Pierre Barrios, Sales Director.

El mecanismo de aceptación aún no está definido por la SUNAT. Si bien en un principio la administración tributaria estipuló el uso de su Portal SOL para contribuyentes con este fin, la cantidad de documentos diarios que reciben algunas empresas y la ausencia, en gran parte de ellas, de departamentos especializados para realizar esta tarea, la llevó a reconsiderar esta alternativa.

“Al respecto Sovos, que mantiene colaboración permanente con la SUNAT, realizó algunas observaciones a la pre-norma, sugiriendo la habilitación para los contribuyentes de un servicio disponible para ser consumido por sistemas propietarios, o sistemas de terceros, para automatizar la obligación comercial”, acota Jean Pierre Barrios.

“Las recomendaciones provistas a la SUNAT derivan de la experiencia adquirida por Sovos en la integración de normativas mucho más complejas, como la implementación del mandato UBL 2.1 en Perú y Colombia y de la boleta IVA en Chile”, complementa Edgar Arévalo, Professional Services Manager.

La experiencia de Sovos al servicio de sus clientes en el Perú

Los desafíos que impone el decreto 013-2020 a los contribuyentes peruanos son variados. La obligación de aprobar o rechazar comercialmente los documentos que recepcionan, requerimiento no obligatorio antes del mandato, se traduce en la necesidad de una funcionalidad integrada que permita otorgar o rechazar conformidad comercial de forma automatizada.

En este contexto, Sovos cuenta con elementos diferenciadores que pueden simplificar la adopción de estos nuevos requisitos en los sistemas financieros de los ERP, dentro de los plazos establecidos.

“En primer lugar, el análisis normativo del impacto de la norma -gracias a nuestro equipo de expertos en regulaciones tributarias- y la estructura de servicios profesionales, consultoría y comunicaciones, complementan las soluciones específicamente diseñadas para la automatización de recepción de facturas electrónicas”, afirma Edgar Arévalo.

Adicionalmente, la solución de mesa de partes -que permite efectuar una validación básica para la validez de la gobernanza fiscal de un documento- y la completa plataforma AP Portal, que permite tanto validar comercialmente las facturas y los adjuntos de una orden de compra, como verificar que las facturas coincidan con un pedido en el ERP, por ejemplo, aportan valor al cliente para enfrentar estos nuevos desafíos.

El apoyo de un experto puede evitar complejidades derivadas de implementaciones deficientes o fuera de plazo, que pueden traducirse en contingencias administrativas, como no poder aceptar o rechazar facturas -imposibilitando el uso del crédito fiscal asociado, interrumpiendo los procesos de pago y de compras y finalmente, la cadena productiva- y corriendo el riesgo de multas y sanciones.

Las primeras aproximaciones al concepto de transformación digital aplicado al retail comenzaron a surgir con más fuerza hace aproximadamente una década, cuando la masificación del uso de Internet -y de las aplicaciones derivadas de su uso, como las redes sociales- dieron origen a un nuevo tipo de cliente, que evoluciona y cambia constantemente. Este comprador, más demandante, obligó a las empresas a buscar nuevas y mejores alternativas, con el objetivo de ampliar su oferta de opciones para promover y vender sus productos. Se instalaron términos como omnicanalidad -la creación de plataformas múltiples, simultáneas para la venta- y la necesidad de adaptarse rápidamente, en un mercado que exige inmediatez e innovación, se transformó en una obligación permanente para los grandes retails.

Este cambio en el modelo de negocios impuesto por la tecnología se ha traducido en un sinnúmero de desafíos a las empresas. El modelo tradicional -tener grandes tiendas con muchos productos, donde las personas van a comprar lo que necesitan- está evolucionando a un nuevo paradigma donde el e-selling, showrooming y webrooming se vuelven mecanismos cada vez más habituales para la generación de  oferta y demanda, lo que ha llevado a integrar la tecnología de las tiendas físicas y  de los distintos canales de venta como los de e-commerce, para optimizar la oferta y dirigirla hacia un cliente, ahora más  conocido.

La incorporación cada vez más habitual de tecnologías como el Big Data ha ayudado a los retailers a comprender y hacer frente al entendimiento de los clientes en su comportamiento y preferencias de compra. El cloud computing o servicios en la nube, igualmente, están permitiendo a las empresas acceder a nuevos y mejores servicios de infraestructuras, y servicios tecnológicos que antes requerían mayores inversiones y recursos para su administración. Este mayor acceso a la tecnología ha permitido crecer en oportunidades para comercializar sus productos y servicios mediante plataformas omnicanal cada vez más dirigidas a las preferencias de clientes individuales. La tecnología ha permitido que el retail personalice la oferta de acuerdo con el conocimiento del cliente. La automatización, la optimización del proceso post compra y la llegada de la tecnología 5G, vinculada con el Internet de las cosas, son tendencias a tener en consideración. Estos procesos de transformación digital seguirán evolucionando cada vez con mayor tecnología.

Las capacidades de Sovos en el mundo del retail

En este nuevo escenario, el apoyo de Sovos, con amplia experiencia en el mundo retail, adquiere gran relevancia. El proceso asociado al abastecimiento, fundamental para mantener niveles de stock adecuados, y los grandes volúmenes de transacciones en la venta, se traducen en comprobantes fiscales que requieren ser enviados correctamente y a tiempo al SII para validación y conformidad.  La experiencia de Sovos en este sector es contundente al ser pionera en el desarrollo, en 2005, de la primera solución para la emisión de comprobantes fiscales en puntos de venta. Esta innovación permitió, por primera vez, hacer frente a una emisión de documentos masiva, eliminando de paso una gran cantidad de funciones anexas al ticket físico, no electrónico. Adicionalmente, entregó continuidad operacional en el punto de venta.

Añadido a la experiencia, Sovos tiene la infraestructura y servicios para, más allá de hacerse cargo de la emisión de tickets, entregar continuidad operacional a través de instancias anexas de monitoreo y soporte, permitiendo externalizar ciertas funciones dentro de las áreas contables para dar compliance al proceso de venta; al proceso contable y tributario completo.

Los servicios extendidos de Sovos liberan a las áreas internas de las empresas de ejecutar acciones y tareas operativas que no agregan valor al negocio; desde disponibilizar los folios para lograr la venta y hacer validaciones contra el ente fiscal, hasta procesos de cuadratura de transacciones; tomar esta información y cruzarla con los sistemas contables internos para entregar el compliance ante fiscalizaciones, y otras. Estas actividades consumen recursos en un mercado donde el talento debe estar 100% volcado hacia entender un negocio que cambia todos los días.

Sovos cuenta un equipo con años de experiencia en las tecnologías relacionadas con este tipo de industria, que conoce la operación e instancias normativas vinculadas a facturación electrónica en retail; con una solución parametrizable de acuerdo con las necesidades que tenga el cliente en términos de arquitectura, continuidad operacional, y otras instancias requeridas para abordar y apoyar los distintos aspectos de la transformación digital en el retail, además de la capacidad de emitir los documentos tributarios de acuerdo a las distintas plataformas de ventas de que disponga cada cliente.

En forma adicional, Sovos provee a sus clientes un Technical Account Manager (TAM); un especialista que aporta conocimiento técnico y normativo para seguir avanzando en la transformación de las tecnologías e integraciones necesarias para apoyar el crecimiento del proceso comercial.

El modelo de relacionamiento con clientes de Sovos tiene características particulares; si bien existe gran expertise en el mundo del retail, no es un retail de factura electrónica o un proveedor masivo. Se privilegia tener menos clientes, la mayoría de ellos grandes compañías y entregarles toda la dedicación, conocimiento e infraestructura para trabajar con la volumetría que ellos manejan.

Las autoridades fiscales están incrementando la presión sobre las empresas, exigiéndoles proporcionar información en tiempo real de sus transacciones. La velocidad con la que cambian las regulaciones añade complejidad a este desafío y demanda la integración de tecnologías impositivas en los sistemas ERP.

En la última década, las empresas se están viendo enfrentadas de manera creciente a países que, inmersos en un proceso de transformación digital, realizan grandes cambios en sus mandatos fiscales que apuntan, en general, a mejorar el control que tienen los gobiernos sobre las transacciones. Para esto, están exigiendo contar con información continua, de calidad y en tiempo real.

En esa línea, los controles transaccionales continuos (CTC), referidos a la factura, la boleta y el archivo electrónicos, se distinguen de otros sistemas precisamente por la naturaleza en tiempo real -o casi real- de dichos controles, ejerciendo sobre las compañías la presión de cumplir con estos requisitos e incorporarlos en sus plataformas ERP, sin afectar su negocio.

Sin embargo, esto no es sencillo. Dado que los procesos se vuelven cada vez más disruptivos, las compañías tienen dificultades para acomodar sus procesos a las demandas, lo cual tiene impactos económicos, impositivos y financieros. Las organizaciones que utilizan soluciones ERP estándar, generalmente poco flexibles a estos cambios, se ven particularmente afectadas.

En Latinoamérica, en particular, la infinidad de mandatos distintos para la presentación de informes y para la facturación electrónica complejizan aún más el escenario para las empresas que utilizan SAP.

Uno de los mayores desafíos que deben resolver las empresas, especialmente las multinacionales, deriva de hecho de que los requisitos fiscales de cada país, en ocasiones con diferencias sustanciales entre sí, deben reflejarse en su ERP. Muchas veces, las casas matrices de dichas entidades están en otros continentes, y su implementación corporativa de SAP es incapaz de capturar las complejidades de Latinoamérica dentro de las implementaciones del ERP a niveles locales.

Estas brechas se pueden traducir en una gran cantidad de discrepancias entre la información que contiene el ERP y lo que cada filial reporta finalmente al Gobierno.

Si deben satisfacer los estándares de cumplimiento, las multinacionales deben asegurarse de que sus sistemas centrales permanezcan aislados de cualquier interrupción regulatoria, independientemente de dónde o con qué frecuencia se realicen cambios en los mandatos.

Hoy existen muchas soluciones en el mercado que permiten enviar información a los distintos organismos fiscales, pero que no tienen la capacidad de reconciliar contra el ERP. Esto queda en evidencia en las auditorías a ese ERP, que delatan las inconsistencias en el sistema. Existen también algunos proveedores que realizan toda la operación de ingreso de información de forma manual en SAP, lo que eleva significativamente la posibilidad de errores irreconciliables que crean graves riesgos fiscales.

Una solución moderna de cumplimiento tributario

En términos generales, cualquier solución a nivel nube en el mercado puede tomar la información fiscal de una empresa, mapearla y derivarla al Gobierno. Sin embargo, cuando hablamos de SAP, incorporar modificaciones en el ERP para obtener la información apropiada y generar los reportes requeridos es una tarea muy compleja.

Para esto, Sovos ha desarrollado una tecnología única que, a través de paquetes de código externo importados dentro de SAP y configuraciones adaptadas a la especificidad de cada cliente, permite extraer la información requerida directamente desde el ERP en cada caso y llevarla a la nube, sin modificarla.

Esta capacidad de la extracción de datos y la trazabilidad del ERP central son, además, esenciales para protegerse contra los riesgos de auditoría.

Adicionalmente, Sovos desarrolla ´programas Delta´ que incorporan configuraciones únicas para cada cliente, dependiendo de su implementación de SAP y de los requerimientos de mercado, al tiempo que mantienen el código estándar.

Además, para entidades con operaciones en distintos países, la solución de Sovos permite implementar en sus sistemas una configuración para cada país en el mismo SAP, si el ERP captura los datos de cada mercado. Esto quiere decir que una compañía puede facturar al mismo tiempo, desde el mismo ERP, a distintos países, independientemente de que las autoridades fiscales sean distintas.

A medida que los controles continuos sobre las transacciones se extienden alrededor del mundo, Sovos cubre todas las formas de cumplimiento tributario a nivel transaccional en una sola solución: una plataforma continua y conectada para la determinación del IVA, el cumplimiento de facturación electrónica e informes fiscales para los gobiernos de todo el mundo, soportada por equipos técnicos y legales de primera línea.

En la búsqueda de generar nuevos mecanismos que impulsen la transformación digital de los impuestos en Colombia, la administración tributaria de dicho país emitió, en marzo pasado, el nuevo decreto 358 de 2020, que regula diversos aspectos de la facturación electrónica.

Colombia ya había experimentado un cambio sustantivo en materia fiscal cuando la DIAN impuso la obligación, para distintos tipos de contribuyentes, de emitir facturas electrónicas -según un calendario aún en curso- utilizando para ello un nuevo modelo con validación previa a la expedición de la factura, que funciona bajo el protocolo UBL 2.1. Este modelo, ejecutado en tiempo real, incluye la validación de las facturas por parte de la DIAN antes que el proveedor las envíe a sus clientes. Antes de este mandato, la entidad validaba las facturas dentro de las 24 horas posteriores a su generación.

El decreto 358 suma nuevos requisitos que imponen presión sobre las empresas, que deben ser incorporados rápidamente para no recibir sanciones e incluso el cierre de sus operaciones.  Uno de los puntos críticos es la obligación, para empresas grandes contribuyentes, de reducir paulatinamente el porcentaje de facturas en papel -u otros medios no electrónicos- recibido por parte de sus proveedores, muchos de los cuales, ya sea por tamaño o industria, aún no están obligados a sumarse a este tipo de facturación. En efecto, para el 2020 se permite un máximo de 30% de facturas no electrónicas, 20% para 2021 y 10% para 2022.

Para cumplir con esta normativa, las empresas tienen dos caminos: o bien se cambian a proveedores que emitan factura electrónica -lo que no siempre es factible- o bien, deben expedir electrónicamente la factura a nombre del proveedor, con un documento soporte que permita incorporar las partes que son descontables del impuesto de ventas, de modo que se les permita acreditar el impuesto que les fue aplicado y deducir gastos para fines del impuesto a la renta. Este documento es considerado igualmente válido por la DIAN.

La solución de recepción de Sovos está preparada para responder a estos requerimientos, construyendo la información sobre la base de los datos del XML original aceptado por la DIAN y por los estados del documento definidos también por esta entidad fiscal. Esto permite a las empresas que cuenten con esta solución trabajar sobre información real para cumplir con los requerimientos relacionados con estos porcentajes exigidos por la legislación y tener la información, ya sea en la nube o directamente a su ERP.

Documentos equivalentes

Colombia tiene definido un número de documentos comerciales como equivalentes a la factura electrónica. Dentro de estos, los recibos emitidos por los puntos de venta (Point of Sale o POS) son los principales, al ser utilizados por todas las industrias de retail. Considerados, en el marco fiscal colombiano actual, como documentos equivalentes a una factura electrónica, el decreto 358 del 2020 habilita a la DIAN para que antes de junio del 2021, quede definido como un documento electrónico.  

Aún no hay una definición técnica sobre este aspecto, por lo que no sabemos si a futuro la DIAN generará un nuevo tipo de documento electrónico para POS con ciertas particularidades, o si estos serán considerados como una factura. El contexto del sistema POS es que no identifica al receptor final, y la legislación colombiana contempla ya un escenario en la factura, que no exige identificar al comprador, a diferencia de Chile, Perú o México, que crearon el documento boleta electrónica para POS.

Adicionalmente, la DIAN agregó en este decreto ciertos requerimientos para los proveedores tecnológicos que presten servicios en el país, entre ellos, que cuenten con una capacidad tecnológica sólida, manejo de continuidad y conocimientos del esquema UBL 2.1.

RADIAN

Para incrementar el factoring en el país, la DIAN implementó el proyecto RADIAN, que permite a las empresas, especialmente Mipymes, vender sus facturas en espera de pago para tener flujo de caja. Fundamental para que este mecanismo opere adecuadamente, es que el ciclo de recepción y aceptación/rechazo de una factura sea eficiente. Para esto, la entidad tributaria habilitó un servicio que permite informarle la aceptación o rechazo de una factura vía Web Service.

Este requerimiento de la DIAN busca mejorar el flujo de efectivo de las empresas a través del e-factoring, y en ese sentido, las soluciones de Sovos para emisión y recepción de facturas son la herramienta idónea para tener un mayor control de los documentos electrónicos y cumplir con la legislación de la mejor forma posible.

Como aliado de negocios de las compañías colombianas, procuramos que, a pesar de los rápidos cambios normativos, estén siempre cubiertas, para evitar sanciones y adaptarse fácilmente a los nuevos escenarios normativos y de negocios.

Los numerosos cambios regulatorios que se han producido en Latinoamérica para la emisión y recepción de facturas en los últimos años han impuesto una serie de desafíos a las compañías, que deben buscar las mejores alternativas para cumplir con las normativas a tiempo y a la vez, administrar sus recursos eficientemente.

Una de las áreas críticas que demandan la atención de los equipos de administración y finanzas de las empresas tiene que ver con la gestión del pago de facturas a proveedores, en especial, de aquellas compañías que mueven niveles masivos de documentos. En este sentido, la creación de un canal de comunicación eficiente con dichos proveedores, que permita entregarles información sobre el estado de pago de las facturas emitidas y aumentar la eficiencia en los procesos de aprobación de los documentos, puede representar una mejora sustantiva para las operaciones.

En esta línea, y con el objetivo de simplificar y automatizar la gestión de estos documentos y apoyar a las empresas en el cumplimiento de las normativas asociadas, Sovos desarrolló, en un principio la plataforma Portal de Proveedores, que permite habilitar un canal de comunicación fluido, bidireccional y diario entre el comprador y sus proveedores, al publicar los documentos recibidos con sus estados de aprobación y/o rechazo, y aplicar  opcionalmente otras funcionalidades como las correcciones de referencias/sustentos y carga de documentos adjuntos, que permiten ayudar a la toma de decisión en la aprobación o rechazo del documento por parte del comprador.

Solución regional

La herramienta, de la que acaba de ser lanzada una segunda versión denominada AP Portal, esta vez con carácter regional, tiene la capacidad de adaptarse a los requerimientos de las distintas autoridades fiscales, como el SII en Chile, SUNAT en Perú, DIAN en Colombia, SAT en México y DGI en Uruguay.

El portal ofrece una vista para el comprador, quien tiene el control y centralización de la administración; y otra para sus proveedores, ofreciendo funcionalidades de acuerdo con las necesidades y rol de cada uno. Esta plataforma proporciona una herramienta de visibilidad amplia y transparencia integrada a todos los tipos de ERP en Latinoamérica.

El nuevo AP Portal, desarrollado aplicando buenas prácticas ya probadas y observando los requerimientos del mercado, añade funcionalidades que permiten leer los XML de los distintos países de la región para poder obtener la información de las órdenes de compra, HES u otros documentos propios de los procesos comerciales y validar que vienen de origen, evitando errores manuales. Adicionalmente, existen diversos Web Services que permiten interactuar con el ERP para enviar o rescatar información necesaria para hacer más eficientes los procesos antes mencionados.

Uno de los principales beneficios que ofrece el AP Portal de Sovos es que no requiere que los clientes tengan instalada la solución de factura electrónica de la compañía. Al estar construido con integración estándar vía Webhook, permite incorporarse con cualquier sistema que inyecte o actualice documentos en los formatos definidos; solo requiere de un sistema que provea la información de pago, generalmente un ERP. Esta característica simplifica además la mantención de la plataforma.

Apoyo en el cumplimiento de iniciativas de pago oportuno

Al utilizar el portal, los procesos de aprobación se vuelven más eficientes, al exigir de los proveedores el ingreso de ciertos documentos -o sustentos- dependiendo del proceso de negocio involucrado, que apoyen dichos procesos. Esto permite contar con toda la información necesaria para aprobar o rechazar. Adicionalmente, si al cabo de cierta cantidad de días -configurables- no se ingresan dichos sustentos, el documento es rechazado.

Los beneficios que entrega la plataforma van en línea con las diversas iniciativas de la región que apuntan al pago oportuno de proveedores,  al visibilizar la información para que las empresas tengan mayor control de sus obligaciones, generando alertas que eliminan los riesgos de atrasos en los pagos.

El AP Portal, si bien aún es de carácter regional, tiene el respaldo de una organización global, lo que se traduce en escalabilidad de las soluciones, experiencia en el manejo de grandes volúmenes de información -lo que respalda los crecimientos en las operaciones-, y un equipo de desarrollo, implementación y soporte de clase mundial.

SUNAT anunció recientemente una nueva resolución, la cual contempla los siguientes cambios para la factura electrónica y sus notas asociadas (recibo por honorarios electrónico y nota de crédito electrónica).

• Forma de pago: se convierte en un campo obligatorio donde se deberá incluir más información en caso de ser crédito la opción seleccionada. La información contempla montos pendientes, número de cuotas y fechas de vencimiento de estas.

• Motivo de emisión: nuevas opciones para las notas de crédito especiales, error de RUC receptor, y descripción del bien o servicio.

• Fecha de vencimiento: se reemplaza este campo para las facturas y se hace obligatorio incluir el monto neto pendiente de pago, la fecha de vencimiento de los pagos y el monto de cada pago.

• Campos adicionales: se incluyen los siguientes campos en el esquema: retenciones de IGV, porcentaje de la retención, importe de la operación e importe de la retención.

Puede revisar la prepublicación de la resolución en el sitio web de SUNAT.

La vigencia de estos cambios está programada para el 21 de enero de 2021, lo cual demandará desarrollos importantes en todas las compañías para la aplicación de estos nuevos cambios e inversión de tiempo y recursos para realizar las pruebas alrededor de los escenarios de negocios impactados.

Tal como había anunciado el Servicio de Impuestos internos, el 1 de enero entró finalmente en vigencia la resolución 74/2020, que obliga a todas las empresas con operaciones en territorio chileno -y que ya están obligadas a emitir facturas electrónicas- a emitir boletas en formato electrónico. Para aquellos contribuyentes que no se consideran facturadores electrónicos, se mantiene el 1 de marzo.

La nueva regulación, que se inserta en el proceso de modernización tributaria impulsada por la Ley 21.210, ha tenido un impacto significativo para las empresas, que han debido adaptarse rápidamente para incorporar los nuevos requisitos en tiempo y forma y dar cumplimiento a las exigencias del SII.

En este proceso ha quedado en evidencia, una vez más, la importancia de contar con proveedores que acompañen a las empresas en todo el ciclo de vida del cumplimiento tributario. Implementar los cambios necesarios para cumplir con un nuevo mandato que impone cambios sustantivos en las operaciones de las compañías requiere de mucho más que una buena solución tecnológica; es fundamental además el acompañamiento de un equipo experto que entregue los lineamientos necesarios para reducir el impacto de los cambios regulatorios en cada eslabón de la cadena.

En esta línea, Sovos trabaja con un equipo multidisciplinario, encargado de mantener a los clientes siempre informados sobre los últimos cambios regulatorios y de implementarlos a tiempo en sus plataformas, para mantenerlos en cumplimiento evitando multas, sanciones y cualquier interrupción en sus operaciones diarias.

Desafíos del nuevo mandato

El nuevo mandato de boleta electrónica incorpora varios nuevos requisitos para los contribuyentes, que deben presentar las boletas electrónicas al Servicio de Impuestos Internos (SII) con prioridad de una hora desde el momento en que se emite la misma al cliente y separar el IVA aplicado en dichas boletas del precio. Adicionalmente, se les exige emitir un resumen de ventas diarias dentro de las primeras 12 horas del período que se informa, incluso si no se reportan operaciones.

La digitalización de los impuestos en el marco de los negocios B2C, que permite al SII avanzar en la búsqueda del óptimo desempeño de la fiscalización, monitoreo de cumplimiento, evasión de riesgo y presunción tributaria -al controlar lo que las empresas entregan como producto terminado al consumidor final- no es solo una exigencia para las compañías; también es una oportunidad para que aseguren la integridad de sus datos, aumenten su eficiencia y disminuyan costos, integrando prácticas comerciales amigables con el medio ambiente e incluso, entreguen valor a sus consumidores mediante la mejora en la experiencia de usuario en el proceso de compra.

Si bien existen diversas vías para que las empresas implementen la boleta electrónica, ya sea utilizando un desarrollo propio debidamente certificado o recurriendo a la plataforma gratuita que ofrece el SII a las más pequeñas, las empresas de gran tamaño, que emiten volúmenes masivos de boletas, necesitan, para transformar esta nueva resolución en un valor agregado, recurrir a un proveedor externo que brinde una solución de boleta electrónica de alto estándar.

Tecnología y expertise para el cumplimiento

Para responder a los requerimientos tecnológicos que demanda la emisión y autorización de las boletas electrónicas, la compañía ha desarrollado Sovos eReceipt, una solución rápida, autónoma y escalable que minimiza el riesgo de sanciones financieras para las empresas, mejora eficazmente su rentabilidad y las libera de la carga que representa la incorporación de nuevos mandatos en sus procesos de reporte, al tiempo que asegura su continuidad operacional.

Liviana y sencilla de implementar, capaz de incorporarse a las operaciones de las empresas sin causar una fricción negativa dentro del ecosistema, y a la vez madura y sustentada sobre una base estructural de software ya garantizada en el tiempo, Sovos eReceipt proporciona una solución de clase mundial en torno a la emisión, procesamiento y administración de documentos electrónicos y resuelve definitivamente los problemas logísticos generados en los puntos de venta, de forma tal que la inversión realizada tenga un rápido retorno a la organización.

Adicionalmente, uno de los grandes factores diferenciadores de Sovos es su equipo mundial de expertos en cambios regulatorios, que están constantemente monitoreando las rápidamente cambiantes normativas exigidas por las autoridades fiscales.

Esta mirada permanente sobre el cumplimiento y las legislaciones tributarias de los distintos países, tanto en América Latina como en el resto del mundo, permite que las compañías que adopten la solución de boleta electrónica de Sovos se protejan y anticipen a las nuevas normativas en todo momento, pudiendo responder con agilidad ante cualquier nuevo requerimiento, sin importar el país en que desarrollen sus negocios, al contar con una solución que está incorporando permanentemente los nuevos mandatos de manera transparente para el usuario final.

Con más de una década de experiencia en el procesamiento de transacciones y presentación de informes en tiempo real a nivel mundial, Sovos cuenta actualmente con la red más grande de procesamiento de documentos electrónicos en Latinoamérica. Los buenos resultados de la compañía están avalados por sus más de 8 mil clientes alrededor del mundo, entre los que se cuenta la mitad de las empresas del ranking Fortune 500, distribuidas en más de 70 países.

Como es de común conocimiento, el Servicio de Impuestos Internos emitió en julio la Resolución 74/2020,  que establece la obligatoriedad, para todas las empresas con operaciones en territorio chileno, de emitir boletas en formato electrónico.  

Si bien la fecha de entrada en vigor de esta normativa ha sido pospuesta, a causa de la pandemia, hasta el 1 de enero de 2021 para las empresas que ya están obligadas a emitir facturas electrónicas -manteniendo el 1 de marzo para aquellos contribuyentes que no se consideran facturadores electrónicos- es necesario abordar los cambios que conlleva esta nueva normativa a la brevedad posible.  

La nueva regulación contempla varias indicaciones que deben ser contempladas al momento de su implementación. Entre ellas, será obligatorio que los contribuyentes envíen las boletas electrónicas al SII en un plazo máximo de 1 hora desde el momento de la entrega de la boleta al cliente. Adicionalmente, el IVA deberá estar debidamente separado del precio y se requerirá que los contribuyentes emitan un Resumen de Ventas Diarias dentro de las primeras 12 horas del período que se informa, incluso si no se reportan operaciones. La resolución también elimina el libro de boletas de venta.  

Para estos fines, incorporaremos, actualizaremos y configuraremos en la arquitectura de nuestra solución los componentes necesarios para la emisión de la boleta electrónica online, incluyendo un balanceador para el envío por Web Services de cada boleta y un controlador de transacciones a ser instalado en el gateway. Para la implementación, nuestros equipos de servicios profesionales y/o SSA-TAM considerarán las necesidades específicas de cada uno de nuestros clientes.    

Sovos está comprometido íntegramente con sus clientes, trabajando activamente en los cambios necesarios en su plataforma, para lo cual hacemos especial énfasis en los siguientes puntos:  

 

Nuestro compromiso es acompañar a nuestros clientes en todo el proceso y hacer nuestro mejor esfuerzo para ayudar a su empresa a cumplir con este nuevo mandato de la mejor manera.