Video: Gestor documental digital – Botón de firma

Si usted cuenta con el "Gestor documental de Sovos", en este video podrá aprender a activar y usar el "botón de firma" incluido en su solución.

Mantener el ritmo de la digitalización de los impuestos requiere una estrategia.

Sovos puede ayudar.

Subirse al barco de la transformación digital puede ser una experiencia compleja para muchas compañías, especialmente aquellas que aún acostumbran a llevar la mayor parte de sus procesos a través de documentos físicos. El SII ha impulsado la innovación tecnológica al hacer obligatorio el cumplimiento tributario en línea, pero hay una amplia gama de áreas en las empresas que aún están a medio camino hacia la meta de los procesos 0% papel.

Se estima que hoy, en promedio, un 30% de las horas de trabajo se invierte en buscar información necesaria para trabajar, que cerca del 8% de los documentos en papel se pierden en la distribución y que un 3% de los documentos están mal archivados y son difíciles de encontrar.

La gestión de documentos en papel genera costos innecesarios por concepto de insumos, archivado y recuperación, consumiendo recursos vitales para la operación de una empresa. Igualmente, depender de la presencialidad de las personas para validar su identidad y firmar documentos es un gasto de tiempo valioso y puede redundar en procesos de negocios críticos estancados.

El onboarding de las empresas al mundo digital es, en este escenario, el camino más corto hacia la eficiencia, y la búsqueda de proveedores que simplifiquen el tránsito hacia la eliminación del papel, se transforma en un imperativo estratégico.

Un partner para la digitalización de procesos

Para acompañar a las compañías en este camino, Sovos cuenta con un robusto portafolio de soluciones de documentos electrónicos.

Su plataforma de gestión documental digital permite, además de almacenar y llevar la trazabilidad completa, compartir, enviar y firmar documentos de manera digital, validando previamente la identidad de los firmantes a través de distintos métodos de autenticación presenciales o remotos, incluyendo la biometría y la clave única del Estado. Cuenta además con firma digital simple y firma electrónica avanzada, esta última acreditada y auditada por el Ministerio de Economía, que incorpora ciertos protocolos de validación superior como la encriptación, otorgándoles así validez legal a los actos de firma con la misma consistencia de una firma presencial en papel.

Adicionalmente, Sovos cuenta con un equipo experto que acompaña a las empresas en todo el ciclo de vida de un negocio, ayudándoles a responder a las exigencias que demanda la transformación digital.

La evolución acelerada de los procesos de negocios desde el papel al mundo electrónico, resultado de la transformación digital y de las condiciones derivadas de la pandemia global, ha tenido un impacto significativo en un área fuertemente regulada debido a la criticidad de los datos que administra: la industria financiera.

Para entidades como la banca, administradoras de fondos de pensiones y aseguradoras, entre otras, lo que en un inicio surgió como la necesidad de reducir costos por concepto del uso, traslado, almacenamiento y recuperación de documentos en papel, a la par de optimizar el trabajo de su personal, se convirtió, en el marco de esta rápida evolución hacia lo digital, en la urgencia de encontrar soluciones tecnológicas que simplificaran la operatoria y que permitieran cumplir con las estrictas normativas de las entidades reguladoras.

Adelantándose a estas demandas, Sovos marcó un hito al ser una de las primeras compañías en habilitar el gestor documental digital para esta industria; una solución robusta, que permite administrar y firmar los documentos de manera remota, no presencial, verificando previamente la identidad de los firmantes por medio de distintos métodos de validación – biometría, clave única y otros.

La solución almacena los documentos automáticamente en un repositorio seguro y de fácil acceso, añadiendo un sellado de tiempo -certificado en Chile y Perú- que corrobora la fecha y hora en que fueron firmados o modificados, lo que facilita su trazabilidad y uso como medio probatorio en cualquier juicio o instancia legal.

Otro de los beneficios que simplifica la administración para las entidades financieras, es que al estar los sistemas ERP del cliente integrados con Sovos, la gestión de los documentos queda a su total disposición. Esto le permite generar fácilmente cualquier informe que demanden las regulaciones imperantes, asegurando la continuidad operacional.

Ejemplos de uso

En el caso de las AFPs, por ejemplo, el gestor documental permitió la digitalización de la orden de traspaso de una entidad a otra, lo que se traduce en un cambio radical de los procedimientos internos, desde el proceso en papel y el consecuente flujo de documentos vía valija, almacenamiento y rescate, al acceso a un portal de custodia donde se encuentra el documento -que tiene asignado un número único de identificador- firmado y con sellado de tiempo.

Las compañías de seguros valoran la opción que ofrece el gestor documental de mostrar al cliente los documentos pendientes de firma, que tiene almacenados en su repositorio dentro sus propios portales. El cliente lee el documento, que se levantó desde el gestor y, al momento de firmar, cuando pone la clave del portal del banco, Sovos captura la clave y la envía al banco para que la corrobore, tras lo cual continúa o detiene el proceso de firma.

Conversemos de DevSecOps

En esta nueva sección de nuestro blog compartiremos la visión y experiencia de nuestro equipo de expertos en el ámbito del desarrollo de software y las tecnologías de información en general, quienes tocarán distintos temas relacionados con las tecnologías y metodologías utilizadas por Sovos para crear e implementar un mejor software, y entregarán tips y datos orientados a aportar valor a quienes deben trabajar en este ámbito, fundamental para las compañías que crean y utilizan soluciones para impulsar el negocio de sus clientes.


 

Capability Model de Sovos: Una guía de buenas prácticas para la mejora continua

Las empresas de tecnología enfrentan cada día mayores desafíos, y para mantenerse competitivas, no quedar obsoletas y satisfacer adecuadamente la demanda de los mercados, requieren mejorar de forma permanente sus prácticas. Esto es especialmente relevante para los equipos de desarrollo de software, que tienen que adaptarse constantemente, tanto a nivel de conocimientos técnicos, como de prácticas y metodologías.

En este artículo vamos a mostrar el modelo llamado Capability Model, que desarrollamos en Sovos para guiar a todos aquellos equipos en búsqueda de mejora continua.

 

¿Por qué Capability Model?

En el libro Accelerate (Nicole Forsgren, Jez Humble, Gene Kim), los autores proponen utilizar Capability Models en vez de Maturity Models. La razón principal se centra en el carácter extremadamente dinámico de las tecnologías, las prácticas y, en general, de la industria del software; este dinamismo se traduce en cambio constante y nos obliga a estar en permanente reinvención y reevaluación; algunas capacidades que antes fueron mejores prácticas pueden quedar obsoletas en el futuro, o simplemente, no resultar en grandes mejoras. Por esta razón decidimos trabajar en nuestro departamento de tecnología con un modelo de capacidades, incluyendo prácticas, técnicas y tendencias que mejoren la eficiencia de nuestros equipos de desarrollo a medida que las vayan implementando.

Como herramienta de mejora continua, nuestro Capability Model nos permite mejorar las prácticas de desarrollo, adquirir nuevos conocimientos y cambiar viejos paradigmas, además de:

 

¿Qué es para Sovos el Capability Model y cómo se usa?

Para crear la primera versión de nuestro Capability Model nos basamos en el modelo de DevOps y las conocidas etapas de Plan-Code-Build-Test-Release-Deploy-Operate-Monitor, a las cuales agregamos Feedback para hacer más explícita nuestra relación con los usuarios de los productos. Además tomamos como ventaja las buenas prácticas de nuestro departamento de Customer Success.

 

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Modelo infinito de DevOps

 

Cada categoría incluye un conjunto de capacidades y prácticas, básicas y avanzadas. Estas últimas permiten desarrollar mayores ventajas competitivas y lograr niveles de eficiencia superiores en los equipos de desarrollo.

Por eso dividimos las capacidades en una matriz con categorías y 4 niveles, siguiendo el modelo de Tuckman Norming-Forming-Storming-Performing:

 

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Modelo de capacidades v1

 

Gamification

Cuando hablamos de gamification nos referimos a la posibilidad de motivar, generar concentración y otros valores positivos a través del juego. Y todo equipo de desarrollo en Sovos parte la autoevaluación desde la etapa de forming.

 

El Capability Model evoluciona de la mano del crecimiento tecnológico

Para la segunda versión de nuestro modelo decidimos revisitar las capacidades con un mayor enfoque en DevSecOps, lo que implica integrar mejores prácticas relacionadas a seguridad informática, no solo a nivel de código y testing, sino en todas las etapas del desarrollo.

Algo importante que aprendimos en este proceso es que, indefectiblemente, las tecnologías, metodologías y las formas en que construimos software cambiarán con el tiempo. Esta lógica tiene una relación directa con el Capability Model: este también debe cambiar. Esta es una de las grandes diferencias con los antiguos Maturity Model.

 

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 DevSecOps incorpora prácticas de seguridad a todos los niveles del ciclo de vida de software

 

Evaluar y guiar mejoras en equipos de desarrollo

Nuestro Capability Model no es solamente una guía teórica de prácticas a adoptar para mejorar el rendimiento de los equipos de desarrollo. Una parte importante de la implementación es realmente ejecutar este modelo con los equipos, a fin de determinar el estado de sus prácticas y definir cuáles nuevas prácticas adoptar para pasar al siguiente nivel.

La idea es seguir la evolución de los equipos a mediano y largo plazo; ver cómo comparten sus dinámicas y al final, analizar cómo mejoran.

Surge una pregunta: ¿con qué frecuencia ejecutar el modelo con un mismo equipo? Si bien no hay una única respuesta correcta, se pueden considerar factores como los cambios de los integrantes del equipo (turnover), o en el propósito o tecnología usadas; las modificaciones de proyectos o conexión con otros equipos y los cambios de frameworks ágiles. Si nada de lo anterior sucede en un equipo, una frecuencia regular de cada 6 meses resulta un buen balance.

En el siguiente gráfico se pueden observar los cambios entre la primera ejecución (en azul) y la segunda (en verde): Este es un ejemplo de un equipo que decidió enfocar sus mejoras principalmente en prácticas de testing y en su metodología de trabajo.

 

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Usamos gráficos de radar para visualizar resultados

 

Para colectar los resultados de esta evaluación se pueden utilizar diversas técnicas sencillas. En la primera versión de nuestro modelo usamos preguntas cerradas (Sí/No) siguiendo un checklist, consultando a los equipos sobre la utilización de prácticas particulares. Por ejemplo, ¿estamos realizando pruebas automatizadas de API para nuestros microservicios?

En la segunda versión del modelo estamos utilizando una escala de Likert, lo que permite apreciar el grado de adopción de una práctica, sin cerrarnos en un Sí o No categórico. Utilizando un estilo declarativo como Realizamos pruebas automatizadas de API para todos nuestros microservicios, y respuestas posibles desde Totalmente en Desacuerdo hasta Totalmente de Acuerdo -variando el grado de seguridad en la respuesta- obtenemos una buena idea promedio del uso de cada práctica particular.

Al final de cada evaluación los equipos deciden el próximo paso en términos de mejoras a realizar. Siguiendo el ejemplo de pruebas automatizadas de API, se puede tomar como objetivo a completar -hasta la siguiente evaluación- la implementación de dichas pruebas para optimizar la capacidad de testeo automatizado, disminuyendo tiempos de feedback para el equipo y para mejorar la confianza en sus servicios.

Para ayudar a los equipos en la implementación de mejoras, cada práctica presente en el modelo de capacidades contempla documentación que explica las formas de adoptarlas a través de ejemplos de otros equipos que lo hicieron anteriormente, ya sea en Sovos, o fuera, para las prácticas más nuevas.

En conclusión, el modelo de capacidades de Sovos nos brindó múltiples resultados orientados a diferentes públicos. Para los equipos de desarrollo, permite evaluar y orientar mejoras para lograr mayor eficiencia, mientras que para el team de management, permite entender el estado de los equipos a nivel de eficiencia, ayuda a tomar decisiones a nivel de capacitaciones e inversiones (infraestructura, por ejemplo), y entrega mejor visibilidad para definir dónde ejecutar proyectos.

Video: Gestor documental digital de Sovos. Casos de industrias

El gestor documental digital de Sovos le permite almacenar, crear, firmar y compartir documentos electrónicos con sus clientes, colaboradores y proveedores

Mantener el ritmo de la digitalización de los impuestos requiere una estrategia.

Sovos puede ayudar.

Conversemos de DevSecOps

En esta nueva sección de nuestro blog compartiremos la visión y experiencia de nuestro equipo de expertos en el ámbito del desarrollo de software y las tecnologías de información en general, quienes tocarán distintos temas relacionados con las tecnologías y metodologías utilizadas por Sovos para crear e implementar un mejor software, y entregarán tips y datos orientados a aportar valor a quienes deben trabajar en este ámbito, fundamental para las compañías que crean y utilizan soluciones para impulsar el negocio de sus clientes.


 

Sergio Gómez, Principal QA Engineer

Optimizando el testing automatizado de UI con Cypress

A lo largo de los años hemos probado diferentes herramientas para crear test automatizados. Nuestros primeros intentos consistieron en automatizar smoke y regression tests utilizando herramientas que permiten simular acciones de los usuarios. En este tipo de pruebas se testean todos los componentes del sistema: UI, backend, base de datos, infraestructura y otros.

Al comienzo de los proyectos mantuvimos una buena cobertura y estabilidad, pero a medida que crecían los proyectos, los tiempos de ejecución se hacían más largos, el mantenimiento era más frecuente y los tests eran inestables. En muchas ocasiones los tests automatizados fallaban, pero esas fallas no estaban directamente relacionadas con bugs en el producto. Entonces empezamos a investigar herramientas que nos permitieran realmente encontrar problemas en nuestros productos y los reportaran rápidamente.

Una de estas herramientas fue Cypress I.O. En este artículo detallamos nuestra experiencia con la misma y las ventajas que encontramos. Para instalar y comenzar a usarla, pueden entrar al sitio oficial.

Cypress es un framework de test automatizado para UI modernas que permite escribir todo tipo de tests, incluyendo end-to-end, integration y unit tests, y cualquier otro que corra en el navegador. A diferencia de otras herramientas, no depende de aplicaciones de terceros (Webdrivers); Cypress detecta los browsers instalados en el sistema para ejecutarlos, por lo que no es necesario actualizar los webdrivers después de la actualización de dichos browsers.

La funcionalidad que nos pareció más útil fue la posibilidad de controlar el tráfico de red (Network traffic control) fácilmente. Esto permite interceptar todos los requests y retornar las respuestas que necesita el automated test. De esta manera, podemos trabajar en la integración de los componentes de la interfaz de usuario (UI) y no depender del backend. Como resultado, tenemos test más rápidos y estables que pueden ser integrados en el pipeline de desarrollo.

A continuación presentamos un ejemplo de cómo podemos interceptar los request de login de una aplicación para probar la reacción de la interfaz de usuario con diferentes respuestas. Lo primero que debemos hacer es identificar los elementos que usaremos en nuestro automated test. Necesitamos dos inputs para el nombre de usuario y password y un botón LOGIN. El botón se habilitará luego de completar el formulario y podremos hacer click en el mismo. Después, la UI disparará un request para chequear los datos ingresados.

 

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Para simplificar el ejemplo, vamos a suponer lo siguiente:

Ahora podemos escribir cómo quedaría el ejemplo usando los comandos de Cypress sin interceptar el request:

 

img-code-cypress-05

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En la imagen previa se puede observar cómo ejecuta Cypress los diferentes comandos. Utiliza cy.visit para navegar hasta la página deseada y cy.get para identificar a los elementos web usando como identificador sus respectivos IDs. Una vez identificado el elemento, usamos el comando type() para escribir un valor en el elemento y click() para enviar el formulario. Los requests ejecutados por la aplicación son identificados como (xhr) en el test runner. En este caso se ejecutó un request POST con URL igual a /api/v1/login pero no fue interceptado, por lo que fue validado por el backend. Una vez verificado, la respuesta es procesada por la UI, y si fue exitosa, muestra el texto Bienvenidos a la App.

Otra de las ventajas de Cypress es que espera en forma automática a que se cumpla una condición, por lo que no es necesario utilizar funciones de espera.

 

Proceso de login interceptado por Cypress

Para continuar con nuestro ejemplo, podemos utilizar el comando cy.intercept() para interceptar los requests generados por la UI y devolver respuestas deseadas. De esta manera, los requests no serán procesados por el servicio y solo probaremos cómo reacciona la aplicación de acuerdo a diferentes respuestas.

 

Caso positivo: login exitoso usando Stub

 

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En este ejemplo se puede observar cómo se utiliza el comando cy.intercept(). Cuando la UI lo ejecute, Cypress interceptará el request y lo comparará con lo que hemos definido. La comparación se realizará por el tipo de método (POST) y por la URL (/api/v1/login). Si coincide, devolverá el valor definido en la constante validLogin. Como la respuesta preestablecida es la cadena ‘true’’, esperamos que la UI muestre un texto de bienvenida.

En este ejemplo se puede comparar la velocidad de ejecución entre los dos casos. El primero demoró unos 5 segundos, porque la UI necesitaba la respuesta del servicio de login para mostrar el mensaje. En el segundo caso fue más rápido, porque fue interceptado por Cypress y devolvió una respuesta inmediatamente.

 

Caso negativo: Login no fue exitoso usando Stub

Para testear un caso negativo podríamos modificar la respuesta del request para simular un login inválido. En este caso es necesario cambiar el valor de status code de la respuesta para que la UI muestre un mensaje de error: Username/Password values are invalid. El automated test queda de la siguiente manera:

 

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En síntesis, podemos afirmar que Cypress es una herramienta muy útil para el tipo de test que necesitamos para nuestros productos, porque son más rápidos, estables y confiables. Cuando se rompen los tests, es porque se realizó algún cambio en el código fuente o porque no se realizó el mantenimiento adecuado en el código de los tests. Gracias a esto, los falsos positivos originados por problemas con la base de datos, demoras en el tráfico de red, usuarios inválidos, servicios caídos y otros factores ya no representan un problema.

Links de interés:

Cypress: https://www.cypress.io/

Cypress en Github: https://github.com/cypress-io

Recientemente Sovos adquirió la empresa Stupendo, líder en el desarrollo de soluciones para los procesos administrativos y financieros en Ecuador. La empresa aporta varias soluciones robustas al portafolio de Sovos, que abarcan la digitalización de procesos -incluyendo gestión documental digital y firma electrónica- y procesos automatizados de facturación electrónica, en compliance con las normativas establecidas por el Servicio de Rentas Internas (SRI).

Al integrar las fortalezas de Stupendo, Sovos continúa impulsando una estrategia de crecimiento global que prioriza la experiencia local y expande su presencia en la región andina de Latinoamérica con una fuerte perspectiva de desarrollo. Stupendo cuenta con una trayectoria de más de 13 años creando soluciones innovadoras y con un profundo conocimiento del mercado ecuatoriano, que permite a Sovos reforzar su compromiso de ayudar a las compañías a resolver los desafíos de la transformación digital.

Inversión en investigación y desarrollo

Parte del valor agregado de Stupendo, que habla de un foco consistente en investigación, es que cuenta con una fábrica de software propia que ha dado origen a soluciones de software de clase mundial para el cumplimiento tributario -incluyendo herramientas potentes para cobranzas y pagos digitales- y a una sólida suite que impulsa la digitalización, como su software SaaS para gestión documental digital y firma electrónica, complementarias a la oferta de Sovos.

Sovos le da la bienvenida a cientos de clientes -entre ellos, grandes corporaciones locales y empresas multinacionales que operan en Ecuador – y que verán el alcance y beneficios asociados al ecosistema de Sovos.

Cuando hablamos del efecto dominó, se nos viene a la mente la imagen de las fichas que caen unas sobre otras de manera rápida y casi sincronizada; una reacción en cadena que se replica de manera similar en lo que se refiere a los cambios normativos en la región.

En efecto, y como resultado del veloz avance de la transformación digital, que muchas veces desborda la capacidad de gobiernos y empresas por seguir su ritmo, las entidades tributarias están observando permanentemente las diversas iniciativas de los países vecinos, en especial en lo referente a los cambios tecnológicos. Los métodos de validación y la fiscalización de operaciones comerciales realizadas por las empresas caen en una verdadera reacción en cadena para adoptar mecanismos similares, adaptados siempre a su realidad local.

Uno de los ejes centrales de esta tendencia es la búsqueda de un cambio en las metodologías sobre los procesos de control, recaudación y auditoría de las transacciones que respaldan las operaciones con los consumidores. Para esto, las autoridades tributarias no solo han invertido en recursos que soporten estos nuevos procesos, sino que han consolidado, a través de los OSE, los PSE y los agentes de retención y percepción, mecanismos para que actúen como validadores, auditores y recaudadores en nombre de un tercero.

En este sentido, la digitalización de los procesos de fiscalización, control, recaudación y post auditoría permiten no solo resolver procesos de manera inmediata, controlar en línea las transacciones o habilitar la recaudación instantánea; también posiciona a las autoridades tributarias como referentes tecnológicos en la región.

A través de la digitalización, los distintos gobiernos de Latinoamérica han incrementado exponencialmente la recaudación, optimizado los tiempos de fiscalización y aumentado la eficiencia en el control del cumplimiento tributario.

Los próximos pasos están enfocándose en lograr que los distintos gobiernos puedan:

Si evaluamos la inversión y el costo-beneficio de las empresas que deben responder ante estos cambios, encontramos grandes desafíos a enfrentar. Estos son mayores en aquellas empresas que operan en varios países de forma simultánea; principalmente, porque todos los cambios se están presentando al mismo tiempo, dando muy poco tiempo de reacción y generando incumplimiento en los plazos de obligatoriedad con el riesgo latente de enfrentar multas futuras.

A modo de ejemplo, la experiencia de Chile en lo que se refiere a la obligatoriedad de la boleta o recibo -documento tributario electrónico para consumidores finales que debe emitirse y validarse en el momento que se genera cada transacción- está impulsando el desarrollo, por parte de las autoridades tributarias de otros países, de sistemas y procesos equivalentes para dar cumplimiento a normativas similares que permitan la fiscalización en línea, en un efecto dominó que probablemente siga replicándose para otros tipos de normativas.

La homologación de buenas prácticas y la adaptación de mecanismos que prueben ser exitosos en una determinada nación, puede ser el camino más lógico para que la región enfrente con éxito los retos crecientes de una transformación digital que no se detiene.

Sumándose a la creciente tendencia de los gobiernos de la región, que están exigiendo a las empresas digitalizar todos sus procesos tributarios y de negocios, Ecuador está incorporando paulatinamente diversos mandatos orientados a incorporar a las compañías a la transformación digital.

En esa línea, Sovos organizó, en conjunto con la Cámara de Innovación y Tecnología Ecuatoriana (CITEC) -un gremio sin fines de lucro que representa al sector de software y tecnologías de la información en Ecuador- el workshop «¿Cómo se firma el futuro? Un viaje por la nube, la firma electrónica integrable y la era paperless».

Orientado a profesionales del área de TI, en el encuentro se analizó el estatus legal y tecnológico de la firma electrónica integrable en el país y su uso en la optimización de procesos de software. Asimismo, se presentó el portafolio de soluciones y servicios de Sovos para resolver estas necesidades, especialmente tras la adquisición de Stupendo, líder en soluciones digitales.

En la oportunidad se revisó el marco general de la normativa de firma electrónica en el Ecuador, país en el que, si bien ha aumentado drásticamente el acceso a Internet, aún existe cierta desconfianza por parte de los usuarios a las transacciones electrónicas. Hoy, el 35.9% de las ventas se realizan online y el 29.5% de la compra se realiza a través de este de este tipo de medios electrónicos. La pandemia ciertamente impulsó la adopción acelerada de este tipo de mecanismos.

La  base legal de la firma electrónica está inserta en la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos y la define como un conjunto de datos contenidos en un mensaje de datos que son adjuntados o asociados a una persona en específico para certificar que ha aceptado un negocio jurídico y una relación jurídica. Esta firma electrónica tiene la misma validez y efectos que una firma manuscrita; es decir, que tanto para procedimientos administrativos judiciales, actos comerciales contractuales y particularmente, respecto de contratos entre privados, es válida y utilizable.

Las firmas existentes en Ecuador son la firma electrónica simple -que consiste en un conjunto de datos asociados que permiten identificar a una persona que acepta un negocio jurídico- y la firma electrónica certificada, que además es emitida por un organismo de certificación calificado en el país.

Ambas firmas tienen una presunción de legalidad y son equivalentes a una firma manuscrita. Existe además la figura de la aceptación simple, que implica que a través de una aceptación, un clic por ejemplo, se acepta contratar determinados servicios.

Sovos presentó sus soluciones referentes a la firma, la verificación de identidad y el cumplimiento tributario de las operaciones de las compañías, donde una solución robusta puede lograr que todos los procesos físicos hoy se puedan hacer de manera digital.

A este respecto, Sovos cuenta con soluciones de firma en los principales países de la región, tecnologías que son el puntapié inicial para desarrollar todos los procesos de una empresa, y lograr que el onboarding digital se cumpla. Una solución destacada en Ecuador y Latinoamérica para agilizar procesos y apoyar a la transformación digital paperless es DEC -Documento Electrónico Certificado- un software SAAS orientado a cumplir todas las necesidades de gestión documental y firma electrónica.

DEC crea documentos digitales y genera un ID único e intransferible en la nube para firmar documentos -ya sean personas naturales, personas naturales con RUC, o jurídicas con RUC, e incluso, personas con firma acreditada. Para aquellas personas naturales sin firma, o personas jurídicas y naturales con RUC, DEC cuenta con un microservicio denominado Easy Sign, que permite crear una firma simple o firmar con aceptación simple rápidamente; además actúa como llavero de una firma acreditada.

Sovos está trabajando en paralelo para proporcionar a la brevedad procesos híbridos, que permitan, en un solo documento, usar firma combinada, es decir, crear un proceso con DEC para que algunas personas firmen con firma acreditada y otras con firma simple.

Finalmente se presentaron los distintos tipos de soluciones disponibles: DEC para desarrolladores -un conjunto de WebServices que se integran a desarrollos propios de las empresas a través de APIs-; *DEC personal, orientado a cualquier persona que necesite firmar un documento, y *DEC Enterprise, un gestor documental a nivel macro para nivel bancario, o de empresas con multi sucursales, una solución mucho más robusta.

Para revisar el contenido íntegro de este workshop y conocer más detalles, pinche acá.

 

*Ambas versiones estarán disponibles en el curso de 2022.

Gestor Documental de Sovos

Brochure: Gestor documental digital de Sovos

La plataforma de gestión documental digital de Sovos es una solución que permite gestionar y firmar digitalmente, desde cualquier lugar, todo tipo de documentos, sean tributarios o de negocios, haciendo más eficientes y seguros los procesos dentro de la organización.

Optimice su negocio mediante la digitalización de los procesos de gestión documental en la empresa. Cree documentos fácilmente a partir de plantillas predefinidas, ingresando solo los datos variables, o cargue sus propios archivos y compártalos, envíelos y valídelos mediante firma simple o digital, previa verificación de identidad a través de distintos mecanismos de autenticación, presenciales o remotos, incluyendo tecnologías como la biometría y la encriptación.

Descargue el brochure

La plataforma permite enviar y firmar documentos de manera digital, validando la identidad de los firmantes. Además incluye un repositorio en línea para almacenar los documentos, eliminando el papel y reduciendo costos.

Una de las tareas que más consume tiempo y recursos en las empresas es la gestión y firma de documentos. Trámites que necesitan rápida resolución se retrasan a la espera de una firma; la impresión y acumulación de papel ocupa espacio valioso y eleva sus costos.

Lograr una mayor eficiencia en la gestión de documentos es imprescindible para la correcta operación de su empresa.

Sovos cuenta con una solución reconocida por la industria que resuelve la gestión completa de los documentos de manera digital, haciendo más eficientes y seguros los procesos dentro de la organización.

El gestor documental digital permite cargar desde el propio sistema de los clientes, o crear, a partir de planillas preestablecidas a las que solo deben ingresar los datos variables, los documentos que se necesitan para los acuerdos comerciales, financieros y laborales; gestionarlos y firmarlos digitalmente desde cualquier lugar.

A través de diversos mecanismos de autenticación -incluyendo tecnologías como la biometría, oAuth, match on card y clave única- se corrobora que el firmante es quien dice ser, con un alto grado de certeza. Sovos está calificado como prestador de servicios de certificación de firma electrónica en Perú y en Chile. En este último caso, es uno de los dos proveedores certificados de firma electrónica avanzada móvil en el país.

Los usuarios pueden realizar sus procesos de firma a través del portal de Sovos o integrando vía API el gestor documental a sus sistemas, obteniendo así transparencia total de sus flujos de trabajo.

La funcionalidad de estampado de tiempo certifica los actos de firma y les otorga validez legal con la misma consistencia de una firma presencial en papel, permitiéndoles ser utilizados como respaldo ante una prueba.

Desde el registro de funcionarios, la administración de documentos laborales, contratos, acuerdos, liquidaciones de sueldo, finiquitos, asistencia y otros; y la firma de contratos con clientes y proveedores, hasta procesos de validación y aprobaciones internas mediante la asignación de roles y funciones a los usuarios correspondientes, el gestor documental de Sovos permite contar con la tranquilidad de que los documentos estén siempre disponibles cuando se necesiten, proporciona completa trazabilidad de cada documento y asegura el cumplimiento de las normativas locales.

La solución, a la que se puede acceder de manera rápida y sencilla por web, mobile o Api, permite crear, modificar o eliminar roles, perfiles y funciones para cada usuario, elevando los niveles de seguridad, así como obtener reportes de gestión para la generación de estadísticas, además de configurar notificaciones y alertas para sus usuarios.

Adicionalmente, el gestor documental digital centraliza una única versión de un documento en un repositorio de almacenaje, eliminando el papel, reduciendo costos y elevando los niveles de eficiencia.

Más información sobre el gestor documental digital de Sovos en sovos.com/es.

 

 

Gestor documental digital de Sovos

Firme documentos electrónicos en su gestor documental digital.

gestor documental de sovos

SUS DOCUMENTOS EN LA NUBE, LISTOS PARA SER FIRMADOS

El gestor documental digital le permite firmar digitalmente sus documentos con la misma validez legal que un documento físico

La solución le permite ahorrar tiempo digitalizando sus procesos, importando o creando, enviando los documentos y firmándolos de manera digital en cuestión de minutos.

Cuente con la firma rápida y segura con validez legal. Nuestra solución es compatible con todos los tipos de firmas autorizadas: firma simple, firma acreditada y aceptación simple.

Gracias al resguardo en la nube, despreocúpese de las pérdidas, daños o robos. Almacene y proteja todos sus procesos en un storage personal al que puede acceder en cualquier momento.

Agilice su gestión documental

Sovos puede ayudarle a digitalizar sus procesos para optimizar los negocios de su compañía, reducir costos y generar mayor eficiencia en la gestión con colaboradores, clientes y proveedores

Gestor documental digital de Sovos

Gestione sus documentos digitales desde un único lugar tal como si fueran documentos en papel.

Aplique procesos digitales inteligentes en los negocios

Agilice sus procesos de negocio y maximice su eficiencia con mayor seguridad y menor costo

Con la solución Gestión Documental Digital de Sovos, no solo podrá digitalizar todos los procesos de su empresa, eliminando papeles y atendiendo a sus clientes y trabajadores en línea, además contará con una única solución que le permitirá crear, administrar, compartir, firmar y resguardar de manera segura todo tipo de documentos.

Cree y anexe documentos con visibilidad plena del ciclo completo de los procesos que deben seguir.

El Gestor Documental Digital permite crear, importar y agregar uno o varios documentos electrónicos de forma sencilla, así como seleccionar una plantilla del documento y editar los datos requeridos, conociendo y asignando los pasos y aprobaciones que deben seguir dentro del proceso.

Firmar de manera digital con la misma validez y seguridad que una firma en papel

La firma utilizada en su Gestor Documental Digital cuenta con un Time Stamp certificado por la ONAC, que encripta el documento y elabora un certificado por cada firma con su propia auditoría, que podrá verificar en todo momento en los portales habilitados.

Podrá firmar sus documentos con:

  • Firma biométrica
  • Firma con e-token
  • Firma con clave
  • Firma con validación de un tercero
gestor documental de sovos

Resguarde sus documentos de manera segura con el Gestor Documental Digital de Sovos.

Los documentos están encriptados por 6 años, almacenados en tres data center geográficamente apartados y conectados por una doble red MPLS para asegurar la continuidad del servicio.

¿Por qué utilizar el Gestor Documental Digital de Sovos?

Integración por API

Con 180 funcionalidades disponibles relacionadas a la gestión, creación y almacenamiento de documentos.

Portal de clientes

A través de los portales web puede consultar, descargar o compartir los documentos electrónicos.

Reportes y búsqueda

Busque los documentos por texto libre, etiquetas y/o carpetas. Además, podrá obtener reportes para estadísticas.

Roles y usuarios

Podrá crear, modificar y eliminar de manera inteligente todos los roles, usuarios y privilegios.

Gestión de procesos

Diseñe las plantillas de documentos electrónicos que requiera y seleccione las personas y el orden de aprobación.

Notificaciones

Notifique y alerte a los usuarios del Gestor Documental Digital sobre sus documentos pendientes.

Administre toda su gestión documental en un mismo lugar

Gracias al perfil y rol asignado a los colaboradores que participen en el proceso de negocio, estos podrán acceder, revisar y validar documentos sin moverse del escritorio y con notificación automática.

Agilice su gestión documental

Sovos puede ayudarle a digitalizar sus procesos para optimizar los negocios de su compañía, reducir costos y generar mayor eficiencia en la gestión con colaboradores, clientes y proveedores

Gestor documental digital de Sovos

La gestión documental de su compañía con firma digital optimiza su negocio y elimina el uso de papel.

La solución para que sus procesos de negocio no se detengan

Cree, firme y comparta documentos digitales con el mismo respaldo legal de los documentos en papel

La solución de Gestión Documental Digital de Sovos le permite crear, compartir y firmar documentos tal como haría de manera presencial con un documento en papel, pero ahorrando tiempo y recursos, acortando distancias, acelerando procesos y siempre con la misma validez legal que el documento físico.

Gestione sus recursos de manera inteligente.

Con nuestro gestor documental digital podrá firmar y digitalizar todos los procesos de su empresa, eliminando papeles y atendiendo a sus clientes y trabajadores en línea.

Cree y anexe

La solución le permite crear o subir uno o más documentos electrónicos de forma fácil y amigable. También puede elegir una plantilla del documento y editar los datos que necesite.

Firmas electrónicas

La firma dentro del Gestor Documental Digital cuenta con un sello en el tiempo certificado por INDECOPI, además de encriptación del documento y un certificado por cada firma, dejando trazabilidad y auditoría de todo el proceso.

Podrá firmar sus documentos con:

  • Firma biométrica
  • Firma con e-token
  • Firma con clave
  • Firma con validación de un tercero
gestor documental de sovos

Repositorio del Gestor Documental Digital

Sus documentos estarán encriptados. Nuestro servicio opera en tres data centers, lo que garantiza una alta disponibilidad, conectados para asegurar la continuidad del servicio.

Acceda al mejor gestor documental del mercado, funciones

Firmar

Compatible con todas las firmas electrónicas (PIN, huella digital, HSM y otras).

Almacenar

Proporciona un repositorio para el almacenamiento de sus documentos.

Asignar roles y usuarios

Podrá crear, modificar y eliminar de manera inteligente todos los roles, usuarios y privilegios.

Configurar procesos

Diseñe plantillas de documentos electrónicos y seleccione quiénes y en qué en orden aprueban.

Notificar

Mantenga a sus colaboradores, clientes y proveedores notificados sobre sus documentos pendientes.

Administre todo en un mismo lugar

Este repositorio digital permite acceder, crear y solicitar la firma de sus colaboradores, clientes y proveedores desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.

Documentos firmados digitalmente con respaldo legal

Transforme cualquier flujo de documentos y firma manuscrita en un proceso 100% digital.

Agilice su gestión documental

Sovos puede ayudarle a digitalizar sus procesos para optimizar los negocios de su compañía, reducir costos y generar mayor eficiencia en la gestión con colaboradores, clientes y proveedores

Gestor documental digital de Sovos

Digitalice la gestión documental de su empresa, eliminando el papel y optimizando su negocio.

ADMINISTRE SU DOCUMENTACIÓN EN LÍNEA

El Gestor Documental Digital de Sovos le permite almacenar, crear, firmar y compartir documentos electrónicos con sus clientes, colaboradores y proveedores

La solución de documentos digitales optimiza su negocio mediante la digitalización de los procesos de gestión documental en la empresa.

Gestione documentos de colaboradores y clientes -como la contratación de servicios- de manera 100% online y con total validez legal.

La plataforma de gestión documental electrónica permite crear, enviar y firmar documentos de manera digital, validando la identidad de los firmantes. Además la solución, junto con la administración de los procesos y los documentos,  incluye un repositorio en línea para almacenar sus documentos, eliminando el papel y reduciendo costos.

Principales características y beneficios

Integración vía API

Acceda a la solución de manera rápida y sencilla por web, mobile o API.

Administración de roles y perfiles

Cree, modifique o elimine roles y funciones para cada usuario.

Reportes y notificaciones

Obtenga reportes de su gestión para la generación de estadísticas, y configure notificaciones y alertas para sus usuarios.

Firma de documentos

Valide sus documentos mediante firma simple o avanzada con verificación de identidad y estampado de tiempo.

Creación de documentos

Cargue documentos en la plataforma o genérelos a partir de las plantillas disponibles.

Almacenamiento electrónico

Guarde sus documentos y acceda a ellos en todo momento desde un repositorio digital en línea.

MEJORE LA COMUNICACIÓN ENTRE EMPRESAS Y PERSONAS

Casilla digital

La solución de Casilla Digital está desarrollada para mejorar la comunicación entre empresas y personas, habilitando una opción que permite a las compañías enviar documentos electrónicos a sus clientes, funcionarios o proveedores que no cuenten con una dirección de correo fiable.

Casilla Digital, a diferencia de un correo electrónico o una dirección física común, utiliza el RUT como usuario exclusivo y único, convirtiéndose en el buzón electrónico que no puede ser rechazado ni desconocido por el ciudadano.

gestor documental de sovos

Agilice su gestión documental

Sovos puede ayudarle a digitalizar sus procesos para optimizar los negocios de su compañía, reducir costos y generar mayor eficiencia en la gestión con colaboradores, clientes y proveedores