Un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) puede solicitar ante el SAT la autorización para ofrecer el servicio de emisión de CFDI por medio del adquiriente de bienes o servicios.

Los PAC podrán operar como PSECFDI para emitir el CFDI; luego será timbrado, se validará el CFDI, asignará folio fiscal y sellará digitalmente con el certificado de sello digital del SAT generado para dicho efecto.

¿Qué requisitos deben cumplir los PAC para ser PSECFDI?

Para que un PAC pueda operar como PSECFDI debe:

¿Quiénes pueden expedir CFDI a través de un PSECFDI?

Quienes pueden hacer uso de los PAC – PSECFDI para emitir CFDI son contribuyentes que necesiten:

¿Qué se necesita para expedir CFDI con sujetos del Sector Primario?

Deberán verificar que las personas físicas a quienes les realizan las adquisiciones se encuentren inscritas en el RFC. En caso contrario, deberán proporcionar al SAT los datos necesarios para la inscripción en el RFC de dichas personas físicas; además deberá proporcionarle al proveedor autorizado lo siguiente:

El PSECFDI solicita al SAT aprobación para la emisión de cada una de las facturas electrónicas que solicita. En caso de rechazo, es posible que el RFC tenga obligaciones adicionales o distintas a las de este sector y por ende, no es sujeto de esta facilidad.

Solemos criticar al sistema encargado de regir el cobro de impuestos. Sin embargo, aunque nos genere un costo, tiene también efectos positivos; al aplicarlo, entramos en un proceso de contribución-retribución. Como contribuyente, puede apoyarse en la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (Prodecon), la que, por ejemplo, recientemente consideró violatoria la modificación a la ley que establece un tope a las deducciones personales.

Aquí le presentamos los 10 derechos a los que tiene acceso al pagar impuestos:

1.- Derecho a la información y asistencia

La autoridad tributaria debe proporcionar al contribuyente la información suficiente respecto de su situación fiscal en las diferentes etapas de su relación con la autoridad. De igual forma, está obligada a publicar periódicamente instructivos de fácil comprensión y a entregar la certificación y copia de las declaraciones presentadas en un procedimiento, así como a acceder a los registros y documentos que forman parte del expediente abierto a su nombre.

2.- Derecho a ser escuchado

El contribuyente podrá presentar, libremente y sin represalias, las pruebas que le respalden de surgir cualquier malentendido, así como quejas, observaciones o dudas.

3.- Derecho de petición

El contribuyente podrá obtener la certificación de los trámites que realice.

4.- Derecho a la confidencialidad y protección de datos

La autoridad deberá mantener confidenciales y resguardados en todo momento los datos del contribuyente.

5.- Derecho a la autocorrección fiscal

El contribuyente puede autocorregirse en las distintas contribuciones que sean objeto de revisión con la presentación de la declaración normal o complementaria que corresponda, a partir del inicio de las facultades de comprobación y hasta antes de que la autoridad tributaria le noti­fique la resolución determinante de las contribuciones omitidas.

6.- Derecho a no pagar más contribuciones de lo debido

El monto que pagará el contribuyente será el que le corresponda e indique la autoridad a partir de lo que genere.

7.- Derecho de acceso a la justicia fiscal

El acceso efectivo a la justicia fiscal requiere que las personas conozcan sus derechos y los mecanismos disponibles para exigirlos.

8.- Derecho a la presunción de buena fe

El contribuyente tiene derecho a que todas las actuaciones que realice se presuman de buena fe; por tanto, corresponde a la autoridad tributaria acreditar la existencia de cualquier circunstancia agravante en la comisión de infracciones fiscales.

9.- Derecho a una administración ágil y eficiente

Este derecho del contribuyente implica tres obligaciones para la autoridad tributaria. La primera es facilitar en todo momento al contribuyente el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones. La segunda es que las actuaciones de la autoridad tributaria -en donde intervenga el contribuyente- se lleven a cabo de la forma en que resulte menos gravosa para éste. Por último, la administración tributaria debe fomentar el principio de simplifi­cación en la política, legislación y gestión tributaria.

10.- Derecho a un trato respetuoso

El trato entre ambas partes debe regirse por el respeto y una actitud servicial, siempre buscando un común acuerdo y cubriendo las necesidades que se presenten.

Si necesita asesoría de la Prodecon puede consultar aquí dónde está la delegación más cercana; comunicarse al 01 (55)12 05 9000 en el Distrito Federal o desde el resto del país al 01 800 611 0190 en horario de atención al público (lunes a viernes de 09:00 a 17:00 horas).

A raíz de la implementación y generalización de la factura electrónica en México, ha surgido mucha información errónea que genera confusión en los usuarios que deben aplicarla. Por esta razón, hemos creado una lista de los 10 mitos sobre la facturación electrónica, que le invitamos a leer y compartir:

Mitos sobre la facturación electrónica

  1. El único mecanismo para generar facturas electrónicas para personas físicas y RIF es a través de “Mis Cuentas” del SAT

FALSO. Ya que a través de portales y mecanismos provistos por terceros también se puede llevar a cabo sin necesidad de ingresar a la página del SAT. Existe una lista autorizada de PACs, de entre los cuales es posible escoger al proveedor de comprobantes fiscales que más se adapte a las necesidades puntuales.

  1. Es necesario ir al SAT para realizar los trámites de alta

FALSO. Ya sea que se utilicen los sistemas propios del SAT o de terceros (PAC), el trámite para facturar electrónicamente puede realizarse online.

  1. Solo mi contador puede realizar los trámites o asignarme un sistema

FALSO. Si bien es cierto por lo general, los trámites a realizar en la página del SAT no son simples, los proveedores de sistemas de facturación electrónica cuentan con asesores e instructivos donde se explica paso a paso el procedimiento, para que la operación pueda ser llevada a cabo por el mismo interesado.

  1. Las facturas en papel ya no sirven

CIERTO. Las facturas en papel dejaron de ser válidas desde abril del 2014, por lo que para emitir una factura, es imprescindible hacerlo a través de un PAC o a través del sistema Mis Cuentas del SAT.

  1. Una factura electrónica no puede imprimirse

FALSO. Las facturas electrónicas pueden imprimirse en una hoja simple A4 y entregarse en papel, pero hay que recordar que la factura impresa (PDF) es solo una representación del verdadero documento valido, el XML, por lo que debe cerciorarse de recibir ambos documentos en su correo electrónico para hacerlos válidos ante el SAT.

  1. Las facturas electrónicas deben imprimirse para su resguardo

MITO. No es necesario imprimir. Las facturas electrónicas, ya sean generadas o recibidas, se resguardan en formatos específicos establecidos por el SAT. Los PAC, por lo general, solucionan este problema por defecto para sus clientes emisores o receptores.

  1. Si la factura no viene en PDF no tiene valor legal o no es electrónica

FALSO. La factura electrónica se conforma como tal, independientemente del formato en que se publique o distribuya. Una factura electrónica no es más que un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que comprende de dos partes, un PDF y un XML que contiene la cadena de datos requeridos por el SAT.

  1. Solo puedo utilizar un sistema de facturación electrónica

FALSO. Es posible utilizar cuantos sistemas se desee y cuantos proveedores existan; cada uno dependerá de un único punto de venta paralelo a los demás. Esto aplica para el caso en que, por ejemplo, un cliente le solicite a su proveedor la utilización de un sistema en particular para la generación o presentación de facturas, ya que le genera beneficios en cuanto al acceso de los datos, canales de recepción, archivado, etc.

  1. Debo cambiar mi sistema de gestión dependiendo de qué sistema de facturación electrónica utilice

MITO. Los sistemas de gestión, por lo general, proveen de mecanismos de facturación electrónica, pero en caso de que no, éstos pueden articularse con una interfaz simple.

  1. Debo saber mucho de sistemas para poder facturar electrónicamente

MITO. El SAT habilitó WebServices que permiten a empresas desarrolladoras de productos y sistemas y algunas otras, generar soluciones intuitivas para usuarios “no expertos”.

Las pequeñas y medianas empresas (Pymes) mexicanas, grandes impulsoras de la economía suelen no contar con las mismas posibilidades de las grandes empresas en varios aspectos, por lo que buscan apoyo y respaldo de mecanismos que protejan sus intereses. Uno de ellos es la facturación electrónica (CDFI), que puede brindar varios beneficios a los emprendedores en búsqueda de estabilidad para sus negocios.

Los sistemas de factura electrónica ayudan a agilizar aspectos administrativos como el rastreo eficiente de facturas; posibilitan el ahorro de espacio, incrementan la seguridad de los archivos al realizarse las operaciones en tiempo real -evitando adulteraciones a la información- optimizan los cobros y ahorran tiempo. Todos estos factores contribuyen a aprovechar de mejor manera los recursos. Vicente Milán, empresario, afirma:

El Estado, sin quererlo, ha ayudado a las pymes a modernizar este tipo de dispositivos, al migrar parte importante de sus contratos y servicios […] o adoptar herramientas como la factura electrónica.

Para llevar a cabo este proceso de forma exitosa se debe buscar la opción que mejor se ajuste tanto a lo que la empresa genera, como a las cantidades que se emitirán mensualmente. Además es importante recordar que existen tipos de facturas gratuitas.

 

Desde que el proceso de facturación electrónica entró en vigor en México, se han instaurado distintas herramientas para facilitar la aplicación de este sistema, que buscan, principalmente, facilitar la comunicación de los contribuyentes con la entidad encargada de realizar las revisiones de los CFDI. En esa línea, el SAT creó el apartado de Buzón Tributario, que permite que las partes en cuestión -quien emite y quien recibe- tengan la capacidad de entablar comunicación respecto a dudas, cuestionamientos, aclaraciones y asesoramiento para que el proceso tenga un resultado óptimo.

Creada como herramienta de servicio para las personas -físicas o morales- que actúan como contribuyentes, el buzón es un apartado mediante el cual la dependencia podrá enviar notificaciones electrónicas a las personas que con él contribuyen enviando las declaraciones fiscales correspondientes. Por ley, queda estipulado que quienes estén registrados en el Registro Federal de Contribuyentes, RFC, tienen derecho a la asignación de dicha herramienta para recibir comunicados y notificaciones electrónicas, contando de esta manera con un medio más confiable y ágil para entablar comunicación con el SAT.

  1. El apartado se encuentra dentro de la página gob.mx, al dar clic y desglosar el área de “Trámites”. Una vez hecho esto, se deberá seleccionar la opción en cuestión, la cual aparecerá en la parte izquierda del menú.
  2. Para acceder se cuenta con dos opciones. La primera es ingresando el RFC y contraseña, presionando luego la opción “enviar”.
  3. La segunda es a través del FIEL (Firma Electrónica Avanzada). Para esto se deben ingresar los datos solicitados en pantalla, llenando los campos para el registro. Los datos solicitados incluyen el certificado (cer); la llave privada (key); la contraseña de clave privada y el RFC, el cual se llenará de forma automática. Luego se debe escoger la opción “enviar”.
  4. Si usted ingresa por primera vez, le aparecerá una pantalla para que registre al menos un correo electrónico donde recibir la información. Si desea validar más correos, dará clic en la opción “agregar correo”, o en su defecto -si no lo desea- dará clic en “continuar”. Después de ello se le solicitará que llene campos que validen su información, incluyendo la FIEL, certificado, clave privada y contraseña de esta. Una vez ingresados los datos, dará clic en “firmar” y esperará que a su correo llegue el mensaje para autentificar la dada de alta en el sistema. Una vez hecho esto, obtendrá el servicio.

A través del Buzón Tributario, la autoridad fiscal podrá notificarle cualquier tipo de aclaración respecto a su estado actual en lo referente a citatorios, requerimientos, solicitudes de informes o documentos y resolución administrativa, donde usted tendrá la capacidad de mediar o generar una defensa a su situación mediante los estatutos que fungen a su favor.

Además, con el Buzón Tributario usted podrá:

La contabilidad electrónica es el primer paso para entrar al mercado global digital de manera eficiente. No solo le permite mantenerse al día en sus contribuciones fiscales; también le ayuda a conocer de primera mano todo lo relacionado con el mundo de Internet, el medio que está moviendo las economías de todo el mundo. ¿Está listo para aprender a llevar su propia contabilidad electrónica?

Llevar la contabilidad electrónica es sencillo si se siguen al pie de la letra los pasos necesarios. Aprendidos estos, es muy fácil que se vuelva un experto. ¿Qué se necesita para iniciar con la contabilidad electrónica?:

Iniciar la contabilidad electrónica

Al llevar su contabilidad de forma electrónica mediante estos servidores -más conocidos como PAC- debe aprender a utilizar su plataforma para emitir sus comprobantes fiscales digitales. Existen muchas empresas disponibles. Revise el costo, los planes que ofrecen y chequee especialmente que aseguren la seguridad y confidencialidad de sus documentos.

El comercio electrónico es de las pocas industrias que está creciendo por encima del 30% en todo el mundo, motivo por el que cada día tiene más adeptos a nivel mundial. Pero en México, con una amplia brecha tecnológica, todavía existe miedo a comercializar online.

Esta herramienta, sin embargo, puede ampliar enormemente el alcance de su negocio.

10 mitos del comercio electrónico

  1. En el comercio electrónico todo es tecnología. Es verdad que necesita asesorarse muy bien en cuanto a la tecnología de punta y lo que necesita saber para manejarla, y para esto puede contratar a un experto, pero todo lo demás es igual que en el comercio tradicional.
  2. Es verdad que en Internet abundan los fraudes y mentiras. Para evitar fallas de seguridad, utilice certificados SSL.
  3. Puede tener ventas globales y llegar a cualquier parte del mundo. Pero es mejor definir un mercado objetivo; la logística internacional sin un plan de negocios puede llevarlo a la quiebra.
  4. Use cualquier plataforma, lo importante es el producto. Mentira, una buena página de internet le ayuda a hacer más llamativo su catálogo, a atraer más clientes potenciales. No desdeñe a sus compradores ni a su negocio.
  5. Las cosas se venden solas en internet. En el comercio electrónico es mucho más importante el servicio al cliente, tiene que hacerlos sentir especiales.
  6. Es caro crear una tienda de comercio electrónico. Los costos de operación suelen ser más baratos porque puede hacerlo desde casa. Es cuestión de planificar bien los gastos.
  7. Si vende barato, le compran. Puede ser que sea así, pero debe tener un buen equipo que le acompañe en las ventas, en las entregas de paquetería. Un producto roto por mala entrega puede arruinar su reputación.
  8. El comercio electrónico solo es un soporte de mi tienda. Puede tomarlo como quiera, pero si no le interesa vender más y llegar a más clientes, entonces mejor quédese en su local.
  9. El comercio electrónico no necesita experiencia. Necesita capacitarse y juntarse con expertos. Tiene que aprender a tener una visión empresarial a futuro, es su dinero el que puede o no crecer.
  10. Sólo las empresas grandes venden por internet. Usted es el único que pone límites, es cuestión de planeación y de metas a mediano plazo. Las PYMES tienen gran potencial en el comercio electrónico.

Llega su primer proveedor importante y comienza a ver a un buen cliente que puede catapultar su negocio. De pronto le pide que le facture y usted no sabe emitir facturas electrónicas. Para saber cómo proceder, esta guía le permitirá perderá el miedo a la facturación electrónica.

Primero tiene que darse de alta en el régimen fiscal que le corresponda, para así ofrecer facturas electrónicas que contengan el sello digital del SAT y le ayuden a deducir o acreditar impuestos.

Sin importar que sea trabajador independiente (freelance) o una PYME (pequeña y mediana empresa), al facturar electrónicamente podrá recibir o generar pagos de una forma sencilla y económica a través de Internet. Ya no dependerá de los libretos, ya que usted mismo podrá emitir CFDI, esté donde esté.

Beneficios de la facturación electrónica

Al facturar electrónicamente, rápidamente se dará cuenta que sus procesos administrativos serán más simples; ayudará a que los clientes lo perciban como un trabajador más profesional o como una PYME seria y comprometida con sus clientes.

Lo más importante para cumplir esta misión con éxito, es que contrate un PAC adecuado a sus necesidades.

Entre las ventajas que tiene facturar electrónicamente destaca el hecho de que puede emitir sus CFDI en cualquier momento, pues el servicio está disponible las 24 horas, todo el año. Siempre podrá decir que sí a todos sus clientes.

Como trabajador independiente, al emitir facturas electrónicas tendrá la oportunidad de decir que sí a esos clientes que desconfían del trabajo informal, y como PYME, ayudará a proyectar mayor soporte en infraestructura y una imagen profesional de excelencia, sin que le implique costos adicionales.

La elección de un buen Proveedor Autorizado Certificado (PAC) al momento de la facturación electrónica marcará la diferencia. Indague qué le ofrecen, evalúe costos y beneficios, y especialmente, verifique que le ofrezcan confiabilidad en el servicio y en su información. Tanto usted como sus clientes saldrán beneficiados.

Actualmente, todas las empresas en México deben emitir CFDI. Lo mismo ocurre con las personas físicas: a partir del 1 de abril, todos entran dentro del régimen CDFI. El CFDI (o Comprobante Fiscal Digital por Internet) no es más que una factura electrónica en Internet que representa en formato digital la factura impresa y cuya validez requiere que se cumplan los requisitos ante el SAT. A continuación veremos algunos detalles sobre los aspectos mas relevantes que debe conocer sobre las facturas electrónicas.

¿Cómo funcionan las facturas electrónicas?

Evadir no es una posibilidad en el nuevo régimen fiscal en México; por lo tanto, la mejor manera de avanzar en nuestro negocio o proyecto es optar por las facturas electrónicas en línea. A través de las facturas electrónicas podrá tener absoluto control de su negocio y al mismo tiempo, podrá cumplir con los requerimientos establecidos por el SAT (Servicio de Administración Tributaria).  A través de las facturas electrónicas tendrá la capacidad —en una simple facturación— de expedir, recibir, validar y mantener un registro histórico de sus facturas electrónicas y CDFI. En otras palabras, este documento digital tendrá la capacidad de verificar electrónicamente que se haya producido una venta o transacción.

¿Es beneficioso o perjudicial que la mayoría de los contribuyentes tengan que emitir CFDI? Si bien en un comienzo este requerimiento puede demandar un esfuerzo adicional, formar parte de este régimen ayuda a que la devolución de impuestos a los contribuyentes sea mucho mas ágil. Esto sin tomar en cuenta lo que el Estado percibe y la reducción de costos que esto le representa.

Seleccionando un PAC confiable

Al seleccionar una compañía que responda eficientemente a nuestras necesidades debemos evaluar cómo integrar el mejor sistema de facturación electrónica para nuestro negocio al mejor precio disponible. En el mercado mexicano hay muchas empresas consultoras que entran dentro de la categoría PAC –o Proveedores Autorizados de Certificación— empresas que poseen licencia para proveer la plataforma tecnológica y todos los elementos necesarios para que pueda operar de la forma más adecuada posible.

Según el INEGI, en México existen mas de 5.1 millones de empresas, representadas en más de un 90% por el sector de las mipymes, pero solo operan unos 70 proveedores autorizados (PAC). La confiabilidad de un servicio de este tipo parte de la legalidad, es decir, debe ser un proveedor autorizado. Es fundamental evitar cualquier tipo de intermediación que la ley no apruebe.

Conclusión

Es una gran ventaja poseer un sistema eficiente tanto para emitir, como para recibir facturas electrónicas. Desde hace un buen tiempo se han ido incorporando nuevos proveedores con servicios innovadores que le permiten a las diversas entidades reducir sus costos de operación y obtener un significativo beneficio. No obstante, al seleccionar un PAC para la gestión de nuestras facturas electrónicas, es muy importante comparar algunos servicios similares, evaluar las ventajas y desventajas en las condiciones que nos ofrecen y de esta manera tomar la decisión más acertada.

CFDI: Son las siglas de la facturación electrónica, que nos indican 4 características beneficiosas de su formato:

Comprobante: Como indica su nombre, permite confirmar que se ha producido algo. En el caso de los CFDI, lo que verifica el documento digital es que ha habido un proceso de compraventa. Justifica ante el sistema de administración fiscal que realmente se efectuó el proceso y que se pagaron los impuestos designados por la autoridad hacendaria. Este comprobante sirve para establecer qué se compró o vendió y deducir impuestos en determinados casos. También sirve para que los empleados puedan demostrar a los empleadores los viáticos de un viaje de negocio.

Fiscal: Señala que el comprobante se encuentra en el marco de normas y reglamentaciones hacendísticas; por tanto, debe ajustarse a la legislación aplicable. Por ejemplo, las facturas electrónicas deben estar certificadas por un PAC, para que tengan valor. Otro ejemplo de lo que supone el adjetivo fiscal en el CFDI es que deben indicar la fecha de la transacción y enviarse en tiempo y forma al SAT. Por tanto, hay que estar atento a la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), que anualmente anuncia el SAT y en la que la factura electrónica tiene protagonismo.

Digital: Señala que los comprobantes fiscales, las dos definiciones anteriores, están creadas en un sistema binario. Esto permite que se manipule una gran cantidad de información de manera más rápida. Al estar almacenadas en el disco duro de una computadora, podemos hacer una búsqueda de una factura o de un archivo; encontrar un documento en segundos indicando su nombre, fecha o alguna característica. Sin embargo, en el almacenamiento físico, tardaríamos horas en buscar un archivo. Por último, el que sea digital le permite ser reproducible y recuperable, aunque esté dañado.

Por Internet: Si bien existen Comprobantes Fiscales Digitales (CFD), desde 2010 ya nadie puede adherir a este sistema. Las empresas que se encuentran emitiendo CFD tienen su propio sistema de facturación. Al contrario, al utilizar CFDI, debemos buscar un PAC, descentralizando la facturación, con lo que ahorramos dinero (en términos de seguridad informática o en actualización de software, por ejemplo). Con un PAC la comunicación y envío de información es más simple; podemos enviar una factura electrónica digitalmente, como si fuera un correo electrónico. Podemos emitir CFDI desde nuestro celular en un restaurante o en una venta hecha fuera de nuestras oficinas. En cualquier lugar, más rápido y sin tener que llevar encima folios físicos.

El comercio moderno ha incluido al evolucionar el uso de tecnología para facilitar las comunicaciones entre terceros. La tecnología aplicada al comercio electrónico tiene varias aristas; sin embargo, en este artículo nos enfocaremos en la facturación electrónica, en cómo optimiza los procesos, la regulación a la que se somete y qué se necesita para comenzar a emitir facturas electrónicas.

La facturación electrónica brinda grandes beneficios, ya que reduce tiempos y costos, brinda seguridad y calidad de servicio. La reducción de costos al usar facturación electrónica pasa, entre otros factores, por la supresión de uso de papel y tinta, la eliminación de gastos de envío y de espacio físico para almacenaje y el más importante: permite un mejor manejo de errores.

Otro beneficio tangible de la facturación electrónica es el ahorro de tiempo, gracias a procesos administrativos más rápidos, agilidad para localizar información, cobranza e integración con otras aplicaciones para comunicación en tiempo real, entre otros. Además, permite reducir la falsificación o suplantación de identidad, aumenta la fiabilidad de datos, minimiza la pérdida de información y el extravío de documentos.

Facturación electrónica en México, un paso para aumentar la formalidad

El organismo que se encarga de regular la facturación electrónica en México es el SAT (Por sus siglas en español, Servicio de Administración Tributaria). Este tiene cuatro roles principales ante los contribuyentes, en lo que se refiere a la factura electrónica:

  1. Definir las reglas de composición de la facturación electrónica por medio del Anexo 20. El Anexo 20 contiene todas las reglas para generar una factura electrónica de forma correcta y darle validez ante la autoridad.
  2. Brindar a todos los contribuyentes en México los mecanismos necesarios para firmar de manera electrónica sus facturas y que se puedan utilizar como documentos fiables.
  3. En la actualidad, la facturación electrónica en México, además de requerir la firma electrónica del contribuyente, necesita un componente llamado timbre fiscal digital, el cual proveen los PAC (Proveedor Autorizado de Certificación). El SAT es el encargado de regular y auditar a todos PAC para el correcto funcionamiento de la factura electrónica.
  4. Mantener actualizadas la base de datos de timbres fiscales y que sea accesible de forma pública. De esta manera, los contribuyentes pueden validar los timbres de sus facturas electrónicas.

Para comenzar a trabajar con facturación electrónica, siga estos sencillos pasos:

  1. Asistir a la oficina correspondiente del SAT para el trámite de su FIEL (Firma Electrónica Avanzada).  (http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/tu_firma/)
  2. Una vez que cuente con su FIEL, debe generar un CSD (Certificado de Sello Digital) para firmar sus facturas electrónicas. (http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/comprobantes_fiscales/15_15564.html)
  3. Seleccionar una plataforma de facturación -como nuestra plataforma de facturación electrónica de Grupo Advantage- y cargar la información correspondiente para comenzar la facturación electrónica.

La facturación electrónica es un mecanismo que nos ayuda a reducir costos, tiempos y representa mucho ahorro. En la actualidad en México se cuenta con todos los mecanismos necesarios para que los contribuyentes puedan emitir facturas electrónicas de una forma fácil y rápida. Nuestra plataforma de facturación electrónica de Grupo Advantage puede ser su mejor aliado para cumplir con la regulación y su estrategia de ahorro y reducción de costos.

Hemos visto las 4 primeras preguntas, y sus correspondientes respuestas sobre la factura electrónica. Cuestiones básicas como qué es, qué elementos la componen, cómo y dónde se obtiene la firma digital y si la facturación electrónica es obligatoria. Seguimos con esta serie y le invitamos a que nos envíe sus dudas acerca de este sistema de comprobantes fiscales validados por el SAT.

No cumplo el límite para facturar de manera electrónica, ¿puedo obtener un servicio de factura electrónica de manera voluntaria?

La respuesta es sí. Aquellos que por ley todavía no tienen que facturar electrónicamente, como la gran mayoría de las micro y pequeñas empresas, pueden utilizar la factura electrónica y aprovecharse de sus ventajas competitivas: más barata, más rápida, sin intermediarios como mensajeros y eliminando el gasto en archivos para guardar los comprobantes fiscales.

Una vez que facturemos digitalmente no hay vuelta atrás; tarde o temprano todos deberán emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).

¿Cómo puedo facturar electrónicamente?

Para emitir facturas electrónicas hay que obtener la firma digital y el certificado digital. Además se debe escoger a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) aceptado por el SAT para validar facturas electrónicas. Puede revisar el listado de PAC autorizados por el SAT en su página web. Recuerde que si su factura no es legal, tendrá problemas con el Servicio de Administración Tributaria, que castiga con penas económicas y de prisión.

¿Cuáles son los requisitos que debe cumplir una factura electrónica?

El SAT señala los siguientes requerimientos para que una factura electrónica sea legal:

Los requisitos que deben reunir las facturas electrónicas (CFDI) son:

  1. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida.
  2. Régimen Fiscal en que tributen conforme a la Ley del ISR. (Consulte el procedimiento para obtener el régimen fiscal).
  3. Sí se tiene más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan las facturas electrónicas.
  4. Contener el número de folio asignado por el SAT y el sello digital del SAT.
  5. Sello digital del contribuyente que lo expide.
  6. Lugar y fecha de expedición.
  7. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida.
  8. Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen.
  9. Valor unitario consignado en número.
  10. Importe total señalado en número o en letra,
  11. Señalamiento expreso cuando la prestación se pague en una sola exhibición o en parcialidades.
  12. Cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladados, desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos.
  13. Forma en que se realizó el pago (efectivo, transferencia electrónica, cheque nominativo o tarjeta de débito, de crédito, de servicio o el denominado monedero electrónico, indicando al menos los últimos cuatro dígitos del número de cuenta o de la tarjeta correspondiente).
  14. Número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación.

Además debe contener los siguientes datos:

  1. Fecha y hora de certificación.
  2. Número de serie del certificado digital del SAT con el que se realizó el sellado.

Las facturas electrónicas (CFDI) cuentan con un elemento opcional llamado “Addenda”, que permite integrar información de tipo no fiscal o mercantil, en caso de requerirse. Esta “addenda” debe incorporarse una vez que la factura haya sido validada por el SAT o el Proveedor de Certificación Autorizado (PAC) y se le hubiera asignado el folio.

Asimismo, se deben cumplir las especificaciones técnicas establecidas en la Resolución Miscelánea Fiscal y su Anexo 20, a saber:

  1. Utilizar el estándar del comprobante fiscal digital a través de Internet extensible [XML] (esquema-comprobante.xsd).

Contemplar las reglas para la generación del sello digital de las facturas electrónicas (CFDI).

La factura electrónica sigue lenta, pero firmemente, introduciéndose en el sistema tributario mexicano. Desde el 1 de enero de 2011, la facturación digital comenzó a convivir con el sistema tradicional de papel, para facilitar la transición a los miles de empresas que operan en el país. Desde arriba abajo, y potenciando las facturas electrónicas de las empresas privadas, se comenzó a estandarizar este sistema que ya usarán el 85% de los contribuyentes de la república en 2014. Sin embargo, son muchos aún los usuarios que tienen dudas acerca de este sistema. Aquí develaremos las 10 claves más importantes.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento digital, como un archivo de Word, una tabla de Excel o una imagen de Photoshop. Es decir, se puede imprimir y tener en un soporte físico, aunque el original es el documento XML. Como un comprobante de papel, contiene movimientos de compra y venta y tiene valor legal ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Para ello, debe contar con un certificado electrónico y la firma digital.

¿Qué es la firma digital?

Como la factura electrónica, la firma digital tiene su origen en la grafía a mano, es decir, tiene una vinculación legal de aprobación con el firmante. La tecnología permite hoy que exista la firma digital, una combinación de algoritmos que imposibilita la falsificación. Los documentos electrónicos que van acompañados de la firma digital son totalmente válidos, por lo que debemos extremar precauciones y no compartirla jamás con nadie para evitar eventuales problemas legales.

¿Cómo puede obtener una firma digital?

Para obtener la factura electrónica hay que tener antes la firma digital, la que se debe gestionar con el SAT.

¿Es la facturación digital obligatoria?

La facturación electrónica es obligatoria desde el 1 de enero de 2011 para aquellas empresas con una facturación superior a los 4 millones de pesos anuales, aunque el período de transición para ellas se extendió 24 meses. A partir del 1 de enero de 2014 se reduce el mínimo de facturación anual a 250 mil pesos, por lo que serán más las empresas que deben emitir facturas electrónicas. Hay que recordar que el objetivo es que México esté 100% digitalizado, por lo que habrá luego un período en el que se vuelvan a bajar los requisitos económicos de facturación anual para sumar a pequeñas y microempresas.

Cabe destacar que al ser un sistema de arriba hacia abajo, las grandes empresas, que están obligadas a facturar electrónicamente, solo pueden hacer negocios con las pymes que tienen ya el sistema digitalizado, por lo cual es imperativo encontrar socios que cumplan con los requisitos a tiempo.

Los usuarios de facturas electrónicas tienen diferentes necesidades, dependiendo del rubro en el que participan, y de si necesitan emitir o recibir facturas electrónicas. Si bien muchos de los que reciben los comprobantes fiscales digitales por Internet son personas físicas que no necesitan más que el documento impreso o el que se reciben vía email, las personas morales suelen tener otras necesidades que se solucionan a través de integrar CFDI con flujos de proceso.

Emisión de CFDI

La generación de los documentos debe hacerse de manera confiable. Hay empresas que comercian al por menor y presentan a sus clientes las facturas a través del email o de su portal web.

Sin embargo, entre empresas que mueven grandes ventas, necesitan una mejor documentación de sus movimientos, no solo para el Servicio de Administración Tributaria (SAT) -que exige los mismos datos que a las compras menores- sino también, para la propia logística de las empresas.

En este caso surgen las Addendas. Se genera un CFDI que contiene diferentes datos que requeridos por las corporaciones, desde el número de producto comprado, a la fecha, el nombre del cliente y del vendedor, así como otros datos necesarios para lograr un mayor control de las actividades de las empresas.

Un servicio de facturación electrónica también puede crear canales específicos y no solo un portal web o email para el envío de facturas electrónicas. El objetivo final es optimizar la comunicación entre proveedores y clientes.

Recepción de CFDI

Se debe contar con una recepción confiable y automatizada, dos de los valores que promueve la factura electrónica, eliminando la actividad manual, más lenta y con más probabilidades de fallas.

Además es importante que la recepción incorpore la sincronización de la información, incluyendo la referida a los catálogos, los clientes y los proveedores.

Aquí radica la importancia de la integración de la emisión y la recepción de las facturas electrónicas.

La ventanilla única está permitiendo mejorar las condiciones laborales de miles de mexicanos dedicados a la importación y exportación. En nuevo Laredo, Tamaulipas, 11 mil cargueros pasan cada día por la frontera. Estos transportistas han visto mayor agilidad en sus visitas a las aduanas. “Se ha estado trabajando bien, la Ventanilla Única nos permite ir directamente a la Aduana sin papel”, señaló José Guadalupe Bautista Montoya, Vicepresidente de la Confederación de Agentes Aduanales para La Verdad de Tamaulipas.

Beneficios de la Ventanilla Única

Los beneficios que se obtienen gracias a la Ventanilla Única son varios, pero todos tienen en común la mejora de la eficiencia y eficacia de los procesos en las aduanas.

Los documentos digitalizados deben cumplir con determinados requisitos. El primero de ellos es su formato: debe ser PDF. Asimismo, debe estar en una resolución de 300 puntos por pulgada sin OCR aplicado, sin hojas en blanco y en escala de grises a 8 bits de profundidad. El número de páginas no está limitado, pero deben enviarse como un archivo. A cambio recibiremos un E-Document. Los archivos se pueden cargar desde la web de la Ventanilla Única, que tiene un apartado de digitalización.

El mismo documento digitalizado puede ligarse a diferentes operaciones, por lo que no hay que volver a pasarlo del documento físico al digital.

 

La factura electrónica está asociada a las grandes empresas, a las que facturan anualmente más de cuatro millones de pesos. Sin embargo, este esquema fiscal es muy atractivo para muchas otras personas físicas y morales que ven una gran oportunidad de modernizarse y que ya han adoptado el sistema de CFDI o CFD para las relaciones comerciales con sus proveedores y clientes.

Los freelancers son uno de los grupos de usuarios más importantes de las facturas electrónicas, tal y como señala CNN Expansión. La imposición legal fue solo para determinadas empresas. Entonces, ¿por qué cambiarse? La respuesta la encontramos en sus beneficios.

Los trabajadores por cuenta propia ven diferentes ventajas. Por un lado, las que son propias de la factura electrónica, como hemos visto ya: velocidad, reducción de tiempos y costos o la posibilidad de acceder a ellas desde cualquier punto en el que tengamos Internet.

Los freelancers han visto que la adquisición de los Comprobantes Fiscales Digitales permite afianzar sus relaciones comerciales, especialmente con las grandes empresas. Este es un plus que no tienen precisamente las sociedades que facturan más de cuatro millones de pesos por año.

Este tipo de corporaciones requieren trabajar con facturas electrónicas, por lo que si queremos hacer negocios con ellas, debemos cumplir con este requisito. Utilizar los CFDI y los CFD permite abrirse a un campo de clientes impensado para aquellos que se quedan al otro lado de la brecha tecnológica.

Los CFDI, por tanto, nos permiten tener una ventaja competitiva frente a aquellos freelancers que emiten facturas en papel.

Se habla mucho de la factura electrónica en términos económicos. Lo que va a ahorrar, la optimización de los procesos internos o la transparencia económica de las administraciones públicas y privadas. Pero además, los Comprobantes Fiscales Digitales de Internet (CFDI) adicionan un valor fundamental: la confianza.

Los sistemas de facturación electrónica permiten que se conecte a dos usuarios que no se conocen entre ellos. Es decir, podemos ir continuamente a un proveedor, pero también a uno nuevo. En muchos casos, esto provoca recelo: ¿Y si nos engañan? ¿Y si mis facturas no son correctas? Hay corporaciones que evitan migrar de proveedores por el miedo a que el servicio falle. Esta incertidumbre se evita con los sistemas digitales.

La facturación electrónica permite que los procesos sean seguros y que la conexión entre personas físicas o jurídicas, sean legales. En los CFDI, todos participan en la aprobación del registro del intercambio de bienes y servicios.

Uno de los requisitos de la factura electrónica es la firma digital, que permite certificar la autoría de las personas que se encuentran detrás de la compraventa. La firma electrónica no se puede falsificar y está cifrada. Además la información digital está mejor protegida, ya que se encripta, incrementando la privacidad de las personas. Esto permite a las empresas y personas físicas, entre otras cosas, no desvelar su información privada y evitar casos de espionaje industrial.

Se habla mucho sobre los beneficios de los CFDI frente a la factura ordinaria de papel. Más allá del ahorro que representan, en este post abordaremos otras de sus ventajas, tanto tangibles como intangibles. Como veremos a continuación, el esquema electrónico tiene por objeto simplificar los trámites a la par que mejorar el servicio a los clientes y también, el ahorro de dinero para las empresas. Esto es especialmente importante en las pymes, donde un ahorro se puede convertir en una inversión que le ayude a dar el salto a una mejora cualitativa.

El primer coste de ahorro claro que existe es por la no adquisición de papel y tinta. Esto parece de poco valor; sin embargo, si multiplicamos por un año todo el material adquirido, veremos que no se trata de una cifra menor.

El otro elemento tangible es el espacio. Si una oficina dispone de 90 m2 y una gran parte es ocupada por los archivos de facturas, se ahorrarán varios metros gracias al uso de CFDI.

Pero además, existen otros beneficios intangibles en la facturación electrónica. El primero de ellos es el tiempo de búsqueda. Usando los algoritmos boleanos, podemos encontrar en nuestra base de datos, rápidamente el elemento que necesitamos. Sin embargo, una factura en papel requiere de una inversión de tiempo para la búsqueda, minutos que sumados, por un año, son muchos.

También hay que contar los gastos de logística. Por ejemplo, el transporte de los documentos de un lugar a otro. Al tener acceso a Internet, el CFDI se puede enviar por el Clouding, correo electrónico u otros medios digitales. Si está en papel, por fuerza tendremos que utilizar a una persona y perder su fuerza productiva y el dinero del transporte.

La factura electrónica también favorece la eliminación de los roces entre empresas y proveedores.  El motivo es que el CFDI no se puede falsificar, por lo que se evitarán los intentos de fraude fiscal que pueden perjudicar a su empresa y que suponen un gasto extra en despachos de abogados especialistas en estos temas.