Estamos experimentando una nueva normalidad, con una mayor participación de la tecnología en cada uno de los procesos de las empresas, convirtiéndose en una pieza clave para seguir operando. Hoy existe una mayor tendencia de poder convertir los flujos que antes se llevaban de manera física a un formato digital, por ejemplo: la administración y firma de documentos. Se hace innecesaria la inversión de recursos como el papel o almacenamiento, así como riesgoso el trámite de envío y recepción de documentos, la coyuntura lo amerita.
Los documentos pueden administrarse en una plataforma digital ¿Qué tipos de documentos? Absolutamente todos los que suelen verse en la gestión administrativa de una empresa: contratos con proveedores o clientes, acuerdos, órdenes de compra, boletas de pago, actas de conformidad, fichas de trabajadores, declaraciones juradas, etc. La lista es interminable. La necesidad de las empresas es que estos documentos puedan ser “firmados” por los involucrados; sin embargo hoy cobra mayor mayor relevancia el valor legal, confidencialidad y seguridad de la firma en un documento. Aquí la importancia de entender la diferencia entre una firma electrónica y una firma digital.
La firma electrónica se refiere a cualquier símbolo o carácter específico, que se realiza a través de un medio electrónico como un teclado de computador, mouse, un celular, una tablet, etc. y cumple con algunas funciones de la firma manuscrita, si escaneas o le tomas una foto a tu firma y la pegas en algún documento, funciona como “firma electrónica”. Sin embargo, para algunas instituciones o personas es necesario contar con una acreditación que respalde la firma y la identidad del firmante. Para que este escenario se dé; es decir, la firma tenga validez legal, en Perú debe contar con un certificado digital o ser firmado en un software de emisión de firmas digitales debidamente acreditado ante el Indecopi que es la autoridad a cargo de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE).
En resumen, la firma digital se refiere a la misma firma electrónica pero que además cumpla con la validez legal que le otorga un certificado digital o un intermediario acreditado a través de una plataforma; ¿cómo firmo dentro de la plataforma? Puede ser con clave, con un dispositivo token, con la huella digital, etc. Y la firma generada debe estar basada en criptografía asimétrica (un sistema utiliza dos llaves para cifrar un mensaje: una llave pública y otra privada.), que además permite la identificación del firmante, la integridad del contenido.
Imagine que está apunto de adquirir una tarjeta de crédito, la entidad financiera necesitará realizar la verificación de su identidad antes de entregarle la tarjeta. Pero además debe firmarse un contrato con los términos y condiciones; y si no se realiza de manera física con una firma manuscrita, puede realizarse con una firma digital, porque solo así el banco podrá certificar que fue firmado por usted con una huella digital o clave, por ejemplo, y tendrá un documento digital encriptado con tiene validez legal y que no puede ser repudiado o desconocido. Siempre que esa firma se realice por intermedio de una plataforma certificada.
Es importante resaltar que mediante el uso de herramientas digitales no solo seguimos los protocolos de prevención para evitar el contacto físico, sino que optimizamos los procesos empresariales, a través de la digitalización de documentos y trámites de una empresa.
