Es un buen año para ser un líder de TI. Tras demasiados años en los que la frase «hacer más con menos» era el mantra de la mayoría de las organizaciones en lo que respecta al gasto en tecnología, las cosas por fin están mejorando.

Según la empresa de investigación Gartner , el gasto en TI alcanzará unos 4,5 billones de dólares en 2022. Esto representa un aumento del 5,1% con respecto a 2021 y es un impulso muy necesario para las empresas que necesitan actualizaciones tecnológicas que pueden haber quedado en segundo plano debido a la pandemia del COVID-19.

Los departamentos de TI también están deseosos de cambiar el enfoque para pasar de sólo mantener las cosas a flote a proyectos más a largo plazo que apoyen estratégicamente y con éxito el futuro del trabajo. Esta afirmación está respaldada por las cifras proporcionadas por la empresa de soluciones de gestión de TI Flexera en su informe State of Tech Spend Report.

Cuando se les preguntó a qué se destinaban los presupuestos este año, el 54% de los encuestados esperaban que el aumento de la inversión y los recursos se aplicaran a la tecnología que facilita y hace más fluido el trabajo de los empleados desde casa. Otro 42% de los encuestados declaró una nueva voluntad de pasarse a la nube para soportar las realidades de un mundo post-pandémico. Los participantes en esta encuesta eran todos ejecutivos y directivos de alto nivel en TI con un conocimiento importante de los presupuestos generales de TI de sus organizaciones, y opinaron sobre lo que se puede esperar en el próximo año.

Estos resultados muestran el nivel de importancia que las empresas están dando a los entornos de trabajo híbridos y flexibles. La probabilidad de que el trabajo desde casa, al menos en cierta medida, haya llegado para quedarse hace que los departamentos de TI se replanteen sus estrategias para estar preparados para afrontar cualquier reto que pueda surgir.

¿Podría el gobierno interponerse en el camino?

Las estrategias que esbozan los departamentos de TI son sólidas y están en consonancia con el mundo en el que ahora existimos. Sin embargo, hay otra fuerza pospandémica en funcionamiento con el potencial de desbaratar los planes mejor trazados y devorar una gran cantidad de presupuesto y recursos. Facturación electrónica por mandato del gobierno.

Si trabaja como líder de TI en una empresa multinacional, es probable que entre en una de las dos categorías siguientes. En primer lugar, ha tenido que enfrentarse a las nuevas realidades de la supervisión y la aplicación en tiempo real de las autoridades reguladoras. O dos, está a punto de entrar en liza con su propio mandato interno, resolver este problema para siempre.

¿Por qué soy tan definitivo en esta declaración? Porque trabajo con algunas de las mayores marcas del planeta y soy testigo de primera mano de los impactos que estos mandatos están teniendo en su organización de TI.

Cuando se trata de proyectos de TI, la mayoría no son reactivos, sino el resultado de una planificación cuidadosa y metódica durante un largo periodo de tiempo. Sin embargo, el gobierno está cambiando las reglas aquí. Los proyectos y las actualizaciones ya no están en su línea de tiempo. Cuando implementan nuevas leyes y mandatos, o se mueve rápidamente para abordar el problema y corregirlo o paga las consecuencias, que pueden ir desde fuertes multas hasta incluso la pérdida de la licencia para operar.

¿Qué significa esto para mí?

A medida que las leyes de facturación electrónica impuestas por los gobiernos aumentan rápidamente en todo el mundo, representan una amenaza creíble para sus presupuestos de TI. Los departamentos de TI deben estar preparados para las nuevas realidades que acompañan a la facturación electrónica exigida por el gobierno. Ahora que las autoridades se encuentran en la pila de datos de sus empresas examinando las transacciones en tiempo real mientras atraviesan su red, necesitará una solución que le permita entregar la información en el formato requerido en tiempo real.

En definitiva, el cumplimiento ya no es una cuestión fiscal. Los líderes de TI y otros altos cargos deben trabajar juntos para alinear las funciones empresariales en todos los ámbitos. El departamento de TI debe asegurarse de que se dispone de los recursos y las herramientas necesarias para cumplir con las obligaciones impuestas por el gobierno, independientemente del sector o la ubicación de la empresa.

Si no se aborda el problema en una fase temprana, sólo se producirán problemas más complejos y costosos en el futuro que absorberán presupuestos y recursos críticos destinados a otros proyectos prioritarios.

Puede que no sea ESE teléfono rojo el que esté sonando, pero tenga la seguridad de que la dirección está lidiando con un problema serio y está buscando que la TI lo resuelva por ellos.

Hay dos cosas que ponen nerviosos a los consejos de administración y a los directivos por encima de todo. Riesgos que tienen el potencial de afectar a los resultados y a la reputación de la empresa/marca. Este problema actual puede hacer ambas cosas y rápido si no se trata a tiempo.

Me refiero a los mandatos fiscales del gobierno.

Ahora bien, se preguntarán, ¿acaso los mandatos gubernamentales no existen desde hace décadas? ¿Por qué la urgencia ahora? Sí, han existido durante mucho tiempo, pero nunca han existido en su forma actual ni han tenido la capacidad de impactar en sus operaciones tan rápidamente.

Permítame explicarle. En el pasado, las organizaciones de todo el mundo debían informar sobre las transacciones a posteriori y pagar las cantidades que estaban legalmente obligadas a pagar. Si no lo hicieran, el gobierno podría llegar a auditarlos dentro de unos meses o años y aplicar una multa si se descubre que las cosas no están en orden. En el gran esquema de las cosas, era un inconveniente menor para las empresas y no un verdadero elemento de disuasión por tener procesos defectuosos o negligencia.

Todo esto empezó a cambiar hace unos años, cuando los gobiernos empezaron a contemplar una brecha fiscal que crecía sin soluciones fáciles para frenarla. ¿Cree que exagero? Según el informe 2021 sobre la brecha del IVA cuestiones de la Comisión Europea, sólo en 2019 los países de la UE perdieron 134.000 millones de euros en ingresos por el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) que les debían legalmente las empresas.

Esto fue una llamada de atención para todos los países que emplean el sistema de imposición del IVA en cualquier parte del mundo. No sólo estaban perdiendo unos ingresos muy necesarios, sino que el problema se estaba agravando. Había que hacer algo y hacerlo rápido o no podrían financiar programas vitales en sus países.

Avance rápido hasta hoy. Los países se han tomado en serio el problema y han decidido que la tecnología es la respuesta. Han invertido mucho en la digitalización y han puesto sus capacidades no sólo a la altura de las empresas, sino que en muchos casos, probablemente por primera vez en la historia, han superado las capacidades de la industria privada para controlar e informar sobre las transacciones financieras.

Hoy en día, ya no se informa a posteriori. Los gobiernos se han instalado en su pila de datos y están revisando las transacciones en tiempo real. Y con la vigilancia en tiempo real ha llegado la aplicación de la ley en tiempo real. Si no está reportando la información de la forma en que el gobierno ha ordenado, puede esperar una acción rápida que va desde costosas multas hasta la revocación de su licencia comercial en ese país. Ambos serían golpes devastadores para las perspectivas financieras y la reputación de su empresa.

Por eso es tan urgente que las tecnologías de la información se pongan al día y tengan una estrategia para abordar el problema de forma global. Las cosas sólo se van a complicar más y la capacidad de escalar los sistemas para cumplir con los cambiantes mandatos fiscales en todos los lugares en los que se hace negocio se ha convertido en una prioridad absoluta para las empresas.

El mundo es nuevo en lo que se refiere al IVA y hay que asumirlo. Si esta información es nueva para usted o está en proceso de asimilar cómo afecta a su organización, le animo a que recuerde y comparta las siguientes cinco cosas con sus colegas:

1. El gobierno está en sus datos

Los informes fiscales en tiempo real se están convirtiendo en la nueva norma para las empresas de todo el mundo. Los gobiernos ya no se conforman con recibir datos a posteriori y ahora exigen una presencia permanente en su pila de datos.

2. Los mandatos de datos del gobierno están quitando el control a las empresas

Con la facturación electrónica impuesta por el gobierno tomando el mundo por asalto, las empresas tienen poco tiempo para prepararse para este cambio. Para seguir siendo operativos y cumplir con estos mandatos, los informáticos deben crear una estrategia para asegurarse de que están cumpliendo con las obligaciones del mandato al tiempo que se mantienen con los parámetros de los planes y presupuestos a largo plazo.

3. Los mandatos de datos se mueven y evolucionan rápidamente

Dado que los gobiernos están avanzando rápidamente hacia la implantación obligatoria de la facturación electrónica, las organizaciones se enfrentan ahora a una ventana extremadamente corta para actualizar sus códigos y mandatos fiscales. Para los departamentos de TI, supervisar y ejecutar estos cambios se convertirá en una de sus principales prioridades.

4. Los mandatos de datos carecen de coherencia de un país a otro

Para las organizaciones internacionales, estar al día de los nuevos procesos, tecnologías y normativas es un componente esencial para dirigir un negocio con éxito. Sin embargo, los diferentes enfoques que está adoptando cada autoridad reguladora están causando mucha incertidumbre a las empresas. El reto para las TI es crear la infraestructura que permita a la empresa cumplir con los mandatos individuales de la autoridad reguladora de cada país, y al mismo tiempo integrarse entre sí para proporcionar un cuadro de mando global en tiempo real del estado de cumplimiento de la organización.

5. Los gobiernos han aumentado la severidad y la velocidad de la aplicación de la ley

Las autoridades fiscales se están volviendo más agresivas que nunca para cerrar las brechas fiscales. Con el uso de herramientas y procesos digitales, los gobiernos pueden agilizar rápidamente el cumplimiento de las normas y rastrear eficazmente el fraude fiscal. En el mundo digital actual, las sanciones pueden ser más rápidas y severas que en el pasado. La TI debe garantizar que los datos de las transacciones se presenten a las autoridades reguladoras en el formato y el plazo que éstas exigen.

Espero que esta información le dé algunas cosas en las que pensar mientras trabaja en las realidades cambiantes de los mandatos fiscales globales.

Imagine este escenario.

Su socio comercial le cambia las reglas a mitad de camino y su capacidad para hacer negocios con él depende ahora de que cambie toda su estructura de información para satisfacer sus nuevas exigencias.

Ah, sí, también debo mencionar que el plazo para cumplir con estas exigencias es extremadamente ajustado y, si no lo hace, puede olvidarse de hacer negocios en su región hasta que lo consiga. Y si en algún momento en adelante no cumple con estas normas, pueden multarle o cerrarle el paso.

¿Suena descabellado? No lo es. Es exactamente lo que está ocurriendo en los principales mercados económicos, desde Brasil hasta Italia y partes de Asia y África. Verá, los gobiernos han alcanzado a las empresas en lo que respecta a la tecnología y, en muchos aspectos, las han superado en lo que respecta a la digitalización.

¿Qué significa esto para usted?

Significa que los gobiernos han adoptado ahora un enfoque más proactivo en la revisión de las transacciones financieras y exigen informes en tiempo real. Como parte de eso, han implementado la aplicación en tiempo real para garantizar que se está cumpliendo con las especificaciones obligatorias adecuadas. Para lograrlo, han tomado residencia permanente dentro de su pila de datos. Y no se equivoque, cuando se trata de la facturación electrónica, ellos llevan la voz cantante.

Un poco de antecedentes

Los gobiernos de todo el mundo están implantando la facturación electrónica obligatoria por su capacidad para facilitar el cumplimiento de las normas y rastrear el fraude de forma rápida y eficaz. La notificación a posteriori, que había sido la norma hasta ahora, era más difícil de aplicar y requería largas y costosas auditorías para recuperar lo que se debía por derecho. Muchas organizaciones no se tomaron en serio las sanciones y se limitaron a reservar algo de dinero para hacer frente a estos inconvenientes a medida que iban surgiendo.

Este enfoque dio lugar a una brecha fiscal que sigue creciendo. En 2019, la brecha del IVA de los 28 estados miembros de la Unión Europea fue de más de 134.400 millones de euros para todos los estados miembros juntos. Esto se había convertido en algo insostenible e inaceptable para muchos gobiernos, por lo que se hizo una nueva tecnología centrada en la digitalización para garantizar que todos los ingresos legalmente debidos se recaudaran a tiempo y en su totalidad. El incumplimiento daría lugar a medidas de ejecución más rápidas e impactantes.

Esta tendencia está creciendo rápidamente con países de todo el mundo que adoptan nuevos mandatos y metodologías para el seguimiento y la aplicación de las normas. En los próximos cinco años se espera que casi todos los países que emplean el sistema de imposición del IVA actualicen sus sistemas en cierta medida.

No se equivoque. Debido a las exigencias de información en tiempo real, se trata de un problema informático, no de una cuestión fiscal. Para las empresas multinacionales que hacen negocios en docenas de países, podría haber algunos momentos dolorosos en el camino si no planifican con tiempo y desarrollan una estrategia sólida para cada uno de los lugares en los que tienen operaciones.

Estos son mis consejos para cumplir con los mandatos del gobierno y garantizar que las operaciones continúen sin interrupción 

La TI debe centrarse en el objetivo final: implementar un enfoque centralizado para gestionar estas leyes de facturación electrónica exigidas por el gobierno para garantizar un enfoque globalmente coherente para todas las presentaciones digitales. No puedo exagerar la importancia de las sinergias de aplicación a medida que los requisitos aumentan y se amplían. Esto sólo va a ser más complejo a medida que pase el tiempo.

Y quizás lo más importante, no tenga miedo de pedir ayuda. Es un asunto complicado que cambia cada día. No es el momento ni el tema para intentar hacerlo por su cuenta.