Hoy, Sovos anunció nuestra adquisición más reciente, el mayor acuerdo realizado por nuestra empresa fuera de los Estados Unidos, que amplía nuestro equipo global a más de 2 mil empleados. Si bien la adquisición de Acepta, con sede en Chile, establece varios hitos para Sovos, lo más relevante es que se traducirá en un soporte aún más amplio para nuestros clientes en toda América Latina, así como para aquellos en todas las regiones donde los gobiernos están adoptando el cumplimiento fiscal digital.

A medida que los países de América Latina y de todo el mundo digitalizan exitosamente el cumplimiento tributario, las autoridades buscan expandir esas capacidades más allá del nivel de la operación para el mejoramiento económico de sus sociedades. Con esta adquisición, Sovos agrega miles de empresas de todos los tamaños a nuestra base de clientes, al tiempo que fortalece nuestra presencia en las áreas de telecomunicaciones, servicios financieros, retail y otras industrias. También aporta nuevas capacidades a nuestros productos, que nos permiten avanzar en nuestra misión de resolver los impuestos definitivamente y por el bien común a nivel mundial, para todos nuestros clientes, ya sea que hagan negocios en más de 60 países o en uno.

 

¿Por qué Acepta?

Acepta ha sido, durante mucho tiempo, uno de los proveedores líderes en América Latina de soluciones de facturación electrónica, boletas electrónicas, documentos electrónicos y certificados digitales. Con Acepta, Sovos amplía su oferta para el cumplimiento de los controles transaccionales continuos (CTC) y expande su cartera con soluciones de documentos electrónicos, incluido el flujo de trabajo de gestión con funciones de firma electrónica.

El anuncio de hoy es la continuación de un trabajo de años que ha buscado desarrollar las soluciones más completas para los desafíos del cumplimiento fiscal digital moderno. En 2018, Sovos compró la empresa sueca Trustweaver, desarrolladora de tecnología para garantizar la integridad de los documentos comerciales. En 2017 adquirimos la chilena Paperless, que comenzó como proveedora de certificados antes de desarrollar soluciones de boletas electrónicas. Y en México, Sovos tiene capacidades similares y es un proveedor de servicios de certificación (PSC) autorizado por la Secretaría de Economía de México para certificar firmas electrónicas y otras formas de identificación bajo la norma NOM 151 del país, para preservar la integridad de los datos y documentos digitales.

 

El talento y la tecnología para el cumplimiento fiscal global

Con cientos de empleados en la región y dos décadas de innovación, Acepta suma a la tecnología y el talento de Sovos tanto en nuestras áreas centrales como adyacentes. Hoy, expandimos los clientes y las industrias a las que servimos, al tiempo que ofrecemos a nuestros clientes tanto nuevos como existentes en la región, el valor inmediato de una cartera más amplia de soluciones. También vemos beneficios futuros para los clientes actuales y los que se incorporarán en todas las economías con mandatos de cumplimiento similares, incluidos los de otras partes de América Latina, Europa y Asia.

 

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La transformación digital en el ámbito de los impuestos genera un sinnúmero de desafíos a las empresas, que se ven en la obligación de emitir sus documentos fiscales de manera electrónica para ser validados y aprobados por las autoridades tributarias. De igual forma, estos documentos deben ser recibidos por los diferentes proveedores para gestionar los pagos y otros procesos corporativos. Esta información es presentada de manera particular en cada país, ya sea por transacciones individuales (controles transaccionales continuos o CTCs), libros electrónicos (reportes electrónicos) o determinación del IVA, aumentando la complejidad para las compañías en el monitoreo de las transacciones, soporte de la operación y adopción de los nuevos mercados.

Estos requerimientos impactan especialmente a las empresas grandes y medianas -en su gran mayoría multinacionales- que utilizan versiones robustas de SAP para gestionar sus procesos empresariales. Dado que los módulos que componen a este ERP contemplan funcionalidades más bien genéricas -para tener la habilidad de responder a las necesidades de empresas de las más diversas industrias alrededor del mundo- deben ser luego adecuados a las regulaciones locales y a la forma de operar de cada compañía. Esto puede ser realizado por un equipo de desarrollo interno o por un proveedor especializado.

Además de la adaptación local, se requiere de una solución que se conecte con la autoridad tributaria y que tenga la capacidad de tomar el documento o archivo en el formato requerido y lo envíe a esta autoridad, verificando que se valide, se firme electrónicamente y vuelva al software. Muchos proveedores no hacen este circuito completo, no se conectan con las autoridades tributarias.

Es ahí donde proveedores como Sovos aportan valor al entregar una solución capaz de completar todo el proceso.

Sovos ha desarrollado una herramienta específica, SAP Framework, que sin intervenir en SAP, identifica -por medio de un extractor- las tablas donde está la información que se requiere, la extrae desde el ERP, arma el XML documento, archivo o reporte que solicita la autoridad tributaria, lo firma electrónicamente, lo envía, recibe el documento ya validado y lo resguarda en su cloud o en un ambiente común para ser accesado por el cliente cuando lo requiera.

Para esto utiliza un conector de Sovos que actúa como una puerta de enlace estática liviana (VM) que recibe y transmite de forma segura mensajes XML entre entornos de sistemas de origen (SAP) y Sovos Cloud.

La plataforma o monitor de SAP permite ver, por ejemplo, el estado de una factura, y saber si fue enviada, validada o rechazada y la causa del rechazo.

La solución Sovos SAP Framework -que consta de SAP Framework Outbound, para emisión y SAP Framework Inbound para recepción- está desarrollada para operar con S/4HANA y SAP ECC 6.0 o superior y cumple con los requerimientos de Chile, Perú, Colombia, Argentina, Uruguay, Ecuador y México.

La velocidad y frecuencia de los cambios regulatorios en los países de la región requiere de actualizaciones y configuraciones continuas en el ERP, equipos funcionales especializados y expertos tributarios. Sovos SAP Framework ofrece una solución punta a punta actualizada y que entrega el cumplimiento fiscal de cada país, protegiendo a las empresas del riesgo de multas, sanciones y paradas operativas.

Adicionalmente la implementación es transparente y muchísimo más sencilla que un proyecto SAP tradicional, que suele requerir una gran inversión de tiempo y recursos. También es más amigable con el usuario, por lo que no requiere capacitaciones extensas.

Sovos Cloud cuenta con una plataforma de arquitectura flexible, protegida con estándares de seguridad de clase mundial, hiper escalable -según los requerimientos de cada empresa- y altamente confiable.

Además, un gran valor agregado de Sovos es que el equipo global de expertos en cambios regulatorios de la compañía, que está permanentemente monitoreando cualquier nuevo mandato o sus actualizaciones, permite anticiparse a los efectos de estos, integrándolos a las plataformas de los clientes de manera oportuna para que no signifiquen un impacto.

Asegurando el cumplimiento tributario de las compañías y aprovechando el background para conectar con las entidades tributarias en cada país, Sovos  puede soportar la gran cantidad de documentos que emiten las empresas en lo que se refiere a facturación electrónica, garantizando la continuidad operacional. Todo esto permite ofrecer a los clientes de SAP la seguridad e innovación de una alianza consolidada.

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Los constantes cambios normativos que imponen las administraciones tributarias ejercen presión sobre las empresas, demandando de las mismas, y de sus proveedores de software de impuestos, un esfuerzo adicional no solo para integrar o actualizar dichos cambios normativos en sus plataformas tecnológicas, sino también, para monitorear y resolver las incidencias que se presenten en tiempo y forma.

Para solucionar estos requerimientos que exceden, en muchos casos, al alcance de la solución propiamente tal, Sovos cuenta con servicios extendidos que permiten entregar un valor adicional a los clientes, al hacerse cargo de tareas críticas que de otro modo consumirían tiempo y recursos de las compañías.

En ese sentido, el área de CloudOps, a través del servicio extendido de AdministraciónTI, realiza las recomendaciones y actualizaciones requeridas para la mejor performance y estabilidad de la solución ante cada nueva regulación, además de vigilar los posibles efectos sobre los componentes críticos de las plataformas de Sovos instaladas en la infraestructura de clientes.

Esto es particularmente relevante para aquellos clientes que tienen una alta transaccionalidad y que requieren de un seguimiento más cercano de la estabilidad, porque la cantidad de documentos que procesan exige más para superar los posibles cuellos de botella.

El monitoreo y asesoría de Sovos permite a clientes con una gran exigencia estar preparados para cambios futuros y proyectar crecimientos. Para esto se les brindan recomendaciones sobre los cambios que requieren sus infraestructuras o sus servicios para que puedan adelantarse a ellos.

A su vez, para aquellos clientes que requieren de disponibilidad con mayor criticidad, como los que trabajan con puntos de venta y centros de distribución, el servicio de Sovos les permite mejorar la disponibilidad y tiempos de recuperación, que suelen estar muy asociados a su core business.

Finalmente, para los clientes vinculados a áreas como banca o entidades financieras, que requieren que los servicios prestados sean administrados por un grupo muy acotado de personas que tengan conocimiento del negocio, Sovos puede cerrar el ciclo de seguridad operando solo con las personas autorizadas a tener acceso a sus sistemas y evaluando en conjunto las mejores prácticas que se pueden aplicar sobre los servidores que cada cliente provee para la solución de Sovos.

El servicio de Admin TI es prestado por el área de CloudOps, que está encargada de administrar la solución e integraciones en el cloud de Sovos, lo cual incluye el monitoreo, estabilidad, automatización, mantenimientos y despliegues (actualización) de componentes. Por lo tanto, una parte importante de lo que describe el servicio es que el mismo equipo que conoce, mantiene, actualiza y trabaja en los proyectos de implementación del cloud, es el que trabaja en el servicio extendido en los clientes. Esto quiere decir que dicho servicio no se terceriza a un proveedor con un nivel de conocimiento menor al que Sovos maneja en su core; es la extensión de dicho core hacia clientes críticos.

Esto involucra el mismo ecosistema que Sovos tiene en sus data centers, incluyendo los procesos ITIL de gestión de incidentes en la infraestructura del cliente, como también internamente con Client Support Sovos (especialistas en reglas de negocios realizadas por la solución). Un canal de comunicación dedicado permite conectar ambas infraestructuras; por medio de sistemas de monitoreo de salud de los sistemas se pueden gatillar alertas para los componentes críticos del sistema, particularmente los que afectan la estabilidad y disponibilidad del servicio. Esto entra en una cadena de notificaciones y contacto de personal que atiende la llamada y hace la detección. El objetivo es que el diagnóstico se provea en menos de treinta minutos; el tiempo de solución puede variar dependiendo de la causa e impacto, el que es informado apropiadamente a contactos de escalamiento de negocio y de infraestructura/sistemas del cliente.

Si existe un pool demasiado amplio de sabores y colores de infraestructura y opciones en el cliente, el diagnóstico y la evaluación de la solución se complejizan. La propuesta base propone que el cliente incorpore los mismos estándares del cloud de Sovos; que tenga una base de datos independiente de la aplicación, una arquitectura activa – pasiva y backups de componentes críticos, para que en caso de problemas en la infraestructura, se pueda reaccionar rápidamente y recuperar el servicio lo antes posible.

En este escenario, cada cliente es responsable de la infraestructura que no incluye la solución de Sovos, como la licencia del sistema operativo y la conexión de infraestructura de red que se conecta al servidor.

La implementación del servicio es relativamente rápida, dado que es considerada como recurrente y estándar. La instalación del producto desde cero, incluyendo la habilitación de la conectividad y el monitoreo, puede tomar una semana (máximo 2 semanas con pruebas de cliente). Lo que puede requerir más tiempo es la coordinación previa; acordar con el cliente los requisitos para proveer el servicio, los contactos, permisos y las pruebas de validación. Este proceso puede tomar 2 meses en promedio, pero si se cuenta con las condiciones apropiadas se puede reducir a menos de 2 semanas.

Implementación según las diferentes normativas de la región

La implementación del servicio de administración TI se debe adecuar a las normativas y condiciones de cada región. La temporalidad es una de ellas. En Perú, por ejemplo, la SUNAT exige dos días máximo para el registro de un documento; en el caso de la boleta electrónica en Chile, el plazo impuesto por el SII es de una hora. En ambos casos, los servicios cloud deben cubrir un escenario amplio que abarca los centros de distribución, los puntos de venta y los sistemas back office. En este caso se deben asegurar la generación, el transporte de documentos y la validación con el Gobierno. Estos son los procesos de negocios que Sovos debe custodiar y es donde se pone más foco, porque son los más afectados con las normativas. Esto es particularmente demandante en el caso de las empresas de retail, que requieren de grandes niveles de disponibilidad.

Todo lo aprendido y mejorado con grandes clientes se transfiere a aquellos que requieren performances menores, pero los mismos niveles de disponibilidad, asegurando a todos un servicio de excelencia.

 

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La creciente introducción de los controles transaccionales continuos (CTCs) en Latinoamérica como resultado de la transformación digital de los gobiernos y las empresas, está provocando cambios sustanciales en la forma en que estas últimas deben gestionar su información para cumplir con las exigencias de las administraciones tributarias, que buscan, por medio de constantes cambios en sus mandatos fiscales, mejorar el control que tienen sobre sus transacciones.

Los CTCs -que exigen la aprobación por parte de la autoridad tributaria de los documentos electrónicos en tiempo real o casi real a través del intercambio de datos automatizado- ejercen un fuerte impacto sobre las áreas de finanzas y TI de las compañías. En este escenario, la elección de un proveedor tecnológico que permita hacer frente a estos desafíos de manera rentable y eficiente es crucial para el éxito.

Los cambios normativos en la región son muy rápidos y afectan principalmente -aunque no de forma excluyente- a las multinacionales, que se ven obligadas a responder en tiempo y forma a diferentes requerimientos dependiendo del país en el que se encuentren operando, llegando a verse expuestas a fuertes multas en el caso de no hacerlo. El problema es que no todos los proveedores están preparados para cumplir con las condiciones requeridas para resolver estos desafíos apropiadamente y muchas veces las compañías se dan cuenta cuando es demasiado tarde.

Para abordar estos cambios de manera efectiva, uno de los puntos fundamentales es que los proveedores tengan la capacidad de monitorear constantemente las regulaciones que van surgiendo en el día a día para integrarlas a sus soluciones y dar cumplimiento a sus clientes de manera oportuna. Estas integraciones no son estándar; deben adaptarse a las necesidades de cada empresa, las que varían en virtud de muchos factores, como la industria a la que pertenecen o a los países en los que tengan presencia.

A esto se suma que la normativa obliga a reportar de forma distinta dependiendo de las regulaciones de cada país. Entonces, con este avance en los controles transaccionales, es sumamente importante contar con el respaldo de un proveedor que asegure que una empresa puede seguir operando, porque la actividad comercial no se puede detener. Para esto se requiere además de un equipo técnico que ayude a detectar y solucionar cualquier problema que pueda surgir antes de que se transforme en un dolor de cabeza.

El cumplimiento de normativas en Latinoamérica: un tema cultural

A la rapidez con la que cambian los mandatos en materia fiscal se suma otro elemento que pone a prueba la capacidad de respuesta de las empresas proveedoras.

Culturalmente, las empresas en Latinoamérica suelen esperar que la entidad tributaria de fiscalización emita una norma con una determinada fecha en que entra en vigor y luego extienda esa fecha, o añada algún mandato que excluya a ciertas empresas del requerimiento de cumplir. Esta es un arma de doble filo porque es imposible saber con anticipación si esto sucederá.

El mayor inconveniente de esperar hasta el último minuto para incorporar una nueva normativa es que no solo se debe implementar la modificación en la solución provista por el proveedor; muchas veces es necesario además hacer trabajos internos dentro de las soluciones de cada empresa. Hay que ver los casos uno a uno; en el caso de grandes compañías, en las que el volumen de transacciones supera los cinco mil comprobantes diarios o tienen mucha carga de control y de seguridad, se requiere realizar mayores pruebas y estas no pueden interrumpir la continuidad operacional. Por eso es tan importante empezar con tiempo.

El proceso se complejiza pues entran en juego los servidores de los tres actores involucrados: la empresa, el proveedor y la administración tributaria, los que deben ser incorporados en estas pruebas para comprobar, por ejemplo, que funcionan correctamente y que tienen la capacidad de soportar la cantidad de transacciones que se generarán.

El no cumplimiento genera multas en concordancia con la cantidad de comprobantes mal emitidos, o no emitidos o validados; de la facturación que tenga cada compañía y de la interrupción de la continuidad comercial.

Por todas estas razones es muy relevante contar con un proveedor que no solo instale una solución; es necesario que se involucre y acompañe al cliente en toda la cadena de valor de los procesos.

Es crítico considerar varios elementos al evaluar a un proveedor de software de impuestos: en primer lugar, que la solución que provea cumpla; segundo, que ayude al cliente a transitar y resolver cualquier problema que se presente, para lo cual es crucial que cuente con áreas de desarrollo, soporte y servicio sólidas y de amplia experiencia. Adicionalmente, debe brindar un respaldo legal, es decir, tiene que mantener al cliente al día con las actualizaciones normativas.

Además es relevante conocer la cartera de clientes de las empresas y los países en los que tiene presencia. Si la compañía es una multinacional, debe asegurarse de que le emitirán los reportes necesarios para que a su vez, pueda reportar a su casa matriz, que puede estar en otro continente. La clave es buscar, más que un proveedor, un partner estratégico.

En ese sentido, Sovos trabaja día a día por entregar soluciones, soporte y servicio de excelencia y establece el compromiso con cada cliente de brindarle todo lo que requiere para garantizar el cumplimiento oportuno y la continuidad operacional. Además agrega otros elementos diferenciadores a su oferta, como la posibilidad de contar con un Technical Account Manager (TAM); un especialista que aporta conocimiento técnico y normativo para seguir avanzando en la transformación de las tecnologías e integraciones necesarias para apoyar el crecimiento del proceso comercial del cliente.

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Inmersa en un acelerado proceso de mejora y de búsqueda de mecanismos que impulsen la transformación digital de los impuestos en Colombia, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, ha anunciado diversos mandatos orientados a mejorar el control tributario electrónico en el país.

En esa línea generó, en 2015, el Decreto 2242, que estableció la primera disposición legal dirigida a establecer un régimen obligatorio de facturación electrónica, fijando las condiciones técnicas y su ámbito de aplicación. La Resolución 0000072/2018, por su parte, estableció el primer cronograma general de implementación de la facturación electrónica, que exigía a los grandes contribuyentes comenzar a facturar electrónicamente en septiembre de 2018. Este cronograma sufrió varias modificaciones y finalmente, en 2019, se adoptó un nuevo modelo de facturación electrónica bajo un sistema de validación previa que exigió la utilización de la versión 2.1 del estándar UBL, además de establecer un nuevo cronograma de implementación basado en la actividad económica del contribuyente y la obligatoriedad de cumplimiento anterior.

En este escenario se emitieron, en el primer semestre de 2020, la Resolución 0042 y el Decreto 358 de 2020, que regulan nuevos aspectos de la facturación electrónica.

El Decreto 358 suma nuevos requisitos que imponen presión sobre las empresas, que deben ser incorporados rápidamente para no recibir sanciones e incluso el cierre de sus operaciones.  Uno de los puntos críticos es la obligación, para empresas grandes contribuyentes, de reducir paulatinamente el porcentaje de facturas en papel -u otros medios no electrónicos- recibido por parte de sus proveedores, muchos de los cuales, ya sea por tamaño o industria, aún no están obligados a sumarse a este tipo de facturación. En efecto, para el 2021 se permite un máximo de 20% de facturas no electrónicas y 10% para 2022.

A esto se suma el documento soporte, establecido por la Resolución 1.8, que entrará en operación una vez que sea firmada por el Ejecutivo. Esta permitirá crear facturas electrónicas a aquellos proveedores que hoy no tienen emisión electrónica.

Este documento soporte -considerado igualmente válido por la DIAN- permitirá incorporar las partes descontables del impuesto de ventas, de modo que permita acreditar el impuesto que aplicado y deducir gastos para fines del impuesto a la renta.

Un gran impulso a la recepción de documentos electrónicos

Hasta mediados de 2020, la facturación electrónica en Colombia estaba muy enfocada en la emisión. A partir de esa fecha, sin embargo, la DIAN decidió impulsar de igual forma el proceso de recepción, para lo cual reforzó el mecanismo de distribución y recepción de documentos, siendo más específica en la estructura de los mismos y solicitando a todas las empresas ingresar el correo de recepción en su portal.

Por esta razón, y para evitar fraudes o problemas legales, Sovos recomienda a todas las compañías tener un buen control de su proceso de recepción electrónico.

Con el ciclo de emisión-recepción electrónico emerge automáticamente la dinámica de compra de facturas en el mercado. Este proceso, llamado factoring electrónico, será controlado por la DIAN mediante el proyecto RADIAN, que estructura el espacio virtual para controlar el mercado de facturas electrónicas.

La transformación de los documentos equivalentes en documentos electrónicos

Colombia cuenta con doce documentos comerciales como equivalentes a la factura electrónica, los que espera reducir a seis a junio del 2021. Para definirlos correctamente, la DIAN está trabajando con una consultora a cargo de analizar tanto los documentos existentes, como aquellos que se utilizan en otras naciones, de manera de generar una ruta de trabajo basada en mejores prácticas y generar las definiciones técnicas pertinentes.

Dentro de estos, los recibos emitidos por los puntos de venta (Point of Sale o POS) son los principales para muchas empresas, al ser utilizados por todas las industrias de retail. Considerados, en el marco fiscal colombiano actual, como documentos equivalentes a una factura electrónica, el Decreto 358 del 2020 habilita a la DIAN para que antes de junio del 2021 queden también definidos como documentos electrónicos.  

Aún no está claro si la entidad tributaria generará un nuevo tipo de documento electrónico para POS con ciertas particularidades, o si estos serán considerados como una factura. El contexto del sistema POS es que no identifica al receptor final y la legislación colombiana contempla ya un escenario en la factura que no exige identificar al comprador, a diferencia de Chile, Perú o México, que crearon el documento boleta electrónica para POS.

Adicionalmente, la DIAN agregó en este decreto ciertos requerimientos para los proveedores tecnológicos que presten servicios en el país, entre ellos, que cuenten con una capacidad tecnológica sólida, manejo de continuidad y conocimientos del esquema UBL 2.1.

El control de pagos mediante la nómina electrónica

En otra línea de acción, la DIAN liberó un nuevo proyecto de resolución que tiene como objetivo ampliar el mandato de facturación electrónica a las transacciones de nómina. Para esto dio a conocer tanto el proyecto de regulación como la documentación técnica que respaldan la implementación de este nuevo mandato, conocido como “Nómina Electrónica”. Este se implementará en varias etapas durante 2021, y de acuerdo con lo que estipula, los contribuyentes estarán obligados a cumplir en función de la cantidad de empleados que tengan en su nómina y el tipo de entidad que sean. Los actuales comunicados de la DIAN y sus propuestas técnicas muestran que el esquema definido no utilizará el estándar UBL 2.1, sino un XML de definición propia.

De esta manera, los contribuyentes con 251 o más empleados deberán implementar el mandato el 30 de abril de 2021, mientras que aquellos que tengan entre 11 y 250 empleados, deberán hacerlo antes del 31 de mayo de 2021. A su vez, los contribuyentes que cuenten con 4 a 10 empleados tendrán como fecha tope de implementación el 30 de junio. Finalmente, aquellos contribuyentes con hasta 3 empleados, deberán cumplir antes del 31 de julio de 2021. Cabe mencionar que las entidades que no están obligadas a emitir facturas electrónicas deberán implementar este mandato a más tardar el 31 de marzo de 2022.

La balanza comercial de Colombia en tiempo real

Otro documento relevante que se encuentra en proceso de análisis por parte de la DIAN es el Soporte de Importación, que debe unir no solo lo requerido por la administración tributaria, sino también, la información que debe ser entregada a Aduanas Nacionales.  Dado que en este caso se debe generar un documento que sea funcional para múltiples entes del Estado, se necesita llegar a acuerdos previos entre estos entes estatales.  En este caso ambos organismos están trabajando en conjunto para hacer la definición técnica de lo que se necesita incluir en este documento, que se sumará al de exportación, todo con el objetivo de tener una balanza comercial más controlada.

Es importante notar que todas las iniciativas de la DIAN apuntan a tener el control de todas las entradas y salidas de las empresas con el objetivo final de implementar declaraciones de rentas sugeridas, tal como hoy sucede en otros países de la región.

El apoyo de Sovos como partner estratégico

La rapidez con que la DIAN está introduciendo cambios sobre las normativas tributarias exige contar con un aliado que sea capaz de proveer tanto la solución tecnológica adecuada, como el equipo de especialistas que acompañe a los clientes en todo el ciclo de vida de los procesos. En ese orden de ideas, Sovos no solo colabora estrechamente con la DIAN para compartir un valor que beneficie a ambas partes; sino que cuenta además con un grupo mundial de expertos en las diversas áreas involucradas en el desarrollo, implementación y soporte del software, además de un equipo de expertos en regulaciones tributarias que analiza el impacto de las diferentes normativas, para que los clientes puedan estar siempre preparados.

A esto se suma la solidez de la solución de recepción de Sovos, que está desarrollada para hacer frente a los requerimientos de la administración tributaria, construyendo la información sobre la base de los datos del XML original aceptado por la DIAN y por los estados del documento definidos también por esta entidad fiscal.

Esto permite a las empresas que cuenten con esta solución trabajar sobre información real para cumplir con los requerimientos relacionados con estos porcentajes exigidos por la legislación y tener la información, ya sea en la nube o directamente en su ERP.

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Detrás de la promesa de Sovos de resolver los impuestos definitivamente en cualquier parte del mundo, existe un cúmulo de áreas que trabajan coordinadamente para proporcionar a los clientes las soluciones que respondan efectivamente a sus necesidades.

En esa línea, el área de Product Development -o Desarrollo de Producto- juega un papel esencial, al tener bajo su responsabilidad la creación o modificación de las aplicaciones que permiten integrar los requerimientos de las entidades tributarias en las plataformas tecnológicas de los clientes en tiempo y forma, evitando así detenciones imprevistas, ahorrando costos y eliminando el riesgo de sanciones y multas.

La misión del área de Desarrollo va mucho más allá de resolver los aspectos funcionales que requieren los clientes de un software de cumplimiento tributario. Los expertos de Sovos ponen mucho foco en los requerimientos no funcionales, procurando construir aplicaciones escalables y fáciles de modificar, que se puedan entregar rápidamente al cliente, siempre con la máxima calidad.

Dado que los cambios regulatorios en materia fiscal -cada vez más frecuentes y demandantes- exigen a los equipos de desarrollo de las empresas reaccionar con celeridad para garantizar el cumplimiento, existe el riesgo de obviar el análisis previo necesario para producir soluciones que respondan realmente a las necesidades, con una mirada de largo plazo.

En ese escenario, el desarrollo de productos en Sovos es entendido como un proceso de ingeniería que contempla no solo un análisis acabado del requerimiento; también integra las miradas de las distintas áreas involucradas en el proceso e incorpora un estudio del impacto en las diferentes plataformas que serán afectadas con dicho desarrollo. La primera tarea, cuando un cliente pide modificar o adaptar un producto, es analizar las razones detrás del requerimiento, para encontrar el equilibrio perfecto entre una solución que cumpla con lo que demanda y que a la vez, facilite su posterior administración.

En esta evaluación la sinergia y el feedback de los otros equipos de la compañía es también crítico para identificar patrones comunes en alguna solución que requiera de un cambio de arquitectura o de una nueva estrategia para resolver un issue que comience a aparecer en forma reiterada.

La transformación digital y su impacto en el desarrollo de productos

Uno de los factores que ha puesto presión al área de Desarrollo de Producto es la transformación digital. La tecnología evoluciona y ha ido modificando las necesidades y los tiempos de respuesta requeridos. En términos de facturación electrónica, por ejemplo, hasta no hace mucho, existían márgenes de tiempo para que un documento se generara y viajara a las administraciones tributarias de cada país. Hoy estas transacciones deben ser informadas en tiempo real o casi real, lo que implica muchos cambios desde el punto de vista tecnológico.

Para situarse en una posición ventajosa frente a estas demandas, el equipo de Product Development de Sovos utiliza metodologías ágiles que le permiten adaptarse rápidamente al feedback de los clientes e ir ajustando los productos a sus necesidades. Adicionalmente, recibe retroalimentación oportuna de otras áreas vinculadas al proceso de desarrollo en sus distintas etapas para, en breves períodos, ir haciendo modificaciones al producto que le permitan adaptarse mejor a lo requerido y ajustarse rápidamente a los cambios regulatorios. Esta metodología otorga flexibilidad y adaptabilidad para cumplir.

Dado que el software está en permanente evolución, cualquier desarrollo debe estar pensado para que el impacto de un cambio sea bajo. Además, dada esta misma naturaleza cambiante, la creación es solo una parte de la tarea; el mantenimiento posterior es también un gran desafío.

Un equipo de trabajo a la altura de los retos

Considerando las altas demandas a las que se enfrenta el área, los desarrolladores que conforman el equipo de Product Development son entrenados exhaustivamente para que manejen la infinidad de factores que inciden en el desarrollo de un producto innovador que cumpla con las expectativas planteadas. Además, el team incorpora a analistas de negocios que están estudiando el mercado en forma permanente, para aportar valor a lo que se hace desde el punto de vista técnico.

Esta sinergia entre las distintas áreas es fundamental. Sin un buen análisis, el producto final probablemente no sea lo que el cliente necesita o lo que la ley define; si no se realiza un buen desarrollo, es factible que el producto final no sea bueno. La revisión de Quality Assurance, además, garantiza que la solución funcione correctamente en cada país y cliente. Este trabajo en equipo permite crear software de calidad que resuelva eficientemente las necesidades para las que fue creado.

A nivel general, cuando ingresa un requerimiento a Product Development, se plantea un objetivo, una meta final, pero la evolución del proceso puede ser paulatina, y las piezas se van elaborando o ajustando para ir dando forma al resultado. Este proceso de ingeniería permite garantizar que el producto siga operando de forma sustentable, con una mirada de largo plazo, reduciendo la necesidad de ajustes y costos para el cliente y garantizando la continuidad operacional de su negocio.

Chile ha sido pionero en el mundo en términos de digitalización de las obligaciones tributarias, particularmente a través de un avanzado sistema de facturación electrónica. La madurez en este ámbito, sin embargo, no evitó el impacto que ha tenido en las empresas la ley 21.210 -que moderniza la legislación tributaria- al introducir varias modificaciones en el ámbito de las obligaciones relativas al IVA y la facturación del contribuyente, con el objetivo de cerrar las brechas aún pendientes en esta área.

La creciente obligación de emitir los documentos tributarios en formato electrónico y de ser validados por la administración en tiempo real -incluyendo guías de despacho, y más recientemente, la boleta electrónica- ha demandado por parte de las empresas una suma de esfuerzos para integrar el cumplimiento tributario continuo en sus plataformas ERP.

Cumplimiento tributario a nivel transaccional en una sola solución

Sovos fue el primero y es hoy uno de los principales proveedores de soluciones informáticas dirigidas a facilitar el cumplimiento de los mandatos de facturación electrónica impuestos por las administraciones tributarias a nivel global. Para esto cuenta con una plataforma continua y conectada para la determinación del IVA, facturación electrónica e informes fiscales para los gobiernos de todo el mundo, soportada por equipos técnicos y legales expertos, cubriendo todas las formas de cumplimiento tributario a nivel transaccional en una sola solución.

Con la mitad de las empresas del ranking Fortune 500 entre sus clientes, en Chile el portafolio de Sovos incluye, entre otras, a las grandes compañías de retail. Este respaldo ha permitido fortalecer las distintas soluciones, adicionando atributos de valor como la interoperabilidad del punto de venta. El desarrollo de un protocolo único de venta permite proyectarse a futuros cambios normativos; Sovos cree en la estandarización de modelos y en esa línea, se han desarrollado soluciones que acompañan a los clientes en el dinamismo tributario.

En un mercado que suele atenderse a nivel local, Sovos es el único actor global, factor que se vuelve más relevante si se considera que, según diversos estudios, un 95% de las compañías de América Latina tiene desarrollos descentralizados, con múltiples proveedores y plataformas que abordan las problemáticas con un enfoque local y que son incapaces de seguir el ritmo de la escalabilidad regulatoria. Ese alcance global permite, además, apoyar los procesos de adopción de los nuevos esquemas de cumplimiento tributario en otros países del mundo.

Sovos es agnóstico al ERP; es decir, no depende de una tecnología, adaptándose a la plataforma de elección de cada cliente para proporcionarle la solución que requiere.  Adicionalmente, su carácter de solución integral le permite ofrecer al cliente un único punto de contacto técnico y regulatorio, que facilita la comunicación y gestión.

Otro elemento diferenciador de la empresa es su equipo global de expertos en el ámbito regulatorio, que continuamente monitorea la aparición de nuevos mandatos para integrarlos oportunamente a las soluciones de los clientes, evitando que vean alteradas sus operaciones en el día a día.

Más información en https://sovos.com/es/cambios-regulatorios/

Las autoridades fiscales están incrementando la presión sobre las empresas, exigiéndoles proporcionar información en tiempo real de sus transacciones. La velocidad con la que cambian las regulaciones añade complejidad a este desafío y demanda la integración de tecnologías impositivas en los sistemas ERP.

En la última década, las empresas se están viendo enfrentadas de manera creciente a países que, inmersos en un proceso de transformación digital, realizan grandes cambios en sus mandatos fiscales que apuntan, en general, a mejorar el control que tienen los gobiernos sobre las transacciones. Para esto, están exigiendo contar con información continua, de calidad y en tiempo real.

En esa línea, los controles transaccionales continuos (CTC), referidos a la factura, la boleta y el archivo electrónicos, se distinguen de otros sistemas precisamente por la naturaleza en tiempo real -o casi real- de dichos controles, ejerciendo sobre las compañías la presión de cumplir con estos requisitos e incorporarlos en sus plataformas ERP, sin afectar su negocio.

Sin embargo, esto no es sencillo. Dado que los procesos se vuelven cada vez más disruptivos, las compañías tienen dificultades para acomodar sus procesos a las demandas, lo cual tiene impactos económicos, impositivos y financieros. Las organizaciones que utilizan soluciones ERP estándar, generalmente poco flexibles a estos cambios, se ven particularmente afectadas.

En Latinoamérica, en particular, la infinidad de mandatos distintos para la presentación de informes y para la facturación electrónica complejizan aún más el escenario para las empresas que utilizan SAP.

Uno de los mayores desafíos que deben resolver las empresas, especialmente las multinacionales, deriva de hecho de que los requisitos fiscales de cada país, en ocasiones con diferencias sustanciales entre sí, deben reflejarse en su ERP. Muchas veces, las casas matrices de dichas entidades están en otros continentes, y su implementación corporativa de SAP es incapaz de capturar las complejidades de Latinoamérica dentro de las implementaciones del ERP a niveles locales.

Estas brechas se pueden traducir en una gran cantidad de discrepancias entre la información que contiene el ERP y lo que cada filial reporta finalmente al Gobierno.

Si deben satisfacer los estándares de cumplimiento, las multinacionales deben asegurarse de que sus sistemas centrales permanezcan aislados de cualquier interrupción regulatoria, independientemente de dónde o con qué frecuencia se realicen cambios en los mandatos.

Hoy existen muchas soluciones en el mercado que permiten enviar información a los distintos organismos fiscales, pero que no tienen la capacidad de reconciliar contra el ERP. Esto queda en evidencia en las auditorías a ese ERP, que delatan las inconsistencias en el sistema. Existen también algunos proveedores que realizan toda la operación de ingreso de información de forma manual en SAP, lo que eleva significativamente la posibilidad de errores irreconciliables que crean graves riesgos fiscales.

Una solución moderna de cumplimiento tributario

En términos generales, cualquier solución a nivel nube en el mercado puede tomar la información fiscal de una empresa, mapearla y derivarla al Gobierno. Sin embargo, cuando hablamos de SAP, incorporar modificaciones en el ERP para obtener la información apropiada y generar los reportes requeridos es una tarea muy compleja.

Para esto, Sovos ha desarrollado una tecnología única que, a través de paquetes de código externo importados dentro de SAP y configuraciones adaptadas a la especificidad de cada cliente, permite extraer la información requerida directamente desde el ERP en cada caso y llevarla a la nube, sin modificarla.

Esta capacidad de la extracción de datos y la trazabilidad del ERP central son, además, esenciales para protegerse contra los riesgos de auditoría.

Adicionalmente, Sovos desarrolla ´programas Delta´ que incorporan configuraciones únicas para cada cliente, dependiendo de su implementación de SAP y de los requerimientos de mercado, al tiempo que mantienen el código estándar.

Además, para entidades con operaciones en distintos países, la solución de Sovos permite implementar en sus sistemas una configuración para cada país en el mismo SAP, si el ERP captura los datos de cada mercado. Esto quiere decir que una compañía puede facturar al mismo tiempo, desde el mismo ERP, a distintos países, independientemente de que las autoridades fiscales sean distintas.

A medida que los controles continuos sobre las transacciones se extienden alrededor del mundo, Sovos cubre todas las formas de cumplimiento tributario a nivel transaccional en una sola solución: una plataforma continua y conectada para la determinación del IVA, el cumplimiento de facturación electrónica e informes fiscales para los gobiernos de todo el mundo, soportada por equipos técnicos y legales de primera línea.

En la búsqueda de generar nuevos mecanismos que impulsen la transformación digital de los impuestos en Colombia, la administración tributaria de dicho país emitió, en marzo pasado, el nuevo decreto 358 de 2020, que regula diversos aspectos de la facturación electrónica.

Colombia ya había experimentado un cambio sustantivo en materia fiscal cuando la DIAN impuso la obligación, para distintos tipos de contribuyentes, de emitir facturas electrónicas -según un calendario aún en curso- utilizando para ello un nuevo modelo con validación previa a la expedición de la factura, que funciona bajo el protocolo UBL 2.1. Este modelo, ejecutado en tiempo real, incluye la validación de las facturas por parte de la DIAN antes que el proveedor las envíe a sus clientes. Antes de este mandato, la entidad validaba las facturas dentro de las 24 horas posteriores a su generación.

El decreto 358 suma nuevos requisitos que imponen presión sobre las empresas, que deben ser incorporados rápidamente para no recibir sanciones e incluso el cierre de sus operaciones.  Uno de los puntos críticos es la obligación, para empresas grandes contribuyentes, de reducir paulatinamente el porcentaje de facturas en papel -u otros medios no electrónicos- recibido por parte de sus proveedores, muchos de los cuales, ya sea por tamaño o industria, aún no están obligados a sumarse a este tipo de facturación. En efecto, para el 2020 se permite un máximo de 30% de facturas no electrónicas, 20% para 2021 y 10% para 2022.

Para cumplir con esta normativa, las empresas tienen dos caminos: o bien se cambian a proveedores que emitan factura electrónica -lo que no siempre es factible- o bien, deben expedir electrónicamente la factura a nombre del proveedor, con un documento soporte que permita incorporar las partes que son descontables del impuesto de ventas, de modo que se les permita acreditar el impuesto que les fue aplicado y deducir gastos para fines del impuesto a la renta. Este documento es considerado igualmente válido por la DIAN.

La solución de recepción de Sovos está preparada para responder a estos requerimientos, construyendo la información sobre la base de los datos del XML original aceptado por la DIAN y por los estados del documento definidos también por esta entidad fiscal. Esto permite a las empresas que cuenten con esta solución trabajar sobre información real para cumplir con los requerimientos relacionados con estos porcentajes exigidos por la legislación y tener la información, ya sea en la nube o directamente a su ERP.

Documentos equivalentes

Colombia tiene definido un número de documentos comerciales como equivalentes a la factura electrónica. Dentro de estos, los recibos emitidos por los puntos de venta (Point of Sale o POS) son los principales, al ser utilizados por todas las industrias de retail. Considerados, en el marco fiscal colombiano actual, como documentos equivalentes a una factura electrónica, el decreto 358 del 2020 habilita a la DIAN para que antes de junio del 2021, quede definido como un documento electrónico.  

Aún no hay una definición técnica sobre este aspecto, por lo que no sabemos si a futuro la DIAN generará un nuevo tipo de documento electrónico para POS con ciertas particularidades, o si estos serán considerados como una factura. El contexto del sistema POS es que no identifica al receptor final, y la legislación colombiana contempla ya un escenario en la factura, que no exige identificar al comprador, a diferencia de Chile, Perú o México, que crearon el documento boleta electrónica para POS.

Adicionalmente, la DIAN agregó en este decreto ciertos requerimientos para los proveedores tecnológicos que presten servicios en el país, entre ellos, que cuenten con una capacidad tecnológica sólida, manejo de continuidad y conocimientos del esquema UBL 2.1.

RADIAN

Para incrementar el factoring en el país, la DIAN implementó el proyecto RADIAN, que permite a las empresas, especialmente Mipymes, vender sus facturas en espera de pago para tener flujo de caja. Fundamental para que este mecanismo opere adecuadamente, es que el ciclo de recepción y aceptación/rechazo de una factura sea eficiente. Para esto, la entidad tributaria habilitó un servicio que permite informarle la aceptación o rechazo de una factura vía Web Service.

Este requerimiento de la DIAN busca mejorar el flujo de efectivo de las empresas a través del e-factoring, y en ese sentido, las soluciones de Sovos para emisión y recepción de facturas son la herramienta idónea para tener un mayor control de los documentos electrónicos y cumplir con la legislación de la mejor forma posible.

Como aliado de negocios de las compañías colombianas, procuramos que, a pesar de los rápidos cambios normativos, estén siempre cubiertas, para evitar sanciones y adaptarse fácilmente a los nuevos escenarios normativos y de negocios.

Los numerosos cambios regulatorios que se han producido en Latinoamérica para la emisión y recepción de facturas en los últimos años han impuesto una serie de desafíos a las compañías, que deben buscar las mejores alternativas para cumplir con las normativas a tiempo y a la vez, administrar sus recursos eficientemente.

Una de las áreas críticas que demandan la atención de los equipos de administración y finanzas de las empresas tiene que ver con la gestión del pago de facturas a proveedores, en especial, de aquellas compañías que mueven niveles masivos de documentos. En este sentido, la creación de un canal de comunicación eficiente con dichos proveedores, que permita entregarles información sobre el estado de pago de las facturas emitidas y aumentar la eficiencia en los procesos de aprobación de los documentos, puede representar una mejora sustantiva para las operaciones.

En esta línea, y con el objetivo de simplificar y automatizar la gestión de estos documentos y apoyar a las empresas en el cumplimiento de las normativas asociadas, Sovos desarrolló, en un principio la plataforma Portal de Proveedores, que permite habilitar un canal de comunicación fluido, bidireccional y diario entre el comprador y sus proveedores, al publicar los documentos recibidos con sus estados de aprobación y/o rechazo, y aplicar  opcionalmente otras funcionalidades como las correcciones de referencias/sustentos y carga de documentos adjuntos, que permiten ayudar a la toma de decisión en la aprobación o rechazo del documento por parte del comprador.

Solución regional

La herramienta, de la que acaba de ser lanzada una segunda versión denominada AP Portal, esta vez con carácter regional, tiene la capacidad de adaptarse a los requerimientos de las distintas autoridades fiscales, como el SII en Chile, SUNAT en Perú, DIAN en Colombia, SAT en México y DGI en Uruguay.

El portal ofrece una vista para el comprador, quien tiene el control y centralización de la administración; y otra para sus proveedores, ofreciendo funcionalidades de acuerdo con las necesidades y rol de cada uno. Esta plataforma proporciona una herramienta de visibilidad amplia y transparencia integrada a todos los tipos de ERP en Latinoamérica.

El nuevo AP Portal, desarrollado aplicando buenas prácticas ya probadas y observando los requerimientos del mercado, añade funcionalidades que permiten leer los XML de los distintos países de la región para poder obtener la información de las órdenes de compra, HES u otros documentos propios de los procesos comerciales y validar que vienen de origen, evitando errores manuales. Adicionalmente, existen diversos Web Services que permiten interactuar con el ERP para enviar o rescatar información necesaria para hacer más eficientes los procesos antes mencionados.

Uno de los principales beneficios que ofrece el AP Portal de Sovos es que no requiere que los clientes tengan instalada la solución de factura electrónica de la compañía. Al estar construido con integración estándar vía Webhook, permite incorporarse con cualquier sistema que inyecte o actualice documentos en los formatos definidos; solo requiere de un sistema que provea la información de pago, generalmente un ERP. Esta característica simplifica además la mantención de la plataforma.

Apoyo en el cumplimiento de iniciativas de pago oportuno

Al utilizar el portal, los procesos de aprobación se vuelven más eficientes, al exigir de los proveedores el ingreso de ciertos documentos -o sustentos- dependiendo del proceso de negocio involucrado, que apoyen dichos procesos. Esto permite contar con toda la información necesaria para aprobar o rechazar. Adicionalmente, si al cabo de cierta cantidad de días -configurables- no se ingresan dichos sustentos, el documento es rechazado.

Los beneficios que entrega la plataforma van en línea con las diversas iniciativas de la región que apuntan al pago oportuno de proveedores,  al visibilizar la información para que las empresas tengan mayor control de sus obligaciones, generando alertas que eliminan los riesgos de atrasos en los pagos.

El AP Portal, si bien aún es de carácter regional, tiene el respaldo de una organización global, lo que se traduce en escalabilidad de las soluciones, experiencia en el manejo de grandes volúmenes de información -lo que respalda los crecimientos en las operaciones-, y un equipo de desarrollo, implementación y soporte de clase mundial.

Tome la iniciativa

Sovos puede ser su aliado para cumplir con la normativa de su país, mientras asegura la continuidad operacional de su negocio. Contáctenos

SUNAT anunció recientemente una nueva resolución, la cual contempla los siguientes cambios para la factura electrónica y sus notas asociadas (recibo por honorarios electrónico y nota de crédito electrónica).

• Forma de pago: se convierte en un campo obligatorio donde se deberá incluir más información en caso de ser crédito la opción seleccionada. La información contempla montos pendientes, número de cuotas y fechas de vencimiento de estas.

• Motivo de emisión: nuevas opciones para las notas de crédito especiales, error de RUC receptor, y descripción del bien o servicio.

• Fecha de vencimiento: se reemplaza este campo para las facturas y se hace obligatorio incluir el monto neto pendiente de pago, la fecha de vencimiento de los pagos y el monto de cada pago.

• Campos adicionales: se incluyen los siguientes campos en el esquema: retenciones de IGV, porcentaje de la retención, importe de la operación e importe de la retención.

Puede revisar la prepublicación de la resolución en el sitio web de SUNAT.

La vigencia de estos cambios está programada para el 21 de enero de 2021, lo cual demandará desarrollos importantes en todas las compañías para la aplicación de estos nuevos cambios e inversión de tiempo y recursos para realizar las pruebas alrededor de los escenarios de negocios impactados.

Frente al desafío impuesto por los Gobiernos, que aceleran su transformación digital y exigen el cumplimiento de nuevos mandatos fiscales, las empresas se ven en la obligación de incorporar soluciones que resuelvan sus problemas relacionados con los impuestos.

Hoy, tal vez uno de los mayores desafíos que enfrentan las compañías que deben sumarse a la digitalización de sus obligaciones tributarias -siguiendo la tendencia mundial al respecto- es cumplir con los mandatos fiscales de los gobiernos que, equipados con la tecnología necesaria para exigir el cumplimiento continuo, exigen la adopción de estrictas normativas que demandan grandes esfuerzos de las empresas para adoptarlas en tiempo y forma, e incorporar dichos requisitos en sus plataformas ERP sin afectar su negocio.

El incumplimiento de los estándares establecidos por los mandatos fiscales globales puede traducirse en que las empresas enfrenten sanciones monetarias, un flujo de caja disminuido y costosas auditorías, e incluso pueden poner en peligro sus relaciones con clientes y proveedores.

En Latinoamérica, en particular, la infinidad de mandatos distintos para la presentación de informes y para la facturación electrónica complejizan aún más el escenario para las empresas que utilizan SAP, añadiendo retos adicionales para el cumplimiento tributario que deben ser resueltos por los departamentos a cargo, mientras intentan mantener los costos y el uso de recursos valiosos a raya.

Uno de los mayores desafíos que deben resolver estas empresas, en su mayoría multinacionales con operaciones en distintos lugares del mundo, deriva de hecho de que los requisitos fiscales de cada país, en ocasiones con diferencias sustanciales entre sí, deben reflejarse en su ERP. Muchas veces, las casas matrices de dichas entidades están en Europa, o Estados Unidos, y su implementación corporativa de SAP es incapaz de capturar las complejidades de Latinoamérica dentro de las implementaciones del ERP a niveles locales.

Incluso se pueden producir discrepancias derivadas de distintas interpretaciones conceptuales. El número asignado a un documento, por ejemplo, tiene variados significados dentro de Latinoamérica. En este escenario, para una entidad, especialmente si es multinacional, es muy difícil realizar cambios en su tecnología para hacer bajadas locales si no entienden estas diferencias. Este gap no dice relación con los recursos técnicos de los que dispongan, sino con la capacidad de entender otras realidades y adaptar las implementaciones a ellas.

Estas brechas se pueden traducir en una gran cantidad de discrepancias entre la información que contiene el ERP y lo que cada filial reporta finalmente al Gobierno.

Si deben cumplir con los estándares de cumplimiento, las multinacionales deben asegurarse de que sus sistemas centrales permanezcan aislados de cualquier interrupción regulatoria, independientemente de dónde o con qué frecuencia se realicen cambios en los mandatos.

Para resolver estas problemáticas, hoy existen infinidad de soluciones en el mercado que permiten, efectivamente, enviar información a los distintos organismos fiscales, pero que no tienen la capacidad de reconciliar contra el ERP. Estas fallas quedan en evidencia en las auditorías a ese ERP, que delatan las inconsistencias en el sistema y que pueden traducirse en costosísimas sanciones que pueden poner en riesgo, incluso, la continuidad del negocio. Existen también algunos proveedores que realizan toda la operación de ingreso de información de forma manual en SAP, lo que eleva significativamente la posibilidad de errores irreconciliables que crean graves riesgos fiscales.

Este punto no es menor, dado que toda la información de la compañía, incluyendo precios, impuestos, cantidades, descripción de los ítems, códigos de barras, y otros datos críticos, están contenidos en el ERP SAP.

El sello único de Sovos

Como vimos anteriormente, en términos generales cualquier solución a nivel nube en el mercado puede tomar la información fiscal de una empresa, mapearla y derivarla al Gobierno. Sin embargo, cuando hablamos de SAP, la complejidad de incorporar modificaciones en el ERP con el objeto de obtener la información apropiada para generar los reportes requeridos es una tarea sumamente compleja.

Para cumplir con este desafío exitosamente, la gestión completa del cumplimiento tributario en la nube debe ser provista por un proveedor de primera línea que ofrezca actualizaciones continuas de cumplimiento y una inversión en mantenimiento, infraestructura e innovación que ahorre costos financieros y de recursos. La entrega automatizada de actualizaciones regulatorias, por ejemplo, evitará la necesidad de intervención manual cada vez que se introduzca o cambie un mandato.

En este escenario, Sovos ha logrado desarrollar una tecnología única que, a través de paquetes de código externo importados dentro de SAP y configuraciones adaptadas a la especificidad de cada cliente, permite extraer la información requerida en cada caso y llevarla a la nube. Esta capacidad de Sovos marca una diferencia sustancial, transformando a la compañía en la única en el mercado con la capacidad de ingresar y extraer la información requerida directamente desde el ERP, sin modificarla. De esta manera, permite mantener la condición de SAP como “single source of truth” (o fuente única de información). Esta capacidad de la extracción de datos y la trazabilidad del ERP central son, además, esenciales para protegerse contra los riesgos de auditoría.

Adicionalmente, Sovos desarrolla los denominados “programas Delta” que incorporan configuraciones únicas para cada cliente dependiendo de su implementación de SAP y de los requerimientos de mercado, al tiempo que mantienen el código estándar.

Sovos no solo provee el conocimiento y la tecnología para extraer la información desde el ERP y transmitirla a cada autoridad fiscal; también cuenta con un equipo de análisis regulatorio distribuido a nivel global que está monitoreando permanentemente los cambios normativos en cada región para transmitirlos al área de Producto -de manera que sean incorporados y actualizados en los distintos sistemas de la solución de Sovos- y al área de Soporte responsable de cada país.

Implementación transparente y adaptable

Una de las mayores preocupaciones de las áreas de TI de las empresas al momento de decidir la implementación de una solución de cumplimiento tributario a nivel transaccional en la nube, es el grado de complejidad de la implementación, el tiempo y los recursos que esta requerirá y el nivel de dificultad que enfrentarán los usuarios para utilizarla.

En este sentido, una de las fortalezas de Sovos es que los usuarios no perciben las eventuales complejidades que pudiera presentar una implementación al ofrecer, a través del monitor de SAP, transparencia total para el usuario final.

Además, para entidades con operaciones en distintos países, la solución de Sovos permite implementar en sus sistemas una configuración para cada país en el mismo SAP, si el ERP captura los datos de cada mercado. Esto quiere decir que una compañía puede facturar al mismo tiempo, desde el mismo ERP, a distintos países, independientemente de que las autoridades fiscales sean distintas.

En suma, como eje alrededor del cual gira una transformación digital, una solución moderna de cumplimiento tributario debería ser un componente clave de la estrategia de cada empresa para resolver sus problemas relacionados con los impuestos y eliminar para siempre los dolores de cabeza en torno al cumplimiento.

En este contexto, Sovos cubre todas las formas de cumplimiento tributario a nivel transaccional en una sola solución: una plataforma continua y conectada para la determinación del IVA, el cumplimiento de facturación electrónica e informes fiscales para los gobiernos de todo el mundo, soportada por equipos técnicos y legales de primera línea.