Tiene SAP y necesita una solución para gestionar el cumplimiento de la facturación electrónica. ¿Qué debe hacer?

Como usuario de SAP, a la hora de implementar una solución de facturación electrónica tiene básicamente dos opciones en cuanto al enfoque que adopte. Puede crear sus propias herramientas sobre la arquitectura SAP, o seleccionar un proveedor integral.

Son enfoques diferentes que le conducirán por caminos muy distintos hacia su objetivo final. ¿Cuál es el mejor para su empresa? Analicémoslo.

Opción uno: construya una usted mismo

El enfoque «construya y mantenga su propio sistema» se basa generalmente en una infraestructura gratuita proporcionada por SAP. Esto puede parecer atractivo a primera vista si usted está preocupado de los costos. Sin embargo, en cualquier solución a largo plazo, hay que tener en cuenta el costo total de propiedad (TCO).

Construir una solución propia dista no es siempre el camino más directo hacia el cumplimiento de la facturación electrónica. De hecho, muchos de quienes han hecho este viaje lo describen como una ruta panorámica, llena de paradas y partidas y cosas nunca vistas. Si dispone de recursos limitados en términos de tiempo y conocimientos técnicos, puede que quiera pensarlo dos veces antes de escoger esta opción.

Opción dos: recurrir a un proveedor integral

La solución integral implica contratar a un proveedor externo, lo que requiere implementación e integración. La buena noticia es que se requieren menos recursos a largo plazo para su supervisión y mantenimiento.

Siguiendo con el ejemplo anterior de la ruta panorámica, la selección de una solución integral es más bien el camino recto por la autopista. No tiene muchas curvas, pero le hará ganar puntos por su rapidez y eficacia.

El costo de lo gratuito

Cuando ya estás pagando por tu infraestructura actual o estás en proceso de hacer una gran inversión para actualizar a una nueva plataforma, el concepto de conseguir algo gratis es atractivo. Sin embargo, es importante recordar que gratis al principio no significa gratis durante toda la vida del proyecto, y el costo total de propiedad puede acabar siendo mucho mayor.

De acuerdo con Gartner Research, «todas las soluciones tienen un valor de vida útil y un perfil de costos asociados. Múltiples factores pueden influir en los costos y el valor durante la vida útil de una solución determinada. Se presta demasiada atención al precio de compra y muy poca a los demás componentes del costo. El precio de compra rara vez es el mayor componente del costo de los productos de software».

¿Construirlo yo mismo es realmente para mí?

Decidir si construir o comprar es un dilema común para empresas de todos los tamaños e industrias, y tiene relación con una cantidad de problemas o retos potenciales que requieren una solución tecnológica para resolverse. Aspectos como la eficacia, la facilidad de uso y el rendimiento de la solución deben tener un peso importante a la hora de tomar una decisión.

También debe tener en cuenta la aplicación práctica de estas soluciones y cómo funcionarán en la práctica cuando las transacciones se mueven con rapidez y las condiciones evolucionan constantemente. Al final, si el producto no funciona para lo que fue diseñado y no satisface sus necesidades, no tiene valor. Utilizando un ejemplo práctico para ilustrar la diferencia entre crear su propia solución de cumplimiento electrónico e implementar un proveedor integral, considere lo siguiente: usted puede ir a cualquier tienda de productos para la construcción y comprar todos los artículos necesarios para elaborar la cocina de sus sueños. Sin embargo, ¿tiene usted la experiencia y los conocimientos necesarios para llevarlo a cabo?

Qué es y qué no es SAP

Por último, al realizar el análisis, es importante comprender qué es SAP y qué no es en lo que respecta a la facturación electrónica. Según su propia descripción, SAP es uno de los principales productores mundiales de software para la gestión de procesos empresariales, desarrollando soluciones que facilitan el procesamiento eficaz de datos y el flujo de información entre organizaciones.

SAP no es un proveedor de facturas electrónicas registrado ante las autoridades tributarias locales, lo que significa que, en algún momento, e incluso si decide crear su propia solución, tendrá que contratar a un proveedor final.

Parte I de V – Steve Sprague, principal oferente comercial, Sovos

Las leyes de facturación electrónica exigidas por los gobiernos se están abriendo paso en casi todas las regiones del mundo, trayendo consigo mandatos y expectativas más estrictas para las empresas. Insertos en todos los aspectos de su operación, los gobiernos son ahora una influencia omnipresente en su pila de datos, que revisa cada transacción en tiempo real mientras atraviesa su red. La supervisión en tiempo real también ha traído consigo la aplicación de la ley en tiempo real, que puede variar en severidad desde multas significativas hasta el cierre completo de su negocio. Todo esto ha creado una nueva realidad para los líderes de TI, que necesitan una estrategia para hacer frente a estos cambios globales. Le pedimos a nuestro director de estrategia, Steve Sprague, que nos oriente sobre cómo afectará esto a los departamentos de TI y cómo pueden prepararse mejor.

P: Ahora que las autoridades gubernamentales están en los datos de las empresas y exigen informes en tiempo real o casi real, ¿qué impacto tendrá esto en los departamentos de TI?

SS:  Los CIO tienen que tomar una decisión: ¿se adaptan a estos cambios y adoptan un enfoque centralizado de sus datos, sistemas, procesos de negocio y aplicaciones, o utilizan una plataforma descentralizada en la que se deja a cada país tomar sus propias decisiones? Más del 95% de las empresas han aplicado un enfoque descentralizado a medida que estos mandatos han ido creciendo país a país. Sin embargo, a medida que América Latina ha pasado de solo tres países que instituían estos mandatos en 2014 a más de 14 países que los implementan ahora, y con otros 30 países de todo el mundo que están iniciando el proceso de implementación de regímenes similares -incluyendo economías de toda Asia y Europa, como Francia y Alemania- un enfoque descentralizado conduce a varios problemas a largo plazo, entre ellos:

– Visibilidad limitada fuera del país

– Múltiples herramientas y proveedores en diferentes países

– Procesos desarticulados centrados únicamente en el cumplimiento de las obligaciones locales

– Foco en la resolución del «problema más inmediato » en lugar de mirar el panorama general

– Funciones y responsabilidades mal definidas

– Enfoque inconsistente para la implementación de países adicionales

P: Para cumplir con los mandatos del gobierno y garantizar que las operaciones continúen sin interrupción, ¿qué debe priorizar TI? ¿Qué enfoque recomendaría?

SS:  TI debería centrarse en el objetivo final: implementar un enfoque centralizado de estas leyes obligatorias de facturación electrónica exigidos por el gobierno para garantizar un enfoque globalmente coherente de todas las declaraciones tributarias digitales. Habrá una reducción de costos al consolidar el número de proveedores y herramientas, y el riesgo se mitigará aún más gracias a una mayor estandarización y visibilidad. No puedo recalcar lo suficiente la importancia de las sinergias de implementación a medida que los requisitos aumentan y se expanden. Esto solo va a ser más complejo a medida que pase el tiempo. La claridad de las funciones y responsabilidades es el otro beneficio para los equipos de TI, ya que este enfoque conducirá a áreas de enfoque claramente definidas para el equipo. Por último, la alineación de los análisis a través de un centro de datos será ahora posible, proporcionando un panel de control centralizado para sus operaciones globales.

Muchas cosas han cambiado en el mundo de la facturación electrónica exigida por los gobiernos. La continua inversión en tecnología por parte de las autoridades gubernamentales ha puesto a los reguladores en posición de exigir una mayor transparencia, junto con informes más detallados y en tiempo real. Para satisfacer estas demandas, las empresas recurren a sus organizaciones de TI. La buena noticia es que usted no tiene que hacerlo solo. Sovos cuenta con los conocimientos necesarios para guiarle a través de esta evolución global, basándose en nuestra experiencia de trabajo con muchas de las principales marcas del mundo.

Sovos anunció hoy la adquisición de la empresa Stupendo, con sede en Ecuador, especializada en brindar servicios y procesos automatizados de facturación electrónica, que son regulados por el Servicio de Rentas Internas (SRI) de dicho país.

Si bien esta noticia debería ser de especial interés para las empresas con sede o que hacen negocios en Ecuador, también vuelve a destacar algo importante para todos nuestros clientes sobre la forma en que Sovos se está expandiendo, a la par de las crecientes y aceleradas demandas de la transformación digital de los impuestos.

Con cada empresa que adquirimos, Sovos está dando prioridad a la experiencia propia de cada país. Esta es una estrategia global basada en nuestro convencimiento de que los impuestos son, en última instancia, locales. Y nuestros clientes necesitan el apoyo de equipos locales, que desarrollen soluciones que respondan a las regulaciones locales, para ayudar a las empresas a prosperar dondequiera que operen.

El anuncio de hoy se suma a las recientes adquisiciones de Sovos en Chile, México y Brasil, países con algunas de las regulaciones de cumplimiento tributario digital más complejas y maduras del mundo

¿Por qué Stupendo?

Stupendo automatiza los procesos de facturación, vinculación y cobranza del lado del cliente, y los procesos de recepción, contratación y pago de facturas del lado del proveedor. A través de sus plataformas viajan al mes más de 20 millones de documentos y transacciones de grandes empresas ubicadas en Colombia, Ecuador y Perú, convirtiéndose así en el principal actor de la región andina.

Stupendo se enfoca en innovar en torno a las necesidades del cliente, fomentando el desarrollo de equipos para brindar un servicio al cliente de excelencia y creando productos simples de integrar en cualquier ERP. El equipo de la empresa incluye especialistas experimentados que garantizan el cumplimiento ante las autoridades fiscales locales, así como la interacción con las plataformas bancarias líderes en los mercados donde opera.

Más de 2 mil expertos en cumplimiento tributario con una misión

Ecuador ha estado implementando gradualmente los requisitos de facturación electrónica durante años, comenzando con grandes empresas en 2014 y empresas medianas en 2018. Para el 2024, todas las empresas del país deberán emitir facturas electrónicas. Ayudarles a hacerlo se ajusta a nuestra misión de resolver los impuestos definitivamente y por el bien común, Solve Tax for GoodⓇ.

Si bien aún tenemos mucho trabajo por delante para alcanzar este audaz objetivo, estamos avanzando. En la actualidad, Sovos está integrado por más de 2 mil empleados, que trabajan en más de 12 países y atienden a más de 16 mil clientes que hacen negocios en más de 70 países. Ya sea que esos clientes operen en una, o en docenas de ubicaciones, estamos listos para brindarles las soluciones más completas para los impuestos modernos, incluida la determinación de impuestos, el cumplimiento de los controles transaccionales continuos (CTC), la declaración de impuestos y más.

Obtenga más información sobre Sovos aquí.