Lejos de ser una carga, el mandato de facturación electrónica de Perú ha ayudado a las medianas empresas a iniciar su transformación digital, así como a catalizar una expansión de su base tributaria.
El Fondo Monetario Internacional (FMI) lanzará, durante esta primavera, un estudio que detalla el impacto que ha tenido la facturación electrónica obligatoria en Perú, que comenzó en 2014 y ha evolucionado a un modelo de autorización. Salma Khalid, economista del Departamento del Hemisferio Occidental del FMI, y Matthieu Bellon, economista del Departamento de Finanzas Públicas, analizaron el estudio en un podcast reciente.
Los economistas descubrieron que la facturación electrónica obligatoria ha iniciado una expansión de la base tributaria de Perú, generada principalmente por las pequeñas y medianas empresas que, anteriormente, presentaban el menor cumplimiento en el país. Los expertos del FMI detectaron que las compañías reportan en promedio 10 por ciento más transacciones, en comparación al periodo anterior a la entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria.
El cumplimiento del mandato de facturación electrónica ha sido importante, en parte porque hace más real la amenaza de ser fiscalizadas a las empresas que podrían haber ignorado la posibilidad de una auditoría antes que se iniciara el mandato. El costo de auditar a través de los métodos tradicionales de papel es prohibitivamente alto para la autoridad fiscal de Perú, SUNAT, por lo que era raro que se fiscalizara a las empresas más pequeñas en la era anterior a la facturación electrónica.
Por su parte, México ha tenido éxito con la facturación y auditoría electrónicas. El proceso para resolver una auditoria, desde su inicio hasta la resolución, solía tomar más de tres años. Luego de que la autoridad fiscal de México, SAT, implementó la facturación y auditoría electrónicas, el tiempo requerido para realizar una auditoría se ha reducido a solo 33 días.
En la era de facturación electrónica, el proceso de auditoría es considerablemente más fácil y menos costoso, lo que significa que las empresas tienen una mayor motivación para mantenerse en cumplimiento. Los economistas del FMI descubrieron que, así como las empresas más grandes y las más pequeñas se han adaptado con bastante facilidad a la facturación electrónica, las empresas medianas son las que han tenido mayores dificultades, teniendo que lidiar con muchas más transacciones que las pequeñas empresas, pero sin los presupuestos que manejan las grandes corporaciones para adoptar rápidamente una solución de cumplimiento de facturación electrónica.
Aun así, la facturación electrónica ha sido una fuerza positiva para impulsar a las medianas empresas a que se hagan parte de la transformación digital, la cual “las hará más competitivas” y “les permitirá interactuar más efectivamente con la nueva economía”, dijeron los economistas en su podcast.
También elogiaron a la SUNAT por una implementación efectiva del mandato, la cual tomó en cuenta las preocupaciones de las empresas más pequeñas y les dio más tiempo para cumplir con la norma.
Perú no es el único país en Latinoamérica que ha tenido éxito con la facturación electrónica. El analista de la industria, Billentis, informó a principios de este año que otros países latinoamericanos han usado el modelo de autorización para producir resultados medibles:
Billentis también adelanta que el modelo de autorización dominará la facturación electrónica global, dado que el mercado para la facturación electrónica y la habilitación comercial para este modelo de recaudación de impuestos con base tecnológica crecerá desde los 4.8 billones de dólares en 2019, a 20 billones en 2025.
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En los últimos años, México se ha enfocado en modernizar sus requisitos para la facturación electrónica. Mientras que las empresas de todos los sectores han tenido que adaptarse a este proceso, mantenerse al día con los cambios en las regulaciones ha adquirido especial importancia para las maquiladoras.
Las maquiladoras son compañías manufactureras cuyas fábricas suelen localizarse en zonas cercanas a la frontera con Estados Unidos. El gobierno mexicano les ha asignado una clasificación especial, condición que les permite importar materiales y equipos sin pagar aranceles, para realizar las actividades de ensamblaje, procesamiento y/o fabricación y posteriormente exportar el producto terminado.
El estatus de maquiladora, conocido en México como Industria Manufacturera, Maquiladora y de Servicios de Exportación, o Immex, incluye incentivos para el IVA, es decir, permite a estas empresas acreditar el IVA que pagan por sus importaciones contra sus obligaciones en materia de IVA, eliminando la necesidad de solicitar reembolsos y mejorando el flujo de caja.
En términos simples, las maquiladoras están exentas del pago del IVA sobre sus importaciones temporales. Por ello, perder el estatus de Immex podría causarles graves problemas en el flujo de caja, ya que los fabricantes que no integren este programa tendrían que pagar más IVA en comparación con los que sí se encuentran en esta categoría. Obtener y mantener las credenciales de Immex es fundamental.
No obstante lo anterior, alcanzar el estatus de Immex no es fácil, y adquirir y conservar esta condición exige a las empresas mantenerse en cumplimiento respecto de las cambiantes regulaciones tributarias. La autoridad fiscal de México, el SAT (Servicio de Administración Tributaria), solo otorgará el estatus de Immex a aquellos fabricantes que hayan liquidado todas sus responsabilidades fiscales y que mantengan en orden sus iniciativas para el cumplimiento.
El estatus de Immex tampoco es permanente. El SAT otorga tres certificaciones: A, AA y AAA, donde cada letra «A» representa la extensión de la validez de dicho estatus, expresada en número de años. El SAT puede auditar a las maquiladoras en cualquier momento, así como bajarlas de categoría o revocar su estatus. Perder el estatus de Immex no solo reduciría el flujo de caja, sino que también aumentaría los costos de operación e interrumpiría la gestión de la cadena de suministro para los fabricantes.
Los requisitos varían de acuerdo con la certificación otorgada, pero todos exigen que los fabricantes trabajen en estrecha cooperación con el SAT para garantizar que la información sobre las importaciones, la fabricación y las exportaciones, así como la gestión del inventario y los registros contables, estén en cumplimiento. Las maquiladoras no realizan ventas dentro de México, sino que adquieren materias primas para fabricar productos que posteriormente se envían a Estados Unidos. (Cerca del 80 por ciento de todas las exportaciones mexicanas son despachadas a Estados Unidos.) Por ello, los procesos de las cuentas por pagar (AP) constituyen la base para obtener y mantener el estatus de Immex.
Esta condición trae al frente algunos mandatos mexicanos tales como la nueva contabilidad electrónica, que almacena la información sobre cuánto debe una compañía al SAT o cuánto el gobierno le debe a una compañía. Sin una contabilidad electrónica que funcione correctamente y que esté vinculada a los procesos de las cuentas por pagar, será prácticamente imposible mantener el estatus de Immex.
Sin embargo, la contabilidad electrónica no resuelve todos los requisitos que se deben cumplir. El complemento de pagos, las cancelaciones electrónicas y la facturación electrónica también son componentes del sistema mexicano que los fabricantes deben saber gestionar. El incumplimiento de cualquier requisito esencial podría exponer a los fabricantes a multas y sanciones, así como a disputas con sus socios comerciales. Otras consecuencias del incumplimiento serán la pérdida, no solo del estatus de Immex, sino también del beneficio de reducción del IVA que dicho estatus conlleva.
Los procesos de almacenamiento de la información en papel ya no están permitidos y las maquiladoras deben preparar sus registros de forma tal que puedan ser auditados en cualquier momento. Esto explica por qué es tan importante que las maquiladoras implementen procesos y sistemas de cuentas por pagar que garanticen el cumplimiento de las regulaciones mexicanas. No obstante, el desarrollar sistemas en cumplimiento internamente en las compañías es una iniciativa costosa y arriesgada, especialmente para las multinacionales que enfrentan desafíos similares en otros países del mundo.
Tercerizar el cumplimiento implica traspasar la carga de mantener los sistemas actualizados a un socio tecnológico en vez de realizar estas tareas internamente en la empresa. También significa que alguien más adquiere la responsabilidad de mantener los sistemas y los procesos en cumplimiento, todo esto a medida que las regulaciones van evolucionando y experimentando cambios de la forma que se ha visto en los últimos años.
El incumplimiento en México tiene muchas más consecuencias para las maquiladoras que para el resto de las empresas. Para mantener el estatus de Immex, las maquiladoras deben saber y ser capaces de demostrar que están en cumplimiento. Transferir las responsabilidades del cumplimiento a un socio experto es un avance importante para garantizar que los fabricantes en México conserven su estatus de maquiladoras.
Descubra cómo Sovos ha ayudado a las empresas latinoamericanas a mantenerse en cumplimiento durante los últimos diez años.
Los mandatos establecidos para la facturación electrónica y la presentación de informes de impuestos en Latinoamérica hacen que las implementaciones de SAP en esta región sean más complejas que en cualquier otro lugar del mundo. En esta nota, analizamos los 10 principales obstáculos para la implementación de SAP en América Latina:
La consistencia entre las facturas transaccionales y los informes de contabilidad es fundamental. Cualquier discrepancia, por más mínima que parezca, trae consigo auditorías y multas, lo que explica por qué es tan importante mantener el cumplimiento dentro de SAP, independientemente de los desafíos que esto implica.
Cada país posee diferentes requisitos que deben reflejarse en la implementación de su ERP. Por ejemplo, Chile no permite puntos decimales, y en Brasil y México, la presentación de informes se basa en el año calendario en vez del año fiscal.
En muchos países, la capacidad para realizar envíos está directamente vinculada a la factura electrónica. Se debe disponer de sistemas de contingencia adecuados para garantizar que su negocio pueda continuar funcionando sin problemas en caso de cualquier eventualidad.
Los requisitos y procesos de los datos gubernamentales pueden generar dificultades en la facturación. Muchos países requieren procesos específicos para las cancelaciones y los créditos, así como determinados campos y ediciones en los formatos.
Los procesos de recepción entrantes deben incluir la verificación de la orden de compra, la factura y los materiales recibidos. Esta es una oportunidad para automatizar procesos y reducir los costos de recepción, eliminando el ingreso de datos mediante un proceso simple de escaneo y clic.
La factura XML aprobada por el gobierno es el único documento oficial. El uso del formato PDF para los pagos no está permitido, ya que el gobierno utilizará la versión XML para poder determinar las responsabilidades fiscales.
La presentación correcta de los informes de IVA es un proceso; no es algo que pueda resolverse con notas de OSS. Por ejemplo, el informe de pólizas de México requiere que cada recibo de pago, gastos, etc., esté vinculado a la partida individual; una práctica que en muchos departamentos de contabilidad no se utiliza.
SAP no ofrece soluciones estándares para el cumplimiento en Latinoamérica. Las soluciones locales y de terceros eliminan a SAP como sistema de registro, lo que genera a las empresas la necesidad de realizar múltiples llamadas a los departamentos de soporte cuando se presentan inconvenientes.
En menos de dos años, Latinoamérica registró siete nuevos países que implementaron requisitos para la facturación electrónica y la presentación de informes fiscales. Estos mandatos afectan a un número cada vez mayor de procesos comerciales, lo que explica por qué las actualizaciones nunca se realizan.
Muchas compañías subestiman la cantidad de recursos que deben destinar al soporte para mantener el cumplimiento a nivel interno, requiriendo hasta 11 empleados a tiempo completo no sólo para gestionar el cumplimiento, sino también para ajustar los procesos, verificar la precisión y gestionar cualquier problema.
Pese a estos desafíos, la necesidad de gestionar el cumplimiento directamente en su ERP es imperativa: alojar los datos y los informes en otros lugares sólo agrega dificultades, causadas por errores y discrepancias que llevarán a auditorías y multas. Esta es la razón por la cual es tan importante escoger la solución de cumplimiento adecuada.
Sovos mantiene a las organizaciones a la vanguardia al ofrecer la primera solución integral para la gestión de los impuestos modernos. Más de 20 años de experiencia con SAP han permitido a Sovos desarrollar soluciones que garantizan que la gestión tributaria no afecte las iniciativas ERP de las empresas.
A medida que las autoridades tributarias en América Latina, y ahora en Europa, adoptan nuevas iniciativas de facturación y contabilidad electrónicas, las empresas son cada vez más conscientes de que SAP no está preparado para dar soporte a las necesidades únicas que se presentan de país en país.
Ante este desafío, algunas empresas optan por gestionar el cumplimiento internamente o migrarlo fuera de SAP. Ambas opciones son costosas, tardan mucho tiempo y pueden llevar a errores. La gestión del cumplimiento a nivel interno puede requerir hasta quince recursos equivalentes a tiempo completo, quienes deben enfrentar y hacerse cargo de los constantes cambios inesperados en las regulaciones. No obstante, migrar el cumplimiento fuera de SAP puede exponer a su empresa a errores y discrepancias que resultan en auditorías, sanciones y multas costosas.
La combinación de SAP con las nuevas reglas de cumplimiento tributario crea una serie de desafíos para las empresas en Latinoamérica:
En vez de tratar de desarrollar el conocimiento experto en cumplimiento a nivel interno o migrar estas responsabilidades fuera de SAP, las empresas necesitan una solución inteligente que mantenga a SAP como fuente principal de información y con la flexibilidad necesaria para adaptarse al ritmo continuo de transformación. Los Centros de Excelencia de SAP (COEs, por sus siglas en inglés), están sumándose a este modelo de implementación a fin de gestionar las exigencias de los gobiernos locales tales como la Nota Fiscal en Brasil, el DTE en Chile, el CDFI en México, la eFactura en Argentina y la FE en Colombia.
En SAP, las empresas pueden:
Asimismo, esta solución inteligente basada en la nube proporciona:
Conozca más sobre las limitaciones de su implementación actual de SAP y cómo adoptar un enfoque inteligente hacia el cumplimiento global.