Um Zahlungsverzögerungen bei Rechnungen zu vermeiden, haben die französischen Behörden in der Verordnung Nr. 2019-359 vom 24. April 2019 die geltenden Rechnungsstellungsvorschriften klarer gestaltet und zwei neue verpflichtende Inhaltsanforderungen eingeführt. Diese gelten zusätzlich zu den bereits bestehenden.
Die zwei neuen französischen Rechnungsstellungsvorschriften besagen Folgendes:
1) Angabe der Rechnungsanschrift des Käufers und Verkäufers, falls sich diese von deren Büro- bzw. Privatadresse unterscheidet, und
2) Angabe der Bestellnummer, falls diese bereits vom Kunden erstellt wurde.
Durch diese zusätzlichen Angaben auf der Rechnung soll Unternehmen geholfen werden, deren Hauptsitz sich an einem anderen Ort als die Abteilung für die Rechnungsstellung befindet. Somit soll sichergestellt werden, dass Rechnungen direkt an die Rechnungsanschrift gesendet werden. Zudem soll der Zahlungsprozess durch die Angabe einer bereits bestehenden Bestellnummer beschleunigt werden.
Zudem wird in der Verordnung die Angabe eines einzigen Ausstellungsdatums für die Rechnung zur Pflicht gemacht, um Rechtssicherheit für beide Vertragspartner herzustellen. Das Handels- und Steuerrecht wurde entsprechend angepasst. Der Verordnung zufolge muss das Ausstellungsdatum der Rechnung dem Tag entsprechen, an dem die Produkte zugestellt oder die Dienstleistungen erbracht werden.
Die Kosten der Nichteinhaltung
Wenn diese Pflichtangaben auf einer Rechnung fehlen, können Verwaltungsstrafen von bis zu 75.000 € für Privatpersonen und bis zu 375.000 € für Unternehmen erhoben werden.
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Die dänische Regierung hat ein neues Gesetz eingeführt, durch das ein staatliches Versicherungsprogramm für Schadenersatz infolge eines Terrorangriffs mit atomaren, biologischen oder chemischen Waffen (ABC) eingerichtet wird. Das Programm gilt ab dem 1. Juli 2019. Es gab Bedenken, dass die Absicherung von ABC-Terrorangriffen auf dem Versicherungsmarkt nur beschränkt war und da dies keine Pflichtversicherung ist, viele Versicherer überlegten, diese überhaupt weiterhin anzubieten.
Grundsätzlich wird nach dem neuen Programm das finanzielle Risiko eines ABC-Angriffs in Dänemark zuerst vom Staat getragen, doch die Kosten werden anschließend von den Versicherungsnehmern erstattet. Die Art und Weise der Erstattung sollte Steuermanager jedoch am meisten interessieren. Nach einem ABC-Angriff und der Ersatzleistung durch den Staat wird eine Abgabe von 5 % auf Policen erhoben, die Brandgefahren mit Bezug auf Gebäude, Grundstücke, bewegliches Eigentum, Schienenfahrzeuge, Kraftfeuerzeuge und Schiffe absichern.
Versicherer müssen den Zusatzbetrag von den Versicherungsnehmern zusammen mit der ersten Versicherungsprämie des nächsten Kalenderjahres einziehen. Diese Summe geht dann quartalsweise in einen Fonds, bis die Schadenskosten vollständig dem Staat erstattet wurden. Dann werden die Beiträge ausgesetzt und jegliche im Fonds verbleibenden Beträge werden den Versicherungsnehmern anteilig wieder ausgezahlt.
Diese Methode zur Finanzierung eines Terrorismusschutzes ist weniger üblich. Zusätzliche (Rück-)Versicherungspools wie Pool Re im Vereinigten Königreich oder kontinuierliche Gebühren wie die Terrorismusopferbeiträge für den Fonds de Garantie in Frankreich sind häufiger genutzte Finanzierungsverfahren.
Diese Methode der Erhebung „nach dem Schadensfall“ bedeutet, dass die Abgabe hoffentlich nie fällig wird. Allerdings sollten sich Versicherer, die Risiken in Dänemark garantieren, ihrer potenziellen Pflichten im Rahmen des neuen Gesetzes bewusst sein.
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Neben den in unserem letzten Blog dargelegten Auswirkungen hat das Gesetzesdekret 28/2019 (das Gesetzesdekret) Auswirkungen auf Bereiche, die über die Rechnungsstellung hinausgehen, und führt Änderungen sowohl bei der Archivierung als auch bei der Meldung von Steuerdaten ein.
Eine Neuheit des Gesetzesdekrets ist die ausdrückliche Einführung einer Verpflichtung zur Archivierung elektronischer Rechnungen in elektronischem Format, was wiederum die Annahme elektronischer Formate weiter fördert. Portugal hat sich für ein geschlossenes System entschieden, bei dem die Rechnung laut Gesetz im gleichen Format bleiben muss, in dem sie ausgestellt wurde. Das bedeutet, dass auch Unternehmen, die selbst nicht die elektronische Rechnungsstellung anwenden, aber eine elektronische Rechnung von einem Lieferanten erhalten, ein elektronisches Archiv aufbauen und pflegen müssen. Die Alternative wäre, die Rechnung abzulehnen und eine gedruckte Version anzufordern. Für die Archivierung lässt das Gesetz keine Änderung des Rechnungsformats zu.
Das Gesetz legt auch Archivierungsanforderungen fest:
Die Steuerzahler sind verpflichtet, der Steuerbehörde den Standort des elektronischen Archivs zu melden. Alle Steuerzahler müssen die Übergangsbestimmungen des Gesetzesdekrets innerhalb von 30 Tagen nach seinem Inkrafttreten – d.–h. bis zum 17. März 2019 – erfüllen.
Neben den Regeln für die elektronische Archivierung wurden auch Änderungen an der Meldung von Rechnungsdaten an die Steuerbehörde über SAF-T (PT)-Dateien vorgenommen, indem die Bestimmungen des „Decreto -Lei n.º 198/2012“ bezüglich des Zeitpunkts der Einreichung der SAFT-T (PT)-Datei geändert wurden. Bisher konnten die Steuerzahler die SAF-T-Datei zur Erfüllung der Meldepflichten bis zum 25. des Folgemonats der Rechnungsstellung einreichen.
Eine verkürzte Berichtszeit tritt nach folgendem Zeitplan in Kraft:
Die Steuerzahler können sich weiterhin dafür entscheiden, in Echtzeit über die Webservice-Integration zu melden, anstatt die SAF-T (PT)-Datei hochzuladen. Das Gesetzesdekret hat diese Möglichkeit erweitert, da Steuerzahler, die sich für diese Art der Berichterstattung entscheiden, nicht verpflichtet sind, im B2C-Bereich ausgestellte Rechnungen auszudrucken. Es sei denn, der Käufer wünscht dies ausdrücklich und sofern der Steuerzahler gemäß den entsprechenden Anforderungen den eindeutigen Rechnungscode in die Rechnung einfügt und eine zertifizierte Rechnungssoftware verwendet.
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Am 15. Februar 2019 veröffentlichte Portugal das Gesetzesdekret 28/2019 über die Verarbeitung, Archivierung und Entmaterialisierung von Rechnungen und anderen steuerrechtlich relevanten Dokumenten. Darin geht es u. a. um Folgendes:
Das Dekret zielt auf die Vorschriftskonsolidierung sowie die Förderung der Einführung elektronischer Methoden für den Umgang mit Steuerunterlagen und deren Archivierung ab. Zudem wird durch die Einführung strengerer Kontrollen im Zusammenhang mit der Identifizierung von Rechnungsstellungssoftware versucht, Steuerhinterziehung zu vermeiden. Hierzu gehören die Identifizierung davon, wo sich Rechnungsstellungsterminals befinden, die verpflichtende Angabe eines eindeutigen Dokumentencodes (UUID) in dem steuerrechtlichen Dokument sowie die Identifizierung des Transaktionsorts.
Dem Gesetzesdekret zufolge müssen Papier- sowie elektronische Rechnungen anhand zertifizierter Rechnungsstellungssoftware verarbeitet werden. Letztere muss u. a. die Rechnungsinhalte entsprechend dem Umsatzsteuerrecht ausfüllen. Vereinfachte Rechnungen (mit einem Wert unter 100 €) können allerdings über „sonstige elektronische Rechnungsstellungsmittel“ wie Bankautomaten verarbeitet werden. In dem Gesetzesdekret sind auch Krisensituationen geregelt, in denen die Rechnung auf vorgedruckten Dokumenten basieren muss.
Die Verpflichtung zum Einsatz von durch die Steuerbehörde zertifizierter Rechnungsstellungssoftware ist in Portugal nichts Neues. Infolge der Änderungen in dem neuen Gesetzesdekret gilt diese Verpflichtung jetzt aufgrund eines niedrigeren Schwellenwerts der Vorschrift allerdings für mehr Steuerzahler. Bislang waren nur Unternehmen (mit dauerhafter Ansässigkeit in Portugal) mit einem Vorjahresumsatz von mindestens 100.000 € betroffen. Nun gilt die Vorschrift ab 2019 für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 75.000 € und ab 2020 mit einem Umsatz ab 50.000 €.
Das Dekret besagt auch, dass Rechnungen ab dem 1. Januar 2020 einen den staatlichen Anforderungen entsprechenden eindeutigen Rechnungscode (UUID) aufweisen müssen. Der Code muss auf gedruckten Rechnungen auch als QR-Code zu sehen sein. Beide Anforderungen sind neu und Softwareanbieter müssen ihre Lösungen künftig an diese neuen rechtlichen Vorgaben anpassen.
Das Gesetzesdekret verpflichtet Steuerzahler zudem dazu, der Steuerbehörde vor dem Ausstellen von Rechnungen die von dem jeweiligen Unternehmen verwendete Rechnungsserie mitzuteilen. Die Steuerbehörde weist dann jeder Serie einen Code zu, der verpflichtend in die neue UUID aufgenommen werden muss. In vielen anderen Ländern – insbesondere, wo ein Abrechnungsmodell eingeführt wurde – gelten ähnliche Anforderungen. In lateinamerikanischen Ländern mit einem Abrechnungssystem müssen Steuerzahler häufig entweder vorherige Rechnungsspannen bei der Steuerbehörde anfragen, eine Rechnungsserie von der Steuerbehörde genehmigen lassen oder die Nummerierung direkt von der Steuerbehörde im Zusammenhang mit dem Abrechnungsprozess durchführen lassen. Ein gutes Beispiel für den ersten Fall sind Chile und Kolumbien. Dort müssen Steuerzahler die vorherige Genehmigung einer Rechnungsspanne seitens der chilenischen Steuerbehörde einholen. Ein Beispiel für den zweiten Fall ist Mexiko. Dort werden die Rechnungen von dem Staatsbeauftragten nummeriert, der in den Abrechnungsprozess eingreift. Im EU-Kontext ist eine solche Anforderung jedoch ein Novum und belegt einmal mehr, dass sich Europa im Hinblick auf das Umsatzsteuerrecht von entsprechenden Erfolgen in Lateinamerika inspirieren lässt.
Im Hinblick auf die Gewährleistung der Integrität und Authentizität von Papier- und elektronischen Rechnungen ist zu beachten, dass das Dekret von der Richtlinie 2010/45/EU abweicht: Die Möglichkeit des Einsatzes von Unternehmenskontrollen für ein zuverlässiges Prüfprotokoll (im Folgenden, „BCAT“) zur Gewährleistung der Integrität und Authentizität von Papier- und elektronischen Rechnungen ist ausdrücklich auf papierbasierte Rechnungen beschränkt. Zudem müssen diese Kontrollen ordnungsgemäß dokumentiert werden.
Bei elektronischen Rechnungen (d. h. auf elektronischem Wege ausgestellte und empfangene Rechnungen) sind Integrität und Authentizität gewährleistet, wenn eine der folgenden Methoden verwendet wird: qualifizierte elektronische Signatur, qualifiziertes, den e-IDAS-Vorschriften entsprechendes elektronisches Siegel oder elektronischer Datenaustausch (EDI) mit sicheren und dokumentierten Prozessen zur Gewährleistung von Integrität und Authentizität. Steuerzahler haben für den Wechsel zu den neuen Methoden zur Gewährleistung von Integrität und Authentizität für elektronische Rechnungen bis zum 31. Dezember 2020 Zeit.
Portugal setzt seine eigenen Vorstellungen im Hinblick auf die Gewährleistung von Integrität und Authentizität um. Es nähert sich dabei lateinamerikanischen Ländern mit einem Abrechnungssystem an, in denen solche Gewährleistungen ausschließlich durch digitale Signaturen elektronischer Rechnungen erzielt werden. Hinsichtlich der Unterschiede zwischen den einzelnen Methoden (BCAT für Papierrechnungen und elektronische Signaturen sowie EDI für elektronische Rechnungen) liegt eine ausdrückliche Präferenz für elektronische Signaturen und EDI gegenüber BCAT-Methoden im Hinblick auf die Gewährleistung von Integrität und Authentizität vor.
Neben den neuen Rechnungsstellungsanforderungen verpflichtet das Gesetzesdekret Steuerzahler auch zur Übermittlung weiterer Informationen an die Steuerbehörde. Hierzu gehört Folgendes:
Steuerzahler, die bereits umsatzsteuerpflichtige Aktivitäten durchgeführt haben, müssen die oben genannten Informationen bis zum 30. Juni 2019 angeben.
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Der Common Reporting Standard (CRS) entwickelt sich rasch zur globalen Norm für Steuererklärungen außerhalb der USA. Immer mehr Ländern führen den CRS ein und die Strafen für verspätete, falsche oder verpasste CRS-Erklärungen werden zunehmend verschärft. Somit müssen Finanzinstitute wissen, welche Compliance-Anforderungen sie zu erfüllen haben. Im Folgenden wird detailliert erläutert, was Versicherer über CRS-Berichtspflichten wissen müssen.
Im Rahmen des CRS bezieht sich der Begriff „Finanzinstitut“ auf eine Depoteinrichtung, Hinterlegungsstelle, Investmentgesellschaft oder eine spezifizierte Versicherungsgesellschaft. (CRS, Abschnitt VIII: definierte Begriffe, A.3).
Eine „spezifizierte Versicherungsgesellschaft“ ist „eine juristische Person, die eine Versicherungsgesellschaft (oder die Holdinggesellschaft einer Versicherungsgesellschaft) ist und einen kapitalbildenden Versicherungsvertrag oder einen Rentenversicherungsvertrag ausstellt oder zur Tätigung entsprechender Zahlungen verpflichtet ist.“ (Abschnitt VIII, A.8). Versicherungsgesellschaften, die nur allgemeine Versicherungen oder Risikolebensversicherungen anbieten, gelten nicht als spezifizierte Versicherungsgesellschaften. Auch Rückversicherungsgesellschaften, die nur Schadenrückversicherungsverträge anbieten, sind keine spezifizierten Versicherungsgesellschaften.
In der Regel erfüllt eine Versicherungsgesellschaft die Kriterien für eine spezifizierte Versicherungsgesellschaft, wenn Folgendes gegeben ist:
Versicherungsgesellschaften, die nur allgemeine Versicherungen oder Risikolebensversicherungen anbieten, werden in der Regel nicht als Finanzinstitute eingestuft. Ebenso werden Rückversicherungsgesellschaften, die nur Schadenrückversicherungsverträge anbieten, und Versicherungsmakler üblicherweise nicht als Finanzinstitute betrachtet.
Zwei der fünf Arten von Finanzkonten, die gemäß dem CRS erklärungspflichtig sind, beziehen sich auf Versicherungsgesellschaften: Rentenversicherungsverträge und kapitalbildende Versicherungsverträge.
Erklärungsanforderungen
Gemäß dem CRS müssen alle erklärungspflichtigen Finanzinstitute Folgendes ausweisen:
Im CRS ist festgelegt, dass Finanzinstitute bei der Erklärung von Kontoständen oder -werten den Geldwert oder Rückkaufswert von kapitalbildenden Versicherungsverträgen und Rentenversicherungsverträgen ausweisen müssen. (Abschnitt I, A.4).
Um die Pflicht zur Angabe des Wohnorts des Kontoeigentümers zu erfüllen, können Versicherer, die kapitalbildende Versicherungsverträge anbieten, solange die aktuell in ihren Unterlagen hinterlegte Privatanschrift heranziehen, bis Folgendes eintritt: 1) Änderung der Umstände, durch die das Finanzinstitut weiß oder wissen müsste, dass die Privatanschrift falsch oder unzuverlässig ist, oder 2) Zeitpunkt der Auszahlung (ganz oder teilweise) oder Laufzeitende des kapitalbildenden Versicherungsvertrags.
Versicherungsgesellschaften müssen bereits bestehende Einzelkonten für kapitalbildende Versicherungsverträge oder Rentenversicherungsverträge nicht ausweisen, prüfen oder identifizieren, wenn der Zuständigkeitsbereich des Finanzinstituts verhindert, dass Finanzinstitute den Einwohnern dieses Zuständigkeitsbereichs Verträge verkaufen.
Der CRS legt in Absatz B der Sonderregeln für Sorgfaltspflicht ein alternatives Verfahren zur Sorgfaltspflicht für kapitalbildende Versicherungsverträge und Rentenversicherungsverträge fest. Der CRS besagt, dass ein Finanzinstitut, welches eine Erklärung abgibt, annehmen kann, dass eine begünstigte Person eines kapitalbildenden Versicherungsvertrags oder Rentenversicherungsvertrags (die nicht der Eigentümer ist), die eine Todesfallleistung erhält, keine meldepflichtige Person ist, und dass Finanzinstitute solche Konten nur dann als meldepflichtige Konten betrachten müssen, wenn das die Erklärung abgebende Finanzinstitut weiß oder wissen müsste, dass die begünstigte Person meldepflichtig ist. Wenn die begünstigte Person meldepflichtig ist, muss das Finanzinstitut wie in Absatz B von Abschnitt III beschrieben vorgehen.
Die Erläuterungen zum CRS besagen, dass für manche, vom Arbeitgeber geförderte Gruppenversicherungsverträge oder Rentenversicherungsverträge eine alternative Vorgehensweise, die der obenstehenden ähnelt, erforderlich sein kann. In solchen Fällen wird den Erläuterungen zufolge empfohlen, eine spezielle Bestimmung für Gruppenversicherungsverträge hinzuzufügen. In Fällen, in denen solche Gruppenversicherungsverträge bestehen, wird in den Erläuterungen eine Bestimmung empfohlen, die in etwa Folgendes besagt: „Ein Finanzinstitut, das eine Erklärung abgibt, kann ein Finanzkonto, das den Anteil eines Mitglieds an einem kapitalbildenden Gruppenversicherungsvertrag oder Gruppenrentenversicherungsvertrag darstellt, solange als nicht meldepflichtiges Finanzkonto betrachten, bis das Datum eintritt, an dem ein Geldbetrag an den Mitarbeiter/Zertifikatsinhaber zahlbar wird, wenn das Finanzkonto, das den Anteil eines Mitglieds an einem kapitalbildenden Gruppenversicherungsvertrag oder Gruppenrentenversicherungsvertrag darstellt, folgende Anforderungen erfüllt:
(Erläuterungen zu Abschnitt VII, Absatz 13; S. 153). Die letzte Bestimmung wird angegeben, wenn das Finanzinstitut zum Zeitpunkt des Inkrafttretens des Vertrags keine direkte Beziehung zu dem Mitarbeiter/Zertifikatsinhaber hat und somit möglicherweise keine Unterlagen zu dessen Privatanschrift einholen kann.
Versicherer, die der vom CRS festgelegten Definition für Finanzinstitute entsprechen, sind zur Abgabe von Erklärungen zu kapitalbildenden Versicherungsverträgen sowie Rentenversicherungsverträgen verpflichtet, sofern solche Verträge im Zuständigkeitsbereich, in der das Finanzinstitut die Erklärung abgibt, zulässig sind. Diese Finanzinstitute sind zur Einhaltung der Sorgfaltspflicht, die ihnen der CRS auferlegt, verpflichtet und können eine alternative Compliance-Methode nutzen.
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