Wie die Welt die Herausforderung der Automatisierung nach COVID-19 meistern kann

Christiaan Van Der Valk
März 10, 2021

Es ist gut, Licht am Ende des Tunnels zu sehen. Dennoch ist es für viele kleinere – aber auch viele größere – Unternehmen zu wenig, zu spät. Tausende konnten den Sturm nicht überstehen, weil sie besonders auf menschlichen Kontakt angewiesen waren. Andere waren überproportional betroffen, einfach weil COVID-19 sie genau dann traf, als sie eine schwierige Phase in ihrem Lebenszyklus durchliefen. Während wir die ersten Erfolge der Impfstoffe gegen COVID-19 sehen, gewinnen Unternehmen und Märkte an Zuversicht, dass die Länder im letzten Quartal 2021 wieder auf eine neue Reisegeschwindigkeit kommen werden. Mit einigen bemerkenswerten Ausnahmen werden viele der stärksten Volkswirtschaften der Welt Jahre brauchen, um sich von den Nachwirkungen zu erholen.

Das Internet als Retter in der Not – aber es gibt noch Schwachstellen

Wie bei allen Krisen hat das vergangene Jahr Schwächen akzentuiert und Misserfolge beschleunigt. Zwar muss man zugeben, dass die COVID-19-Krise ohne das Internet und den aktuellen Stand der Technologieeinführung weltweit weitaus schlimmer ausgefallen wäre, doch die verbleibenden Bereiche mit veralteten Prozessen, in denen Unternehmen bei ihrer digitalen Transformation hinterherhinkten, wurden hervorgehoben, da die Mitarbeiter darum kämpften, einen Ausgleich zwischen gesundheitlichen Bedenken und der Notwendigkeit zu schaffen, die Dinge in verlassenen Büros und Rechenzentren am Laufen zu halten.

Ein Bereich, in dem Ineffizienzen aufgedeckt wurden, ist On-Premises-Software. Viele Unternehmen haben begonnen, Cloud-basierte Software einzuführen, um verschiedene Kategorien von Arbeitsabläufen und Verbindungen mit Handelspartnern zu unterstützen; viele größere Unternehmen haben jedoch gezögert, Kernunternehmenssysteme – wie ERPs, Logistik- oder Reservierungssysteme – in die Cloud zu verlagern. Der Grund für diese Zurückhaltung ist oft, dass die Altsysteme stark angepasst wurden. Zwar bieten viele Anbieter von Unternehmenssoftware Public-Cloud-Versionen an, die in der Theorie viele Vorteile gegenüber einer On-Premises-Bereitstellung bieten, doch die praktischen Herausforderungen bei der Anpassung von Organisationen und Prozessen an "konservierte" Workflows, die auf der Grundlage von Standard-Best-Practices entwickelt wurden, überwiegen oft.

Eine andere Gruppe von Herausforderungen ist komplizierter. Manuelle Prozesse dominieren immer noch das Bestell- und Rechnungsmanagement in Unternehmen aller Größenordnungen weltweit. Wenn eine Workflow-Software den Buchhaltungsmitarbeitern den Fernzugriff auf das System ermöglicht, können Genehmigungen und Buchungen von Heimarbeitsplätzen aus verwaltet werden, aber die vorherrschende Papierform in vielen Lieferanten- und Kundenbeziehungen erfordert immer noch, dass Mitarbeiter das Scannen, Drucken und Versenden oder – ja – das Faxen von wichtigen Dokumenten von Büros mit eingeschränktem Zugang aus verwalten.

Diese Probleme werden schwieriger zu überwinden sein, da teure, industrietaugliche Maschinen für die Verarbeitung von Papierdokumenten nicht einfach in Heimbüros aufgestellt werden können. Die Antwort auf diese Herausforderung liegt nicht in kreativen Wegen, die Küchen der Menschen in Scan- oder Druckzentren umzuwandeln, sondern darin, endlich den großen Schritt in Richtung einer durchgängigen Datenintegration zu machen.

Das Gute, das Schlechte und das Hässliche der Steuer als Automatisierungstreiber

Interessanterweise können Unternehmen, wenn COVID-19 nicht schon Grund genug ist, diesen Sprung zu wagen, auch von den Steuerverwaltungen Unterstützung erwarten. Viele Länder haben bereits groß angelegte Programme gestartet, um kontinuierliche Transaktionskontrollen (CTCs) voranzutreiben, wie z. B. die obligatorische Echtzeitfreigabe von digitalen Rechnungen. Die aktuelle globale Gesundheitskrise drängt die Steuerverwaltungen dazu, diese Programme zu beschleunigen. In Ländern wie Frankreich, Jordanien und Saudi-Arabien wurden Pläne für eine solche verpflichtende elektronische Rechnungsstellung oder digitale Meldung von Buchhaltungsdaten angekündigt, und mehrere Länder wie Polen und die Slowakei haben ihre Absicht bekundet, in die Fußstapfen von Ländern in Lateinamerika und auch europäischen Vorreitern wie Italien und der Türkei zu treten. Sogar in Deutschland, das sich lange gegen den Ruf der CTCs gewehrt hat, hat eine bedeutende politische Partei entschiedenes Handeln in diese Richtung vorgeschlagen.

Diese Initiativen sind nach wie vor oft durch die Notwendigkeit motiviert, Steuerlücken zu schließen, aber die Notwendigkeit der Widerstandsfähigkeit bei der Einnahmenerhebung ist eindeutig ein weiterer Antrieb. Außerdem haben Beispiele aus Ländern wie Brasilien gezeigt, dass CTCs die Fähigkeit der Regierungen, die wirtschaftlichen Auswirkungen einer Krise bis ins kleinste sektorale Detail zu verfolgen und zu überwachen, massiv verbessern, wodurch sie granulare Daten erhalten, die für chirurgische fiskalpolitische Interventionen genutzt werden können, um die am stärksten betroffenen Aktivitäten durch eine Krise zu lenken.

Da alle Umstände zusammenkommen, um Unternehmen einen Grund zu geben, die letzte Meile in Richtung Vollautomatisierung zu überwinden – die Schnittstelle zwischen ihren und den Vertriebs- und Einkaufsabläufen ihrer Handelspartner -, sollte man meinen, dass Unternehmen jetzt Pläne aufstellen, um sich auf eine vollständig digitale, viel belastbarere Reihe von Prozessen und Organisationsstrukturen vorzubereiten.

Leider hat die Art und Weise, wie CTC-Mandate ausgerollt werden und wie Unternehmen darauf reagieren, in der Vergangenheit die Investitionen in die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Einführung moderner Cloud-basierter Unternehmenssoftware eher gebremst.

Die CTC-Mandate sind unglaublich vielfältig. Sie reichen von einer vollständigen Online-Zweitbuchhaltung, die unter anderem durch eine zusätzliche Klassifizierung von Lieferungen im staatlich gehosteten System in Griechenland geführt werden soll, bis hin zu einem völlig anderen Setup inklusive Dienstleistern und Transaktionszahlungsreporting, das in Frankreich entworfen wird. Vertreter aus China sprechen über Blockchain-basierte Rechnungskontrollen, während Länder wie Polen und Saudi-Arabien sich auf zentralisierte, staatlich betriebene Rechnungsaustausch-Netzwerke vorbereiten. Die Mandatsfristen sind in der Regel zu kurz, und die Steuerverwaltungen nehmen unzählige strukturelle Anpassungen vor – alle typischerweise ebenfalls mit kurzen Fristen und nur in der Landessprache verfügbar – während der Implementierungszeit und für Jahre danach.

Die Steuerverwaltungen könnten jedoch mit einiger Berechtigung behaupten, dass die Fristen immer zu kurz sind, fast unabhängig davon, wie viel Übergangszeit den Steuerzahlern eingeräumt wird, weil sich viele Unternehmen strukturell zu spät vorbereiten. Der globale Trend zu CTCs, SAF-T und ähnlichen Mandaten ist für Unternehmen seit Jahren offensichtlich, dennoch sind viele schlecht vorbereitet; insbesondere viele multinationale Unternehmen sind nach wie vor der Ansicht, dass die Einhaltung der Mehrwertsteuer eine Angelegenheit ist, die von den lokalen Tochtergesellschaften zu lösen ist, was nach und nach ein massives Netz von lokalisierten Verfahren schafft, die nicht den Best Practices der Unternehmen entsprechen, sondern von den Steuerverwaltungen entworfen wurden.

Einen positiven Kreislauf in Richtung Automatisierung schaffen

Das bringt uns zurück zu der Frage, warum Unternehmen nicht schneller neue Versionen von Unternehmenssoftwarepaketen im Public-Cloud-Modus einführen oder ihren Handelspartneraustausch weiter automatisieren. Alle Parteien in dieser Gleichung wollen das Gleiche – den nahtlosen und sicheren Austausch relevanter Daten zwischen Unternehmen und zwischen Unternehmen und Steuerbehörden -, aber überstürzte Reaktionen von Unternehmen auf regulatorische Vorgaben und die mangelnde Vertrautheit der Steuerbehörden mit modernen Unternehmenssystemen bewirken das Gegenteil. Unternehmen beheben in Panik lokale Vorgaben, ohne die Auswirkungen ihrer Entscheidungen auf ihre zukünftige Innovations- und Standardisierungsfähigkeit ausreichend zu verstehen. Die Unternehmensressourcen kommen zuerst, um die Systeme schnellstmöglich einzurichten. Dann werden die Probleme, die sich aus der Übernahme eines Flickenteppichs lokaler steuergesteuerter Ansätze zur Integration von Finanz- und physischen Lieferkettendaten ergeben, mit IT-Budgets bewältigt, die dann nicht für eine angemessene Automatisierung ausgegeben werden.

Mehrere Dinge können diesen Teufelskreis durchbrechen. Unternehmen sollten ihre Art und Weise ändern, diese Änderungen der Mehrwertsteuer-Digitalisierung als revolutionär und nicht als evolutionär zu betrachten. Wenn sie gut informiert und vorbereitet sind, ist es möglich, einen strategischen Ansatz zu wählen, um von den CTC-Mandaten zu profitieren, anstatt unter ihnen zu leiden. Die Steuerverwaltungen müssen ihren Teil dazu beitragen, indem sie bestehende gute Praktiken bei der Gestaltung, der Implementierung und dem Betrieb digitaler Plattformen für den obligatorischen Geschäftsdatenaustausch übernehmen. Die ICC CTC Principles sind eine hervorragende Möglichkeit, der Weltwirtschaft den dringend benötigten Immunitätsschub zu geben, der es Unternehmen und Regierungen ermöglicht, die Widerstandsfähigkeit zu verbessern und gleichzeitig Ressourcen freizusetzen, die in ineffizienten manuellen Geschäfts- und Steuererfüllungsprozessen gebunden sind.

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Author

Christiaan Van Der Valk

Christiaan Van Der Valk is vice president, strategy. Elected a World Economic Forum Global Leader for Tomorrow in 2000, Christiaan is an internationally recognized voice on e-business strategy, law, policy, best practice and commercial issues. Formerly co-founder and president of Trustweaver (acquired by Sovos), Christiaan also holds long-standing leadership roles at the International Chamber of Commerce (ICC) and the European E-invoicing Service Providers Association (EESPA). Over the past 20 years, he has presented at and authored key papers for international meetings at the Organisation for Economic Cooperation and Development (OECD), the Asia Europe Meeting, World Trade Organization and several other UN agencies. Christiaan earned his Master of Laws degree from Erasmus Universiteit Rotterdam.
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