Sieben Tipps für die Auswahl eines Anbieters von Managed Services zur Einhaltung der MwSt.-Compliance

Sovos
November 5, 2020

Wie in drei Hauptgründen für die Ernennung eines VAT Managed Service Providers erörtert, werden die Forderungen der Steuerbehörden weltweit nur noch lästiger werden, da sie die wirtschaftliche Effizienz weiter steigern, Betrug bekämpfen und Mehrwertsteuerlücken verringern. Die Forderungen nach einer granulareren Steuerberichterstattung nehmen zu, und in bestimmten Ländern, wie Spanien, Ungarn, Italien, der Türkei und Mexiko, muss dies in Echtzeit erfolgen. Diese wachsenden Anforderungen kommen zu den vielen anderen Herausforderungen hinzu, vor denen multinationale Unternehmen heute stehen. Aus diesem Grund suchen immer mehr Unternehmen nach Managed Service Providern (MSPs), um die Pain Points der heutigen Mehrwertsteuer-Compliance-Verpflichtungen zu erleichtern und sicherzustellen, dass sie für die sich schnell nähernden Mandate, die sich am Horizont abzeichnen, abgesichert sind.

Aber wie wählt man den richtigen MSP für die Einhaltung der MwSt-Vorschriften aus? Bei so vielen Anbietern, die eine Reihe verschiedener Dienstleistungen anbieten, kann die richtige Wahl entmutigend sein. Wählen Sie lokalisierte Einzellösungen oder entscheiden Sie sich für einen zentralen Ansatz? Hier sind sieben Schlüsselbereiche, die Sie evaluieren sollten:

1. Technischer Sachverstand

Sie möchten Ihre IT-Umgebung aus strategischer Sicht betrachten und technische Investitionen den Geschäftszielen zuordnen. Durch den Einsatz eines MSP zur Einhaltung der MwSt.-Vorschriften können Sie deren Investitionen in Software und in die laufende Schulung ihrer Mitarbeiter nutzen, die sie bereits seit vielen Jahren für viele Kunden getätigt haben. Das ist es, was sie tun. Es ermöglicht Ihnen auch, viele Ihrer manuellen Prozesse zu automatisieren und zu rationalisieren, was auch ein zentrales Geschäftsziel sein kann. Stellen Sie sicher, dass die Software kompatibel und zugänglich ist, um Ihren Bedürfnissen an jedem der Standorte gerecht zu werden, an denen Sie nicht nur heute handeln, sondern auch in den Regionen, die Sie in Zukunft erschließen möchten.

2. Sicherheit

Der Schritt zur Digitalisierung der Steuerberichterstattung in der ganzen Welt hat dazu geführt, dass IT-Sicherheitsüberlegungen bei der Wahl eines Anbieters nun eine wichtige Rolle spielen. Sicherheit kann sich daher nicht nur auf die Übermittlung von Daten an einen Anbieter beziehen, sondern auch darauf, dass diese während und nach der Übermittlung an die Finanzbehörden sicher und geschützt gespeichert werden. Hier kann ein zentralisierter Anbieter einige entscheidende Vorteile bieten. Portale können genutzt werden, um Daten von Kunden anzunehmen, und auch alle Informationen können sicher in einer konsolidierten Cloud gespeichert werden, mit Datenzentren in verschiedenen Regionen, je nach Bedarf, um die Richtlinien zur Datenspeicherung weltweit einzuhalten.

3. Mehrwertsteuer-Expertise

Der Aufbau und die Unterhaltung eines Teams von Spezialisten kann zeitaufwendig und kostspielig sein. Mit dem richtigen MSP zur Einhaltung der MwSt-Vorschriften haben Sie Zugang zu deren Team und können von deren Fachwissen und Erfahrung profitieren. Entlasten Sie sie und lassen Sie sie wissen, dass sie den Finger am Puls der Gesetzesänderungen haben, damit Sie es nicht tun müssen. Sie können sich dann auf das konzentrieren, was Ihr Unternehmen am besten kann, da Sie wissen, dass Ihre MwSt-Compliance in sicheren Händen ist.

4. Flexibilität

Sie werden einen Anbieter wählen wollen, der sich an die sich ändernden Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen kann. Möglicherweise möchten Sie die Flexibilität haben, nur einen Teil Ihrer Verpflichtungen zur Einhaltung der Steuervorschriften je nach internen Ressourcen, Budgets, Fachwissen usw. auszulagern, haben aber die Freiheit, dies jederzeit zu beurteilen und zu ändern. Ein maßgeschneiderter Ansatz, der im Laufe der Zeit geändert werden kann, stellt sicher, dass Ihre Compliance-Bedürfnisse sowohl heute als auch in Zukunft erfüllt werden.

5. Skalierbar

Hand in Hand mit Flexibilität wünschen Sie sich einen Anbieter, der in der Lage ist, mit Ihnen zu wachsen. Er verfügt bereits über Erfahrung und fundierte Kenntnisse der Märkte, auf denen Sie heute Hilfe benötigen, aber stellen Sie sicher, dass er auch andere Regionen abdecken kann, in die Sie in Zukunft eintreten möchten. Die Auswahl lokaler Punktlösungsanbieter für verschiedene Märkte kann Ihnen auf der ganzen Linie Kopfzerbrechen bereiten.

6. Engagiertes Kundenbetreuungsteam

Ihr MSP ist da, um Ihr Konto zu unterstützen und zu betreuen und sollte sich wie eine Erweiterung Ihres eigenen Teams anfühlen. Sie wünschen sich einen kooperativen Ansatz und ein partnerschaftliches Gefühl, um sicherzustellen, dass Sie den größtmöglichen Nutzen aus dieser Beziehung ziehen und über neue Änderungen in der Regulierungslandschaft auf dem Laufenden sind, lange bevor diese abgeschlossen sind. Finden Sie heraus, wer Ihr Kundenbetreuungsteam sein wird, ob es an einem oder mehreren Standorten tätig sein wird und ob es Sprachbarrieren gibt.

7. Sichtbarkeit

Auch wenn Sie den Schritt unternommen haben, die Einhaltung der MwSt-Vorschriften ganz oder teilweise auszulagern, werden Sie den Überblick behalten wollen. Prüfen Sie, welchen Zugriff Sie auf die Software haben werden und wer in Ihrem Unternehmen vollständigen oder teilweisen Zugriff haben wird. Fragen Sie auch, ob Logins eingeschränkt sind. Ein sicheres Kundenportal und ein zentrales Dashboard sollten Ihnen dabei helfen, auf einen Blick jede Phase Ihrer Steuerkonformität mit Ampeln zur Kennzeichnung von Prioritäten und nahenden Terminen zu verfolgen.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, einen MSP für Ihre MwSt-Konformität zu ernennen, können Sie sich auf das konzentrieren, was Sie am besten können. Achten Sie darauf, dass der von Ihnen gewählte Anbieter nicht nur Ihren heutigen Bedürfnissen entspricht, sondern auch eine Reichweite hat und in den Regionen, die Sie in Zukunft betreten werden, bereits Erfahrung hat. Sich Zeit zu nehmen, um den richtigen MSP auszuwählen, wird sich in Zukunft auszahlen, da Ihnen der richtige Partner langfristig zur Seite stehen wird.

Jetzt sind Sie dran

Wenn Sie mehr über die Vorteile erfahren möchten, die Ihnen ein Managed Service Provider bieten kann, um Ihnen die Einhaltung der MwSt.-Vorschriften zu erleichtern, schauen Sie sich unser neuestes Webinar zum Thema MwSt.-Berichterstattung auf Anfrage an: Änderungen verwalten.

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Sovos

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