La campaña de la DIAN para la facturación electrónica denominada “Campaña para la facilitación del cumplimiento de la obligación formal de exigir y expedir factura electrónica de venta” ha sido un factor clave para impulsar la adopción de la facturación electrónica en Colombia.
En este artículo, exploraremos en detalle la campaña de la DIAN y las malas prácticas detectadas en sus procesos de facturación electrónica. Esta iniciativa facilita el cumplimiento de obligaciones formales y agiliza procesos, reduciendo costos y combatiendo la evasión fiscal, en beneficio tanto de las empresas como del país en general.
Las próximas acciones de la DIAN se centran en fortalecer aún más la adopción y el cumplimiento de esta modalidad. La entidad tiene previsto seguir adelante con visitas periódicas a establecimientos comerciales en diferentes ciudades del país para asegurarse de que cumplan con la emisión adecuada de facturas electrónicas y con sus obligaciones formales de acuerdo con su actividad económica. Además, la DIAN continuará vigilante para identificar y abordar malas prácticas en sus procesos, garantizando la transparencia del mercado y la conformidad con las normativas.
Se espera que siga en crecimiento la factura electrónica en Colombia gracias a las ventajas que ofrece. La Dian busca demostrar la eficiencia y beneficios de estas facturas tanto para las empresas como para el país en general. La posibilidad de deducir el 1% de los impuestos por adquisiciones documentadas con factura electrónica, es un incentivo adicional para su adopción. Con el respaldo de la DIAN y la colaboración de empresas como Sovos, se espera que la factura electrónica continúe siendo un pilar esencial en la modernización fiscal y el crecimiento económico sostenible en Colombia.
El concepto RegTech o Regulatory Technology se refiere al uso de soluciones tecnológicas innovadoras para ayudar a las instituciones financieras y otras organizaciones a cumplir de manera más eficiente con las regulaciones y requisitos normativos.
El objetivo principal de estas soluciones de tecnología regulatoria es automatizar y agilizar los procesos de cumplimiento normativo, reduciendo costos y riesgos asociados.
Mediante el uso de inteligencia artificial, aprendizaje automático, análisis de datos, blockchain, entre otros, las soluciones RegTech pueden ayudar a las empresas a recopilar, analizar y gestionar grandes volúmenes de datos relacionados con las regulaciones, identificar riesgos, monitorear transacciones y asegurar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
En este artículo, exploraremos 5 áreas en las que las soluciones tecnológicas RegTech pueden aplicarse para abordar los desafíos del cumplimiento normativo:
La adopción de soluciones que van en la línea de RegTech es cada vez mayor en las compañías debido a los numerosos beneficios que estas ofrecen y porque tienen el potencial de reducir costos. Al automatizar procesos y optimizar la gestión de riesgos, se pueden evitar multas y sanciones derivadas del incumplimiento normativo, lo que resulta en ahorros significativos a largo plazo.
Las soluciones RegTech, permiten a las instituciones financieras y otras organizaciones adaptarse rápidamente a las regulaciones en constante cambio y abordar de manera más efectiva los desafíos regulatorios en un entorno empresarial cada vez más complejo.
El proyecto de Resolución de la DIAN que involucra a los documentos equivalentes, tiene como objetivo simplificar y modernizar los procesos de facturación en el país, fomentando la adopción de la facturación electrónica y promoviendo la eficiencia y cumplimiento tributario.
La implementación de documentos equivalentes a la factura de venta y la opción de emitir documentos equivalentes electrónicos permitirá agilizar la emisión de documentos y reducir la carga administrativa para los establecimientos comerciales.
La inclusión de documentos equivalentes permite a los establecimientos comerciales utilizar diferentes tipos de documentos para respaldar sus operaciones de venta, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos. Esto beneficia a sectores específicos, como el cine, el transporte de pasajeros y los espectáculos públicos, al brindarles opciones adecuadas para emitir comprobantes de venta.
La opción de emitir documentos equivalentes electrónicos marca un paso importante en la facturación electrónica en Colombia. Esta transición promueve la adopción de tecnologías digitales en los procesos comerciales de los establecimientos y facilita el intercambio de información con la autoridad tributaria. Es esencial que los establecimientos se preparen adecuadamente y aseguren la interoperabilidad y seguridad de los sistemas utilizados para la generación, transmisión y validación de los documentos equivalentes electrónicos.
Aunque estos cambios representan beneficios para los establecimientos comerciales, su implementación exitosa requerirá una adecuada capacitación y preparación. Además, es importante garantizar la interoperabilidad y seguridad de los sistemas utilizados.
El nuevo proyecto de resolución de la DIAN tiene un impacto significativo en los establecimientos comerciales de Colombia. La simplificación y modernización de los procesos de facturación, la mayor flexibilidad en la emisión de facturas y la transición hacia la facturación electrónica son cambios positivos que promueven la eficiencia y el cumplimiento tributario. Es fundamental que los establecimientos comerciales se preparen adecuadamente, reciban la capacitación necesaria y aseguren la interoperabilidad y seguridad de los sistemas utilizados. Sovos está comprometido en ayudar a los establecimientos comerciales a aprovechar estas oportunidades y cumplir con los requisitos legales.
En este artículo abordamos la normativa del 1 de junio de la DIAN en Colombia y analizaremos las posibles consecuencias si su empresa no ha cumplido con esta fecha límite. Además, proporcionaremos los pasos que debes seguir para remediar la situación. Aunque el plazo ya haya pasado, es fundamental tomar medidas para asegurar el cumplimiento normativo. Acompáñenos mientras exploramos los detalles de esta normativa y cómo resolver cualquier incumplimiento.
La Resolución 001092 estableció que el 1 de junio era la fecha límite de implementación para el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS. Si su empresa no cumplió con esta normativa, es importante comprender las consecuencias. El incumplimiento puede acarrear multas desde el cierre del establecimiento por hasta 30 días o multas pecuniarias de hasta el 1% del valor involucrado en las facturas no cumplidas. Es fundamental evaluar la situación y tomar medidas para remediar cualquier incumplimiento.
Aunque el plazo del 1 de junio ha pasado, aún está a tiempo para tomar acciones y asegurar el cumplimiento normativo. A continuación, se presentan algunos pasos clave a seguir:
Si su empresa no cumplió con la normativa del 1 de junio de la DIAN, es fundamental tomar medidas para remediar la situación. Evalúe su situación actual, busque asesoramiento profesional, corrija el incumplimiento retroactivamente, comuníquese con la DIAN, actualice sus procesos y sistemas, y establezca un plan para evitar futuros incumplimientos. Sovos, como expertos en soluciones de impuestos, está comprometido en ayudar a las empresas a cumplir con las normativas fiscales y a resolver cualquier incumplimiento.
Colombia ha establecido la emisión obligatoria de factura electrónica de venta para aquellos casos en los que el monto de la transacción supere las 5 unidades de valor tributario (UVT), de acuerdo con la Resolución 1092 del 1 de julio de 2022. Esto implica que la expedición de documentos equivalentes generados por sistema POS no podrá exceder dicho límite.
Con el vencimiento de las fechas límite establecidas en el calendario de implementación, que culminó con la obligación para todos los contribuyentes no incluidos previamente, de adoptar la normativa, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha comenzado a exigir la factura electrónica y a fiscalizar el cumplimiento de esta medida.
Como medida adicional de control y fiscalización del cumplimiento del mandato, la DIAN ha habilitado un canal de WhatsApp a través del cual los ciudadanos pueden denunciar cualquier irregularidad en la emisión de facturas electrónicas y recibir orientación al respecto. Además, la entidad ha llevado a cabo visitas a establecimientos comerciales, sancionando y cerrando aquellos comercios que no se ajusten a la norma vigente.
La factura electrónica se ha consolidado como una solución eficiente y segura en el ámbito comercial, simplificando los procesos administrativos y fortaleciendo la trazabilidad de las transacciones. También permite mejorar la experiencia de usuario y trae beneficios económicos al reducir costos operacionales.
Por otra parte, esta medida es necesaria para participar en los días sin IVA 2023 y subsecuentes, donde todas las ventas deberán ser soportadas con facturas de venta o documentos equivalentes electrónicos (B2B o B2C).
La factura electrónica de venta debe implementarse en tiempo real a través de plataformas operadas por la administración tributaria (DIAN) o con un PSE. La aplicación de esta norma conlleva diferentes desafíos y cambios tecnológicos en los sistemas de las compañías, por lo que contar con un proveedor de facturación electrónica puede facilitar esta tarea.
Con más de 40 años de trayectoria en análisis tributario de clase mundial, Sovos es el único proveedor presente en Colombia que ha implementado factura electrónica de ventas previamente. Entendemos la importancia del cumplimiento fiscal y estamos comprometidos en ayudar a las compañías a mantenerse al día con los cambios tributarios actuales, proporcionando tranquilidad y entendimiento en esta área crucial del negocio. En Colombia Sovos ha acompañado a la DIAN desde el piloto de facturación electrónica en el país. Contamos con un equipo mundial de expertos regulatorios, que alertan de cambios normativos, y de analistas de negocios, que traducen los requerimientos asociados a las áreas de producto.
El documento equivalente POS o documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS serán los primeros, entre los distintos tipos de documentos equivalentes, que deberán ser emitidos electrónicamente, de acuerdo con un proyecto de resolución de la DIAN cuya fecha de entrada en vigor aún está pendiente de confirmación por parte de la entidad tributaria colombiana.
Esta normativa se sumará a la Resolución 1092 ya en curso que fija el límite máximo de 5 unidades de valor tributario para emitir documentos equivalentes POS y la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas de ventas a partir de ese monto.
Para preparar a las empresas proveedoras de soluciones de facturación electrónica para hacer frente al mandato a poco de ser transformado en resolución, la DIAN puso en marcha un plan piloto orientado a definir, con la ayuda de las empresas invitadas, los lineamientos técnicos de la emisión electrónica de este documento equivalente, propio principalmente de aquellas empresas pertenecientes a las industrias del retail, supermercados, farmacias, peajes y grandes cadenas de restaurantes.
Como expertos en emisión de documentos electrónicos tributarios, y uno de los pioneros en la región en la implementación de facturación electrónica y sus documentos asociados, Sovos participó en el plan piloto con su plataforma ePOS de facturas para el consumidor final (B2C), donde el proceso realizado fue finalizado con éxito sobre la base de los mecanismos dispuestos por la DIAN.
Por el momento se continúa ajustando la solución ePOS de Sovos para satisfacer las necesidades particulares de la normativa colombiana, cambios que deberían implementarse en el corto tiempo. La DIAN, por su parte, consolidará las experiencias recopiladas en su piloto y publicará las actualizaciones finales para el proyecto regulatorio.
La autoridad tributaria de Colombia (DIAN) sigue invirtiendo en la ampliación de su sistema CTC (controles transaccionales continuos). La última actualización propone una ampliación del alcance de los documentos cubiertos por el mandato de facturación electrónica.
En este artículo abordaremos el recién publicado Proyecto de Resolución 000000 de 19-08-2022. Este introduce cambios importantes para los contribuyentes cubiertos por las normas de facturación electrónica obligatoria.
Las modificaciones propuestas incluyen la nueva obligación de expedir documentos equivalentes en formato electrónico, el calendario para su implementación, actualización de la documentación técnica y otros puntos importantes, todo lo cual exige que los contribuyentes se preparen para su cumplimiento.
Entre los muchos cambios propuestos, el proyecto de resolución tiene como objetivo principal regular la emisión electrónica del documento equivalente.
Estos documentos corresponden a la factura de venta en la legislación colombiana, pero cubren tipos específicos de transacciones y están regulados en el proyecto de resolución, de la siguiente manera:
Esto significa que todos los contribuyentes sujetos al mandato de facturación electrónica colombiano que emitan uno de estos documentos equivalentes deberán hacerlo en formato electrónico, según el anexo técnico del Documento Equivalente Electrónico versión 1.0, introducido por el proyecto.
Adicionalmente, el proyecto contempla una regulación inicial de los documentos electrónicos del sistema de facturación. Estos son documentos que sirven para el ejercicio de control de la autoridad tributaria y aduanera, como soporte de las declaraciones tributarias y aduaneras y de los trámites que se adelanten ante la DIAN, en virtud de lo dispuesto en el inciso 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
Por último, se actualizan las especificaciones técnicas de la principal factura electrónica del sistema, la factura electrónica de venta, a la versión 1.9 (Anexo técnico de la Factura Electrónica de Venta versión 1.9).
La obligación de emitir el documento equivalente en formato electrónico se aplicará gradualmente, de acuerdo con el tipo de documento equivalente, comenzando el 1 de marzo de 2023 y abarcará todos los documentos equivalentes el 1 de julio de 2023.
También será posible la implementación voluntaria anticipada, una vez esté disponible la funcionalidad en el sistema de la DIAN. Mientras no se cumplan los plazos para la implementación electrónica del documento equivalente, estos deberán seguir siendo expedidos de acuerdo con la Resolución No. 000042 de 2020.
El proyecto también establece un cronograma para la implementación de los documentos electrónicos del sistema de facturación, durante los años gravables 2023 y 2024. Estos documentos se regularán en los seis meses siguientes a la entrada en vigor de la resolución oficial. Lo mismo en lo referente a la aprobación de su anexo técnico, que no se ha presentado con el proyecto de resolución.
Finalmente, la propuesta establece el plazo para la implementación del Anexo Técnico de la factura de venta electrónica versión 1.9 por parte de los contribuyentes. Éste será de al menos tres meses tras su publicación oficial.
El proyecto de resolución, una vez publicado oficialmente, derogará la Resolución de la DIAN No. 000042 de 2020 en todas las disposiciones que le sean contrarias, salvo las relacionadas con los documentos equivalentes, que seguirán vigentes hasta que la DIAN establezca su implementación electrónica.
Los contribuyentes pueden también esperar una nueva legislación que regule el resto de los documentos electrónicos del sistema de facturación en los meses siguientes a la publicación oficial de este proyecto de resolución.
Por mientras las empresas deben prepararse para los importantes cambios que se avecinan y ajustar sus procesos empresariales para cumplir con el nuevo mandato colombiano.
Contáctese con nuestros expertos fiscales para saber cómo puede Sovos ayudar a su empresa a cumplir con sus obligaciones en materia de IVA.
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El ejecutivo toma el timón para superar desafíos y abrir nuevas oportunidades en la región, usando como brújula la experiencia de la compañía en facturación electrónica y digitalización de procesos empresariales.
José Antonio Vidal tiene más de 30 años de experiencia en ventas y marketing en empresas de renombre mundial. Durante tres años fue responsable de la operación de Perú y de la apertura de la oficina de Colombia de Paperless, empresa de origen chileno especializada en facturación electrónica, donde impulsó su posicionamiento como líder en el segmento de grandes empresas, hasta la adquisición de la compañía por parte de Sovos en 2017.
Vidal es además uno de los socios fundadores de la reconocida empresa The Sales Group School en el Perú, una escuela especializada en consultoría y capacitación en ventas donde, a la fecha, más de 5 mil alumnos -principalmente gerentes y ejecutivos de ventas- han enriquecido sus habilidades para desarrollar oportunidades de negocios.
Hoy, José Antonio Vidal vuelve a Sovos, donde emprende un nuevo desafío como Country Manager para Perú, Colombia y Ecuador, posición desde la cual será responsable de identificar e implementar oportunidades de mejora en la base instalada, fortalecer la presencia de marca y abrir nuevos acuerdos comerciales para las dos líneas de negocios centrales de la compañía en la región: facturación electrónica y soluciones para la digitalización de los procesos empresariales.
A partir de un análisis de la situación de cada cliente, elaborar estrategias que nos permitan superar nuestros puntos débiles y potenciar nuestras fortalezas para ofrecer un mejor servicio a quienes han confiado en nosotros, y generar oportunidades de negocio cross selling para introducir las nuevas soluciones de nuestro portafolio, que Sovos incorporó tras la adquisición de compañías como Acepta y TOC Biometrics, que aportan valor al facilitar a las compañías la transición hacia la digitalización de sus procesos empresariales. Adicionalmente, por supuesto, captar de manera importante nuevos clientes en la región.
Diría que un desafío importante es posicionar nuestra marca donde aún no somos tan conocidos, mostrando quién es Sovos, el peso y respaldo que tiene como empresa multinacional con más de 40 años de existencia, la posición de liderazgo que tiene en otras regiones como Norteamérica y Europa y el valor que agrega nuestra amplia gama de soluciones a las más diversas industrias. Tenemos por delante una oportunidad inmensa y atractiva en términos de desarrollo de negocios en los tres países bajo mi liderazgo. Pienso que el mayor reto hoy es Colombia, porque Sovos está recién desarrollando una estrategia más agresiva de penetración. En Ecuador, donde el año pasado adquirimos Stupendo, empresa muy valorada por sus clientes por la calidad de servicio y soluciones robustas, debemos trabajar para continuar en el primer lugar y ampliar la oferta de servicios. En Perú fuimos pioneros en facturación electrónica y el primer y mayor operador OSE certificado, pero la competencia es muy fuerte y esto nos obliga a redoblar esfuerzos para mantener nuestro liderazgo y calidad. En todos los países tenemos el reto, además, de demostrar que, si bien somos una empresa global, tenemos y profundizaremos la experiencia y la calidad de servicio local para ayudar a nuestros clientes.
En síntesis, hay un mercado potencial muy grande para seguir creciendo en factura electrónica y también en el área de procesos digitales, en especial con nuestras soluciones de verificación de identidad biométrica y gestión y firma de documentos digitales.
Latinoamérica es muy demandante debido a la rapidez con la que surgen nuevos mandatos para regular el cumplimiento fiscal y es un desafío para empresas como la nuestra. Una de las fortalezas de Sovos es su equipo mundial de expertos regulatorios, que monitorean constantemente los nuevos requerimientos de las entidades tributarias y los traspasan a nuestras áreas de Desarrollo y Producto para anticiparnos y facilitar a los clientes el estar al día con estas demandas.
La fortaleza más clara es que tenemos la experiencia y conocimiento global en un tema tan complejo y crítico como la gestión de impuestos y podemos proveer soluciones a nivel local en más de 70 países en el mundo, apalancándonos, justamente, en todo lo aprendido. Creo que esta es una ventaja que nos permite ofrecer a nuestros clientes multinacionales soluciones con el respaldo de calidad global y la certeza de que les ayudaremos a crecer, ser más eficientes y estar siempre en cumplimiento de los requerimientos tributarios en donde operen.
La factura electrónica de venta en Colombia tiene la misma validez que el papel, la diferencia es que se genera electrónicamente, lo que representa grandes ventajas para los facturadores y compradores que la utilizan, tales como ahorros en costos operativos y mayor agilidad en los trámites tributarios.
Según el Artículo 6 de la Resolución 0042 de 2020 (DIAN), todo responsable de facturar en Colombia, deberá hacerlo electrónicamente, con excepción de algunos servicios.
Para cumplir con la normativa, es posible facturar electrónicamente a través del portal gratuito de la DIAN o mediante un proveedor tecnológico.
Aquí les contamos cuáles son los factores imprescindibles para tener en consideración al escoger a un proveedor al momento de implementar:
El envío de documentos equivalentes electrónicos POS, de acuerdo con el calendario establecido, inicia con los grandes contribuyentes, que deben cumplir desde febrero de 2023.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) presentó a principios de julio un proyecto de resolución que establece finalmente el calendario para comenzar a exigir el límite máximo de 5 unidades de valor tributario (UVT) sin incluir el importe de ningún impuesto al expedir documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS (punto de venta). Esto quiere decir que los sujetos obligados a facturar solo podrán expedir este tiquete cuando las transacciones no superen dicho valor. Lo anterior, sin perjuicio de que el adquirente del bien o servicio exija la expedición de la factura electrónica de venta al responsable de expedir factura de venta y/o documento equivalente.
Este cambio, especialmente significativo para la industrial del retail -debido a la alteración de sus procesos de cara al consumidor final- es resultado de la entrada en vigor del artículo 13 de la Ley 2155 de 2021 o de Inversión Social, la que adicionalmente modificó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario sobre “factura o documento equivalente” para llamarlo “sistema de facturación”.
Antes de esta modificación, los contribuyentes obligados a facturar electrónicamente podían emitir tiquetes POS -no deducibles desde fines de 2020- sin considerar ningún límite en el valor de la transacción.
El Estatuto Tributario establece que los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios para el adquiriente. “No obstante -aclara- los adquirientes podrán solicitar al obligado a expedir factura de venta, cuando en virtud de su actividad económica tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones”.
Adicionalmente se determina que el valor de la UVT debe ser ajustado cada año gravable a partir del 2024.