Mucho se habla de la firma electrónica en el contexto de la transformación digital y la necesidad de las empresas de optimizar procesos al firmar contratos y otros documentos, pero ¿qué significa firmar en un entorno digital?
La firma digital o firma electrónica es una herramienta que permite celebrar contratos que se encuentran en un formato digital, pudiendo con ello vincular las partes, acreditar un consentimiento y proteger el archivo con distintos niveles de seguridad y certeza, según las diferentes variables.
Las firmas electrónicas y digitales son ampliamente utilizadas por instituciones públicas y privadas en Latinoamérica, y expertos aseguran que tendrán un crecimiento anual del 8,5% durante los próximos cinco años en la región.
Tipos de firma electrónica
La firma electrónica avanzada es aquella que requiere de un certificado emitido por una entidad prestadora de servicios de certificación (PSC), la cual verifica la identidad del firmarte en el momento de la emisión del certificado, antes de que este sea utilizado para firmar, mediante un proceso autorizado por las entidades reguladoras del estado. Luego el certificado de firma es instalado y utilizado en un dispositivo criptográfico, el que puede ser portado por el titular, o bien, algunos son de almacenamiento masivo con características particulares para asegurar que el control del certificado siempre este a nombre del titular. Esta firma cuenta con un alto peso probatorio, siendo, en principio, irrepudiable por parte del titular.
La firma electrónica simple consiste, según la norma, en cualquier acción digital que permita identificar formalmente al firmante de un documento electrónico, por ejemplo, mediante una clave, un dispositivo biométrico o la validación de un tercero. En este tipo de firma la seguridad de la verificación de identidad, la adecuación de un procedimiento de consentimiento y la protección del archivo con un sellado que garantice su valor probatorio, son tres variables que deben ser consideradas al momento de accionar la firma, pudiendo ser tan robusta o ligera como se requiera de acuerdo con el contrato que celebra.
- Firma electrónica simple: acción digital que representa e identifica formalmente al firmante de un documento electrónico.
- Firma electrónica avanzada: certificado digital emitido por un organismo acreditado, a través del cual se valida la identidad del firmante.
Certeza, eficiencia y experiencia
Además de otorgar la misma validez legal que la firma manuscrita para validar diferentes tipos de contratos, anexos y acuerdos, las firmas electrónicas y digitales aumentan la certeza jurídica de los documentos al recabar mayor evidencia al momento de firmar, también permiten reducir costos y tiempos de tramitación, y mejoran la experiencia de usuario de manera presencial y en línea.
Algunos de los documentos que se pueden firman electrónicamente son:
- Contratos de prestación de servicios
- Contratos de arrendamiento
- Compra de bienes muebles
- Acuerdos de confidencialidad
- Anexos y contratos laborales
- Pólizas de seguros
- Entre otros, según la normativa local.
