Toda empresa que opere en Latinoamérica está bien familiarizada con las dificultades que involucradas en las Leyes para la facturación y notas fiscales electrónicas y las normas que rigen los impuestos. Desde cambios constantes en la legislación hasta interrupciones de los negocios y penalidades financieras, los desafíos de seguir las normas fiscales en la región latinoamericana son profundos y siguen agravándose con cada nueva reglamentación.
Conscientes de estos nuevos desafíos, las empresas tienen dos tipos de actitudes:
Compliance reactiva: Este abordaje comprende respuestas ágiles a todas las nuevas reglamentaciones y cambios súbitos para, de esta forma, corregir las barreras que van apareciendo. Al aplicar este método, las empresas pierden las ventajas oriundas de la compliance, y muchas veces se ven forzadas a desembolsar una suma elevada de dinero — además de capital humano — para mantenerse en conformidad con las normas.
Compliance Inteligente: Este abordaje de compliance es proactivo y presenta una mayor eficacia y precisión, así como informaciones más centralizadas. En último análisis, las empresas que utilizan este método reducen ya sean los riesgos como los gastos asociados a la compliance.
La Compliance Inteligente incorpora dos principales componentes: descentralización y automatización.
Centralización
Un cumplimiento con las leyes, libre de errores, comienza – y termina dentro de su ERP (software de gestión). Contar con un sistema de registros centralizado garantiza la existencia de una única fuente verdadera para todas las facturas e informes contables. Esto representa un excelente camino para auditorías, en el caso de una investigación por parte de un gobierno – cada vez más crítica, teniendo en cuenta la tendencia de la auditoría en tiempo real. Por no admitir espacio para una manipulación de datos o discrepancias dentro de un hub centralizado, este abordaje garantiza asimismo visibilidad y transparencia, garantizando así la conformidad.
Sin embargo, los ERP por sí solos no están a la altura de las complejidades de la compliance en América Latina, y por esto es importante encontrar una solución que funcione en sus sistemas existentes y que no mantengan ningún dato en forma externa. Utilizar un abordaje centralizado dentro de su ERP tiene como resultado actualizaciones más simples en el caso de cambios regulatorios y exigen así una menor cantidad de recursos sin la necesidad de “sacar las papas del horno”.
Automatización
Una estrategia centralizada, aliada a la estandarización necesaria para cumplir los rígidos requisitos de las facturas electrónicas en América Latina, puede representar una mayor automatización en las empresas. Por ejemplo, la estandarización de las facturas electrónicas en tiempo real facilita los informes fiscales automáticos, en los cuales los detalles se rellenan automáticamente a partir de estas facturas dentro del formulario más comúnmente utilizado por el gobierno. De la misma manera, ya que la prevención de los errores es un componente esencial para una compliance efectiva, puede crearse un sistema de validación automática con el objetivo de garantizar que todas las órdenes de compra, facturas, recibos de mercaderías y declaraciones de impuestos sean correspondientes. Esto no sólo reduce los errores como también elimina la introducción manual de los datos, permitiendo que el equipo interno pueda concentrarse en iniciativas más lucrativas para la empresa.
Para obtener una visión más completa sobre cómo alcanzar la Compliance Inteligente, incluyendo ejemplos de empresas con estrategias más modernas, como Brown-Forman y Philips, descargue nuestra guía detallada para Compliance: The State of Regulatory Compliance
